Comment organiser un événement professionnel mémorable en 10 étapes

Comment organiser un événement public ou privé pour le compte de votre entreprise ?

En vous appuyant sur les meilleurs usages.

En effet, s’il existe une multitude d'événements professionnels (salons, congrès, portes ouvertes, séminaires, team-building, soirée d‘entreprise, conférences, séances de formation, cocktail, etc.), il est possible d'en identifier les différentes phases de création.

Respecter ces étapes vous permet d'avoir une vision claire de l'organisation de votre événement professionnel et vous apporte sérénité. Un bon organisateur le sait : mal ficelée, une manifestation peut devenir un chemin semé d'embûches.

Afin de vous préserver de certains écueils, découvrez notre checklist des bonnes pratiques en matière d’organisation d'événements !

La toute première question, pour organiser un événement professionnel, à vous poser : pourquoi faites-vous cela ?

• Augmenter la notoriété de votre marque ?
• Partager votre expertise avec vos pairs ?
• Communiquer sur un lancement de produit ?
• Convaincre des investisseurs potentiels ?
• Oeuvrer pour l’amélioration de votre marque employeur et le taux de rétention de vos talents ?

Fixer vos objectifs détermine en grande partie le format de l’événement, ainsi que la stratégie globale à adopter. En effet, un congrès s’avère une bonne occasion pour échanger avec des professionnels de votre secteur, tandis que le contact avec votre clientèle s’établira mieux au cours d’un gala ou d’une soirée festive.

De plus en plus d’événements s’organisent également online. Et pour cause, cette option offre nombre d’avantages :

• maintien des rencontres en cas d’impossibilité de se réunir, comme lors du confinement lié à la Covid-19,
• réduction des frais d’organisation,
• développement de la visibilité de l’événement, etc.

Par ailleurs, la multiplication d’events en ligne est rendue possible grâce au développement de nombreux outils dédiés, dont l’objectif est de réunir les mêmes conditions que lors d'un événement en réel. Parmi ces outils nous pouvons citer :

• Hivebrite 👉 cette plateforme de gestion de communautés propose des fonctionnalités pour simplifier l’organisation d'événements (billetterie en ligne, calendrier, etc.), mais aussi pour tenir et animer l’event online. Grâce à la vidéoconférence ou encore l’accès direct via la page de l’événement, assurez le lien avec votre communauté en toutes circonstances.
• idloom.events 👉 Cette solution de gestion d’événements convivial et extrêmement simple à utiliser, vous accompagne de la création de votre site web jusqu’à l’émargement de vos participants. Profitez d’une interface moderne et intuitive ainsi que de fonctionnalités innovantes pour créer, gérer et animer vos événements en ligne, en hybride ou en présentiel.
• Sofa collaboration 👉 ce logiciel de collaboration permet de virtualiser les rencontres, en recréant en ligne les espaces de l’événement, mais aussi les possibilités d'interactions entre les participants. Enfin, retrouvez dans Sofa collaboration différents outils pour animer vos events (tableau blanc, gestion de documents, etc.).

Qui est votre audience ?

La définition de la cible est très importante lors de l'organisation d'un événement. Si votre événement cible principalement un public BtoB , il sera différent de celui destiné à un public BtoC. La compréhension de votre public cible est essentielle pour atteindre vos objectifs.

Il est crucial de répondre aux questions suivantes :

• Quelle est la cible qui correspond le mieux aux objectifs fixés ? Il est important de rester réaliste et de s'assurer que votre événement sera attrayant pour le public que vous souhaitez atteindre.
• Qu'est-ce que votre événement apportera au public ? Il est nécessaire de déterminer les avantages concrets qui inciteront les participants à s'engager et à participer à votre événement.
• Combien de personnes pouvez-vous ou souhaitez-vous inviter ? Le nombre de participants dépendra de votre budget et de vos capacités logistiques. Il est important d'évaluer la taille de l'événement en fonction de ces contraintes.
• Quelle cible serait prête à payer pour un événement non gratuit, si tel est votre projet ? Si votre événement nécessite une participation payante, il est crucial de comprendre quelle partie de votre public cible serait prête à payer pour assister à votre manifestation.

En définissant clairement votre public cible, vous pourrez adapter la nature de votre événement, choisir les bons sujets, les intervenants appropriés, et créer une expérience pertinente pour votre audience.

