Comment effectuer l'automatisation de sa comptabilité ? Logiciels et avantages

Un robot pour remplacer votre expert-comptable ? L’automatisation de la comptabilité est une tendance qui prend de plus en plus d’envergure au sein des entreprises, encouragée par la transformation numérique.

L’évolution de la profession comptable est une réalité, mais la comptabilité automatique ne remplace en aucun cas le rôle de l’expert-comptable. L’automatisation supprime la saisie, remplace des opérations manuelles et tire profit de l’analyse des données comptables pour offrir aux entreprises une visibilité globale sur leur santé financière. L’expert-comptable, quant à lui, se voit confier une mission de conseil : il devient le référent comptable dans la prise de décisions des entreprises.

La fin des comptables n’est pas au programme. Découvrez les enjeux de l’automatisation des processus comptables, et comment les logiciels comptables en ligne accompagnent les entreprises dans leur digitalisation pour les faire avancer plus vite.

SOMMAIRE

• Automatisation de la comptabilité : définition
• Pourquoi automatiser sa comptabilité et choisir un logiciel ?
  • Les avantages de l’automatisation comptable
  • L’automatisation annonce-t-elle la fin du métier d’expert-comptable ?
  • Infographie : les avantages d’un logiciel de comptabilité pour les experts-comptables
• Comment automatiser vos processus comptables ?
  • La centralisation des informations
  • Les processus d’approvisionnement
  • Les processus de vente
  • La gestion de la paie
  • La gestion financière
  • Des outils pour automatiser votre comptabilité

Automatisation de la comptabilité : définition

L’automatisation de la comptabilité consiste à supprimer les processus manuels et à les substituer par des processus automatiques, au moyen de logiciels dédiés et sécurisés. 

L’automatisation comptabilité concerne :

• la saisie comptable : saisie de factures, saisie des écritures comptables, saisie de relevés bancaires, saisie des écritures de paie,
• l’édition de devis et factures,
• la dématérialisation des factures, devenue une obligation légale,
• la gestion de la paie,
• l’établissement du bilan et du compte de résultat,
• la gestion de la TVA.

On parle également de « numérisation comptabilité », de « robotisation comptable », ou de RPA (Robotic Process Automation, ou automatisation des processus robotisés). Il s’agit de tirer profit des avancées technologiques en matière de robotisation et d’intelligence artificielle (IA) pour les employer au service de la comptabilité.

L’automatisation des processus répétitifs évite les erreurs manuelles de saisie et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Exemple : le robot « lit » une facture scannée, identifie les informations pertinentes comme le montant, le nom ou la raison sociale du client, la date, etc., pour automatiser le traitement des factures.

Vidéo : Vers l’automatisation de la comptabilité

Pourquoi automatiser sa comptabilité et choisir un logiciel ?

Les avantages de l’automatisation comptable

Pourquoi automatiser votre comptabilité ? Quels sont les apports de l’automatisation de la comptabilité pour l’entreprise ? Quels sont les avantages d’un logiciel comptable permettant l’automatisation ?

Un logiciel de comptabilité en ligne :

• automatise les processus comptables ;
• optimise les coûts en évitant des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée ;
• réduit le nombre d’erreurs (formules, saisies incorrectes, doublons, confusions, etc.) ;
• garantit la conformité légale grâce à des mises à jour régulières et automatiques de l’outil : vous êtes assuré de gérer votre comptabilité en toute légalité ;
• accélère la gestion comptable ;
• facilite la gestion collaborative : la gestion des droits d’accès permet d’ouvrir l’accès au logiciel à certaines personnes, pour certaines fonctionnalités (facturation, saisie d’une note de frais, etc.) ;
• fluidifie les échanges avec votre expert-comptable : il ou elle bénéficie d’un accès direct à l’outil en ligne pour suivre vos comptes en temps réel ;
• donne accès aux données comptables en mobilité grâce à une application mobile, pour certains logiciels.

L’automatisation annonce-t-elle la fin du métier d’expert-comptable ?

L’avenir de la saisie comptable, à savoir l’automatisation et la robotisation des données comptables, met-il en péril le métier de comptable ? Quel est l’avenir de la profession comptable ? Quels sont les risques pour les experts-comptables ?

La transformation numérique des entreprises n’épargne pas la comptabilité et elle induit progressivement l’évolution du métier de comptable. Comment ? Si les logiciels comptables « on premise » (installés sur votre ordinateur) assistent depuis plusieurs années les gestionnaires d’entreprises et les experts-comptables, la nouveauté est ailleurs : les logiciels en ligne, ou en mode SaaS, permettent :

• la mise à jour des données en temps réel,
• l’accès aux comptes à tout moment et de n’importe où avec un simple accès à internet ou une application mobile, le tout grâce au cloud,
• un meilleur suivi global grâce à des tableaux de bord de suivi.

Pour faciliter la prise en main d’un nouvel outil par toutes les parties prenantes (direction d’entreprise, comptable, expert-comptable, DAF, salariés, etc.), ne négligez pas l’écoute, la définition des besoins et la formation à l’outil.

Vous pouvez rassurer votre expert-comptable : vous n’allez pas vous défaire de lui demain. Cela dit, il est vrai que son rôle va évoluer. Moins de saisies et plus de conseil pour accompagner la croissance de votre entreprise.

