Comment préparer votre entreprise au contrôle fiscal avec le FEC ?

Comment préparer votre entreprise au contrôle fiscal avec le FEC ?

Dans le cadre de la digitalisation des pratiques, il y a celle du contrôle fiscal. Les entreprises ont différentes obligations à honorer. Parmi elles, la génération d'un FEC, fichier des écritures comptables.

Selon une enquête réalisée par MasterFEC en mars 2018 auprès de PME et d’ETI, 91 % d’entre elles ont déjà produit un FEC : 51 % sur réception d’un avis de contrôle fiscal, 36 % parce qu’elles produisent systématiquement le fichier, 10 % pour faire un test et 3 % par peur des amendes.

Mais qu’est-ce que le FEC exactement, à quoi sert-il et comment le générer en toute conformité ? Et si vous utilisiez des outils adaptés pour gagner en temps et en tranquillité d’esprit ? 

Sommaire :

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Le FEC : fichier des écritures comptables

FEC : définition et cadre

La tenue de votre comptabilité est dématérialisée : pièces justificatives, factures, devis, liasse fiscale, états financiers, tout est géré et centralisé sur un logiciel de comptabilité ?

L’administration, en l’occurrence la Direction générale des finances publiques (DGFiP), est susceptible de vous adresser :

  • un avis de vérification de comptabilité (contrôle sur le site de votre entreprise), 
  • ou un avis d’examen de comptabilité (contrôle à distance), 

auquel vous devez répondre avec le FEC, fichier des écritures comptables.

C’est un document informatique regroupant l’ensemble des enregistrements du système comptable de votre entreprise, relatifs à son activité commerciale.

En vigueur depuis le 1er janvier 2014 et énoncée par l’article L47 A-I du LPF (grand livre des procédures fiscales), la réglementation sur le FEC a été mise à jour le 1er janvier 2017. 
Le contrôle des comptabilités informatisées a ainsi été renforcé, l’administration fiscale pouvant désormais contrôler le FEC à distance (article 14 de la Loi de Finances rectificative 2016).

Les informations devant figurer sur le FEC

Le fichier des écritures comptables doit présenter tous les journaux existants, y compris les écritures comptables d’à-nouveaux et d’inventaires, c’est-à-dire :

  • les écritures d’amortissement,
  • les écritures de cession des immobilisations,
  • les écritures de dépréciation,
  • les écritures de stocks,
  • les écritures de provision,
  • les opérations de régularisation.

Pour vous aider à mieux comprendre, voici la liste des champs spécifiques et standardisés devant figurer dans votre fichier des écritures comptables :

  Donnée comptable Nom du champ
1 Code du journal de l’écriture comptable JournalCode
2 Libellé du journal de l’écriture comptable JournalLib
3 Numéro de l’écriture comptable EcritureNum
4 Date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate
5 Numéro de compte CompteNum
6 Libellé de compte CompteLib
7 Numéro de compte auxiliaire CompAuxNum
8 Libellé de compte auxiliaire CompAuxLib
9 Référence de la pièce justificative PieceRef
10 Date de la pièce justificative PieceDate
11 Libellé de l’écriture comptable EcritureLib
12 Montant au débit Debit
13 Montant au crédit Credit
14 Lettrage de l’écriture comptable EcritureLet
15 Date de lettrage DateLet
16 Date de validation de l’écriture comptable ValidDate
17 Montant en devise Montantdevise
18 Identifiant de la devise idevise

D’autres champs peuvent être ajoutés, comme la date de règlement et le mode de paiement par exemple.

Bon à savoir : En cas de données non connues, il est important de laisser les champs vides au sein de votre fichier des écritures comptables. Ne les remplissez ni de zéros, ni d’espaces.

Voici un exemple de fichier des écritures comptables :

exemple de fichier FEC par MasterFECexemple fichier fec ©MasterFEC

Maintenant que ce document comptable est moins flou pour vous, abordons le déroulement de la procédure de vérification et surtout, les risques encourus.

Comment se passe le contrôle fiscal : 4 étapes

FEC : déroulement

  1. L’entreprise se voit d’abord adresser un avis de vérification ou un avis d’examen
    Dans le premier cas, le contrôleur de l’ordre des experts-comptables se rend ensuite sur place. La direction financière doit alors lui remettre son FEC, dématérialisé, sur un support physique : clé USB, disque dur externe, DVD ou CD. 
    Dans le second cas, l’entreprise envoie le FEC au vérificateur dans les 15 jours par voie électronique ou par courrier recommandé, sur clé USB par exemple.
     
  2. Le vérificateur injecte le FEC de l’entreprise dans un logiciel de contrôle comptable, Alto 2, qui scanne les données et fait remonter toutes les anomalies.
    D’où l’importance de respecter le format demandé, pour que ce dernier soit en capacité de lire les données, et ainsi écarter tout risque d’amende pour non-conformité du fichier.
     