Dans le cadre d’événements BtoB, l’organisation d’événement nécessite une approche spécifique. Ils peuvent prendre différentes formes (conférences, salons professionnels, webinaires, ateliers…). Pour adapter votre événement de manière efficace et optimale, il est fortement recommandé de vous équiper d'un logiciel adapté à la gestion d’événements BtoB. 

Eventdrive par exemple, est un logiciel de référence dans l’organisation d’événements BtoB.  C’est une plateforme 100% Made in France, innovante et tout-en-un spécialement dédiée à la gestion d'événements professionnels qui vous offre les outils nécessaires pour créer, promouvoir et gérer votre événement efficacement. Certifiée RGPD, la solution vous permet de gérer l'intégralité du cycle de vie de votre événement grâce à des fonctionnalités avancées : Gestion des invitations, des inscriptions et des participants, création de sites web et d’applications mobiles dédiés à votre événement, diffusion en live ou asynchrone, des analyses détaillées post-évènements et bien plus encore !

L'objectif et la cible de votre événement d’entreprise ont été identifiés ? Fixer votre budget devient la chose la plus importante… et peut-être la plus difficile si vous n'avez pas d'expérience ou si vous n'êtes pas épaulé par une agence événementielle.

Et pour cause, nombreux sont les postes de dépense à prévoir :

• location du lieu,
• hôtes et hôtesses,
• traiteur, si vous prévoyez de la restauration,
• matériel de sonorisation,
• mobilier,
• assurances, etc.

À vous de quantifier ce que vous pouvez mettre sur la table en vous posant, là aussi, les bonnes questions :

• Avez-vous une enveloppe illimitée ou imposée ?
• Quelles sont vos possibilités de recourir à des sources de financement extérieures (subventions, sponsors, etc.) ?
• À combien s’élève en moyenne le tarif des différents postes de dépense à prévoir ?
• Envisagez-vous un accès payant ou un accès gratuit à votre manifestation ?
• Recherchez-vous l'équilibre ou le bénéfice ?
• Votre budget est-il fixe ou peut-il évoluer ?

Tenez à jour un document, un tableau Excel par exemple, dans lequel vous consignez vos estimations de coûts, vos rentrées d’argent, vos sorties, etc.

💡 Nous vous conseillons de réserver une marge, indispensable pour les dépenses imprévues. Traditionnellement, lorsque vous organisez un événement, prévoyez une enveloppe de 15 % du budget global. Mieux vaut prévenir que guérir !

Quel dommage de consacrer de l’énergie à préparer un événement professionnel… puis de constater le jour J que les visiteurs se font rares faute d’une date appropriée.

Accordez donc un soin particulier au choix de cette date.

☑️ Évitez certains moments, comme les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les lundis, les périodes identifiées comme chargées selon le secteur d'activité, etc.

☑️ Surveillez le calendrier événementiel de vos concurrents, pour éviter de programmer votre manifestation en même temps qu’eux.

☑️ Si vous prévoyez un événement en dehors des heures de travail, en soirée par exemple, faites en sorte qu’il soit convivial. Qui a envie de se concentrer pendant une rencontre axée sur la réflexion après une journée de travail ?

☑️ Composez avec les différentes contraintes des acteurs de votre événement, qu’il s’agisse de vos prestataires ou des équipes que vous comptez mobiliser.

☑️ Choisissez une date ni trop proche (pour laisser le temps aux intervenants comme aux convives de s’organiser) ni trop éloignée (afin d’éviter les oublis, et donc les no-show).

Enfin, réfléchissez à la durée de la manifestation. Tout dépend de ce que vous avez à dire. Si les sujets à aborder sont nombreux, n'hésitez pas à planifier votre événement sur plusieurs jours afin que les intervenants puissent exposer et débattre dans de bonnes conditions.

Salle de réception, parc des expositions, salle municipale… Optez pour un endroit adapté à la fréquentation attendue, notamment au niveau de sa taille.

Les différentes installations et commodités disponibles dans les salles entrent aussi dans l’équation, en fonction du type d’événement envisagé : avez-vous besoin d’un podium pour dispenser des conférences ? D’une cuisine pour offrir à manger à vos invités ? D’un emplacement pouvant accueillir une buvette ? D’un parking ?

Il doit rester simple d’accès. Rien de tel pour agacer ou décourager vos visiteurs que de placer votre événement loin de toute infrastructure de transport. Des startups, telles que Kactus, Bird Office ou encore Snapevent, vous permettent d'être efficace dans votre recherche de salle.

