Comment organiser un événement professionnel en 10 étapes ? Étapes et conseils

Comment organiser un événement professionnel en 10 étapes

Comment organiser efficacement un événement professionnel

Comment organiser un événement public ou privé pour le compte de votre entreprise ?

En vous appuyant sur les meilleurs usages.

En effet, s’il existe une multitude d'événements professionnels (salons, congrès, portes ouvertes, séminaires, team-building, soirée d‘entreprise, conférences, séances de formation, cocktail, etc.), il est possible d'en identifier les différentes phases de création.

Respecter ces étapes vous permet d'avoir une vision claire de l'organisation de votre événement professionnel et vous apporte sérénité. Un bon organisateur le sait : mal ficelée, une manifestation peut devenir un chemin semé d'embûches.

Afin de vous préserver de certains écueils, découvrez notre checklist des bonnes pratiques en matière d’organisation d'événements !

Sommaire

Suggestion de logiciels pour vous

Hivebrite

Hivebrite
Plateforme tout-en-un de gestion de communautés online
Demandez une démo
Voir ce logiciel

Étape 1 : fixez les objectifs et le format de votre événement

La toute première question, pour organiser un événement professionnel, à vous poser : pourquoi faites-vous cela ?

  • Augmenter la notoriété de votre marque ?
  • Partager votre expertise avec vos pairs ?
  • Communiquer sur un lancement de produit ?
  • Convaincre des investisseurs potentiels ?
  • Oeuvrer pour l’amélioration de votre marque employeur et le taux de rétention de vos talents ?

Fixer vos objectifs détermine en grande partie le format de l’événement, ainsi que la stratégie globale à adopter. En effet, un congrès s’avère une bonne occasion pour échanger avec des professionnels de votre secteur, tandis que le contact avec votre clientèle s’établira mieux au cours d’un gala ou d’une soirée festive.

💡 Notez que de plus en plus d’événements s’organisent online. Et pour cause, cette option offre nombre d’avantages : maintien des rencontres en cas d’impossibilité de se réunir, réduction des frais d’organisation ou encore développement de la visibilité de l’événement.

De plus, la création d’events en ligne est aujourd’hui facilitée grâce au développement d’outils dédiés. La plateforme de gestion de communautés Hivebrite, par exemple, propose des fonctionnalités pour simplifier l’organisation d'événements (billetterie en ligne, calendrier, etc.), mais aussi pour tenir et animer l’event online. Grâce à la vidéoconférence ou encore l’accès direct via la page de l’événement, assurez le lien avec votre communauté en toutes circonstances.

organiser un événement professionnel : visuel Hivebrite

© Hivebrite

Étape 2 : identifiez votre public

Qui est votre audience, et quel nombre de participants souhaitez-vous convier à votre manifestation ?

La réflexion autour de votre public va de pair avec l’identification de vos objectifs. De ce questionnement découle également le choix de la nature de l’événement, mais aussi les sujets abordés, les speakers, etc.

Les questions à vous poser :

☑️ Quelle cible répondra le mieux aux objectifs fixés ? Attention à ne pas vous sentir grisé par une idée, aussi extraordinaire soit-elle. N'oubliez jamais qu'un événement n'existe que s'il rencontre son public.

☑️ Qu’est-ce que votre événement apportera au public ? Qu’est-ce qui les convaincra concrètement de participer ?

☑️ Combien de personnes pouvez-vous ou voulez-vous convier à votre manifestation ? Cette question reste néanmoins en grande partie déterminée par votre budget, surtout s’il n’est pas illimité.

☑️ Quelle cible serait prête à payer pour un événement non gratuit, si tel est votre projet ?

organiser un événement professionnel

© Pixabay/crystal710

Étape 3 : calculez votre budget

L'objectif et la cible de votre événement d’entreprise ont été identifiés ? Fixer votre budget devient la chose la plus importante… et peut-être la plus difficile si vous n'avez pas d'expérience ou si vous n'êtes pas épaulé par une agence événementielle.

Et pour cause, nombreux sont les postes de dépense à prévoir :

  • location du lieu,
  • hôtes et hôtesses,
  • traiteur, si vous prévoyez de la restauration,
  • matériel de sonorisation,
  • mobilier,
  • assurances, etc.

