Pourquoi et comment automatiser sa comptabilité ?

Un robot pour faire la compta à votre place, ou pour remplacer votre expert-comptable ? L’automatisation de la comptabilité est une tendance qui prend de plus en plus d’envergure au sein des entreprises, encouragée par la transformation numérique.

L’évolution de la profession comptable est une réalité, mais la comptabilité automatique ne remplace en aucun cas le rôle du comptable.

Simplement, elle supprime la saisie manuelle et tire profit de l’analyse des données pour offrir aux entreprises une visibilité globale sur leur santé financière.

L’expert-comptable, quant à lui, se voit confier une mission de conseil : il devient le référent comptable dans la prise de décisions des entreprises.

Vous l’avez compris, la fin des comptables n’est pas au programme. Découvrez les enjeux de l’automatisation des processus comptables et comment les logiciels de comptabilité en ligne accompagnent les entreprises dans leur digitalisation.

L’automatisation de la comptabilité consiste à supprimer les processus manuels et à les substituer par des processus automatiques, au moyen de logiciels dédiés et sécurisés. 

L’automatisation comptabilité concerne :

• la saisie comptable : saisie de factures, saisie des écritures comptables, saisie de relevés bancaires, saisie des écritures de paie,
• l’édition de devis et factures,
• la dématérialisation des factures, devenue une obligation légale,
• la gestion de la paie,
• l’établissement du bilan et du compte de résultat,
• la gestion de la TVA.

On parle également de « numérisation comptabilité », de « robotisation comptable », ou de RPA (Robotic Process Automation, ou automatisation des processus robotisés). Il s’agit de tirer profit des avancées technologiques en matière de robotisation et d’intelligence artificielle (IA) pour les employer au service de la comptabilité.

L’automatisation des processus répétitifs évite les erreurs manuelles de saisie et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Exemple : le robot lit une facture scannée, identifie les informations utiles comme le montant, le  client, la date et la TVA, pour automatiser le traitement des factures.

Vidéo : Vers l’automatisation de la comptabilité

Pourquoi automatiser votre comptabilité ? Quels sont les avantages d’un logiciel comptable permettant l’automatisation ?

En résumé, un logiciel de comptabilité en ligne :

• automatise les processus comptables ;
• optimise les coûts en évitant des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée ;
• réduit le nombre d’erreurs (formules, saisies incorrectes, doublons, confusions, etc.) ;
• garantit la conformité légale grâce à des mises à jour régulières et automatiques de l’outil : vous êtes assuré de gérer votre comptabilité en toute légalité ;
• fluidifie les échanges avec votre expert-comptable, qui bénéficie d’un accès direct à l’outil pour suivre vos comptes en temps réel ;
• donne accès aux données comptables en mobilité grâce à une application mobile, pour certains logiciels.

Selon Exact pour Experts-Comptables, les avantages d’une solution de production comptable 100 % cloud sont au nombre de 5 :

• mobilité et liberté : l’accès à des données actualisées, même en déplacement chez un client ;
• collaboration et conseil : plus de temps pour du conseil et une meilleure relation client, partage d’une interface commune ;
• gains de productivité avec des tâches et des processus automatisés ;
• pilotage de l’activité du cabinet : données comptables sécurisées, tableaux de bord personnalisés, suivi des dossiers
• interactivité : connexion des applications métiers à l’outil de production comptable.

☝️  En somme, un logiciel comptable en ligne est aussi bénéfique pour un gérant d’entreprise que pour un expert-comptable.

Les logiciels sont de plus en plus dotés de fonctionnalités d’automatisation comptable telles que :

• la reconnaissance de documents et des données avec la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères),
• l’archivage,
• la vérification de conformité,
• des processus de validation, etc.

La comptabilité impactant de manière transverse la quasi-totalité des départements d’une entreprise, les bénéfices de l’automatisation des processus comptables se généralisent.

Voici quelques exemples de processus comptables pouvant être automatisés.

Ce terme englobe tout le travail fait en amont de la comptabilité, c’est-à-dire tout ce que le gestionnaire ou comptable d’une entreprise doit préparer avant de faire appel à son expert-comptable, s’il en a un.

Parmi les tâches de précomptabilité, il y a la collecte, le classement puis l’archivage de tous les éléments comptables  :

• factures fournisseurs,
• factures clients,
• notes de frais,
• relevés bancaires,
• bulletins de salaire,
• charges sociales, etc.

🔎  Exemples de logiciels :

• Dext est un logiciel de précomptabilité clé-en main qui s’adresse aux TPE et PME et qui permet de traiter un volume très important de factures d’achats (nombre de fournisseurs illimité).
  Prenez une photo du document ou importez-le depuis votre boîte mail, Dext s’occupe de supprimer les doublons, d’extraire les données et de les convertir en écritures comptables.

• Spendesk est un logiciel de gestion des achats en entreprise, qui offre une interface unique pour centraliser automatiquement l’ensemble de vos dépenses et notes de frais. Profitez ainsi d’une visibilité fiable et en temps réel de toutes vos données. Il automatise vos processus comptables, de la récupération des justificatifs, à la saisie des comptes, en passant par le rapprochement bancaire et la relance des collaborateurs.

