Fin de la galère du rapprochement bancaire, en utilisant notre modèle ou un logiciel

Le rapprochement bancaire constitue un exercice fortement recommandé pour vérifier l’état des différents comptes de votre entreprise et veiller sur vos flux d’argent.

Grâce à un contrôle par comparaison minutieux entre votre compte 512 et vos relevés bancaires, le rapprochement bancaire vous permet de repérer plus facilement les anomalies et d’appréhender davantage la situation de votre trésorerie à l’instant T.

Mais comment calculer un état de rapprochement bancaire en éliminant tout risque d’erreurs ? Sur quelle méthode vous appuyer pour réaliser cet exercice ?

Pour vous accompagner dans cette démarche, nous revenons sur les grands principes et enjeux entourant le rapprochement bancaire, avant de vous livrer pas à pas la méthode à suivre pour opérer via Excel, ainsi qu’un modèle à télécharger gratuitement.

Et, pour une mise en application plus performante, nous vous dévoilons quels outils s’avèrent indispensables pour automatiser au mieux vos actions.

C’est parti !

Le rapprochement bancaire (ou état de rapprochement bancaire) se définit comme un processus comptable consistant à comparer, et donc à rapprocher, à une même date :

• le solde de votre relevé bancaire,
• avec le solde du compte 512 banque qui, en comptabilité, se traduit par la représentation du compte détenu par votre société dans un établissement bancaire.

L’objectif de cette opération est de pointer les différences de soldes, puis d’en rechercher la cause.

☝️Soyez vigilant : le contenu des colonnes débit et crédit du compte 512 est inversé par rapport à ce que vous apercevez sur les relevés bancaires. Ils agissent en miroir. C’est pourquoi nous parlons de comptes réciproques.

Exemple :

Si le rapprochement bancaire semble une opération courante et acquise pour de nombreuses entreprises, elle ne constitue pas, en revanche, une obligation légale. Il est toutefois vivement recommandé de se plier à l’exercice, et ce pour de nombreuses raisons.

Effectuer un rapprochement bancaire, de préférence chaque fin de mois (même si la fréquence dépend du nombre d’opérations bancaires à traiter), occasionne de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Voyons lesquels :

• Détecter les erreurs plus facilement
  • côté entreprise : des oublis d’enregistrement comptable et autres erreurs peuvent toujours arriver. Grâce au rapprochement bancaire, détectez-les plus facilement.
  • côté banque : même les banques peuvent se tromper, et un contrôle régulier vous donne l’occasion de réagir plus rapidement face à une éventuelle perte d’argent.
    
    
• Découvrir les frais bancaires imprévus : agios, commissions et autres frais bancaires ne sont parfois découverts par l’entreprise qu’au moyen de ce pointage. Les découvrir de manière anticipée permet d’éviter leur augmentation au fur et à mesure du temps.
  
  
• Repérer les factures impayées : les factures impayées par les clients s’avèrent un gros manque à gagner, particulièrement pour les TPE et PME. Grâce à un rapprochement bancaire régulier, repérez-les rapidement et organisez efficacement vos relances clients.

• Repérer les décalages de crédit et de débit : lors de l’exécution de l’état de rapprochement bancaire, des différences de solde sont quasi systématiquement révélées. Et pour cause, nous dénombrons de nombreux décalages possibles à cause :
  • les chèques et virements reçus par votre entreprise sont comptabilisés à la date de l’émission. Or, cette somme est débitée par la banque de l’émetteur avec un léger décalage ;
  • les chèques émis sont comptabilisés au moment de la remise de chèque. Or, cette somme est créditée par la banque du destinataire avec un léger décalage ;
  • les virements émis sont comptabilisés au moment de l’obtention de l’avis de crédit. Or, cette somme est créditée par la banque du destinataire avec un léger décalage ;
  • les chèques sont souvent déposés par vos clients et fournisseurs avec un décalage plus ou moins important.
    
