Comment faire un plan de trésorerie ? 4 étapes pour pérenniser votre activité

Le plan de trésorerie est essentiel pour une gestion financière saine de votre entreprise. Cet outil, qui recense mois par mois les flux de trésorerie (encaissements et décaissements) liés à votre activité, aide à établir un budget prévisionnel et à garder un œil sur la trésorerie de l’entreprise.

Son objectif ? Pérenniser la santé financière de votre structure en anticipant d’éventuelles dépenses supérieures aux recettes et en identifiant un besoin en fonds de roulement (BFR).

Alors, comment faire un plan de trésorerie ? Cet article vous indique les étapes pour le construire et vous partage conseils et outils pour réussir vos prévisions de trésorerie et éviter les mauvaises surprises. Vous êtes une association ? Nous répondons aussi à vos questions !

• Qu’est-ce qu’un plan de trésorerie ?
  • Plan de trésorerie : définition
  • Plan de trésorerie et plan de financement : quelles différences ?
  • Plan de trésorerie et business plan
• Comment faire un plan de trésorerie ? 4 étapes à suivre
  • 1. Identifier les encaissements
  • 2. Identifier les décaissements
  • 3. Calculer le solde de trésorerie mois par mois
  • 4. Anticiper et réagir face à un solde de trésorerie négatif
• Comment simplifier la gestion de la trésorerie ?
  • [Modèle gratuit] Synthèse Excel de plan de trésorerie à télécharger
  • Automatiser la trésorerie avec un logiciel dédié
• Cas particulier : le plan de trésorerie d’association
  • Similitudes avec un plan de trésorerie d’une entreprise
  • Particularités du plan de trésorerie d’association
  • Simplifier la gestion de trésorerie d’une association
• Un plan de trésorerie bien réalisé = jackpot assuré !

Qu’est-ce qu’un plan de trésorerie ?

Plan de trésorerie : définition

Le plan de trésorerie est un document comptable sous forme d’un tableau qui comprend :

• les encaissements, ou entrées d’argent : fonds propres, crédits, aides au financement, etc.
• les décaissements, ou sorties d’argent : investissements mobiliers et immobiliers, salaires, charges, etc.

Cet outil de pilotage de la trésorerie consigne toutes les entrées et les sorties d’argent mois par mois, dans le but d’en calculer la différence : le solde de trésorerie.

On parle également de plan de trésorerie prévisionnel, car il est établi en amont de la période concernée pour anticiper les éventuels manques de trésorerie. Le plus souvent, on l’établit sur 12 mois, parfois sur 3 ans.

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N.B. Plan de trésorerie et budget de trésorerie désignent le même tableau visant à calculer la différence entre dépenses et recettes ainsi qu’à identifier le besoin en fonds de roulement (BFR), c’est-à-dire en trésorerie nécessaire pour couvrir les dépenses prévues.

Plan de trésorerie et plan de financement : quelles différences ?

👉 Le plan de trésorerie recense mois par mois les dépenses et les recettes dans le but d’anticiper d’éventuelles périodes creuses et de trouver le meilleur moyen de les compenser, à un autre moment de l’année, sans mettre en péril vos finances.

Le plan de trésorerie aide à visualiser rapidement :

• le solde de trésorerie à la fin d’un mois,
• en conséquence, la trésorerie disponible au début du mois suivant,
• le solde de trésorerie cumulé d’un mois sur l’autre.

👉 Le plan de financement, initial et prévisionnel, mesure la faisabilité financière de votre projet d’entreprise. Il sert à évaluer vos besoins de financement, et comment réunir les capitaux nécessaires à votre développement.

C’est un élément clé à présenter à des banquiers ou à des investisseurs si vous cherchez des financements pour votre projet d’entreprise. Il présente clairement les ressources comme les besoins de financement pour faire fonctionner votre entreprise.

Plan de trésorerie et business plan

Le plan de trésorerie est établi au moment de la création d’entreprise, en même temps que les autres documents composant le prévisionnel financier de votre business plan, ou quand vous souhaitez faire un investissement pour la développer, par exemple.

Lorsque vous créez une entreprise, votre chiffre d’affaires n’est pas linéaire : votre plan de trésorerie doit prendre en compte la progression de l’activité. Intégrez également la saisonnalité : une période estivale calme par exemple a une incidence sur l’activité et le chiffre d’affaires, et donc potentiellement sur votre besoin en fonds de roulement.

Comment faire un plan de trésorerie ? 4 étapes à suivre

1. Identifier les encaissements

Commencez par lister toutes les entrées d’argent ou recettes, comme :

• le chiffre d’affaires TTC résultant de la vente de biens ou de prestations de services,
• le capital social de départ,
• les apports en compte courant (avances de fonds réalisées par les associés),
• les emprunts bancaires,
• les subventions et aides publiques comme un crédit d’impôts par exemple,
• les sommes reçues au titre d’investissements.

