FEC mode d'emploi : ne redoutez plus le contrôle fiscal !

par Nathalie Pouillard, le 25/11/2020
FEC mode d'emploi : ne redoutez plus le contrôle fiscal !

Dans le cadre de la digitalisation des pratiques, il y a celle du contrôle fiscal. Les entreprises ont différentes obligations à honorer. Parmi elles, la génération d’un FEC, un fichier informatisé qui recense toutes les écritures comptables, à communiquer à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Mais qu’est-ce que le FEC exactement, à quoi sert-il et comment le générer en toute conformité ? Quand et comment le remettre à l’administration ?

Nous répondons à toutes vos questions pour que le FEC ne devienne qu’une simple formalité.

Qu’est-ce que le FEC ?

À quoi sert le FEC ?

Le FEC, fichier des écritures comptables, est un document informatique regroupant l’ensemble des enregistrements du système comptable de votre entreprise relatifs à son activité commerciale.

Dans le cadre de votre tenue comptable dématérialisée, vous pouvez être sujet à un contrôle de l’administration fiscale. La Direction générale des finances publiques (DGFiP) est susceptible de vous adresser :

  • un avis de vérification de comptabilité (contrôle sur le site de votre entreprise),
  • ou un avis d’examen de comptabilité (contrôle à distance),

auquel vous devez répondre avec le FEC. Ce fichier doit retranscrire l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre des exercices indiqués dans l’avis que vous avez reçu.

☝️Il doit également répondre à des normes précises, en vigueur depuis le 1er janvier 2014 et mises à jour le 1er janvier 2017.

Les informations devant figurer sur le FEC

Le fichier des écritures comptables doit présenter tous les journaux existants, y compris les écritures comptables d’à-nouveaux et d’inventaires, c’est-à-dire :

  • les écritures d’amortissement,
  • les écritures de cession des immobilisations,
  • les écritures de dépréciation,
  • les écritures de stocks,
  • les écritures de provision,
  • les opérations de régularisation.

Pour vous aider à mieux comprendre, voici la liste des champs spécifiques et standardisés devant figurer dans votre fichier des écritures comptables :

  Donnée comptable Nom du champ
1 Code du journal de l’écriture comptable JournalCode
2 Libellé du journal de l’écriture comptable JournalLib
3 Numéro de l’écriture comptable EcritureNum
4 Date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate
5 Numéro de compte CompteNum
6 Libellé de compte CompteLib
7 Numéro de compte auxiliaire CompAuxNum
8 Libellé de compte auxiliaire CompAuxLib
9 Référence de la pièce justificative PieceRef
10 Date de la pièce justificative PieceDate
11 Libellé de l’écriture comptable EcritureLib
12 Montant au débit Debit
13 Montant au crédit Credit
14 Lettrage de l’écriture comptable EcritureLet
15 Date de lettrage DateLet
16 Date de validation de l’écriture comptable ValidDate
17 Montant en devise Montantdevise
18 Identifiant de la devise idevise

D’autres champs peuvent être ajoutés, comme la date de règlement et le mode de paiement par exemple.

💡 Bon à savoir : En cas de données non connues, il est important de laisser les champs vides au sein de votre fichier des écritures comptables (FEC). Ne les remplissez ni de zéros ni d’espaces.

Exemple de fichier FEC

Voici un exemple de fichier des écritures comptables :

exemple de fichier FEC par MasterFEC

exemple fichier fec © MasterFEC

FEC : les obligations comptables pour être en conformité

Quelles sont les entreprises concernées par le FEC ?

Le FEC concerne toutes les entreprises relevant d’un régime réel d’imposition, soit celles :

  • soumises à l’IS (l’Impôt sur les Sociétés) ou à l’IR (Impôt sur le Revenu),
  • au régime BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux),
  • au régime BNC (Bénéfices Non Commerciaux),
  • ou encore agricole.

☝️ Les seuls acteurs dispensés du fichier des écritures comptables sont les micro-entrepreneurs : lesquels n’ont pas d’obligation en matière de comptabilité.

Testez la conformité de votre FEC

La DGFiP propose un logiciel en téléchargement libre, Test Compta Demat, pour vérifier la validité de votre FEC et sa conformité aux normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales.

Certains logiciels de comptabilité et logiciels ERP permettent d’utiliser un « mode brouillard » pour procéder à des vérifications en interne.

Le principe ? Réaliser une comptabilité « provisoire » via la saisie d’enregistrements (et donc l’extraction d’un FEC) « provisoires ». C’est un bon moyen pour l’entreprise de contrôler en amont les anomalies comptables et les corriger.

Quelles sont les sanctions encourues ?

Quand l’entreprise ne respecte pas la remise de son FEC, elle s’expose à une amende de 5 000 €.

Et en cas de remise d’un fichier des écritures comptables non conforme, elle est redevable de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Lesquels 10 % sont ramenés à un seuil minimum de 5 000 €.

Quand et comment remettre le fichier des écritures comptables ?

  • Dans le cas d’un contrôle sur site, le fichier des écritures comptables est à fournir au vérificateur de comptabilité lors de sa visite sur place au format dématérialisé, sur un support physique : clé USB, disque dur externe, DVD ou CD.
     
  • Dans le cas d’un contrôle à distance, l’entreprise envoie le FEC au vérificateur dans les 15 jours suivant la réception de l’avis d’examen par voie électronique ou par courrier recommandé, sur clé USB par exemple.

ℹ️️ L’administration dispose d’un délai de trois mois pour vérification, et conclut par la nécessité ou non d’une rectification. En cas de rectification, une mise en recouvrement de l’amende est enclenchée.

Conseils pour réaliser le FEC dans les normes

Le FEC est scanné par un logiciel de contrôle comptable, Alto 2, pour faire remonter toutes les anomalies. Il est donc important de respecter strictement le format demandé, afin d’écarter tout risque d’amende pour non-conformité du fichier.

  • Procédez à la génération du FEC à la clôture de chaque exercice, en même temps que le dépôt de la liasse fiscale, qu’il vous soit demandé ou non. Comme les délais en cas de contrôle sont assez courts, vous aurez ce stress en moins.
     
  • Analysez votre fichier avant le contrôle ou l’examen par le vérificateur, des outils existent à cet effet.
     
  • Mettez-vous en conformité pour répondre à toutes les exigences possibles inhérentes au CFCI (contrôle fiscal des comptabilités informatisées) :
    • documentation du système d’information,
    • identification des flux critiques,
    • conservation des données, etc.
       
  • Assurez-vous que votre outil comptable est susceptible de générer le FEC à première demande, ou à défaut que l’expert comptable le génère en cas de besoin. Parmi les solutions adaptées :
    • Quickbooks, adapté aux besoins des petites entreprises, est conforme aux normes de l’administration fiscale. L’outil permet d’importer, de gérer et d’exporter le FEC en quelques clics.
FEC : Quickbooks

exemple fichier FEC provisoire généré sur Quickbooks

  • Sage 50cloud Ciel, conforme aux exigences légales, est dédié aux TPE et aux PME. La solution permet le contrôle des comptabilités informatisées, la génération du FEC et le respect de la loi dite antifraude à la TVA.

L’erreur est humaine, alors confiez votre comptabilité à un logiciel adapté !

Et passez le temps gagné à développer votre activité, à rencontrer vos clients, à utiliser le potentiel de vos salarié·e·s pour des tâches générant de la plus-value.

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2016.