Séminaire d’entreprise : définition, rôle et 8 étapes clés pour bien l’organiser

L’organisation d’un séminaire d’entreprise ne se résume pas à trouver une activité de teambuilding ou une soirée incentive qui a fait ses preuves. Pour faire sens, votre séminaire doit répondre à des objectifs et cibler les collaborateurs concernés.

Commençons par définir ce qu’est un séminaire d’entreprise, le rôle qu’il peut tenir. Vous pourrez ensuite déterminer vos objectifs, choisir des activités. En bonus, nous vous indiquons des outils utiles pour organiser facilement votre séminaire.

Vous souhaitez organiser votre événement en saisissant tous les enjeux ? Cela tombe à pic, nous vous indiquons également toutes les étapes clés :

• Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
  • Séminaire : définition
  • Rôle du séminaire d’entreprise
  • Activités pour organiser un séminaire original
  • Destinations de rêve ou insolites
• Organisation d’un séminaire d’entreprise en 8 étapes clés
  • Étape n° 1 : définir les objectifs de son séminaire
  • Étape n° 2 : choisir des activités appropriées
  • Étape n° 3 : octroyer une enveloppe budgétaire
  • Étape n° 4 : trouver l’endroit idéal
  • Étape n° 5 : gérer le planning du personnel et les invitations
  • Étape n° 6 : maîtriser la logistique
  • Étape n° 7 : en profiter pleinement
  • Étape n° 8 : évaluer les bienfaits sur le long terme
• Outils pour faciliter l’organisation
  • Prezevent
  • Billetweb
• Conclusion

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Nous vous donnons ici la définition d’un séminaire, vous indiquons son rôle et ses différents objectifs possibles, en vous suggérant quelques idées d’activités et de destinations.

Séminaire : définition

Un séminaire est un outil de management qui rassemble les caractéristiques suivantes :

• il s’agit d’organiser un événement et de rassembler les collaborateurs de l’entreprise en dehors des locaux où ils travaillent habituellement ;
• la durée peut varier d’un séminaire de deux jours à une semaine, voire plus, ou simplement une journée, selon les objectifs fixés par la direction ;
• les objectifs d’un séminaire varient : il s’agit généralement de favoriser la communication entre les salariés dans le but d’améliorer la cohésion, l’esprit d’équipe ;
• la nature d’un séminaire est généralement constituée d’une activité ludique afin de rapprocher les employés, et peut être enrichie de séances de travail ;
• un séminaire peut également faire l’objet d’un voyage vers une destination en France ou à l’étranger.

Rôle du séminaire d’entreprise

Un séminaire d’entreprise peut endosser un rôle différent selon les objectifs et les besoins de l’organisation. Le tableau suivant rassemble les différentes possibilités. Il est possible de mixer les différents types de séminaires pour organiser un séminaire mélangeant par exemple séances de travail et activités de détente, ou de cohésion de groupe.

Les différents types de séminaire
Rôle du séminaire	Objectifs
Formation	faire monter ses employés en compétences, nvestir dans le capital humain, mettre en œuvre une gestion des talents efficace, fidéliser ses employés.
Intégration	favoriser l’arrivée de nouvelles recrues, tisser des liens avec les collaborateurs les plus anciens, donner de la confiance en soi aux nouveaux arrivants, diffuser la culture d’entreprise, partager des valeurs, intégrer les méthodes, procédures de travail et bonnes pratiques.
Motivation	remonter le moral des troupes, timuler la cohésion, donner envie de se dépasser pour remporter de nouveaux challenges, fédérer l’équipe pour la rendre plus efficace et performante.
Travail	réunir les membres d’un service dans un lieu propice à développer un esprit qui sort du cadre, faire le bilan des actions passées, définir des axes stratégiques innovants, favoriser le partage d’expériences et la synergie.
Détente	récompenser les efforts fournis par ses employés tout au long de l’année, soutenir l’engagement des collaborateurs, leur montrer de la reconnaissance, faire preuve d’empathie.

