Gestion de votre association : guide complet et logiciels pour assurer (et la faire prospérer)

Même si la gestion d’association reste plus simple que celle d’une entreprise, organisation, rigueur, voire conformité légale sont de mise.
La crédibilité et la pérennité de votre organisation en dépendent.

Vous êtes président·e, secrétaire, trésorier·e ou vous êtes employé·e pour gérer une association ?

Comptabilité, fiscalité, administration et vie associative, suivez notre guide complet pour :

• découvrir les bases d’une formation en gestion d’association,
• créer puis administrer correctement votre association sur le long terme,
• vous concentrer sur vos missions !

En bonus, nous vous présentons une sélection d’outils pour trouver le logiciel association en ligne le plus adapté à vos besoins.

Une bonne gestion commence par de bonnes fondations, dès la création de l’association, la rédaction de ses statuts et l’élection de ses représentants.

Même s’il n’y a pas de forme ou de contenu obligatoires, il est conseillé aux fondateurs de l’association de les rédiger en indiquant :

• le nom de l’association,
• l’objet de l’association (sa raison d’être),
• sa durée si elle est déterminée,
• son siège social,
• les règles d’organisation et de fonctionnement (assemblées générales, etc.),
• les pouvoirs attribués aux membres chargés de sa gestion,
• les conditions :
  • d’élection du conseil d’administration et/ou du bureau,
  • d’admission et de radiation de ses membres,
  • de modification des statuts,
  • de dissolution de l’association.

Les adhérents d’une association sont souvent représentés par des membres bénévoles élus sous la forme :

• d’un conseil d’administration (CA) :
  • ses membres sont élus par tous les adhérents en assemblée générale (AG) ;
  • ils se réunissent plusieurs fois par an pour assurer le bon fonctionnement de l’association ;
    
    
• d’un bureau restreint :
  • ses membres sont issus du CA ;
  • ils se réunissent plus fréquemment, dans un souci de suivi plus régulier de la vie associative.

Ces instances sont facultatives, mais obligatoires dès lors qu’elles figurent dans les statuts, ou dans le cas des associations d’utilité publique par exemple.

À la tête du CA, et du bureau le cas échéant, voici les personnes chargées de la gestion de l'association :

• la ou le président·e : si ses pouvoirs dépendent des statuts, on lui attribue généralement le rôle de représentant·e et responsable légal de l’association ;
• la ou le secrétaire général·e : ce membre est en charge de la gestion administrative de manière générale ;
• la ou le trésorier·e : il ou elle gère les aspects fiscaux et financiers de l’organisation.

☝️  Lorsqu’elle gagne en importance, une association peut embaucher des salarié·es pour assurer des rôles en administration, en comptabilité ou encore en développement et en communication.

Parmi les tâches afférentes à la gestion administrative :

• la correspondance de l’association,
• la gestion des fichiers adhérents,
• la publication du journal officiel et des modifications statutaires,
• la tenue des registres et des archives,
• la rédaction d’un règlement intérieur,
• l’organisation des assemblées générales, etc.

☝️  Elles ne sont pas obligatoires selon la loi de 1901, sauf si elles sont prévues dans les statuts de l’association.

Deux types d’assemblées générales :

• les assemblées générales ordinaires (AGO) : plutôt afférentes à la gestion courante, ces assemblées se tiennent de manière prédéfinie, une fois par an par exemple, pour 
  valider les comptes, élire le nouveau bureau et échanger de manière générale sur la vie de l’association ;
   
• les assemblées générales extraordinaires (AGE) : elles sont convoquées de manière exceptionnelle, en cas d’événement ou obligation particuliers : modification de l’objet, changement de siège social, dissolution ou fusion de l’association, etc.

Le bureau de l’association se confronte à nombre de formalités pour organiser et conduire en bonne et due forme ces assemblées :

1. avant l’assemblée générale : établir les convocations et les envoyer par courrier, mail ou SMS. Afin de s’assurer une bonne prise de connaissance de la date par l’ensemble des membres, veillez à les expédier au moins 10 jours avant ;
    
2. pendant l’assemblée générale : rédiger la feuille de présence afin de vous assurer du respect du quorum, c’est-à-dire du nombre de personnes minimum requis pour valider les délibérations ;
    
3. après l’assemblée générale : écrire le procès-verbal, document spécifiant les différents éléments de l’assemblée tels que le quorum, l’ordre du jour, les décisions prises, etc. Ce procès-verbal sera ensuite transmis à tous les membres de l’association.

