[Etude de cas] Comment optimiser ses process pour augmenter sa trésorerie

Le monde de l’entreprise comporte un millier de facettes. Parmi ces facettes, certaines sont si importantes qu’elles peuvent être le début de la fin. Ou, soyons optimistes, le début de la réussite.

La trésorerie, on le sait, c’est capital… voire essentiel. Mais comment gagner en trésorerie ? Ça, l’entrepreneur ne le sait pas toujours.

En reprenant la société familiale, Antony Bouteiller, dirigeant de la société Assistance Frigorifique, démarre une nouvelle aventure avec de nombreuses ambitions et un impératif de taille : devoir composer avec l’existant.

Alors, comment optimiser les process d’une belle TPE ? Comment rationaliser et repenser une structure forte de 25 années d’existence ? Le temps d’une interview, Antony Bouteiller revient sur le chemin parcouru par l’équipe d’Assistance Frigorifique, et nous explique pourquoi il a fait appel à Evoliz pour les accompagner.

Spécialisée dans l’intervention sur les systèmes de froid auprès des particuliers (climatisation, pompes à chaleur), mais aussi des professionnels (industries, restauration, agroalimentaires, entreprises des secteurs du froid), la société a été fondée en 1994 et s’est installée dans la zone industrielle de la commune de Saint Gelais. Leur volonté est affirmée : offrir aux clients des prestations de qualité grâce à du matériel performant et une main d’œuvre qualifiée. Aujourd’hui, sept personnes œuvrent au quotidien pour satisfaire la clientèle.

Lorsqu’il décide de reprendre la société familiale, Antony Bouteiller se confronte à 3 problématiques majeures :

• L’équipement logiciel est géré en local, il est également coûteux et énergivore. Antony étant basé à Toulouse, il travaille en grande partie à distance ce qui nécessite d’avoir accès à la gestion de la société partout et tout le temps.
   
• 3 outils différents sont utilisés pour gérer le commercial, la comptabilité et les devis. Il s’aperçoit que ces outils ne sont pas interconnectables et il constate une perte de temps (triple saisie de la base client) et un risque d’erreur accru.
   
• Le gérant n’a pas de visibilité globale sur sa situation comptable. Il souhaite piloter en temps réel ses ventes et achats afin d’anticiper la situation financière de la société et mettre en lumière les points d’amélioration.

Fort d’un parcours professionnel riche et d’une maîtrise des logiciels de gestion dédiés aux grands groupes, Antony Bouteiller se met en quête d’une solution logicielle similaire, mais adaptée aux petites structures. Après avoir testé près de 5 logiciels différents, il se lance courant 2019, à la découverte d’Evoliz. Par son ADN, Evoliz solutionne plusieurs problématiques du gérant :

• d’abord son mode SaaS (100 % en ligne, aucun téléchargement), qui lui permet de tout gérer à distance,
   
• ensuite, la palette de fonctionnalités (vente, achat, banque) qui rendent possible la centralisation de toute l’activité sur un logiciel unique. Il retrouve également chez Evoliz plusieurs fonctionnalités rares sur les logiciels généralistes, notamment les factures de situation et la gestion de stock simplifiée qui sont nécessaires à son activité.

Parmi les logiciels initialement testés, certains vont plus loin dans les fonctionnalités proposées, mais la lourdeur et la complexité d’utilisation ne conviennent pas à l’équipe d’Antony. Comptable, commercial, technicien… chez Assistance frigorifique, tout le monde doit réussir à utiliser le logiciel… et sans nœud au cerveau !

Après quelques échanges avec le service client pour allonger sa période d’essai et ainsi tester la reprise d’historique via import de données, Antony se lance et fait le choix du logiciel à la banane !

Le choix d’une solution logicielle repose également sur les garanties qu’elle procure. L’évolution de l’outil conjointement à celle de la législation est un gage de qualité. Toutefois, il est possible pour les éditeurs d’aller plus loin en se pliant à un audit annuel pour obtenir la certification NF203 — loi antifraude à la TVA.