    
• Mieux appréhender l’état de santé de votre trésorerie : tous les avantages précédemment cités convergent, in fine, vers l’objectif de connaître au mieux l’état de santé de votre trésorerie et établir votre plan de trésorerie. Ce dernier, en vous offrant une bonne visibilité, vous assure de meilleures prises de décisions et une communication avec vos partenaires financiers facilitée.

Pour commencer, regroupez l’ensemble des documents nécessaires à l’établissement du rapprochement bancaire :

• vos relevés bancaires correspondant aux dates que vous souhaitez contrôler,
• votre Grand Livre comptable pour pointer votre compte 512 banque,
• votre dernier état de rapprochement bancaire,
• tous les justificatifs de vos mouvements de trésorerie (remises de chèques, remises d’espèces, etc.).

Pour construire votre fichier Excel, commencez par définir la période à laquelle il va se référer, en règle générale d’une durée d’un mois.

Puis, indiquez, juste en dessous :

• le solde du relevé bancaire,
• le solde comptable du compte 512.

Ensuite, le document se compose de deux tableaux, accolés l’un à l’autre : 

• le tableau correspondant au relevé bancaire,
• le tableau relatif au compte 512 banque, ou journal banque.

Pour chacun d’entre eux, faites figurer les éléments suivants :

• la date,
• le libellé de l’opération,
• le numéro de la pièce justificative,
• le crédit, ou entrée,
• le débit, ou sortie.

☝️ Attention, nous vous rappelons qu’en comptabilité, le débit au niveau du relevé bancaire correspond au crédit côté journal de banque, et vice versa. Les colonnes qui s’y rapportent sont donc inversées d’un tableau à l’autre. 

Enfin, au bas de chaque tableau, ajoutez une ligne pour inscrire les totaux des entrées et des sorties. Nous vous suggérons d’appliquer une formule SOMME, afin qu’Excel procède au calcul automatique de ces totaux.

Cette étape consiste à pointer, c’est-à-dire à vérifier la concordance des sommes entre votre relevé de banque et votre compte 512.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la technique du lettrage décrite ci-dessus : nous vous rappelons qu’une même somme peut correspondre à plusieurs lignes.

Exemple de rapprochement bancaire et pointage :

• Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquez une somme de 1 350 euros en débit sur le relevé bancaire et repérez la même somme en crédit sur le compte 512. Il s’agit du même mouvement d’argent, le chèque 101. Vous pouvez donc les rayer, les cocher ou les reporter sur une même ligne dans votre tableau Excel dans une rubrique « Écritures rapprochées ».
  
  
• Vous constatez également une somme de 13 750 euros en crédit sur le relevé bancaire. La même somme apparaît en débit sur le compte 512. Il s’agit du même mouvement d’argent (escompte), pointez-les aussi.
  
  
• Et ainsi de suite…

Veillez cependant à faire preuve de rigueur et de minutie. Nous vous recommandons d’ailleurs de procéder plutôt colonne par colonne.

À l’aide de votre tableau Excel, reprenez les montants non pointés précédemment, car ne figurant pas à la fois sur le compte 512 et le relevé bancaire.

Exemple de tableau d’état de rapprochement bancaire :

Si vous opérez sur le même document que celui utilisé pour le pointage, ajoutez une rubrique « Écritures non rapprochées ».

Pour illustrer ce calcul, appuyons-nous sur le tableau ci-dessus :

• calculez, pour votre compte 512, la différence entre le débit et le crédit : (28 182 + 2 300) -(150 + 430) = 29 909 ;
• calculez, pour votre comptabilité de banque, la différence entre le crédit et le débit : 40 751 -(380 + 10 000 + 462) = 29 909.

Comme dans l’exemple ci-dessus, ces écarts doivent absolument être identiques !

Ces écarts doivent ensuite être justifiés. Pour ce faire, explorez les pistes suivantes :

• contrôlez si vos chèques et vos espèces ont tous été déposés en banque ;
• vérifiez s’il n’existe pas de décalage temporel entre votre enregistrement comptable et les opérations bancaires ;
• assurez-vous qu’il n’y a pas d’écritures comptables manquantes ou d’erreurs de saisie.

