Séminaire d’entreprise : définition, rôle et 8 étapes clés pour bien l’organiser

L’organisation d’un séminaire d’entreprise ne se résume pas à trouver une activité de teambuilding ou une soirée incentive qui a fait ses preuves. Pour faire sens, votre séminaire doit répondre à des objectifs et cibler les collaborateurs concernés.

Commençons par définir ce qu’est un séminaire d’entreprise, le rôle qu’il peut tenir. Vous pourrez ensuite déterminer vos objectifs, choisir des activités. En bonus, nous vous indiquons des outils utiles pour organiser facilement votre séminaire.

Vous souhaitez organiser votre événement en saisissant tous les enjeux ? Cela tombe à pic, nous vous indiquons également toutes les étapes clés :

Un séminaire est un outil de management qui rassemble les caractéristiques suivantes :

• il s’agit d’organiser un événement et de rassembler les collaborateurs de l’entreprise en dehors des locaux où ils travaillent habituellement ;
• la durée peut varier d’un séminaire de deux jours à une semaine, voire plus, ou simplement une journée, selon les objectifs fixés par la direction ;
• les objectifs d’un séminaire varient : il s’agit généralement de favoriser la communication entre les salariés dans le but d’améliorer la cohésion, l’esprit d’équipe ;
• la nature d’un séminaire est généralement constituée d’une activité ludique afin de rapprocher les employés, et peut être enrichie de séances de travail ;
• un séminaire peut également faire l’objet d’un voyage vers une destination en France ou à l’étranger.

Comment organiser un séminaire ? Suivez les étapes décrites ici pour organiser et réussir votre séminaire d’entreprise :

Un séminaire d’entreprise peut endosser un rôle différent selon les objectifs et les besoins de l’organisation. Le tableau suivant rassemble les différentes possibilités. Il est possible de mixer les différents types de séminaires pour organiser un séminaire mélangeant par exemple séances de travail et activités de détente, ou de cohésion de groupe.

Selon les objectifs et la population ciblée, vous devez imaginer le thème de votre séminaire. Vous pouvez même en faire un événement qui marque les esprits de manière positive.

• Les activités incentive : elles récompensent votre équipe des efforts accomplis, des objectifs atteints. La motivation est la récompense, une gratification qui peut prendre des formes diverses.

• Les activités de teambuilding : elles développent la cohésion entre les collaborateurs. La motivation est la promesse d’un moment amusant, divertissant.

• Les séminaires dans un lieu ou un environnement insolite : le cadre peut procurer des sensations dépaysantes et briser la glace.
• La soirée d’entreprise : idéale pour faire une grande annonce, suivi d’un spectacle original, d’animations divertissantes, et d’une soirée dansante.
• Les activités sportives originales : le bubble foot, l’accrobranche, le rafting, le saut en parachute, etc.

• Les activités culturelles : cours d’improvisation, de création artistique (initiation à la peinture, sculpture), etc.
• Les sorties en extérieur : sites pittoresques ou historiques, les projections son et lumières dans des carrières ou sur des monuments, la chasse au trésor, la course d’orientation, etc.
• Les animations culinaires : découvertes de vins au château, cours de cuisine exotique, ateliers cocktail, etc.
• Les jeux de rôle : la murder party, l’escape game, le bar clandestin, le paintball, lasergame et réalité virtuelle, etc.

Tout a un coût : vous devez définir le budget nécessaire pour concrétiser votre séminaire. Vous pouvez mettre les prestataires en concurrence tels que les traiteurs, les hôtels, les tour operators, les animateurs, les salles, les spectacles, etc., ceci afin d’apprécier le rapport qualité-prix des prestations proposées.

Gardez en tête un élément indispensable : les yeux de vos collaborateurs doivent pétiller. Les bulles sont rarement à prix low cost…

Questionnez votre entourage professionnel : demandez à vos contacts ce qui les a marqués durant les séminaires auxquels ils ont participé.

Le lieu doit être suffisamment attractif pour motiver vos collaborateurs : il doit motiver leur participation, tout autant que les activités proposées.

Ce lieu peut être une destination insolite, un paysage paradisiaque, une île pour une chasse au trésor… ou simplement une salle de conférence si l’objectif est de travailler de manière studieuse, tout en profitant du restaurant très bien coté.