Chaque entrepreneur est conscient que des documents non conformes peuvent entraîner de nombreux désagréments pour l’entreprise (impayés plus fréquents, impossibilité de solliciter un recouvrement judiciaire, contrôles fiscaux…).

Antony Bouteiller a donc profité de ce changement de logiciel pour sécuriser son processus commercial : ajout des conditions générales de ventes sur chaque devis de manière automatique, création en un clic des bons de livraison, facturation avec toutes les mentions obligatoires…

Grâce à la certification NF203, Evoliz met en place des garde-fous au sein même du logiciel. On ne peut pas faire d’erreur. Ainsi, Assistance Frigorifique est assuré de facturer en toute légalité !

Avec une gestion plus précise et plus complète des devis, le chef d’entreprise a pu sécuriser son processus de vente et dispose désormais d’un document officiel d’engagement. Le devis est envoyé via web document, son prospect peut facilement l’accepter, le mettre en attente ou le refuser. L’équipe d’Assistance Frigorifique valide la bonne réception du document, visualise son statut et agit en conséquence : une méthode efficace pour convertir de nouveaux clients. Cela lui permet également d’avoir une visibilité sur le taux de conversion et sur le carnet de commandes en temps réel. Un plus pour la gestion financière de l’entreprise !

Chaque journée de retard pour facturer un client est un jour de trésorerie perdu. L’idéal est de facturer tout de suite, dès la fin de l’intervention. L’outil numérique peut permettre de gagner du temps sur la création de la facture, mais également sur l’envoi du document : sur Evoliz, directement par email, par courrier, par fax digitalisé ou encore via Chorus Pro pour les clients de l’Administration Publique. En quelques clics, l’application s’occupe de tout. Plus rapidement envoyées, les factures sont logiquement plus vite payées.

À titre d’exemple le gérant d’Assistance Frigorifique remarque qu’« Avant, il pouvait y avoir entre 2 ou 3 semaines voire 1 mois de délai entre la fin de l’intervention et la facturation, aujourd’hui au 31 du mois, on a facturé tout le mois ».

Et pour accélérer encore l'encaissement, le client peut payer directement sa facture en ligne via les applications PayPal, Payzen, Stripe - Payplug à venir - ou être prélevé par l'entreprise à travers la connexion à GoCardless.

Il est évident que pour maîtriser sa trésorerie, Antony a besoin de connaître en temps réel l’état de ses dépenses passées et de celles à venir. Même si Assistance Frigorifique n’a pas encore investi à 100 % la partie achat, le chef d’entreprise est déjà conscient d’avoir considérablement amélioré la traçabilité de leurs dépenses.

Désormais, il peut :

• connaître l’état de ses factures fournisseur : à régler, paiements effectués, en retard de paiement…
• avoir une visibilité quasi directe de ses charges et du poids respectif de chaque catégorie afin de rationaliser si besoin.
• suivre l’évolution des prix de ses fournisseurs pour négocier ses contrats et réduire ses coûts.

On oublie régulièrement qu’une bonne relation avec ses fournisseurs est aussi essentielle qu’avec ses clients. C’est pourquoi il est important de respecter leurs délais de paiement pour :

• assurer la durabilité et la qualité de sa collaboration - et pourquoi pas négocier des conditions de paiement particulières,
• préserver le bon fonctionnement de tout le processus de vente.

Après plus d’une année d’utilisation du logiciel Evoliz, le bilan est positif pour l’équipe d’Assistance Frigorifique et les progrès sont facilement mesurables. Pour Antony Bouteiller, la gestion à distance de la société et le suivi quotidien sont désormais possibles grâce à « un outil simple et une interface agréable ». Changer d’outil est pourtant — très souvent — une étape difficile ! Bousculer les habitudes de travail, former les salariés… dur dur ! Pour Assistance Frigorifique, les notes de frais remboursées plus rapidement grâce à Evoliz, et les formations en ligne gratuites ont fait adhérer l’équipe en un rien de temps… Et avec la banane ! Une trésorerie en meilleure santé et plus de sérénité avec + 22 000 € en moyenne à chaque fin de mois !