  3. L’administration dispose d’un délai de trois mois pour vérification, et conclut par la nécessité ou non d’une rectification. En cas de rectification, une mise en recouvrement de l’amende est enclenchée. 
     
  4. Le FEC est par la suite détruit par l’administration (votre comptabilité ne peut pas être contrôlée deux fois pour le même exercice comptable).

FEC : infographie sur les obstacles rencontrés
© DAFmag - extrait d’une infographie d’après l’étude par BDO/APDC - juillet 2016

Vous êtes désormais conscients de la complexité du document, voici nos conseils pour répondre aux demandes administratives sans erreur et sans stress.

Adoptez un logiciel pour réaliser le FEC dans les normes

Il convient de vous assurer que votre solution comptable est susceptible de générer le FEC à première demande, ou à défaut que l’expert comptable le génère en cas de besoin.

Une solution SaaS, software as a service, est ici toute indiquée. En effet, ces logiciels, dans le cloud, sont constamment mis à jour des nouvelles réglementations par leurs éditeurs, en temps réel. Leurs fonctionnalités étendues et à la demande sont souvent très intéressantes. Ne prenez pas le risque d’utiliser un outil obsolète.

Parmi les solutions SaaS adaptées, Quickbooks est un logiciel de comptabilité et de gestion en ligne conforme aux normes de l’administration fiscale, adapté aux besoins des petites entreprises. Il permet d’importer, de gérer et d’exporter le FEC en quelques clics.

FEC : Quickbooksexemple d’un FEC provisoire généré sur Quickbooks

Il garantit aussi l’intégrité des données de comptabilité, notamment grâce à sa procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de données.
Le journal des écritures est automatiquement mis à jour dès la création d’une opération (facture, paiement, etc.).

Voici une vidéo présentant l’étendue des services proposés par Quickbooks :

Il y a aussi Sage 50cloud Ciel, logiciel de comptabilité et de facturation en ligne, conforme aux exigences légales, comme le contrôle des comptabilités informatisées, la génération du Fichier des Écritures Comptables (FEC) et la loi dite Anti-fraude à la TVA.

FEC : interface de Sage 50cloud Ciel
interface de Sage 50cloud Ciel avec Contrôle de la Comptabilité Informatisée

La solution est dédiée aux TPE et PME et permet :

  • l’élaboration d’une comptabilité générale, analytique et budgétaire,
  • la tenue du journal, de la balance et du grand livre,
  • la gestion de la trésorerie en temps réel et la synchronisation avec le compte bancaire,
  • le calcul de la télédéclaration de TVA,
  • la conversion automatique des devis validés en factures puis en écritures comptables,
  • un droit d’accès pour votre expert comptable.

Pour un aperçu plus global de toutes les fonctionnalités proposées par le logiciel, regardez cette vidéo :

Testez la conformité de votre FEC

La DGFiP propose un logiciel en téléchargement libre, Test Compta Demat, pour vérifier la validité de votre FEC et sa conformité aux normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Il fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows XP ou d’une version plus récente.

Certains logiciels de comptabilité et logiciels ERP permettent d’utiliser un « mode brouillard » pour procéder à des vérifications en interne. Le principe est de réaliser une comptabilité « provisoire » via la saisie d’enregistrements (et donc l’extraction d’un FEC) « provisoires ». C’est un bon moyen pour l'entreprise de contrôler en amont les anomalies comptables et les corriger.

Transformez le contrôle fiscal en simple formalité

La technologie du big data a grandement amélioré l’efficacité du contrôle fiscal. Finies les procédures de vérification à coups de sonde hasardeux, c’est ici l’ensemble des écritures des journaux comptables qui est passé au crible. Aussi, l’entreprise n’a plus le droit à l’erreur.

Nos derniers conseils :

  • Procédez à la génération du FEC à la clôture de chaque exercice, en même temps que le dépôt de la liasse fiscale, qu’il vous soit demandé ou non, les délais en cas de contrôle sont assez courts, vous aurez ce stress en moins.
     
  • Analysez votre fichier avant le contrôle ou l’examen par le vérificateur, des outils existent à cet effet.
     
  • Mettez-vous en conformité pour répondre à toutes les exigences possibles inhérentes au CFCI (contrôle fiscal des comptabilités informatisées) :
    • documentation du système d’information,
    • identification des flux critiques,
    • conservation des données, etc.

L’erreur est humaine, alors confiez votre comptabilité à un logiciel adapté !
Et passez le temps gagné à développer votre activité, à rencontrer vos clients, à utiliser le potentiel de vos salarié·e·s pour des tâches générant de la plus-value. 

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2016.

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