L’activité des achats auprès des fournisseurs déclenche un bon nombre de flux d’informations et de documents qu’il faut suivre et archiver.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• la génération de bons de commande,
• la mise à jour des stocks en temps réel après réception des marchandises,
• générer une facture d’achat à partir du bon de commande,
• la création d’écritures comptables à partir des factures,
• l’archivage des factures dans le logiciel de comptabilité,
• prendre en compte le paiement des taxes.

🔎  Exemple de logiciel : Azopio automatise la récupération des factures, des reçus et des transactions bancaires, et ce depuis différentes sources (application mobile, photo d’une facture, email, etc.). Puis il les classe avant de les déposer dans vos services de stockage cloud appropriés. Ce logiciel comptable automatise le rapprochement avec votre banque et synchronise automatiquement vos comptes à la plateforme.

Tout comme les achats, les processus de vente engendrent la création d’un certain nombre de démarches, de documents et d’écritures comptables.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• le suivi d’un devis jusqu’à la validation client,
• la génération d’un bon de commande à partir d’un devis,
• la génération d’une une facture client à partir d’un bon de commande,
• la création d’écritures comptables à partir des factures,
• l’archivage des factures dans le logiciel de comptabilité,
• des alertes pour les factures échues non réglées.

🔎  Exemple de logiciel : Quickbooks automatise la gestion vos devis et factures, de l’envoi jusqu’à la relance en cas d’impayés en passant par le suivi. Vous pouvez également automatiser vos paiements récurrents, régler plusieurs factures en un clic, et même générer et imprimer des chèques. Avec une gestion comptable et commerciale simplifiée et des tableaux de bord puissants et visuels, c’est un outil complet idéal pour les TPE et PME.

La paie est une activité qui, en plus de son caractère récurrent et obligatoire, ne crée pas de valeur. L’automatiser permet donc d’en tirer de nombreux bénéfices.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• le calcul des salaires (brut, net à payer, les retenues à la source),
• la création des fiches de paie,
• l’enregistrement des écritures comptables relatives à la paie,
• la télédéclaration des charges sociales grâce à la déclaration sociale nominative (DSN),
• contrôle de la cohérence des écritures, etc.

🔎  Consultez notre annuaire pour avoir des exemples de logiciels de paie.

Que vous teniez une comptabilité classique, de trésorerie ou d’engagement, connecter votre logiciel de comptabilité à votre compte bancaire peut vous être d’une aide précieuse.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• récupération des relevés bancaires,
• les écritures comptables dans le journal trésorerie,
• le suivi de la trésorerie en temps réel,
• le rapprochement bancaire.

🔎  Exemples de logiciels :

• IPaidThat récupère automatiquement les factures depuis une boîte email ou un espace client, et en importe les données directement dans le logiciel. Il opère ensuite le rapprochement bancaire pour faire correspondre vos documents et vos transactions bancaires. Vous bénéficiez d’un suivi de trésorerie détaillé grâce à des rapports et à des graphiques précis, en temps réel ou sur une période donnée.
  
  
• Superindep.fr est le logiciel de comptabilité parfait si vous êtes auto-entrepreneur.  Grâce à ses fonctionnalités sur-mesure, il anticipe les problèmes administratifs tels que le retard de paiement ou l’oubli de déclaration et vous permet de vous concentrer pleinement sur votre activité en toute sérénité. Fini les longues heures passées à gérer votre comptabilité, la plateforme automatise vos déclarations de CA et de TVA pour encore plus d’efficacité !

La transformation numérique des entreprises n’épargne pas la comptabilité et elle induit progressivement l’évolution du métier de comptable. Comment ? Si les logiciels comptables installés en local assistent depuis longtemps les gestionnaires d’entreprises et les experts-comptables, la nouveauté est ailleurs. Les logiciels en ligne, ou en mode SaaS, permettent :

• la mise à jour des données en temps réel,
• l’accès aux comptes à tout moment et de n’importe où avec un simple accès à internet ou une application mobile, le tout grâce au cloud,
• un meilleur suivi global grâce à des tableaux de bord de suivi.

De nombreux logiciels en ligne assistent les entreprises et leurs experts-comptables dans la gestion de leurs comptes. En plus des exemples illustrant cet article, on peut recenser :

• Indy Comptabilité s’adresse aux professions libérales au régime BNC : supprimez la saisie bancaire et automatisez votre comptabilité dans un outil intuitif et moderne.
  
  
• Fred de la compta simplifie au maximum la gestion administrative et comptable des entrepreneurs, en s’appuyant sur une plateforme web et une application mobile.
  
  
• Mister Compta vous offre gain de temps et tranquillité d’esprit dans une solution en ligne sécurisée (pour les TPE et professions libérales).
  
  
• Sinao supprime le superflu dans un outil qui se concentre sur les fonctionnalités essentielles pour les startups, TPE et PME.