Le b.a.-ba du journal comptable

Vous vous demandez que doit comporter exactement le journal comptable, ou livre journal, de votre entreprise ?

La comptabilité est une discipline permettant de codifier et de conserver une trace des opérations comptables réalisées chaque jour, dans le cadre de son activité. Et le journal comptable assure la traçabilité de l’ensemble de ces opérations.

C’est pourquoi il constitue un document comptable obligatoire pour la grande majorité des structures. Voyons donc en détail de quoi il s’agit.

Obligatoire pour les entreprises et sociétés commerciales, le journal comptable (également appelé livre journal, journal général ou journal centralisateur) est un document permettant :

• d’enregistrer chronologiquement toutes les opérations comptables de l’entreprise, autant au crédit qu’au débit,
• d’ordonner les écritures de l’exercice comptable en cours en fonction de leur nature (achat, vente, trésorerie, etc.).

Le livre journal se présente sous forme d’un tableau, dans lequel figurent entre autres :

• La colonne des débits  👉  le débit correspond à ce qui est dû, aux sorties d’argent. Pour l’entreprise, cela représente par exemple :
  • les sommes à régler aux fournisseurs,
  • l’emprunt contracté auprès de la banque.

• La colonne des crédits  👉  a contrario, le crédit se définit comme des rentrées d’argent. Côté entreprise, cela concerne notamment :
  • les factures client encaissées,
  • les immobilisations ou stocks encore en sa possession.

☝️  Important, pour veiller au principe de la comptabilité en partie double, les opérations doivent être équilibrées : la somme des débits = la somme des crédits.

Concrètement, comment se présente un livre journal ?

Pour vous aider, en voici un exemple :

Grâce à cet exemple de journal comptable, vous obtenez un aperçu des mentions obligatoires attendues, c’est-à-dire :

• le numéro du compte concerné par l’opération,
• la date à laquelle elle a été effectuée,
• le libellé de l’opération, ou écriture comptable ☝️  Notez qu’il faut y associer le numéro de la pièce comptable correspondante,
• le montant (dans la devise nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise), dans la colonne débit ou dans la colonne crédit.

Pour consigner les écritures comptables et enregistrer les pièces justificatives associées, l’entreprise peut utiliser différents journaux selon le type de comptabilité. Appelés journaux auxiliaires, ils sont ensuite regroupés dans le journal centralisateur.

Certaines sociétés choisissent de procéder de la sorte pour faciliter notamment la gestion du flux d’informations à faire figurer dans le livre journal principal.

Voici les différents types de journaux comptables auxiliaires :

• Les journaux comptables en comptabilité de trésorerie. En comptabilité de trésorerie, on retrouve au maximum deux types de journaux différents :
  • le journal de trésorerie, comprenant le journal de caisse et le journal de banque ;
  • le journal d’opérations diverses (pour les autres opérations qui ne vont pas dans le journal de trésorerie).
     
• Les journaux comptables en comptabilité d’engagement. En comptabilité d’engagement, plusieurs journaux auxiliaires sont généralement établis, dont les principaux sont :
  • le journal des achats, qui inclut les enregistrements comptables des factures reçues des fournisseurs et fournisseurs d’immobilisations ;
  • le journal des ventes, qui comprend les enregistrements comptables des factures envoyées aux clients ;
  • le journal de trésorerie, pour les écritures liées aux mouvements bancaires et aux mouvements de caisse ;
  • le journal d’opérations diverses (ou journal d’OD), pour les écritures non enregistrées dans les journaux précédemment mentionnés.

Pour tenir correctement votre journal comptable, pensez à appliquer les bonnes pratiques suivantes !

• 💡  Optez pour la méthode la plus appropriée, en fonction de la quantité d’informations à traiter. En d’autres termes, demandez-vous si vous allez tenir un seul journal comptable ou envisager plutôt des journaux auxiliaires.
   
• 💡  Choisissez le support sur lequel vous souhaitez faire votre livre journal. En effet, la loi autorise la tenue des journaux comptables au format numérique ou au format papier (dans un registre par exemple). 
  ☝️ Mais attention, ils ne doivent comporter ni blancs ni ratures. Par conséquent, privilégiez un fichier informatique de type Excel, voire un logiciel dédié. Par exemple, Sellsy Facturation & Gestion simplifie la pré-comptabilité des TPE et PME en automatisant la production des écritures à travers différents journaux comptables (achat, vente, etc.). Gain de temps garanti ! Votre comptable ou expert-comptable a ensuite accès à votre compte et à ces informations pour gérer les opérations plus complexes.
   
• 💡  N’oubliez aucune mention obligatoire. Pour rappel il s’agit :
  • du numéro de compte concerné par l'écriture comptable,
  • de la date de l’opération,
  • du libellé de l’écriture comptable,
  • du numéro de la pièce comptable associée,
  • du montant de l’opération, au crédit ou au débit.
     
• 💡 Enfin, le journal comptable sert au contrôle des écritures comptables. C’est pourquoi vous devez veiller à le conserver pendant 10 ans au minimum, à partir de la fin de l’exercice concerné.

Pour en apprendre davantage sur la bonne tenue du journal comptable, découvrez notre article qui traite en détail de comment faire un journal en comptabilité.