Bien sûr, plus vous dénombrez d’éléments à vérifier, plus cette étape s’avère fastidieuse. Nous recommandons, par conséquent, d’effectuer un rapprochement bancaire assez régulièrement.

Enfin, une fois votre rapprochement bancaire effectué, enregistrez les opérations de votre relevé de compte absentes de votre comptabilité.

Toutes les opérations que nous allons décrire peuvent être effectuées à l’aide du tableur Excel. 

Les moins rodés ont la possibilité de se tourner vers notre modèle de rapprochement bancaire, à télécharger et à remplir avec leurs propres données.

Un constat se pose : la solution informatique s’impose de plus en plus en entreprise, le pointage à la main n’est plus légion. Ceci est d’autant plus vrai si la structure gagne en importance et se confronte à un nombre de données bancaires et comptables à traiter de plus en plus conséquent.

Excel peut répondre à ces exigences.

Toutefois, le tableur présente quelques limites. Citons principalement :

• un manque de sécurité de vos données : une erreur humaine, ou encore un bug, peuvent impacter votre rapprochement bancaire. Une solution logicielle en mode SaaS se révèle plus sécurisée.
• une absence de connexion aux données bancaires : que ce soit lors de l’exécution d’un rapprochement bancaire à la main, où à l’aide d’Excel, une telle fonctionnalité est impossible. Elle garantit pourtant un gain de temps considérable !

Il s’agit d’ailleurs de l’une des principales raisons qui poussent certaines entreprises à se tourner vers un logiciel professionnel.

ERP (Enterprise Resource Planning), logiciels comptables, logiciels dédiés au rapprochement bancaire… de nombreuses solutions simplifient la démarche. Et parfois, des fonctionnalités supplémentaires s’ajoutent, optimisant ainsi votre gestion comptable.

Grâce à un fort niveau d’automatisation et des algorithmes paramétrables, votre travail de pointage s’effectue au plus proche de la réalité de votre entreprise.

Toutefois, peut-être préférez-vous envisager une solution englobant des fonctionnalités supplémentaires pour traiter votre comptabilité dans sa globalité ?

Comme Sage… de nombreux logiciels de comptabilité proposent de créer un rapprochement bancaire. Voici quelques logiciels parmi les plus réputés :

🛠️ iPaidThat fait automatiquement le rapprochement entre vos notes de frais ou vos factures avec les transactions de vos différents comptes bancaires, étant compatible avec plus de 300 banques. Ce logiciel comptable vous permet d’être toujours à jour niveau trésorerie, et d’alimenter également en automatique vos écritures comptables. Et pour prendre des décisions rapides et pertinentes, des rapports et graphiques sont générés !

🛠️ Sellsy est un logiciel CRM auquel vous pouvez ajouter un module de gestion de trésorerie : Sellsy Gestion de trésorerie. Centralisez d’abord l’ensemble de vos comptes bancaires sur une seule interface, puis le travail de pointage est semi-automatisé, puisque Sellsy est capable de mettre en corrélation les lignes de votre comptabilité avec celles de votre compte bancaire.

🛠️ Citons également Sage50 Compta & Facturation. Destinée aux TPE et aux artisans, cette solution de comptabilité et de facturation complète comprend également des fonctionnalités de gestion commerciale.  Vous importez vos données bancaires depuis des centaines de banques. Elles sont ensuite associées aux factures en quelques clics seulement, les rapprochements se font de manière automatique. 

🛠️ Sinao est un logiciel de gestion apprécié des entrepreneurs et petites entreprises pour générer des factures, suivre sa trésorerie et gérer sa comptabilité facilement. Synchronisé avec vos comptes bancaires, il assiste le travail de rapprochement grâce à des suggestions automatiques ou issues de règles que vous aurez prédéfinies. Sinon, justifiez vos mouvements en quelques clics !

L’état de rapprochement bancaire ne constitue pas en soi une obligation légale, il apparaît comme indispensable à la bonne gestion comptable de votre entreprise. En obtenant un meilleur aperçu de votre trésorerie, vous devenez plus à même de régulariser toutes les situations qui constituent un manque à gagner, mais également d’établir une stratégie basée sur une vision réelle de vos finances.