Longue vie à votre association grâce à une bonne gestion

Longue vie à votre association grâce à une bonne gestion

La gestion de votre association vous paraît complexe ? Le temps que vous y allouez empiète sur celui que vous vouez aux missions plus riches de sens ? Cet article est fait pour vous.

En effet, même si la gestion d’association reste plus simple que celle d’une entreprise, organisation, rigueur, voire conformité légale sont de mise. La crédibilité et la pérennité de votre organisation en dépendent. Par ailleurs, en encadrant correctement votre association, vous pouvez davantage vous consacrer à ce qui a vraiment de la valeur à vos yeux : le message que vous diffusez et la promotion de vos activités.

Alors par où commencer ? Comment vous assurer que votre association répond correctement aux attentes de ses membres et aux obligations légales ?

De l’administratif à la comptabilité, en passant par la fiscalité, nous abordons dans cet article l’ensemble des points essentiels à connaître pour créer puis administrer correctement sur le long terme une association. Et pour simplifier davantage votre gestion et vous faire gagner du temps, nous évoquons les meilleurs logiciels à votre service.

Mais avant d’aller plus loin, attardons-nous sur la définition même de l’association.

Sommaire

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Définition et rôle de l’association

Régie par la loi du 1er juillet 1901, une association se définit comme un groupement associant un nombre minimum de personnes, dites membres de l’association. Concernant ce nombre, notons qu’il existe des singularités :

  • deux membres minimum sont exigés pour une association loi de 1901 ;
  • en revanche, sept membres minimum sont nécessaires pour une association dépendant de la loi de 1908. Cette obligation est effective au moment de la création mais, par la suite, le nombre de membres peut diminuer jusqu’à trois.

💡Savez-vous ce qu’est la loi association de 1908 ? Celle-ci régit les associations dont le siège social se situe dans les départements d’Alsace-Moselle (Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle), départements relevants du droit allemand au moment de la création de la loi 1901.

D’autre part, les membres de l’association doivent se regrouper, sans chercher à réaliser un bénéfice financier, autour d’un objectif commun dont la nature reste en accord avec la législation et l’intégrité du territoire et de la République.

Enfin, notons que le rôle de l’association est consigné dans les statuts de celle-ci. Dans la majorité des cas, ces statuts sont assez libres. Néanmoins, trois clauses y figurent obligatoirement :

  • le nom de l’association,
  • son siège social,
  • son objet : l’objectif en d’autres termes. Celui-ci est particulièrement important, car l’association agira dans les limites de cet objet.

L’objet, et par là-même les ambitions de l’association, peuvent être de natures variées. C’est une des raisons pour lesquelles nous distinguons différents types d’associations.

Les différents types d’association

La loi de 1901 offre beaucoup de liberté pour créer votre association ; la nature de cette dernière dépend alors surtout de vos ambitions.

Les associations de fait, ou non déclarées

Non déclarées en préfecture et ne faisant pas l’objet d’une publication dans le Journal Officiel, les associations de fait sont dépourvues de capacité juridique en tant que personne morale, mais également de siège social. La rédaction des statuts s’avère aussi optionnelle. De ce fait, ce type d’association ne peut obtenir de subvention ou louer un local en son nom.

Nous vous déconseillons donc l’association de fait si vous souhaitez opérer en relation avec des tiers. Dans ce cas, optez plutôt pour l’association déclarée.

Les associations déclarées

Déclarées en préfecture, il s’agit de la forme la plus courante d’association. À l’inverse de la précédente, l’association déclarée constitue une personne morale. Certains avantages en découlent. Elle a notamment la possibilité :

  • d’obtenir des dons ou des subventions,
  • de recevoir des cotisations de la part des membres,
  • d’exercer une action en justice en son nom.

Les associations reconnues d’utilité publique

Pour être reconnue d’utilité publique, l’association adresse une demande auprès du Ministère de l’Intérieur. En parallèle, elle doit répondre à un certain nombre de critères. Citons par exemple :

  • posséder un intérêt général (environnement, lutte contre la pauvreté, éducation, etc.),
  • dépasser le cadre local et avoir un périmètre d’action au minimum national,
  • compter au moins 200 membres.

