Comment faire un plan de trésorerie sur Excel ? 4 étapes pour pérenniser votre activité

Le plan de trésorerie est essentiel pour une gestion financière saine de votre entreprise. Cet outil, qui recense mois par mois les flux de trésorerie (encaissements et décaissements) liés à votre activité, aide à établir un budget prévisionnel et à garder un œil sur la trésorerie de l’entreprise.

Son objectif ? Pérenniser la santé financière de votre structure en anticipant d’éventuelles dépenses supérieures aux recettes et en identifiant un besoin en fonds de roulement (BFR).

Alors, comment faire un plan de trésorerie sur Excel ? Cet article vous livre un modèle à télécharger gratuitement, puis vous indique les étapes pour le construire et vous partage conseils et outils afin de réussir vos prévisions de trésorerie.

Avant d’entrer dans la théorie et dans l’explication des différentes étapes à suivre pour élaborer votre plan de trésorerie sur Excel, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit à télécharger.

Avec cette synthèse Excel de l’état de votre trésorerie, vous automatisez :

• le calcul des totaux d’encaissements et de décaissements,
• le calcul du solde de trésorerie,
• le report du solde de trésorerie comme solde de début du mois suivant.

Le plan de trésorerie est un document comptable sous forme d’un tableau qui comprend :

• les encaissements, ou entrées d’argent : fonds propres, crédits, aides au financement, etc.
• les décaissements, ou sorties d’argent : investissements mobiliers et immobiliers, salaires, charges, etc.

Cet outil de pilotage de la trésorerie consigne toutes les entrées et les sorties d’argent mois par mois, dans le but d’en calculer la différence : le solde de trésorerie.

On parle également de plan de trésorerie prévisionnel, car il est établi en amont de la période concernée pour anticiper les éventuels manques de trésorerie. Le plus souvent, on l’établit sur 12 mois, parfois sur 3 ans.

Enfin, plan de trésorerie et budget de trésorerie désignent le même tableau visant à calculer la différence entre dépenses et recettes, ainsi qu’à identifier le besoin en fonds de roulement (BFR), c’est-à-dire en trésorerie nécessaire pour couvrir les dépenses prévues.

Bon à savoir : le plan de trésorerie diffère du plan de financement ainsi que du bilan prévisionnel :

• Le plan de trésorerie recense mois par mois les dépenses et les recettes dans le but d’anticiper d’éventuelles périodes creuses et de trouver le meilleur moyen de les compenser, à un autre moment de l’année, sans mettre en péril vos finances.
  
  
• Le plan de financement, initial et prévisionnel, mesure la faisabilité financière de votre projet d’entreprise.
  
  
• Enfin, généralement élaboré dans le cadre d’un business plan, le bilan prévisionnel fait état du patrimoine de l’entreprise à un instant donné, souvent à la clôture d’un exercice comptable.

Le plan de trésorerie s’établit à différentes occasions :

• au moment de la création d’entreprise, en même temps que les autres documents composant le prévisionnel financier de votre business plan ;
• quand vous souhaitez faire un investissement important ;
• tout au long de la vie de votre entreprise, pour vous assurer de sa capacité à se développer dans de bonnes conditions financières.

Lorsque vous créez une entreprise et la faites évoluer, votre chiffre d’affaires n’est pas linéaire, votre plan de trésorerie doit prendre en compte la progression de l’activité.

Intégrez également la saisonnalité : une période estivale calme, par exemple, a une incidence sur l’activité et le chiffre d’affaires, et donc potentiellement sur votre besoin en fonds de roulement.

Pour élaborer un plan de trésorerie, il est important de connaître les éléments à prendre en compte.

Il s’agit des entrées d’argent, ou recettes, comme :

• le chiffre d’affaires TTC résultant de la vente de biens ou de prestations de services,
• le capital social de départ,
• les apports en compte courant (avances de fonds réalisées par les associés),
• les emprunts bancaires,
• les subventions et aides publiques comme un crédit d’impôt par exemple,
• les sommes reçues au titre d’investissements.