À vous de quantifier ce que vous pouvez mettre sur la table en vous posant, là aussi, les bonnes questions :

  • Avez-vous une enveloppe illimitée ou imposée ?
  • Quelles sont vos possibilités de recourir à des sources de financement extérieures (subventions, sponsors, etc.) ?
  • À combien s’élève en moyenne le tarif des différents postes de dépense à prévoir ?
  • Envisagez-vous un accès payant ou un accès gratuit à votre manifestation ?
  • Recherchez-vous l'équilibre ou le bénéfice ?
  • Votre budget est-il fixe ou peut-il évoluer ?

Tenez à jour un document, un tableau Excel par exemple, dans lequel vous consignez vos estimations de coûts, vos rentrées d’argent, vos sorties, etc.

💡 Nous vous conseillons de réserver une marge, indispensable pour les dépenses imprévues. Traditionnellement, lorsque vous organisez un événement, prévoyez une enveloppe de 15 % du budget global. Mieux vaut prévenir que guérir !

Étape 4 : optez pour la bonne la date

Quel dommage de consacrer de l’énergie à préparer un événement professionnel… puis de constater le jour J que les visiteurs se font rares faute d’une date appropriée.

Accordez donc un soin particulier au choix de cette date.

☑️ Évitez certains moments, comme les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les lundis, les périodes identifiées comme chargées selon le secteur d'activité, etc.

☑️ Surveillez le calendrier événementiel de vos concurrents, pour éviter de programmer votre manifestation en même temps qu’eux.

☑️ Si vous prévoyez un événement en dehors des heures de travail, en soirée par exemple, faites en sorte qu’il soit convivial. Qui a envie de se concentrer pendant une rencontre axée sur la réflexion après une journée de travail ?

☑️ Composez avec les différentes contraintes des acteurs de votre événement, qu’il s’agisse de vos prestataires ou des équipes que vous comptez mobiliser.

☑️ Choisissez une date ni trop proche (pour laisser le temps aux intervenants comme aux convives de s’organiser) ni trop éloignée (afin d’éviter les oublis, et donc les no-show).

Enfin, réfléchissez à la durée de la manifestation. Tout dépend de ce que vous avez à dire. Si les sujets à aborder sont nombreux, n'hésitez pas à planifier votre événement sur plusieurs jours afin que les intervenants puissent exposer et débattre dans de bonnes conditions.

Étape 5 : choisissez le lieu de l’événement

Le lieu des manifestations participe en très grande partie à leur réussite. Accordez donc une importance particulière à la réservation de la salle.

Nature du lieu

Salle de réception, parc des expositions, salle municipale… Optez pour un endroit adapté à la fréquentation attendue, notamment au niveau de sa taille.

Les différentes installations et commodités disponibles dans les salles entrent aussi dans l’équation, en fonction du type d’événement envisagé : avez-vous besoin d’un podium pour dispenser des conférences ? D’une cuisine pour offrir à manger à vos invités ? D’un emplacement pouvant accueillir une buvette ? D’un parking ?

Emplacement du lieu

Il doit rester simple d’accès. Rien de tel pour agacer ou décourager vos visiteurs que de placer votre événement loin de toute infrastructure de transport. Des startups, telles que Kactus, Bird Office ou encore Snapevent, vous permettent d'être efficace dans votre recherche de salle.

💡 Nous vous préconisons de prendre le temps de visiter le lieu avant le jour J. Évitez ainsi les mauvaises surprises et faites-vous une meilleure idée des possibilités offertes par l’endroit.

Étape 6 : établissez votre rétroplanning

À ce stade, il est judicieux de commencer à établir un rétroplanning, c’est-à-dire un calendrier qui se construit à partir d’une échéance. En l’occurrence, il s’agit de la date de votre événement.

Appuyez-vous sur ce document pour planifier et suivre l’avancement de toutes les étapes avant le jour J, et ainsi anticiper les éventuels retards.

Exemple d’un rétroplanning pour un événement :

organiser un événement professionnel : exemple de rétroplanning

© Mayboutik

💡 Si un tableur Excel, comme dans l’exemple ci-dessus, peut convenir à la planification des diverses opérations à effectuer en amont d’un événement, un outil de gestion de projet apporte des bénéfices supplémentaires : gestion des ressources, des contraintes de délais, des interdépendances entre les différentes tâches, du budget, etc. En outre, ce type de logiciels, accessibles à tous en mode SaaS, facilitent le travail collaboratif et la coordination.