Infographie : les avantages d’un logiciel de comptabilité pour les experts-comptables

 

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Source : Exact pour Experts-Comptables

En somme, un logiciel comptable en ligne est aussi bénéfique pour un gérant d’entreprise que pour son expert-comptable, car il permet :

• des tâches automatisées,
• plus de temps pour du conseil personnalisé,
• une meilleure relation client,
• des processus simplifiés,
• des données comptables sécurisées.

Comment automatiser vos processus comptables ?

Les logiciels sont de plus en plus dotés de fonctionnalités d’automatisation comptable telles que :

• la reconnaissance de documents et des données avec la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères)
• l’archivage,
• la vérification de conformité,
• des processus de validation, etc.

La comptabilité étant impactant de manière transverse la quasi-totalité des départements d’une entreprise, les bénéfices de l’automatisation des processus comptables se généralisent.

Voici quelques exemples de processus comptables pouvant être automatisés.

La centralisation des informations

Plus besoin de rassembler manuellement tous les éléments pour effectuer votre comptabilité !

Centraliser les informations est la première étape de l’automatisation de votre comptabilité, qui posera également des bases solides pour l’automatisation de vos processus.

Suivant la complexité de votre activité ou de votre structure, un logiciel comptable peut suffire à centraliser les informations. Sinon, l’utilisation d’un ERP peut vous être d’une aide précieuse pour rassembler les informations de tous les départements au même endroit : stocks, ventes, achats, paie, comptabilité, etc.

Les processus d’approvisionnement

L’activité des achats auprès des fournisseurs déclenche un bon nombre de flux d’informations et de documents qu’il faut suivre et archiver.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• la génération de bons de commande,
• la mise à jour des stocks en temps réel après réception des marchandises,
• générer une facture d’achat à partir du bon de commande,
• la création d’écritures comptables à partir des factures,
• l’archivage des factures dans le logiciel de comptabilité,
• prendre en compte le paiement des taxes.

Azopio automatise la récupération des factures, des reçus et des transactions bancaires. L’outil récupère ces documents issus de différentes sources (application mobile, photo d’une facture, email, etc.) et les classe, avant de les déposer dans vos services de stockage cloud appropriés. Ce logiciel comptable automatise le rapprochement avec votre banque et synchronise automatiquement vos comptes à la plateforme.

Les processus de vente

Tout comme les achats, les processus de vente engendrent la création d’un certain nombre de démarches, de documents et d’écritures comptables.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• le suivi d’un devis jusqu’à la validation client,
• la génération d’un bon de commande à partir d’un devis,
• la génération d’une une facture client à partir d’un bon de commande,
• la création d’écritures comptables à partir des factures,
• l’archivage des factures dans le logiciel de comptabilité,
• des alertes pour les factures échues non réglées.

Quickbooks automatise la gestion vos devis et factures, de l’envoi jusqu’à la relance en cas d’impayés en passant par le suivi. Vous pouvez également automatiser vos paiements récurrents, régler plusieurs factures en un clic, et même générer et imprimer des chèques. Avec une gestion comptable et commerciale simplifiée et des tableaux de bord puissants et visuels, c’est un outil complet idéal pour les TPE et PME.

La gestion de la paie

La paie est une activité qui, en plus de son caractère récurrent et obligatoire, ne crée pas de valeur. L’automatiser permet donc d’en tirer de nombreux bénéfices.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• le calcul des salaires (brut, net à payer, les retenues à la source),
• la création des fiches de paie,
• l’enregistrement des écritures comptables relatives à la paie,
• la télédéclaration des charges sociales grâce à la déclaration sociale nominative (DSN),
• contrôle de la cohérence des écritures, etc.

La gestion financière

Que vous teniez une comptabilité classique, de trésorerie ou d’engagement, connecter votre logiciel de comptabilité à votre compte bancaire peut vous être d’une précieuse aide.

Vous pouvez automatiser par exemple :

• récupération des relevés bancaires,
• les écritures comptables dans le journal trésorerie,
• le suivi de la trésorerie en temps réel,
• le rapprochement bancaire.

IPaidThat récupère automatiquement les factures depuis une boite email ou un espace client, et en importe les données directement dans le logiciel. Il opère ensuite le rapprochement bancaire pour faire correspondre vos documents et vos transactions bancaires. Vous bénéficiez d’un suivi de trésorerie détaillé grâce à des rapports et à des graphiques précis, en temps réel ou bien sur une période donnée.

Des outils pour automatiser votre comptabilité

De nombreux logiciels en ligne assistent les entreprises et leurs experts-comptables dans la gestion de leurs comptes. Entre autres :

• Georges le robot comptable s’adresse aux professions libérales au régime BNC : supprimez la saisie bancaire et automatisez votre comptabilité dans un outil intuitif et moderne.

• Fred de la compta simplifie au maximum la gestion administrative et comptable des entrepreneurs, en s’appuyant sur une plateforme web et une application mobile.
• Mister Compta vous offre gain de temps et tranquillité d’esprit dans une solution en ligne sécurisée (pour les TPE et professions libérales).
• Sinao supprime le superflu dans un outil qui se concentre sur les fonctionnalités essentielles pour les startups, TPE et PME.

Article mis à jour, publié initialement en novembre 2018.