Comprendre et gérer votre besoin de trésorerie pour qu’il ne soit plus un problème

Chaque entreprise ne le sait que trop bien, la trésorerie revêt une importance capitale : elle garantit la capacité de la société à honorer ses obligations financières, mais aussi à investir dans son propre développement. Mieux vaut en prendre soin !

Mais, en dépit d’un chiffre d’affaires qui se porte bien, il arrive que le cash vienne à manquer… parfois dangereusement 😰. Il importe alors de comprendre quels facteurs engendrent un tel phénomène pour mieux anticiper, mais aussi de savoir comment financer un besoin de trésorerie urgent le cas échéant.

Les possibilités et les solutions qui s’offrent à vous sont nombreuses. On fait le point dans cet article coécrit avec Eric Desquatrevaux, Directeur associé et fondateur d'Avizo.

Le besoin de trésorerie définit la situation dans laquelle une entreprise ne dispose plus d’assez de liquidités pour assurer ses diverses dépenses, notamment :

• le paiement des salaires ;
• le règlement des fournisseurs ;
• les frais courants tels que les coûts de location ou d’entretien des locaux.

💡 Cette notion se rapproche de celle de Besoin en Fonds de Roulement (BFR), désignant les décalages de flux de trésorerie courants dus au cycle d’exploitation.

La plupart des organisations, même celles dont l’activité fonctionne correctement, sont confrontées à ce besoin de trésorerie. En particulier lorsqu’il résulte de facteurs structurels ; on vous en parle juste après.

👉 Ici, nous sommes sur les facteurs se rapportant aux caractéristiques intrinsèques à l’activité d’une entreprise, et qui affectent régulièrement sa trésorerie.

La plupart des organisations, en particulier celles qui exercent en BtoB, octroient des délais de paiement assez longs à leurs clients, s’élevant parfois jusqu’à 60 jours.

😬 Le hic, c’est qu’elles ont déjà engagé des frais pour :

• fournir le produit ou service au client ;
• mener correctement leurs activités de façon générale.

Et ça, ça crée un décalage de trésorerie évident.

Pour rester dans la thématique des délais de paiement, s’ils sont trop courts du côté de vos fournisseurs, vous vous retrouvez contraint de débourser des fonds plus rapidement que vous ne générez de revenus.

Un stock trop important constitue aussi un facteur de besoin de trésorerie, puisqu’il faut le payer avant de parvenir à le vendre pour combler le décalage. En d’autres termes, il immobilise des fonds sans générer de revenus immédiats, limitant ainsi la disponibilité de liquidités nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

☝️ D’où l’intérêt de suivre un processus de gestion de stock bien rodé, afin d’éviter le sur-stockage tout en assurant la disponibilité des produits auprès des clients.

L'investissement (achat d'actifs fixes, financement de projets de développement, etc.) peut engendrer un besoin structurel de trésorerie.

En effet, l’opération nécessite des sorties de fonds importantes à court terme… dans le but de stimuler la croissance et la rentabilité à long terme. Mais il s’écoule un laps de temps avant qu’elle ne génère réellement des bénéfices ⏳.

Enfin, la saisonnalité entraîne souvent des fluctuations importantes dans la trésorerie.

👉 Par exemple, une station de ski connaît des pics d'activité et de revenus pendant les mois d'hiver, mais fait face à des périodes plus creuses durant l'été.

Cette variation entraîne des déséquilibres temporaires entre les entrées et les sorties d’argent, nécessitant une gestion prudente pour assurer la stabilité financière tout au long de l'année.

👉 Parfois, le besoin de trésorerie augmente nettement par rapport à ce qui est communément admis. Divers facteurs sont en cause, quelquefois difficiles à anticiper, et plus préjudiciables.

Dans tous les cas, gérer correctement votre trésorerie limitera grandement les conséquences des facteurs structurels, mais aussi conjoncturels.

Une croissance soudaine, et donc la nécessité de répondre à une demande en hausse, augmente considérablement le besoin de trésorerie :

• divers investissements (dans du matériel, des logiciels, des locaux, etc.) ;
• embauche de personnel supplémentaire ;
• augmentation des stocks.

Tout ceci entraîne une sortie de cash importante à court terme, avant que l’entreprise ne génère suffisamment de revenus pour se rentabiliser.

Là, on n’est plus dans les délais de règlement convenus évoqués plus haut.

Il s’agit ici de réels retards de paiement, de clients qui contreviennent aux règles… vous mettant ainsi dans le rouge, puisque le phénomène de décalage décrit précédemment s’accentue !

☝️ Sans compter que si la situation s’envenime, il vous faudra probablement entamer des procédures judiciaires coûteuses, qui déséquibreront encore davantage vos finances.

Enfin, quand on parle de facteurs difficiles à anticiper, on pense forcément aux événements externes tels que les catastrophes naturelles ou les conflits.

Interruptions dans la chaîne d’approvisionnement, diminution de la demande, clients impactés qui ne peuvent plus payer ou annulent leurs commandes… nombreuses sont les conséquences potentielles susceptibles d’influer sur votre trésorerie.

Pour agir au plus vite en cas de pépin, mieux vaut anticiper votre besoin de trésorerie !

Et pour ce faire, rien de mieux que les prévisionnels de trésorerie. Présentés sous forme de tableau, ils permettent de prévenir les flux de cash sur une durée définie, généralement mensuelle ou trimestrielle.

👉 Voici les étapes à suivre pour leur réalisation :

1. Dressez la liste de tous les encaissements potentiels sur la période étudiée (ventes, prêts, investissements, etc.). Veillez à être le plus exhaustif possible.
2. Faites de même pour les décaissements (paiements aux fournisseurs, salaires, taxes, etc.).
3. Calculez la différence entre les deux.