Bien qu’une grande partie des associations soit des petites structures, la tenue d’une comptabilité est essentielle, même si la loi 1901 n’indique aucune obligation légale en la matière.

En effet, elle permet de :

• comparer les résultats d’une année sur l’autre et obtenir des subventions (but économique),
• rendre des comptes au trésorier puis à l’assemblée générale des adhérents, en toute transparence (but démocratique),
• présenter des preuves en cas de demande des autorités publiques (but juridique).

La gestion comptable est aussi nécessaire pour établir un budget prévisionnel et faire des demandes de subventions publiques !

En revanche, le caractère obligatoire peut résulter :

• de règles précises inscrites dans les statuts de l’association, ou de la demande de l’assemblée générale,
• du suivi des associations reconnues d’intérêt général ou d’utilité publique, dont la gestion budgétaire est scrupuleusement surveillée,
• d’une demande d’agrément ou de subvention à une autorité publique,
• d’une activité commerciale secondaire ou accessoire, imposable ou non,
• de l’embauche de personnel salarié.

En fonction de la taille de l’association, deux types de comptabilités sont possibles :

• une comptabilité de trésorerie : tenue et suivi d’un registre de dépenses et de recettes,
• une comptabilité d’engagement : établissement de comptes annuels comprenant généralement un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Au moment de la création d’une association se pose souvent la question de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié. Et une fois n’est pas coutume, la loi de 1901 laisse une très grande liberté.

L’utilisation d’un compte en banque dédié reste cependant recommandée :

• il simplifie grandement la gestion des finances,
• il permet de disposer d’un moyen de paiement (carte bancaire ou chéquier),
• il facilite le paiement des cotisations.

Par nature, une association se doit d’être à but non lucratif.

Néanmoins, face à des besoins financiers croissants, il lui est possible d’exercer une activité commerciale accessoire pour financer son activité principale.

En revanche, les excédents de recettes ne doivent pas être redistribués entre les membres.

☝️  Si l’association dépasse le seuil annuel de 72 000 € de recettes d’une activité commerciale accessoire, elle devient passible des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés).

Enfin, notons que les donateurs ont la possibilité de demander un reçu fiscal à l’association.

C’est grâce à ce reçu qu’une déduction fiscale (allant jusqu’à 66 % de la somme donnée, dans la limite de 20 % pour du revenu global) est possible.

Attention, seules ces associations ont le droit de délivrer un reçu fiscal :

• les associations d’intérêt général,
• les associations reconnues d’utilité publique.

La vie des associations est rythmée par ses membres adhérents, il faut donc veiller à une bonne gestion :

• des adhésions ou cotisations,
• des renouvellements,
• des abonnements et préférences,
• des inscriptions aux newsletters, etc.

Enfin, relevons que la vie d’une association passe beaucoup par l’organisation d’événements, pour :

• présenter l’association,
• la promouvoir,
• faire venir de nouveaux adhérents,
• obtenir des financements, etc.

Dans certains cas (accueil du public, occupation d’un lieu public, événement payant, débit de boissons, loto, etc.), il est obligatoire de :

• déclarer l’événement auprès de la mairie ou de la préfecture,
• prévoir un service d’ordre pour une grosse manifestation,
• vous renseigner sur les règles d’affichage et de distribution de prospectus pour votre communication,
• mettre en place une billetterie,
• vous conformer aux règles d’hygiène et de licence, etc.

Vous l’avez compris, gérer une association est complexe. Bonne nouvelle, il existe des logiciels spécifiquement développés pour répondre aux spécificités de la vie associative.

Même s’il est tentant d’opter pour un logiciel de gestion association gratuit, Excel parfois, l’économie est toute relative rapportée au temps passé dessus.

Pourquoi ne pas essayer un logiciel pour association adapté à votre activité et votre budget ?

Et s’il existe des logiciels de gestion association open source pour les plus aguerris, nous vous proposons plutôt une sélection de logiciels en ligne en mode SaaS, plus intuitifs et faciles à prendre en main.