Il vous faut également tenir compte des entrées d’argent à venir :

• la facturation client, en n’oubliant pas de prendre en compte la TVA,
• les augmentations de capital, le cas échéant,
• d’éventuels remboursements de crédit de TVA ou Urssaf,
• des primes pour l’emploi, etc.

Au niveau des postes de décaissements, vous devez considérer les sorties d’argent nécessaires au fonctionnement de votre activité :

• les charges fixes,
  • le loyer,
  • les salaires ainsi que les charges sociales et patronales,
  • les assurances, etc.
• les charges variables :
  • les frais fournisseurs,
  • les frais logistiques,
  • la part variable des salaires, etc.

En fonction des éléments que nous avons précisés ci-dessus, la première étape consiste à lister avec précision tous vos encaissements et décaissements.

Le plan de trésorerie doit être exhaustif et retranscrire tout ce qu’il se passe sur le compte en banque de l’entreprise ; chaque encaissement ou décaissement est pris en compte toutes charges comprises (TTC), et non hors taxes (HT).

💡 Notre conseil au niveau des décaissements : ne sous-estimez pas vos besoins ; un prêt insuffisant ou un manque de trésorerie, et vous n’aurez pas les moyens de vos ambitions.

• Vous ne savez pas comment chiffrer une dépense ? Demandez des devis pour obtenir une évaluation des frais que vous devrez dépenser.
  
  
• Ajoutez une ligne « Divers » à votre tableau, qui correspond à 5 % de vos dépenses, pour vous assurer une petite marge de sécurité.

Calculer le solde de trésorerie mensuel revient à calculer la différence entre les encaissements et les décaissements à la fin de chaque mois.

Pour calculer le solde de trésorerie en fin de mois :

ℹ️  Prenez en compte les délais de paiement pratiqués dans votre secteur d’activité. Par exemple, si vous avez émis une facture payable à 30 jours fin de mois en janvier, votre client a jusqu’à la fin du mois de février pour vous payer : les recettes de cette vente sont alors à estimer pour le mois de février et non de janvier.

Vos prévisions mensuelles indiquent un solde négatif à la fin d’un ou de plusieurs mois ? Des ajustements sont nécessaires pour revenir dans le vert : soit en revoyant à la baisse les décaissements, soit en revoyant à la hausse les encaissements.

Quelques pistes à explorer pour éviter un solde négatif :

• revoir votre mode de facturation pour être payé plus rapidement en jouant sur les délais de paiement ;
• relancer vos clients pour qu’ils règlent leurs factures, voire envisager l’affacturage ;
• réévaluer la priorité de certaines dépenses de fonctionnement : est-il possible de décaler certaines dépenses pour éviter un trou de trésorerie ?
• envisager une augmentation de trésorerie pour mieux couvrir vos besoins, comme une augmentation de capital, un apport de fonds propres, un emprunt bancaire, etc. ;
• repenser voire auditer votre modèle économique pour éviter une trésorerie négative trop importante ou trop longtemps, ce qui mettrait en péril la rentabilité de votre entreprise.

Vous savez désormais comment réaliser un plan de trésorerie. Il existe néanmoins quelques écueils à éviter, si vous ne souhaitez pas vous retrouver avec un calcul complètement faussé.

Citons notamment :

• Ne pas mettre régulièrement à jour le document. Nous l’avons vu, le plan de trésorerie s’établit pour une longue période, pouvant s’étendre de 12 mois à 3 ans. C’est pourquoi nous vous recommandons de l’actualiser souvent, de façon mensuelle par exemple, afin que vos prévisions intègrent tout nouvel élément (contrat, dépense imprévue, etc.) qui impacterait votre trésorerie, de manière positive ou négative.
  