Bien sûr il s’agit d’une estimation, et mieux vaut effectuer ce calcul le plus régulièrement possible. Le marché et le monde du travail fluctuent constamment !

💡 Pour gagner en justesse dans ce prévisionnel, mais aussi éviter d’y passer des heures par mois, on vous conseille de recourir à un logiciel dédié, si possible simple d’utilisation comme Fygr. À destination des TPE et PME, ce dernier se connecte directement à vos comptes bancaires. Il récupère ainsi vos données en temps réel pour faire état de votre trésorerie à l’instant T. Il vous permet également de construire des prévisionnels en quelques clics seulement, avec possibilité d’intégrer plusieurs scénarios afin de pallier toute éventualité.

Sans surprise, une bonne gestion de trésorerie participe fortement à réduire les décalages de cash néfastes pour votre société.

Cette affirmation est particulièrement avérée pour les facteurs structurels, sur lesquels il est possible d’avoir un réel impact.

Les délais de paiement client constituent une des principales causes d’un Besoin en Fonds de Roulement élevé, et donc d’un besoin de trésorerie.

Pour le réduire, commencez donc par diminuer ces délais autorisés, voire par exiger le règlement comptant. Pour des raisons commerciales évidentes, il est possible de procéder “à la tête du client” (accordez un temps supplémentaire à vos meilleurs clients par exemple).

Et comment éviter les vrais retards de paiement alors ? Ici, il vous faut :

• établir une procédure de relance des factures bien rodée ;
• déployer une politique de gestion du risque client. Par exemple, si vous soupçonnez quelqu’un d’être mauvais payeur, demandez un règlement comptant, voire évitez de faire affaire avec lui.

S’il est intéressant de réduire les délais de paiement clients… il l’est tout autant de rallonger les vôtres auprès de vos fournisseurs ! Autrement dit, il est temps d’enfiler votre casquette de fin négociateur 🧢.

Mais comme les fournisseurs se trouvent parfois dans la même situation que vous niveau trésorerie, mieux vaut leur offrir quelques avantages en retour, comme des contrats à long terme.

💡 Autre solution : diversifier vos partenaires afin de gagner en flexibilité.

L’objectif ? Éviter le sur-stockage, synonyme d’immobilisation de la trésorerie.

À vous de trouver la méthode la plus adaptée à la réalité de vos activités, puisqu’il importe avant tout d’honorer vos commandes !

👉 Par exemple, une approche JAT (juste à temps) permet de recevoir les livraisons de matières premières ou de produits finis peu de temps avant qu'ils ne soient nécessaires à la production ou la vente.

La méthode du point de commande, quant à elle, consiste à définir à quel moment déclencher un nouvel ordre d’approvisionnement, en fonction de la demande réelle.

🤓 Découvrez d’autres techniques, ainsi que nos précieux conseils, dans notre article dédié à la gestion des approvisionnements.

😱 Un besoin urgent de trésorerie que la mise en pratique des conseils précédents ne permet pas de combler rapidement ?

Pas de panique, il est possible de le financer avant que la situation ne se gâte.

Un des premiers réflexes des entreprises est de se tourner vers les banques afin d’obtenir un prêt. Il convient cependant d’anticiper à la fois :

• les intérêts à payer ;
• les délais nécessaires aux négociations avec l’organisme.

💡 Il existe des dispositifs parfaitement adaptés au besoin de trésorerie, comme le crédit de caisse. Il s’agit en quelque sorte d’un découvert autorisé, permettant de retirer à court terme des fonds de son compte au-delà du solde disponible, jusqu'à un montant convenu.

Cette technique consiste à accorder une réduction à un client, à condition que celui-ci honore plus rapidement sa facture, ou qu’il paie comptant.

Certes, la somme obtenue au final sera moindre, mais vous vous prémunissez de décalages de trésorerie néfastes.

En outre, cette méthode se révèle bien plus simple à déployer que celles impliquant des banques par exemple. Pratique en cas de besoin urgent de trésorerie !

L'affacturage, également connu sous le nom de factoring, désigne un procédé de financement par lequel vous cédez vos créances clients à une société (le factor) en échange d'un paiement immédiat, généralement une avance de trésorerie d'environ 70 % à 90 % de la valeur de la facture.

Le factor se charge ensuite de recouvrer ces créances puis vous verse le solde restant, moins les frais de service, une fois les règlements reçus.

👍 Cette méthode présente un double avantage :

• vous convertissez les créances clients en liquidités immédiates ;
• vous transférez également le risque d’impayés à la société d'affacturage.

La loi Dailly vous permet de céder vos créances commerciales à une institution financière, telle qu'une banque, en échange d'un financement immédiat.

Grâce à cette cession, vous bénéficiez rapidement d'une avance de trésorerie, sans attendre le règlement de vos clients. La banque devient alors titulaire des créances concernées et les recouvre directement auprès des débiteurs.

Toute entreprise est confrontée à un moment ou à un autre de sa vie à un besoin de trésorerie.

Il peut être structurel. La mise en place de bonnes pratiques concourt alors à le réduire.

Il peut être aussi conjoncturel… et donc difficile à anticiper. Dans ce cas, selon l’ampleur, mieux vaut financer rapidement ce besoin de cash, en recourant à des pratiques telles que le crédit de caisse ou l’affacturage.

Quoi qu’il en soit, vos mantras doivent être “anticipation” et “bonne gestion”. Et pourquoi ne pas renforcer vos process avec un soutien logiciel, qui vous fera à coup sûr gagner en précision ?