Estimez également les entrées d’argent à venir :

• la facturation client, en n’oubliant pas de prendre en compte la TVA,
• les augmentations de capital, le cas échéant,
• d’éventuels remboursements de crédit de TVA ou URSSAF,
• des primes pour l’emploi, etc.

💡 Le plan de trésorerie doit être exhaustif et retranscrire tout ce qu’il se passe sur le compte en banque de l’entreprise ; chaque encaissement ou décaissement est pris en compte toutes charges comprises (TTC), et non hors taxes (HT).

2. Identifier les décaissements

Ensuite, listez les sorties d’argent nécessaires au fonctionnement de votre activité :

Charges fixes

• les dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise :
  • achat ou location de locaux,
  • factures d’eau, d’électricité, de téléphone, d’abonnement internet,
  • achat de mobilier,
  • achat d’outils de travail (matériel informatique, machines, véhicules, par exemple),
  • achat de licences ou abonnements à des logiciels,
  • fournitures,
• les assurances,
• les salaires et charges,
• les investissements,
• les frais bancaires, remboursements et intérêts d’emprunts,
• les impôts (CFE : cotisation foncière des entreprises, impôts sur les sociétés, TVA le cas échéant).

Charges variables

• le paiement de vos fournisseurs pour les achats de matières premières,
• les frais logistiques,
• les frais de déplacement,
• le paiement de vos prestataires (avocat, expert-comptable, sous-traitants),
• les réductions de capital,
• les reprises d’apport en compte courant.

💡 Notre conseil : ne sous-estimez pas vos besoins ; un prêt insuffisant ou un manque de trésorerie, et vous n’aurez pas les moyens de vos ambitions.

• Vous ne savez pas comment chiffrer une dépense ? Demandez des devis pour obtenir une évaluation des frais que vous devrez dépenser.
• Ajoutez une ligne « Divers » à votre tableau qui correspond à 5 % de vos dépenses pour vous assurer une petite marge de sécurité.

3. Calculer le solde de trésorerie mois par mois

Calculer le solde de trésorerie mensuel revient à calculer la différence entre les encaissements et les décaissements à la fin de chaque mois.

Pour calculer le solde de trésorerie en fin de mois :

trésorerie en fin de mois = trésorerie en début de mois + encaissements du mois — décaissements du mois

Source : Agicap

ℹ️ Prenez en compte les délais de paiement pratiqués dans votre secteur d’activité. Par exemple, si vous avez émis une facture payable à 30 jours fin de mois en janvier, votre client a jusqu’à la fin du mois de février pour vous payer : les recettes de cette vente sont alors à estimer pour le mois de février et non de janvier.

4. Anticiper et réagir face à un solde de trésorerie négatif

Vos prévisions mensuelles indiquent un solde négatif à la fin d’un ou de plusieurs mois ? Des ajustements sont nécessaires pour revenir dans le vert : soit en revoyant à la baisse les décaissements, soit en revoyant à la hausse les encaissements.

Quelques pistes à explorer pour éviter un solde négatif :

• revoir votre mode de facturation pour être payé plus rapidement en jouant sur les délais de paiement ;
• relancer vos clients pour qu’ils règlent leurs factures, voire envisager l’affacturage ;
• réévaluer la priorité de certaines dépenses de fonctionnement : est-il possible de décaler certaines dépenses pour éviter un trou de trésorerie ?
• envisager une augmentation de trésorerie pour mieux couvrir vos besoins, comme une augmentation de capital, un apport de fonds propres, un emprunt bancaire, etc. ;
• repenser voire auditer votre modèle économique pour éviter une trésorerie négative trop importante ou trop longtemps, ce qui mettrait en péril la rentabilité de votre entreprise.

Comment simplifier la gestion de la trésorerie ?

[Modèle gratuit] Synthèse Excel de plan de trésorerie à télécharger

Place à la pratique ! Vous avez maintenant compris la théorie concernant le plan de trésorerie, mais hésitez encore dans sa mise en pratique ? Pas de panique, nous avons créé pour vous un modèle gratuit à télécharger.

Avec cette synthèse Excel de l’état de votre trésorerie, vous automatisez :

• le calcul des totaux d’encaissements et de décaissements,
• le calcul du solde de trésorerie,
• le report du solde de trésorerie comme solde de début du mois suivant.