💡 Nous vous préconisons de prendre le temps de visiter le lieu avant le jour J. Évitez ainsi les mauvaises surprises et faites-vous une meilleure idée des possibilités offertes par l’endroit.

À ce stade, il est judicieux de commencer à établir un rétroplanning, c’est-à-dire un calendrier qui se construit à partir d’une échéance. En l’occurrence, il s’agit de la date de votre événement.

Appuyez-vous sur ce document pour planifier et suivre l’avancement de toutes les étapes avant le jour J, et ainsi anticiper les éventuels retards.

Exemple d’un rétroplanning pour un événement :

© Mayboutik

💡 Si un tableur Excel, comme dans l’exemple ci-dessus, peut convenir à la planification des diverses opérations à effectuer en amont d’un événement, un outil de gestion de projet apporte des bénéfices supplémentaires : gestion des ressources, des contraintes de délais, des interdépendances entre les différentes tâches, du budget, etc. En outre, ce type de logiciels, accessibles à tous en mode SaaS, facilitent le travail collaboratif et la coordination.

En fonction de l’envergure de l’événement professionnel que vous souhaitez organiser, il vous faudra peut-être compter sur du renfort au sein de votre entreprise.

C’est pourquoi nous vous suggérons de constituer une équipe, dans laquelle chacun connaît précisément son rôle, ainsi que les deadlines de ses missions.

💡 Utilisez votre rétroplanning, ou votre logiciel de gestion de projet, pour organiser la logistique et avoir de la visibilité sur toutes les ressources nécessaires à l’élaboration de votre projet !

Bénévoles, animateurs, traiteurs, hôtes et hôtesses… en fonction de la nature de votre manifestation, vous ferez appel à des prestataires et intervenants extérieurs.

Définissez en amont, avec l’aide de votre équipe, tous vos impératifs. Vous pouvez même rédiger un cahier des charges.

Ensuite, une fois vos besoins déterminés, procédez à la sélection. Là, certaines qualités sont à privilégier :

• répondre à 100 % à votre cahier des charges ;
• être réactifs. En effet, si vos interlocuteurs ne le sont pas lorsque vous les contactez, cela ne laisse rien présager de bon pour les moments plus intenses à venir ;
• faire preuve de capacité d’adaptation, car l’événementiel reste un domaine réputé pour ses nombreux imprévus ;
• proposer le meilleur tarif. C’est pourquoi vous devez vous y prendre suffisamment en avance pour obtenir le maximum de devis et les comparer.

💡 Il existe des plateformes facilitant la recherche de prestataires, à l’exemple d’EventAdvisor ou de Commeti. 

Dans le cadre de recrutement de bénévoles, vous pouvez aussi vous faire accompagner par des outils dédiés. Citons Recrewteer, solution destinée à la gestion efficace des bénévoles : création des postes, recrutement, communication, coordination lors de l’événement, gestion des repas et hébergement… tous vos processus sont simplifiés et automatisés. De plus, vous pouvez utiliser le logiciel en marque blanche pour personnaliser davantage votre event. 

Pour attirer du monde, prévoyez une stratégie de communication événementielle bien huilée.

Là aussi, tout dépend de votre budget et de votre cible. Néanmoins, plusieurs supports de communication sont à envisager.

☑️ votre propre site web : relayez facilement toutes les informations relatives à votre manifestation et bénéficiez d’une bonne visibilité, notamment par le biais du référencement naturel.

☑️ l’emailing : c’est le canal approprié pour l’envoi des invitations au segment de votre base de données sélectionné au préalable.

☑️ vos réseaux sociaux : ils permettent de communiquer facilement auprès de votre audience, mais aussi de diffuser l’information à des personnes ayant des centres d’intérêt liés à votre événement, via des publicités payantes. Pas besoin d'un gros budget, quelques dizaines d'euros suffisent parfois à toucher plusieurs milliers d'internautes. À vous de choisir votre réseau en fonction de votre positionnement et de votre cible : Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.

☑️ d’autres réseaux, comme meetup.com, regroupent ses membres autour de thématiques, souvent professionnelles. Tous les moyens sont bons pour donner de la visibilité à vos actions.

☑️ la presse et les relations publiques : vous devez alors rédiger un communiqué de presse reprenant toutes les informations essentielles.