Pour quel avantage vous demandez-vous ? Au-delà de la légitimité que le statut d’utilité publique apporte, ce type d’association est en mesure de recevoir (en plus des dons manuels) des donations et des legs, incluant notamment des biens immeubles.

Les associations agréées

Enfin, sachez qu’il existe des associations agréées. L’agrément est propre à certains ministères. Il ne découle pas de la loi de 1901.

Ces associations tirent certains bénéfices auprès du ministère concerné, tels que des subventions ou des avantages fiscaux. Mais là aussi, des critères entrent en jeu pour augmenter ses chances d’obtenir le fameux agrément :

  • posséder un intérêt général,
  • opérer avec un mode de fonctionnement démocratique,
  • faire preuve de transparence sur ses finances.

Nous avons donc constaté qu’une association peut revêtir bien des formes, dépendantes de l’objectif initialement fixé. Mais qu’en est-il de l’organisation même de l’association ? Existe-t-il des obligations ?

gestion association

Organisation de l’association

La composition d’une association

En règle générale, l’association s’organise au quotidien autour de membres bien identifiables. Ils constituent le bureau de l’association et assurent les diverses missions relatives à la gestion dans son intégralité.

Ce bureau est obligatoire dès lors qu’il figure dans les statuts, ou dans le cas des associations d’utilité publique ou agréées. Mais quels membres le composent ?

  • le·la président·e : si ses pouvoirs dépendent des statuts de l’association, on lui attribue généralement le rôle de représentant·e et responsable légal de l’association ;
  • le·la secrétaire général·e : ce membre est en charge de la gestion administrative de manière générale ;
  • le·la trésorier·rière : il ou elle gère les aspects fiscaux et financiers de l’organisation.

Soulignons néanmoins qu’une association gagnant en importance verra le nombre des membres de son bureau augmenter avec, par exemple, la présence d’un·e vice-président·e ou d’un·e vice-trésorier·rière.

Une association, quelle que soit son importance, se structure donc essentiellement autour de son bureau, mais aussi grâce à des événements incontournables : les fameuses assemblées générales.

Les assemblées générales

Elles non plus ne sont pas rendues obligatoires par la loi de 1901 (sauf si elles sont prévues dans les statuts de l’association). Mais nous vous conseillons fortement de tenir ces réunions. En effet, elles constituent une occasion privilégiée pour échanger, prendre des décisions, lancer de nouveaux projets, etc.

Nous distinguons deux types d’assemblées générales :

  • les assemblées générales ordinaires (AGO) : plutôt afférentes à la gestion courante, ces assemblées se tiennent de manière prédéfinie, une fois par an par exemple. Les membres de l’association y voient une occasion de valider les comptes, d’élire le nouveau bureau et d’échanger de manière générale sur la vie de l’association.
  • les assemblées générales extraordinaires (AGE) : comme son nom l’indique, elles sont convoquées de manière exceptionnelle, en cas d’événement ou obligation particuliers : modification de l’objet, changement de siège social, dissolution ou fusion de l’association, etc.

Un bureau solide et des assemblées générales régulières établissent les fondations d’une association pérenne, d’autant plus si elle gagne en importance.

Voyons désormais plus en détail quelles actions mettre en place pour gérer correctement l’association au quotidien.

Comment gérer correctement une association ?

La gestion administrative

Les différentes missions administratives

Bien mener une association requiert de la rigueur administrative et un suivi minutieux des différentes missions qui en découlent. Nous avons vu que le ou la secrétaire assure d’ordinaire cette gestion administrative, même s’il n’existe aucune obligation particulière hors statuts, et le cas échéant hors règlement intérieur de l’association.

💡Si le règlement intérieur est rarement obligatoire, nous vous recommandons d’en rédiger un dès lors que votre association gagne en importance. En effet, il est élaboré dans le but de compléter et de préciser les statuts initialement définis.

Parmi les tâches afférentes à la gestion administrative, citons :

  • la correspondance de l’association,
  • la gestion des fichiers adhérents,
  • la rédaction des notes d’information,
  • la publication du journal officiel et des modifications statutaires,
  • la tenue des registres et des archives.