L’endroit doit pouvoir offrir des capacités d’accueil suffisantes pour le nombre de collaborateurs invités. La proximité avec des restaurants, commodités, excursions libres, est aussi un élément qui participe au succès de votre séminaire si sa durée s’étend sur une semaine par exemple.

Anticipez les absences de vos collaborateurs invités à votre séminaire : ils doivent prévoir cette absence du lieu de travail et s’organiser en fonction des projets en cours, et avertir les clients.

De votre côté, vous devez communiquer :

• les invitations et les relances,
• les feuilles de route,
• le programme détaillé du séminaire incluant les dates, les lieux et les activités,
• les informations pratiques.

Il faut parfois faire face à certains aléas indépendants de sa volonté : un problème de chambre, un avion qui a pris du retard, un collaborateur malade, un animateur qui se désiste…

Quoi qu’il arrive, gardez votre calme et gardez à l’esprit l’objectif de votre séminaire : rien de doit venir gâcher ce moment qui doit rester ancré dans les mémoires.

Prévoyez des plans B en cas de besoins, et même des activités ludiques simples à mettre en place que vous pouvez vous-même animer. Faites aussi appel aux bonnes volontés en interne !

Si votre séminaire prévoit des interventions techniques de prestataires, passez en revue leurs obligations et n’hésitez pas à leur envoyer un email de rappel : c’est aussi leur rôle de vous rassurer que tout est mis en œuvre de leur côté.

Mettez-vous à l’aise et passez en mode détente. Éteignez les smartphones, déconnectez !

Carpe diem ! Pensez au moment présent et profitez tous ensemble de l’expérience unique et rare qui vous est offerte.

Tissez des liens, échangez avec vos collègues, profitez des conversations informelles autour d’un verre ou d’une activité.

Assurez-vous également tout est en ordre pour la prochaine activité.

Prévoyez aussi des surprises comme un invité surprise, un cadeau imprévu, des petites attentions qui font de votre séminaire d’entreprise un moment inoubliable.

C’est le moment du bilan. Comparez les objectifs de départ, passez en revue les activités réalisées lors de votre séminaire et leurs effets sur le long terme.

Évaluer les améliorations :

• l’équipe est-elle plus soudée qu’auparavant ?
• les nouvelles recrues se sont-elles intégrées plus vite ?
• quel a été le moment fort de votre séminaire ?
• qu’est-ce qui a beaucoup plu ?
• qu’est-ce qui n’a pas marché ? Pourquoi ?
• etc.

Pour vous aider à recueillir les impressions, il est incontournable de sonder les employés invités à votre séminaire : mettez en place un sondage anonyme, avec une boîte à idées, et des champs libres pour améliorer la formule.

Si le cadre importe énormément, certains logiciels peuvent vous aider à gagner du temps dans l’organisation de vos séminaires. Nous vous invitons à découvrir leurs avantages.

Prezevent est par exemple une solution complète qui vous aide à organiser tous vos événements professionnels.

Ses atouts :

• des formulaires d’inscription personnalisables à communiquer aux invités,
• l’édition de badges personnalisés pour vos participants,
• le scan d’un QR code sur l’invitation pour faciliter le pointage des participants,
• l’envoi de notifications par SMS,
• l’animation d’un live tweet participatif, etc.

Billetweb est une solution de billetterie en ligne efficace pour organiser et gérer vos événements payants ou gratuits tels que des conférences, des activités sportives, ou encore des spectacles.

Ses atouts :

• la gestion des inscriptions jusqu’à 100 000 participants,
• la gestion de tarifs, dates et formulaires différents,
• la configuration d’un plan de salle,
• l’édition de codes promotionnels,
• un CRM intégré pour gérer vos contacts, etc.

Vous ne manquez désormais pas d’idées pour vous mettre au vert, vous et toute votre équipe ! Vers quel type d’événement s’oriente votre choix ?

• Une visite culturelle pleine de charme à l’étranger ?
• Une excursion sportive, un rallye ?
• Des journées d’étude rythmées par des réunions ?
• Faire un tour en pleine nature ?

Quels que soient vos envies et votre budget, pensez à vous équiper d’un outil qui vous fera gagner du temps et en quiétude : l’organisation d’un séminaire est bien souvent synonyme de stress ! Un outil vous enlèvera de nombreuses sources d’inquiétude…