Comment gérer la trésorerie de votre entreprise grâce au rapprochement bancaire

Comment gérer la trésorerie de votre entreprise grâce au rapprochement bancaire

Pratique courante en comptabilité, le rapprochement bancaire constitue un exercice fortement recommandé pour vérifier l’état des différents comptes de votre entreprise et veiller sur vos flux d’argent.

Grâce à un contrôle par comparaison minutieux entre votre compte 512 et vos relevés bancaires, le rapprochement bancaire vous permet de repérer plus facilement les anomalies et d’appréhender davantage la situation de votre trésorerie à l’instant T. Objectif : prendre les bonnes décisions et entamer certaines démarches bénéfiques pour votre santé financière, comme la relance de factures impayées.

Mais comment calculer un état de rapprochement bancaire en éliminant tout risque d’erreurs ? Sur quelle méthode vous appuyer pour réaliser cet exercice ?

Pour vous accompagner dans cette démarche, nous revenons sur les grands principes et enjeux entourant le rapprochement bancaire, avant de vous livrer pas à pas la méthode à suivre. Et, pour une mise en application plus performante, nous vous dévoilons quels outils s’avèrent indispensables pour automatiser au mieux vos actions.

C’est parti !

Sommaire

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Qu’est-ce que le rapprochement bancaire en comptabilité ?

Pour commencer, revenons plus en détail sur le principe même du rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire (ou état de rapprochement bancaire) se définit comme un processus comptable consistant à comparer, et donc à rapprocher, à une même date :

  • le solde de votre relevé bancaire,
  • avec le solde du compte 512 banque qui, en comptabilité, se traduit par la représentation du compte détenu par votre société dans un établissement bancaire.

L’objectif de cette opération est de pointer les différences de soldes, puis d’en rechercher la cause.

☝️Soyez vigilant : le contenu des colonnes débit et crédit du compte 512 est inversé par rapport à ce que vous apercevez sur les relevés bancaires. Ils agissent en miroir. C’est pourquoi nous parlons de comptes réciproques.

Exemple :

différence relevé bancaire et compte 512

© zefyr.net

Si le rapprochement bancaire semble une opération courante et acquise pour de nombreuses entreprises, elle ne constitue pas, en revanche, une obligation légale. Il est toutefois vivement recommandé de se plier à l’exercice, et ce pour de nombreuses raisons.

Pourquoi faire un état de rapprochement bancaire ?

Effectuer un rapprochement bancaire, de préférence chaque fin de mois (même si la fréquence dépend du nombre d’opérations bancaires à traiter), occasionne de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Voyons lesquels.

Détectez les erreurs

  • côté entreprise : des oublis d'enregistrement comptable et autres erreurs peuvent toujours arriver. Grâce au rapprochement bancaire, détectez-les plus facilement.
  • côté banque : même les banques peuvent se tromper, et un contrôle régulier vous donne l’occasion de réagir plus rapidement face à une éventuelle perte d’argent.

Découvrez les frais bancaires imprévus

Agios, commissions et autres frais bancaires ne sont parfois découverts par l’entreprise qu’au moyen de ce pointage.

Repérez les factures impayées

Les factures impayées s’avèrent un gros manque à gagner, particulièrement pour les TPE et PME.

14 500 TPE et PME ferment chaque année à cause d’impayés.

Source : intia.fr

Grâce à un rapprochement bancaire régulier, repérez-les rapidement et organisez efficacement vos relances clients.

Repérez les décalages de crédit et de débit

Lors de l’exécution de l’état de rapprochement bancaire, des différences de solde sont quasi systématiquement révélées. Et pour cause, nous dénombrons de nombreux décalages possibles :

  • les chèques et virements reçus par votre entreprise sont comptabilisés à la date de l’émission. Or, cette somme est débitée par la banque de l’émetteur avec un léger décalage ;
  • les chèques émis sont comptabilisés au moment de la remise de chèque. Or, cette somme est créditée par la banque du destinataire avec un léger décalage ;
  • les virements émis sont comptabilisés au moment de l’obtention de l’avis de crédit. Or, cette somme est créditée par la banque du destinataire avec un léger décalage ;
  • les chèques sont souvent déposés par vos clients et fournisseurs avec un décalage plus ou moins important.

Appréhendez l’état de santé de votre trésorerie

Tous les avantages précédemment cités convergent, in fine, vers un même objectif : connaître au mieux l’état de santé de votre trésorerie.

Cette compréhension de vos finances présente des bénéfices, notamment pour l’établissement de votre plan de trésorerie. Ce dernier, en vous offrant une bonne visibilité, vous assure de meilleures prises de décisions et une communication avec vos partenaires financiers facilitée.

La différence entre lettrage et rapprochement bancaire

Avant de vous livrer la méthode pour effectuer un rapprochement bancaire correct, il convient d’aborder la notion de lettrage, tant elle est souvent associée à notre sujet.

Mais à quoi sert le lettrage ?

Qu’il soit client ou fournisseur, le lettrage implique également de contrôler la bonne tenue de ses comptes. Pour autant, il ne s’agit pas d’un rapprochement bancaire à proprement parler, même s’il peut être inclus à la procédure.

En effet, le lettrage consiste à rapprocher des débits avec des crédits, donc des factures clients ou fournisseurs, avec leur règlement. Pour que le pointage soit juste, cette technique associe une lettre de l’alphabet à une somme due. La même lettre est attribuée au paiement, même si celui-ci est réglé en plusieurs fois (un avoir et un chèque par exemple).

Comment lettrer un compte fournisseur ?

Comment lettrer un compte client ?

Comment établir un état de rapprochement bancaire ?

Comment établir un rapprochement bancaire manuellement ?

Étape 1 : munissez-vous des bons documents

Pour commencer, regroupez l’ensemble des documents nécessaires à l’établissement du rapprochement bancaire :

  • vos relevés bancaires correspondant aux dates que vous souhaitez contrôler,
  • votre Grand Livre comptable pour pointer votre compte 512 banque,
  • votre dernier état de rapprochement bancaire,
  • tous les justificatifs de vos mouvements de trésorerie (remises de chèques, remises d’espèces, etc.).

Étape 2 : pointez vos comptes

Commencez à pointer, c’est-à-dire à vérifier la concordance des sommes entre votre relevé de banque et votre compte 512.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la technique du lettrage décrite ci-dessus : nous vous rappelons qu’une même somme peut correspondre à plusieurs lignes.

Exemple de rapprochement bancaire et pointage :

état de rapprochement bancaire

© sites.google.com

  • Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquez une somme de 1 350 euros en débit sur le relevé bancaire et repérez la même somme en crédit sur le compte 512. Il s’agit du même mouvement d’argent, le chèque 101. Vous pouvez donc les rayer.
  • Vous constatez également une somme de 13 750 euros en crédit sur le relevé bancaire. La même somme apparaît en débit sur le compte 512. Il s’agit du même mouvement d’argent (escompte), rayez-les aussi.
  • Et ainsi de suite…

Veillez cependant à faire preuve de rigueur et de minutie. Nous vous recommandons d’ailleurs de procéder plutôt colonne par colonne.

Étape 3 : réalisez votre état de rapprochement bancaire

Cette étape se réalise généralement à l’aide d’un tableau (ou de deux tableaux différents) reprenant les montants non pointés précédemment, car ne figurant pas à la fois sur le compte 512 et le relevé bancaire.

Ce ou ces tableaux comportent une colonne débit et crédit pour votre compte 512, ainsi qu’une colonne débit et crédit pour votre compte en banque.

Exemple de tableau d’état de rapprochement bancaire :

état de rapprochement bancaire

© sites.google.com

☝️ Important ! Notez que les sommes qui apparaissent :

  • au crédit dans votre compte 512 doivent être inscrites dans la colonne débit de votre comptabilité de banque, et vice-versa ;
  • au crédit dans votre comptabilité de banque doivent être inscrites dans la colonne débit de votre compte 512, et vice-versa.

Étape 4 : procédez au calcul de l’écart de rapprochement bancaire

Pour illustrer ce calcul, appuyons-nous sur le tableau ci-dessus :

  • calculez, pour votre compte 512, la différence entre le débit et le crédit : (28 182 + 2 300) - (150 + 430) = 29 909 ;
  • calculez, pour votre comptabilité de banque, la différence entre le crédit et le débit : 40 751 - (380 + 10 000 + 462) = 29 909.

Comme dans l’exemple ci-dessus, ces écarts doivent absolument être identiques !

Étape 5 : justifiez les écarts, et corrigez-les si possible

Ces écarts doivent ensuite être justifiés. Pour ce faire, explorez les pistes suivantes :

  • contrôlez si vos chèques et vos espèces ont tous été déposés en banque,
  • vérifiez s’il n’existe pas de décalage temporel entre votre enregistrement comptable et les opérations bancaires,
  • assurez-vous qu’il n’y a pas d’écritures comptables manquantes ou d’erreurs de saisie.

Bien sûr, plus vous dénombrez d’éléments à vérifier, plus cette étape s’avère fastidieuse. Nous recommandons, par conséquent, d’effectuer un rapprochement bancaire assez régulièrement.

Étape 6 : enregistrez vos écritures

Enfin, une fois votre rapprochement bancaire effectué, enregistrez les opérations de votre relevé de compte absentes de votre comptabilité.

 

Vous êtes désormais plus familier avec la pratique du rapprochement bancaire. Mais savez-vous qu’il existe des outils pour faciliter le processus ?

Étudions d’abord la question de l’état de rapprochement bancaire avec Excel.

Comment établir un rapprochement bancaire avec Excel ?

Bien évidemment, toutes les opérations précédemment décrites peuvent être effectuées à l’aide du tableur Excel. Comment ?

Les moins rodés ont la possibilité de se tourner vers des modèles de rapprochement bancaire. Vous en trouverez de nombreux sur la toile. Vous n’avez qu’à les télécharger et remplir les tableaux avec vos données.

Mais s’il existe beaucoup de modèles, il ne s’avère pas toujours facile de dénicher celui qui correspond à vos besoins, ainsi qu’à la structure de votre entreprise et à votre activité. C’est pourquoi les plus aguerris privilégient un rapprochement bancaire automatique avec Excel. Cet exercice requiert cependant une certaine expertise dans la maîtrise du tableur.

Limites d’un rapprochement bancaire avec Excel

Un constat se pose : la solution informatique s’impose de plus en plus en entreprise, le pointage à la main n’est plus légion. Ceci est d’autant plus vrai si la structure gagne en importance et se confronte à un nombre de données bancaires et comptables à traiter de plus en plus conséquent.

Excel peut répondre à ces exigences.

Toutefois, le tableur présente quelques limites. Citons principalement :

  • un manque de sécurité de vos données : une erreur humaine, ou encore un bug, peuvent impacter votre rapprochement bancaire. Une solution logicielle en mode SaaS se révèle plus sécurisée.
  • une absence de connexion aux données bancaires : que ce soit lors de l’exécution d’un rapprochement bancaire à la main, où à l’aide d’Excel, une telle fonctionnalité est impossible. Elle garantit pourtant un gain de temps considérable !

Il s’agit d’ailleurs de l’une des principales raisons qui poussent certaines entreprises à se tourner vers un logiciel professionnel.

Comment établir un rapprochement bancaire avec un logiciel ?

ERP (Enterprise Resource Planning), logiciels comptables, logiciels dédiés au rapprochement bancaire… de nombreuses solutions simplifient la démarche. Et parfois, des fonctionnalités supplémentaires s’ajoutent, optimisant ainsi votre gestion comptable.

Étudions de plus près ces logiciels.

Les logiciels de rapprochement bancaire

Saviez-vous qu’il existe sur le marché des outils uniquement consacrés au rapprochement bancaire ? Parmi eux citons XREC, de Calixys, qui facilite les contrôles, lettrages et rapprochements de vos comptes.

De quelle manière ? Grâce à un fort niveau d’automatisation et des algorithmes paramétrables, votre travail de pointage s’effectue au plus proche de la réalité de votre entreprise.

Toutefois, peut-être préférez-vous envisager une solution englobant des fonctionnalités supplémentaires pour traiter votre comptabilité dans sa globalité ?

Les logiciels complets

Quickbooks, Sage… de nombreux logiciels de comptabilité proposent de créer un rapprochement bancaire. Comment cela fonctionne ?

Prenons l’exemple de Sellsy Comptabilité. En effet, le logiciel centralise d’abord l’ensemble de vos comptes bancaires sur une seule interface. À partir de là, le travail de pointage décrit plus haut est semi-automatisé, puisque Sellsy Comptabilité est capable de mettre en corrélation les lignes de votre comptabilité avec celles de votre compte bancaire. Enfin, gagnez encore davantage de temps grâce à une sortie de vos écritures comptables à partir de votre état de rapprochement bancaire.

Gérez mieux votre trésorerie !

Si, nous le rappelons, l’état de rapprochement bancaire ne constitue pas en soi une obligation légale, il apparaît comme indispensable à la bonne gestion comptable de votre entreprise. En obtenant un meilleur aperçu de votre trésorerie, vous devenez plus à même de régulariser toutes les situations qui constituent un manque à gagner, mais également d’établir une stratégie basée sur une vision réelle de vos finances.

Toutefois, si ce travail de pointage peut être effectué manuellement ou à l’aide d’un tableur Excel il convient, dès la présence de mouvements bancaires conséquents, de passer par une solution logicielle, et ce pour trois principales raisons.

Tout d’abord, l’utilisation d’un tel outil occasionne un gain de temps non négligeable. Les collaborateurs en charge de la comptabilité, libérés ainsi des tâches de pointage, se concentrent alors davantage à des travaux à plus forte valeur ajoutée, comme l’organisation de la relance des factures.

D’autre part, les risques d’erreurs sont plus facilement évités.

Enfin, les outils de comptabilité proposent souvent des fonctionnalités supplémentaires et consécutives à l’établissement du rapprochement bancaire, à l’exemple de la génération d’écritures comptables.

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