Et certains moments de la vie associative représentent un pic d’activité pour la ou les personnes chargées de l’administration. Tel est le cas, par exemple, des assemblées générales.

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Le cas de la gestion des assemblées générales

Le bureau de l’association se confronte à nombre de formalités pour organiser et conduire en bonne et due forme les assemblées générales, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires :

  • avant l’assemblée générale : établir les convocations et les envoyer par courrier, mail ou SMS. Afin de s’assurer une bonne prise de connaissance de la date par l’ensemble des membres, veillez à les expédier au moins 10 jours avant ;
  • pendant l’assemblée générale : rédiger la feuille de présence afin de vous assurer du respect du quorum, c’est-à-dire du nombre de personnes minimum requis pour valider les délibérations ;
  • après l’assemblée générale : écrire le procès-verbal, document spécifiant les différents éléments de l’assemblée tels que le quorum, l’ordre du jour, les décisions prises, etc. Ce procès-verbal sera ensuite transmis à tous les membres de l’association.

L’organisation d’événements

Enfin, relevons que la vie d’une association passe beaucoup par l’organisation d’événements. Ceux-ci deviennent rapidement indispensables pour présenter l’association, la promouvoir, faire venir de nouveaux adhérents ou encore obtenir des financements.

Vous êtes tenté·e par l’organisation d’un événement ? Sachez que cela demande beaucoup de travail. De plus, il vous incombe de rester vigilant·e quant aux obligations légales. En effet, dans certains cas (accueil du public, occupation d’un lieu public, événement payant, débit de boissons, loto, etc.), il est obligatoire :

  • de déclarer l’événement auprès de la mairie ou de la préfecture,
  • de prévoir un service d’ordre pour une grosse manifestation,
  • de vous renseigner sur les règles d’affichage et de distribution de prospectus pour votre communication,
  • de mettre en place une billetterie,
  • vous conformer aux règles d’hygiène et de licence, etc.

Avant de vous lancer, prenez donc soin de vous renseigner sur les démarches spécifiques à effectuer en fonction de la nature de votre événement.

💡 Vie courante de l’association, assemblées générales, événements… le ou les gestionnaires administratifs de l’association jouent un rôle important… et chronophage ! Sachez néanmoins qu’il existe des outils spécifiques à la gestion et à la communication des associations.

🛠️ Assoconnect, riche de plus de 50 fonctionnalités, apporte un réel soutien à l’ensemble des membres du bureau.

Vous serez particulièrement satisfait·e de faire appel au logiciel de gestion Assoconnect pour :

  • relancer l’adhérent lors de l’encaissement de sa cotisation,
  • créer et gérer vos campagnes de dons,
  • faciliter la communication avec vos membres grâce à l’envoi d’emails synchronisés avec votre base de données,
  • cibler plus judicieusement votre newsletter grâce aux reportings,
  • créer et alimenter le site de votre association, à votre image,
  • augmenter vos ressources grâce à une boutique en ligne, etc.

Gestion comptable et fiscale

En plus de la gestion administrative, une association requiert qu’une attention particulière soit portée à la comptabilité et à la fiscalité. Vous évitez ainsi les désagréments et les mauvaises surprises.

La création d’un compte en banque

Au moment de la création d’une association se pose souvent la question de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié. Et une fois n’est pas coutume, la loi de 1901 laisse une très grande liberté.

L’utilisation d’un compte en banque dédié reste cependant recommandée : il simplifie grandement la gestion des finances (grâce au suivi des activités du compte), permet de disposer d’un moyen de paiement (carte bancaire ou chéquier) et facilite le paiement des cotisations.

D’autre part, nous vous conseillons fortement de dissocier le compte de l’association de celui du dirigeant. Vous évitez de la sorte toute suspicion de détournement de fonds et d’abus de confiance.

💡Saviez-vous que la gestion des cotisations peut être grandement facilitée grâce à certains logiciels ?

🛠️ E-Cotiz, par exemple, vous fera gagner un temps précieux en début d’année, période durant laquelle vous récoltez toutes les cotisations de vos membres.

