Qu’est-ce qu’une balance comptable ? Définition, exemple et lecture

La balance comptable : son principe et ses enjeux

Quel est ce document comptable appelé la balance comptable ? Nous faisons toute la lumière sur cette notion de comptabilité dans cet article et revenons en détail sur sa définition. Vous comprendrez sa composition avec les différents comptes comptables du plan comptable général (PCG), ou encore sa différence avec le compte de résultat.

À quoi sert la balance comptable, et comment la construire facilement sans se perdre dans les écritures comptable ? Réponses en fin d’article.

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Qu’est-ce qu’une balance comptable ?

Balance comptable : définition

La balance comptable est document comptable, non obligatoire, qui dresse la liste de la totalité des comptes du grand livre d’une entreprise. C’est un état intermédiaire entre le grand livre et les états financiers que constituent le bilan comptable et le compte de résultat, présents dans la liasse fiscale.

Une balance comptable comprend généralement 5 colonnes :

  1. le numéro du compte comptable,
  2. le libellé (ou nom) du compte,
  3. le montant des mouvements en débit sur ce compte,
  4. le montant des mouvements en crédit sur ce compte,
  5. le solde du compte, à savoir la différence entre le débit et le crédit.

💡 Un solde est débiteur si le total des débits est supérieur au total des crédits. À l’inverse, un solde est créditeur si le total des débits est inférieur au total des crédits.

Trois types de balances comptable : balance générale, balance auxiliaire et balance âgée

Il existe trois formes de balance comptable.

La balance comptable générale regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise, en suivant l’ordre du plan comptable général (PGC), de la classe 1 à la classe 7. Pour chaque poste, elle fait apparaître au moins :

  • le numéro de compte,
  • le libellé du compte,
  • le total des débits,
  • le total des crédits,
  • le solde de chaque compte.

La balance comptable auxiliaire, ou balance auxiliaire, ne comprend que les comptes fournisseurs et les comptes clients, à savoir les comptes rattachés respectivement aux comptes 401 et 411 du PCG. Pour chaque poste, elle mentionne :

  • le numéro du compte,
  • son libellé,
  • son solde à l’ouverture de la période,
  • son solde à la clôture de la période,
  • le total des débits,
  • le total des crédits.

La balance comptable âgée s’appuie sur les données de la balance auxiliaire selon leur date d’encours. Autrement dit, elle ventile les dettes et les créances selon l’échéance de leur règlement.

Balance comptable : exemple

Le Journal du Net propose un exemple de balance comptable très clair :

Exemple balance comptable partie double

© Journal du Net

Pour compléter, voici un exemple de balance comptable auxiliaire :

Exemple balance comptable auxiliaire

© compta-facile.fr

Et enfin, un exemple de balance comptable âgée :

Exemple balance comptable agée clients

© compta-facile.fr

À quoi sert une balance comptable ?

La balance comptable n’est pas obligatoire : elle ne vous sera réclamée par aucune autorité administrative. Pour autant, elle s’avère essentielle dans le cadre de votre comptabilité d’entreprise. Elle vous permet :

  • de déterminer le bilan et le compte de résultat, notamment grâce au calcul du résultat de l’exercice,
  • de procéder au contrôle de l’ensemble des enregistrements comptables,
  • de vérifier l’égalité entre le total des débits et celui des crédits. La balance doit être « équilibrée »,
  • de vérifier le calcul de vos déclarations de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).

Dans le cadre plus spécifique de la balance âgée, l’intérêt sera :

  • d’établir un suivi des créances clients,
  • d’anticiper les retards de paiement,
  • d’être à jour du paiement fournisseurs.

ℹ️ Dans quel contexte s’en servir ?

Côté trésorerie et prévisions financières, la balance comptable auxiliaire est un outil précieux. La balance générale est, elle, souvent faite lors de situations comptables intermédiaires ou à la clôture de l’exercice comptable. Les commissaires aux comptes la sollicitent généralement comme support.

Comment analyser une balance comptable ? Conseils de lecture

Présentation de la balance comptable

La balance comptable prend la forme d’un tableau à 5 colonnes, comme vu précédemment, et liste chaque compte avec son solde, résultat de la différence entre le crédit et le débit.

Elle liste ainsi la totalité des mouvements concernant l’entreprise, à savoir :

  • achats et ventes,
  • créances et dettes.

La balance comptable générale établit le solde de l’ensemble des comptes impactés sur la période considérée. Elle peut recouvrir à la fois :

  • les comptes de bilan,
  • les comptes de gestion.

L’importance de l’équilibre de la balance

C’est la règle à suivre pour établir une balance comptable :

le solde total au débit doit être égal au solde total au crédit.

Sans quoi, il y a forcément une erreur qu’il s’agira de rectifier. Seule la balance comptable auxiliaire peut ne pas être équilibrée : un solde final débiteur ou créditeur n’a alors rien d’anormal.

La révision de comptabilité analytique

Il s’agit, à la lecture de votre balance comptable, de repérer des mouvements significatifs, d’autant plus si vous comparez les soldes des comptes avec la période précédente.

Les écarts et variations constatés peuvent provenir d’un oubli, d’une erreur d’écriture, ou illustrer un changement à décrypter. Cette recherche des causes apporte des clés de compréhension.

Comment construire la balance comptable ?

Prérequis

Pour faire votre balance comptable, vous devez avoir terminé la saisie de vos opérations. Ces écritures comptables sont à puiser dans votre grand livre comptable. Reportez, dans votre balance comptable, chaque compte selon un ordre croissant par rapport à son numéro : depuis la classe 1 jusqu’à la classe 7.

Laissez un logiciel comptable le faire pour vous

Les avantages des outils pour faire une balance comptable

  • l’automatisation de la production de documents comptables,
  • la saisie des opérations peut être évitée en réutilisant des données déjà saisies : temps gagné et erreurs évitées à la clé,
  • le rapprochement bancaire associe automatiquement les écritures de votre compte au bon compte comptable,
  • les logiciels SaaS sont mis à jour automatiquement et sans frais par les éditeurs pour que votre comptabilité soit toujours conforme aux dernières obligations légales,

Exemples d’outils

La balance comptable, un document essentiel

La balance comptable a beau ne pas être obligatoire, elle est essentielle : pour la gestion financière de votre trésorerie, comme pour équilibrer vos comptes ou établir vos états financiers. Les logiciels de comptabilité la génèrent de manière à vous faciliter son élaboration, son analyse et sa synthèse.

Article mis à jour, publié initialement en mai 2017.

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