Étape 7 : constituez vos équipes et sélectionnez vos prestataires

Faites appel à du renfort au sein de l’entreprise...

En fonction de l’envergure de l’événement professionnel que vous souhaitez organiser, il vous faudra peut-être compter sur du renfort au sein de votre entreprise.

C’est pourquoi nous vous suggérons de constituer une équipe, dans laquelle chacun connaît précisément son rôle, ainsi que les deadlines de ses missions.

💡 Utilisez votre rétroplanning, ou votre logiciel de gestion de projet, pour organiser la logistique et avoir de la visibilité sur toutes les ressources nécessaires à l’élaboration de votre projet !

… et à l’extérieur

Animateurs, traiteurs, hôtes et hôtesses… en fonction de la nature de votre manifestation, vous ferez appel à des prestataires.

Définissez donc en amont, avec l’aide de votre équipe, tous vos impératifs. Vous pouvez même rédiger un cahier des charges.

Ensuite, une fois vos besoins déterminés, sélectionnez vos prestataires. Là, certaines qualités sont à privilégier :

  • répondre à 100 % à votre cahier des charges ;
  • être réactifs. En effet, si vos interlocuteurs ne le sont pas lorsque vous les contactez, cela ne laisse rien présager de bon pour les moments plus intenses à venir ;
  • faire preuve de capacité d’adaptation, car l’événementiel reste un domaine réputé pour ses nombreux imprévus ;
  • proposer le meilleur tarif. C’est pourquoi vous devez vous y prendre suffisamment en avance pour obtenir le maximum de devis et les comparer.

💡 Il existe des plateformes facilitant la recherche de prestataires, à l’exemple d’EventAdvisor ou de Commeti. Le principe ? Sélectionnez le type de prestation souhaitée, la zone géographique concernée, puis différentes propositions apparaissent.

organiser un événement professionnel

© Pixabay/stempow

Étape 8 : communiquez sur l’événement

Pour attirer du monde, prévoyez une stratégie de communication événementielle bien huilée.

Là aussi, tout dépend de votre budget et de votre cible. Néanmoins, plusieurs supports de communication sont à envisager.

☑️ votre propre site web : relayez facilement toutes les informations relatives à votre manifestation et bénéficiez d’une bonne visibilité, notamment par le biais du référencement naturel.

☑️ l’emailing : c’est le canal approprié pour l’envoi des invitations au segment de votre base de données sélectionné au préalable.

☑️ vos réseaux sociaux : ils permettent de communiquer facilement auprès de votre audience, mais aussi de diffuser l’information à des personnes ayant des centres d’intérêt liés à votre événement, via des publicités payantes. Pas besoin d'un gros budget, quelques dizaines d'euros suffisent parfois à toucher plusieurs milliers d'internautes. À vous de choisir votre réseau en fonction de votre positionnement et de votre cible : Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.

☑️ d’autres réseaux, comme meetup.com, regroupent ses membres autour de thématiques, souvent professionnelles. Tous les moyens sont bons pour donner de la visibilité à vos actions.

☑️ la presse et les relations publiques : vous devez alors rédiger un communiqué de presse reprenant toutes les informations essentielles.

💡 Certains logiciels événementiels vous accompagnent dans la diffusion de votre communication. C’est le cas, par exemple, d’AgoraEvent. Cette solution se charge, entre autres, de créer une page web responsive pour votre événement, et personnalisable à votre image. Ensuite, AgoraEvent couvre le suivi des participants, de l’inscription à l'envoi d'emails, en passant par la gestion des accompagnants.

Étape 9 : briefez vos équipes

Prenez le temps, avant le jour J, de briefer l’ensemble des équipes, mais aussi vos prestataires. Chacun doit connaître précisément son rôle.

Prévoyez également de mettre en place un système de communication pour échanger facilement pendant la manifestation. Par exemple :

  • des talkies-walkies, très pratiques en cas d’imprévus,
  • une messagerie collaborative disponible sur application mobile, à l’exemple de Slack.

Étape 10 : accueillez vos invités et animez l’événement

Accueillez vos invités comme il se doit

Votre événement doit laisser une bonne impression à vos visiteurs… et ce dès le début ! Hors de question de paraître désorganisé et incompétent.