Très simple d’utilisation, la solution E-Cotiz vous vient en aide au moyen de :

  • l’inscription ou la réinscription en ligne de vos adhérents,
  • la possibilité pour vos adhérents de payer en plusieurs fois, et de s’inscrire à n’importe quel moment,
  • d’un paiement et de données sécurisées,
  • la gestion des paiements de tous vos autres événements ou sources de revenus (stages, boutique en ligne, etc.).

Fini le traitement des bulletins d’adhésion et des chèques à encaisser « à la main » !

Les obligations comptables

Une association n’est pas soumise à une obligation comptable, sauf mention contraire dans ses statuts. Mais elle devient vite indispensable, particulièrement pour faciliter le calcul du budget prévisionnel !

En fonction de la taille de l’association, deux types de comptabilités sont possibles :

  • une comptabilité de trésorerie : tenue et suivi d’un registre de dépenses et de recettes,
  • une comptabilité d’engagement : établissement de comptes annuels comprenant généralement un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Néanmoins, nous rencontrons nombre de cas particuliers. En effet, certaines associations sont soumises au plan comptable (dont une nouvelle version sortira au 1er janvier 2020). Les organisations concernées peuvent être de diverses natures (association bénéficiant d’une aide publique supérieure à 153 000 euros, les associations reconnues d’utilité publique, etc.). C’est pourquoi nous vous recommandons de bien vous renseigner, en vous référant notamment au site association.gouv.fr.

💡La comptabilité d’une association diffère de celle d’une entreprise. Mais saviez-vous que des logiciels ont été développés pour vous accompagner dans votre gestion ?

🛠️ Yapla, par exemple, est une plateforme 100 % dédiée aux associations.

gestion association : visuel Yapla

Avec ce logiciel, gagnez du temps sur vos tâches à faible valeur ajoutée et concentrez-vous davantage sur les missions qui ont du sens. Parmi les nombreuses possibilités offertes par Yapla, retrouvez :

  • la gestion en ligne des adhésions,
  • la mise en place et la récolte des campagnes de dons,
  • l’automatisation de la création et de l’envoi de factures,
  • la gestion de plusieurs plans comptables,
  • les tableaux de bord comptables et rapports.

Les obligations fiscales

Par nature, une association se doit d’être à but non lucratif. Néanmoins, face à des besoins financiers croissants, il lui est possible d’exercer une activité commerciale après mention dans les statuts. En revanche, les excédents de recettes ne doivent pas être redistribués entre les membres.

Conséquence d’une activité commerciale pour une association ? Des obligations fiscales, particulièrement en cas d’embauche de personnel. Si vous êtes concerné·e, nous vous recommandons alors de vérifier à quelles obligations fiscales vous pouvez être exposé·e.

Le cas du reçu fiscal

Enfin, notons que les donateurs, dans certains cas, ont la possibilité de demander un reçu fiscal à l’association. C’est grâce à ce reçu qu’une déduction fiscale (allant jusqu’à 66 % de la somme donnée, dans la limite de 20 % pour du revenu global) est possible. Mais attention, toutes les associations n’ont pas le droit de délivrer ce document. Parmi les organisations habilitées à le faire citons :

  • les associations d’intérêt général ou reconnues d’utilité publique,
  • les fondations d’entreprise,
  • la fondation du patrimoine,
  • les organismes agréés pour la création d’entreprise, etc.

Dans ce cas présent, veillez aussi à vérifier vos droits et vos devoirs.

Bonne gestion rime avec réussite de votre association

Administration, comptabilité, fiscalité… prendre les rênes d’une association nécessite, in fine, de rester vigilant·e sur beaucoup de points réglementaires, au même titre qu’une entreprise. Car si la loi de 1901 offre une grande souplesse, nous avons constaté que de nombreuses « exceptions à la règle » existent.

Par ailleurs, même si vous n’êtes pas confronté·e à des obligations légales, rappelons qu’une bonne gestion confère de la crédibilité à votre association. Conséquence ? Vous obtenez davantage de soutien et de participation à vos campagnes de dons.

Enfin, n’hésitez pas à recourir à des logiciels spécifiques. Spécialement développés pour les besoins de tous les types d’association, ils seront une aide précieuse pour vous offrir le cadre nécessaire au bon déploiement de votre message et de vos actions.

Alors, prêt·e à faire rimer votre association avec une gestion en béton ?

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