Tableau comparatif des logiciels pour gérer son association :

👉  Assoconnect, riche de plus de 50 fonctionnalités, apporte un réel soutien à l’ensemble des membres du bureau pour :

• relancer l’adhérent pour l’encaissement de sa cotisation,
• créer et gérer vos campagnes de dons,
• faciliter la communication avec vos membres grâce à l’envoi d’emails synchronisés avec votre base de données,
• créer et alimenter le site de votre association, à votre image, etc.

💰 Tarifs : 

• Formule Liberté - 100 % gratuite
• Formule Sérénité - À partir de 24€ / mois
• Formule Professionnelle - À partir de 99€ / mois

👉  Jamespot Associations est un intranet, un réseau social aidant les membres d’une association à fluidifier vos processus et à communiquer en interne grâce :

• à la répartition des tâches,
• au travail collaboratif autour d’un même projet,
• à l’interaction et au partage de commentaires,
• à la planification en prévision d’un événement.

💰 Tarif : 3€ / mois / utilisateur

👉  Joinly (anciennement E-Cotiz) vous fait gagner un temps précieux en début d’année, période durant laquelle vous récoltez toutes les cotisations de vos membres, grâce à :

• l’inscription ou la réinscription en ligne de vos adhérents,
• la possibilité pour vos adhérents de payer en plusieurs fois, et de s’inscrire à n’importe quel moment,
• un paiement et des données sécurisés,
• la gestion des paiements de tous vos autres événements ou sources de revenus (stages, boutique en ligne, etc.).

💰 Tarifs :

• Offre Entrainement : 100% gratuite
• Offre Performance : 180 € / an

👉  OHME est une solution CRM évolutive, adaptée à tout type d’association, permettant la connection à votre outil d’emailing et à votre solution de paiement, et incluant :

• la gestion des contacts, dont les adhérents et les donateurs, et la mise à jour de leurs données personnelles,
• la catégorisation et la segmentation grâce à la création d’étiquettes, pour personnaliser vos interactions,
• la gestion des paiements et des reçus fiscaux,
• le suivi de la fidélisation, de l’engagement de vos communautés, grâce aux statistiques.

💰 Tarifs :

• Offre découverte : gratuite
• Offre sur-mesure : à partir de 20 € / mois

👉 Pep’s Up est LE logiciel tout-en-un qui aide plus de 8 500 association à gérer toutes leurs missions au quotidien via une interface collaborative, sécurisée, et accessible via ordinateur, smartphone ou mobile depuis n’importe où :

• gestion en ligne des demandes et dossiers d’adhésion, incluant la réception des paiements et l’intégration automatique à la base de données des membres ;
• traitement de la comptabilité via la saisie automatique des écritures comptables, des alertes pour l’encaissement des chèques, l’édition des documents comptables et le suivi de la situation financière dans un tableau de bord ;
• création rapide d’un site Internet aux couleurs de votre association que vous pouvez alimenter régulièrement pour communiquer avec vos membres ;
• organisation des événements facilitée par l’invitation des membres, le suivi de la participation et la relance des non-répondants et la promotion sur vos réseaux sociaux en un clic.

💰 Tarifs :

• Offre Basic : 10 €/mois
• Offre Pro : 25 €/mois
• Offre Premium : 35 €/mois
• Offre Sérénité : sur devis

👉  Avec le logiciel Yapla, vous gagnez du temps sur vos tâches à faible valeur ajoutée et vous vous concentrez davantage sur les missions qui ont du sens, grâce à :

• la gestion en ligne des adhésions,
• la mise en place et la récolte des campagnes de dons,
• l’automatisation de la création et de l’envoi de factures,
• la gestion de plusieurs plans comptables,
• les tableaux de bord comptables et rapports.

💰 Tarifs :

• Offre Décollage : gratuite
• Offre Envol : 19€ / mois / utilisateur
• Offre Orbite : 49€ / mois / utilisateur
• Offre Galaxie : 99€ / mois / utilisateur

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Spécialement développés pour les besoins de tous les types d’association, ils seront une aide précieuse pour vous offrir le cadre nécessaire au bon déploiement de votre message et de vos actions.

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