💡 Certains logiciels événementiels vous accompagnent dans la diffusion de votre communication. C’est le cas, par exemple, d’AgoraEvent. Cette solution se charge, entre autres, de créer une page web responsive pour votre événement, et personnalisable à votre image. Ensuite, AgoraEvent couvre le suivi des participants, de l’inscription à l'envoi d'emails, en passant par la gestion des accompagnants.

Prenez le temps, avant le jour J, de briefer l’ensemble des équipes, mais aussi vos prestataires. Chacun doit connaître précisément son rôle.

Prévoyez également de mettre en place un système de communication pour échanger facilement pendant la manifestation. Par exemple :

• des talkies-walkies, très pratiques en cas d’imprévus,
• une messagerie collaborative disponible sur application mobile, à l’exemple de Slack.

Votre événement doit laisser une bonne impression à vos visiteurs… et ce dès le début ! Hors de question de paraître désorganisé et incompétent.

💡 Checker vos listes d’invités au moyen d’un listing papier est chronophage, et vous courrez le risque de voir la queue à l’entrée de la salle s’allonger. C’est pourquoi l’usage d’un logiciel événementiel fait gagner un temps précieux. Avec Prezevent, créez, personnalisez et envoyez facilement les badges d’accès à vos convives. Ensuite, l’interface intuitive de l’application facilite le check-in : un visiteur se présente ? Scannez son badge ou renseignez son nom, et c'est tout. 

Envisagez des animations pour rendre votre manifestation attractive et interactive.

Quelques idées :

• des jeux (quiz, tirages au sort, etc.) pour faire gagner des lots à vos visiteurs. Par exemple, pendant un salon sur la création d'entreprise, pourquoi ne pas offrir un accompagnement par un des professionnels présents ?
• des sondages afin de donner la parole au public, mais également recueillir un feedback sur votre événement. Quel atelier avez-vous préféré ? Quel intervenant vous a convaincu ? etc.
• des stands de photos ou de vidéos à diffuser en live, ou par la suite sur vos différents médias.

Par ailleurs, nous vivons à l'ère du web et des réseaux sociaux. Vous devez donc y assurer votre présence, même au cours d’un événement. Vos visiteurs, et ceux n'ayant pu se déplacer, s'attendent à de l'interactivité et à de l'information. Quoi de mieux qu'un Tweetwall (mur de tweets) montrant sur une télévision ou un écran géant les messages postés en direct sur le réseau ? En communiquant sur le hashtag de l'événement et en le diffusant, vous encouragez son utilisation... et donc la viralité !

Vous avez désormais les clés en main pour organiser des événements professionnels mémorables.

Avant de vous lancer, quelques conseils généraux :

☑️ Gardez toujours votre objectif et les attentes de votre public cible en tête, comme un fil conducteur, tout au long de l’organisation de votre événement professionnel.

☑️ Déployez tous les moyens pour susciter l’intérêt et l’engagement de vos invités. Le fond (en sélectionnant judicieusement vos intervenants par exemple) est à privilégier à la forme.

☑️ Anticipez, organisez-vous suffisamment à l’avance pour ne pas vous laisser déborder.

☑️ Respectez au maximum votre budget et vos deadlines.

☑️ Pensez à la technologie et aux solutions logicielles développées pour vous soutenir dans toute l’organisation de votre manifestation et la rendre inoubliable.

☑️ N’hésitez jamais à demander de l’aide à vos équipes et à vous faire accompagner par des prestataires externes.

☑️ Veillez à diffuser auprès de votre public une image positive et professionnelle tout au long de l’événement, de l’envoi des invitations au débriefing, en passant par l’animation.

☑️ Faites preuve d’originalité et de créativité.

Votre manifestation est terminée, s’est bien déroulée… mais votre travail ne s’arrête pas là.

Tout d’abord, il vous faut continuer à communiquer sur l’événement, même a posteriori. Continuez à assurer une présence sur les réseaux sociaux, en partageant des vidéos, des photos (demandez aux internautes de s'identifier s'ils se reconnaissent), en remerciant les participants et les orateurs pour leur présence. Et bien sûr, n’oubliez pas de répondre à tous les commentaires.

Par ailleurs, dressez le bilan de votre manifestation. Faites parvenir, par exemple, un questionnaire à vos invités. Ou utilisez les rapports et statistiques post-événement générés par vos outils de travail.

Ce travail est important, car lui seul vous permettra de dégager des axes d’amélioration pour encore mieux préparer votre prochaine édition.