Automatiser la trésorerie avec un logiciel dédié

Excel est une bonne première approche pour gérer votre trésorerie et automatiser certains calculs avec des formules. Cependant, maintenir manuellement ce tableur peut être fastidieux, d’autant plus si l’environnement Excel ne vous est pas familier.

✅ En quoi un logiciel de trésorerie peut-il vous être bénéfique ? En plus de consigner mois par mois vos encaissements et décaissements, et de calculer votre solde de trésorerie, un tel outil vous permet :

• de garder un œil en temps réel sur votre trésorerie grâce à des tableaux de bord et d’être alerté en cas de solde négatif ;
• d’opérer le rapprochement bancaire automatiquement avec votre compte : chaque opération débitrice ou créditrice sur votre compte bancaire est reportée dans votre suivi de trésorerie ;
• de traiter automatiquement votre compte de résultat ;
• de maîtriser votre gestion commerciale, dans certains cas, en émettant des devis et factures et en gérant les impayés ;
• de calculer automatiquement la TVA ;
• de mieux communiquer avec votre expert-comptable à qui vous pouvez donner un accès à l’outil.

🛠️ Quel logiciel de trésorerie choisir ?

• Kyriba offre aux entreprises existantes souhaitant aller plus loin dans l’automatisation de leur gestion de trésorerie :
  • plus de visibilité sur la trésorerie et les liquidités en temps réel,
  • la simplification des prévisions de trésorerie,
  • une aide à prendre des décisions financières pour soutenir l’activité dans la bonne direction.
     
• Quickbooks Trésorerie offre aux entrepreneurs et aux petites entreprises :
  • la synchronisation avec leur banque pour actualiser la trésorerie en temps réel,
  • un avertissement de toutes les entrées et sorties d’argent dans Quickbooks, notamment du chiffre d’affaires mis à jour dès qu’une facture est réglée,
  • une facilité d’utilisation et un prix abordable.

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© Exemple d’interface pour gérer votre trésorerie avec Quickbooks

Cas particulier : le plan de trésorerie d’association

Vous gérez une association ou en êtes le·la trésorier·e ? Vous devez, à l’instar des entreprises, garder un œil sur votre trésorerie, mois par mois, par le biais d’un plan de trésorerie.

Similitudes avec un plan de trésorerie d’une entreprise

L’objectif et le fonctionnement du plan de trésorerie d’association sont les mêmes que pour une entreprise : consigner mensuellement les encaissements et les décaissements afin de prévoir les manques de trésorerie et les éviter.

Particularités du plan de trésorerie d’association

Une association est à but non lucratif. Ses principales recettes sont les cotisations des adhérents, les dons et les subventions, le plus souvent provenant d’une collectivité locale.

Il est toutefois possible que votre association ait des recettes issues de ventes. Sous réserve de remplir certaines conditions, vous pouvez alors bénéficier d’une exonération sur les impôts commerciaux normalement appliqués (TVA, impôts sur les sociétés et cotisation financière des entreprises).

Le besoin en fonds de roulement d’une association est généralement négatif, car le plus souvent, les cotisations d’adhérents perçues en début d’année couvrent les dépenses de l’année à venir. Si votre budget prévisionnel est correctement réalisé en début d’exercice, alors vous avez moins de risques de devoir trouver de nouvelles sources de financement pour combler des difficultés de trésorerie.

Simplifier la gestion de trésorerie d’une association

Vous êtes responsable de la trésorerie de votre association mais vous n’avez que peu de temps à y consacrer en plus de votre activité professionnelle ? Ou bien vous êtes salarié·e d’une association et souhaitez optimiser sa gestion de trésorerie ? Sachez qu’il existe des outils dédiés à la gestion financière et comptable des associations pour vous faciliter la tâche.

C’est par exemple le cas d’AssoConnect qui :

• simplifie la saisie des dépenses et des recettes de votre association ;
• donne un aperçu rapide et simplifié de votre trésorerie ;
• se connecte à votre banque pour vérifier que votre comptabilité d’association est en règle ;
• centralise vos écritures comptables ;
• simplifie le dépôt de chèques des adhérent·es.

Un plan de trésorerie bien réalisé = jackpot assuré !

Le plan de trésorerie peut effrayer les entrepreneur·ses qui ont la bonne idée mais ne sont pas très ami·es avec les chiffres de prime abord. Prenez le temps de le faire correctement en vous appuyant sur un modèle ou en vous aidant d’un outil. Une visibilité et un suivi clair de votre trésorerie sont la condition sine qua non de la stabilité financière de votre activité.

Pourquoi ne pas vous rapprocher d’un expert-comptable pour vous aider dans sa réalisation ? Entrepreneur·ses aguerris, quels sont vos secrets pour maîtriser la gestion de votre trésorerie ?