💡 Checker vos listes d’invités au moyen d’un listing papier est chronophage, et vous courrez le risque de voir la queue à l’entrée de la salle s’allonger. C’est pourquoi l’usage d’un logiciel événementiel fait gagner un temps précieux. Avec Prezevent, créez, personnalisez et envoyez facilement les badges d’accès à vos convives. Ensuite, l’interface intuitive de l’application facilite le check-in : un visiteur se présente ? Scannez son badge ou renseignez son nom, et c'est tout. Petit plus : vous pouvez configurer Prezevent pour recevoir un SMS lorsqu'un VIP s'enregistre.

Animez l’événement

Envisagez des animations pour rendre votre manifestation attractive et interactive.

Quelques idées :

  • des jeux (quiz, tirages au sort, etc.) pour faire gagner des lots à vos visiteurs. Par exemple, pendant un salon sur la création d'entreprise, pourquoi ne pas offrir un accompagnement par un des professionnels présents ?
  • des sondages afin de donner la parole au public, mais également recueillir un feedback sur votre événement. Quel atelier avez-vous préféré ? Quel intervenant vous a convaincu ? etc.
  • des stands de photos ou de vidéos à diffuser en live, ou par la suite sur vos différents médias.

Par ailleurs, nous vivons à l'ère du web et des réseaux sociaux. Vous devez donc y assurer votre présence, même au cours d’un événement. Vos visiteurs, et ceux n'ayant pu se déplacer, s'attendent à de l'interactivité et à de l'information. Quoi de mieux qu'un Tweetwall (mur de tweets) montrant sur une télévision ou un écran géant les messages postés en direct sur le réseau ? En communiquant sur le hashtag de l'événement et en le diffusant, vous encouragez son utilisation... et donc la viralité !

Organiser un événement professionnel : 8 conseils généraux

Vous avez désormais les clés en main pour organiser des événements professionnels mémorables.

Avant de vous lancer, quelques conseils généraux :

☑️ Gardez toujours votre objectif et les attentes de votre public cible en tête, comme un fil conducteur, tout au long de l’organisation de votre événement professionnel.

☑️ Déployez tous les moyens pour susciter l’intérêt et l’engagement de vos invités. Le fond (en sélectionnant judicieusement vos intervenants par exemple) est à privilégier à la forme.

☑️ Anticipez, organisez-vous suffisamment à l’avance pour ne pas vous laisser déborder.

☑️ Respectez au maximum votre budget et vos deadlines.

☑️ Pensez à la technologie et aux solutions logicielles développées pour vous soutenir dans toute l’organisation de votre manifestation et la rendre inoubliable.

☑️ N’hésitez jamais à demander de l’aide à vos équipes et à vous faire accompagner par des prestataires externes.

☑️ Veillez à diffuser auprès de votre public une image positive et professionnelle tout au long de l’événement, de l’envoi des invitations au débriefing, en passant par l’animation.

☑️ Faites preuve d’originalité et de créativité.

Après l’événement : ne vous reposez pas sur vos lauriers

Votre manifestation est terminée, s’est bien déroulée… mais votre travail ne s’arrête pas là.

Tout d’abord, il vous faut continuer à communiquer sur l’événement, même a posteriori. Continuez à assurer une présence sur les réseaux sociaux, en partageant des vidéos, des photos (demandez aux internautes de s'identifier s'ils se reconnaissent), en remerciant les participants et les orateurs pour leur présence. Et bien sûr, n’oubliez pas de répondre à tous les commentaires.

Par ailleurs, dressez le bilan de votre manifestation. Faites parvenir, par exemple, un questionnaire à vos invités. Ou utilisez les rapports et statistiques post-événement générés par vos outils de travail.

Ce travail est important car lui seul vous permettra de dégager des axes d’amélioration pour encore mieux préparer votre prochaine édition.

Article mis à jour, publié initialement en juin 2017.

Suggestion de logiciels pour vous

PriceComparator

PriceComparator
Veille tarifaire et concurrentielle BtoB
Exclusif - 1 mois gratuit
Voir ce logiciel

BOTNATION AI

BOTNATION AI
Améliorez votre business avec un chatbot conversationnel
Démarrez Gratuitement
Voir ce logiciel

Channable - Gestion de flux

Channable - Gestion de flux
PME : optimisez vos flux pour générer plus de ventes
Démo gratuite
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire