Comment réconcilier vos factures et vos règlements avec le lettrage comptable ?

Par Eloïse Salson
Le 28/02/2022
how-to backgroundComment réconcilier vos factures et vos règlements avec le lettrage comptable ?

À vous qui souhaitez réconcilier vos factures avec vos règlements et ainsi éviter le désordre total, découvrez les différents moyens mis à votre disposition pour être efficace dans cette tâche (assez) chronophage.

Certes, l’envie n’est pas à son paroxysme, mais il est important d’effectuer un suivi régulier du lettrage pour ne pas vous retrouver sous l’eau au moment de la clôture de l’exercice !

Le lettrage des comptes en bref

Le lettrage des comptes, qu’est ce que c’est ?

Le lettrage des comptes est une opération comptable plutôt simple mais très efficace pour ne pas vous perdre dans votre comptabilité.

Il s’agir d’une méthode utilisée en comptabilité qui permet de faire le lien entre une facture et son règlement.

Pour être plus précis, le lettrage des comptes consiste à attribuer un code unique, le plus souvent des lettres, à au moins deux écritures comptables.

Quel est l'intérêt du lettrage comptable ?

L’objectif premier du lettrage des comptes est de repérer facilement les factures payées par rapport à celles qui ne le sont pas, et pouvoir ainsi faire un état de la trésorerie.

En effet, les factures non codées seront tout simplement celles qui ne sont pas réglées !

  • Pour les factures qui concernent les fournisseurs, vous pourrez ainsi identifier ceux qui sont en attente de règlement et les payer.
  • Pour les factures clients, vous pourrez dans ce cas repérer les clients qui n’ont pas effectué de règlement pour les relancer.

Mais le lettrage des comptes à d’autres avantages. Il vous permet également de vous préparer à la clôture de l’exercice comptable et facilite aussi la réalisation du bilan comptable.

Les méthodes de lettrage des comptes

Le lettrage manuel

Le lettrage des comptes peut se faire de deux façons différentes.

La première manière, la plus classique, est celle du lettrage manuel. Dans ce cas, le lettrage nécessite l’intervention d’un comptable pour relier une ou même plusieurs factures avec un ou plusieurs règlements.

La méthode de lettrage manuel est un travail plutôt long et fastidieux car la personne en charge doit rapprocher chaque montant un par un par la biais d’un code unique.

☝️ Pour éviter d’arriver à la clôture de l'exercice et avoir tous les comptes de tiers à lettrer en même temps, il est important de réaliser un suivi régulier !

Le lettrage automatique

La deuxième façon de réaliser un lettrage des comptes est le lettrage dit automatique.

Ce lettrage automatique est une fonctionnalité offerte par certains logiciels de comptabilité. Ces solutions permettent de rapprocher automatiquement les factures de leurs règlements. Ce type de logiciel réussit même à relier un paiement avec plusieurs factures !

☝️ Par exemple :

Quickbooks propose à la fois la méthode de lettrage manuel pour les experts comptables mais également la possibilité d’un lettrage automatique. Gagnez du temps grâce à la solution qui propose de lettrer automatiquement des comptes fournisseurs une fois que la facture est enregistrée dans Quickbooks !

Sage Business Cloud Compta propose également de procéder manuellement en vous permettant de sélectionner précisément les écritures à lettrer, mais offre aussi la possibilité d’automatiser différents types de lettrage : lettrage simple d'écritures, lettrage d’une écriture avec des écritures prélettrées et lettrage d’une écriture avec des écritures lettrées. Grâce à cet outil, vous gérez donc votre comptabilité en quelques clics et gagnez en productivité.

Exemple de lettrage des comptes, le cas d’un compte fournisseur

L’entreprise JEMLACONTA a acheté des marchandises le 02/03/2020 pour 900€ TTC et, 2 jours après, le 03/04/2020 elle a acheté d’autres marchandises pour 600€ TTC.

Elle règle ensuite la totalité des 2 factures par chèque une semaine après, le 10/04/2020.

Voici les écritures comptables :

➡️ JOURNAL D’ACHAT AU 02/03/2020 :

Compte Libellé Pièce Débit Crédit
401 Facture d’achat de marchandise 001 900
607 Facture d’achat de marchandise 001 750
4456 Facture d’achat de marchandise 001 150

➡️ JOURNAL D’ACHAT AU 03/04/2020 :

Compte Libellé Pièce Débit Crédit
401 Facture d’achat de marchandise 002 600
607 Facture d’achat de marchandise 002 500
4456 Facture d’achat de marchandise 002 100

➡️ JOURNAL DE BANQUE AU 10/04/2020 :

Compte Libellé Pièce Débit Crédit
401 Règlement factures n°001 et n°002 Chèque 01 1500
512 Règlement factures n°001 et n°002 Chèque 01 1500

➡️ L’entreprise devra donc lettrer les 2 factures et le réglement :

Date Libellé Pièce Débit Crédit Lettrage
02/03/2020 Facture d’achat de marchandise 001 900 AAA
03/04/2020 Facture d’achat de marchandise 002 600 AAA
10/04/2020 Règlement factures n°001 et n°002 Chèque 01 1500 AAA
Mouvement totaux 1500 1500
Solde comptable 0
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