  
• Négliger les retards de paiement. Même en tenant compte des délais de règlement en vigueur dans votre secteur, vous n’êtes pas à l’abri de retards de paiement de la part de certains de vos clients. Nous vous invitons donc à prévoir une marge de sécurité en ce sens.
  
  
• Ne pas être assez exhaustif. Certains professionnels ne tiennent pas compte de certaines petites sommes lors de l’élaboration ou de la mise à jour de leur plan de trésorerie. Or, mises bout à bout, elles peuvent changer fortement la donne. Veillez à considérer toutes vos dépenses et à les intégrer, par exemple, dans la ligne « Divers ».

Excel est une bonne première approche pour gérer votre trésorerie et automatiser certains calculs avec des formules. Cependant, maintenir manuellement ce tableur peut être fastidieux, d’autant plus si l’environnement Excel ne vous est pas familier.

✅  En quoi un logiciel de trésorerie peut-il vous être bénéfique ? En plus de consigner mois par mois vos encaissements et décaissements, et de calculer votre solde de trésorerie, un tel outil vous permet :

• de garder un œil en temps réel sur votre trésorerie grâce à des tableaux de bord et d’être alerté en cas de solde négatif ;
• d’opérer le rapprochement bancaire automatiquement avec votre compte : chaque opération débitrice ou créditrice sur votre compte bancaire est reportée dans votre suivi de trésorerie ;
• de traiter automatiquement votre compte de résultat ;
• de maîtriser votre gestion commerciale, dans certains cas, en émettant des devis et factures et en gérant les impayés ;
• de calculer automatiquement la TVA ;
• de mieux communiquer avec votre expert-comptable à qui vous pouvez donner un accès à l’outil.

🛠️ Quel logiciel de trésorerie choisir ?

• Evoliz offre aux petites structures un suivi et un pilotage en temps réel de leur trésorerie notamment grâce à :
  • l’accès à des graphiques et à des rapports pour gagner en visibilité sur leur activité : CA cumulé, entrées et sorties, échéances des factures, etc. ;
  • l’enregistrement automatique des factures et des dépenses dans le budget prévisionnel ;
  • la définition de règles de budget pour planifier les paiements récurrents.
    
    
• Fygr offre aux TPE et aux PME un outil complet de gestion et prévisions de trésorerie :
  • récupération des données bancaires en temps réel grâce à la synchronisation des différents comptes en banque de l’entreprise,
  • construction simplifiée d’un tableau de suivi personnalisé de la trésorerie,
  • construction d’un plan de trésorerie à l’aide d’un moteur de prévisions automatiques,
  • logiciel facile à utiliser, même sans compétences en comptabilité.
    
    
• Kyriba offre aux entreprises existantes souhaitant aller plus loin dans l’automatisation de leur gestion de trésorerie :
  • plus de visibilité sur la trésorerie et les liquidités en temps réel,
  • la simplification des prévisions de trésorerie,
  • une aide à prendre des décisions financières pour soutenir l’activité dans la bonne direction.
    
    
• Quickbooks Trésorerie offre aux entrepreneurs et aux petites entreprises :
  • la synchronisation avec leur banque pour actualiser la trésorerie en temps réel,
  • un avertissement de toutes les entrées et sorties d’argent dans Quickbooks, notamment du chiffre d’affaires mis à jour dès qu’une facture est réglée,
  • une facilité d’utilisation et un prix abordable.

Le plan de trésorerie peut effrayer les entrepreneur·es qui ont la bonne idée, mais ne sont pas très ami·es avec les chiffres de prime abord.

Prenez le temps de le faire correctement en vous appuyant sur un modèle ou en vous aidant d’un outil. Une visibilité et un suivi clair de votre trésorerie sont la condition sine qua non de la stabilité financière de votre activité.

Pourquoi ne pas vous rapprocher d’un expert-comptable pour vous aider dans sa réalisation ?

Entrepreneur·ses aguerris, quels sont vos secrets pour maîtriser la gestion de votre trésorerie ?