 

Activités pour organiser un séminaire original

• Les activités incentive : elles récompensent votre équipe des efforts accomplis, des objectifs atteints. La motivation est la récompense, une gratification qui peut prendre des formes diverses.
• Les activités de teambuilding : elles développent la cohésion entre les collaborateurs. La motivation est la promesse d’un moment amusant, divertissant.
• Les séminaires dans un lieu ou un environnement insolite : le cadre peut procurer des sensations dépaysantes et briser la glace.
• La soirée d’entreprise : idéale pour faire une grande annonce, suivi d’un spectacle original, d’animations divertissantes, et d’une soirée dansante.
• Les activités sportives originales : le bubble foot, l’accrobranche, le rafting, le saut en parachute, etc.

• Les activités culturelles : cours d’improvisation, de création artistique (initiation à la peinture, sculpture), etc.
• Les sorties en extérieur : sites pittoresques ou historiques, les projections son et lumières dans des carrières ou sur des monuments, la chasse au trésor, la course d’orientation, etc.
• Les animations culinaires : découvertes de vins au château, cours de cuisine exotique, ateliers cocktail, etc.
• Les jeux de rôle : la murder party, l’escape game, le bar clandestin, le paintball, lasergame et réalité virtuelle, etc.

Destinations de rêve ou insolites

Vous voulez rester en France ? Pensez au sud de la France : le soleil est toujours au rendez-vous à Marseille, à Montpellier, à Nice, etc.

Vous cherchez une escapade autour du vin ? Direction la ville de Bordeaux et ses alentours : une région reconnue pour pratiquer l’œnotourisme.

Vous recherchez quelque chose de plus insolite, culturel, qui sort de l’habituel ? Envie de de sortir du cadre ?

La maison renversée sur l’île de Rügen - Image © weltstehtkopf

Nous vous présentons dans le tableau suivant des lieux propices à de belles découvertes inattendues :

Destinations pour séminaire d’entreprise dans le monde
Région	Pays et destinations culturelles ou insolites
Europe	Islande : Vatnajökull et Snæfellsjökull sont des noms imprononçables pour nous, mais surtout des parcs naturels de toute beauté et spectaculaires, avec de vrais glaciers. Allemagne : rires garantis dans la salle de jeu de la maison renversée sur l’île de Rügen ; émerveillement face à l’aquarium circulaire du Radisson Hôtel de Berlin, avec plus de 1 500 poissons tropicaux et un récif de corail. Espagne : plage, quartier gothique, monuments, sorties, Barcelone ne manque pas de charme ; Séville, au cœur de l’Andalousie, une autre région magnifique avec le fameux palais Alcazar. Suisse : vous pensez à la marmotte et au chocolat ? Faites un tour sur le pont suspendu le plus long du monde du côté de Grächen ! Si vous avez envie de vous défouler, cassez tout dans la Rage Room à Lausanne. Irlande : organiser une fête géante dans l’église The Church à Dublin, désormais lieu de culte de soirées de folie ! Luxembourg : The Chocolate House accueille les amoureux du chocolat sous toutes ses formes. Italie : Rome, la ville cosmopolite et ses monuments ; Milan, capitale mondiale de la mode et du design. Portugal : direction Lisbonne pour visiter le musée Calouste-Gulbenkian consacré à l’art oriental. Grèce : les Cyclades, le soleil, prendre l’apéritif au coucher du soleil en face du volcans ur l’île de Santorin.. Royaume-Uni : Alcotraz, le bar prison de Londres vous fait entrer dans la peau d’un prisonnier ; découvrez les merveilles du street art dans le quartier Shoreditch. Suède : vous n’avez jamais vu d’aurore boréale ? C’est ici que ça se passe ! Slovénie : visitez Ljubljana en canoë et perdez-vous dans les ruelles, ou plongez dans les profondeurs des grottes de Skocjan. Bulgarie : de nombreux monuments et espaces naturels sont classés au patrimoine mondial de l’UNESCO, comme la réserve naturelle de Srebarna comprenant plus de 100 espèces d’oiseaux. Hongrie : embarquez pour une croisière touristique dans le Budapest illuminé en soirée. République tchèque : la tête de Kafka, le mur John Lennon contrastent avec les monuments et musées chargés d’histoire. Croatie : les remparts de Dubrovnik. Autriche : ses châteaux, ses randonnées, ses pistes de ski.
Afrique	Kenya : le safari, les réserves Masaï, de Nakuru, de Meru, de Marsabit ou encore d’Amboseli vous feront voir l’Afrique comme jamais. Tunisie : Djerba la douce en mode Club Med, les lieux où ont été tournées certaines scènes de Star Wars et l’art de la calligraphie à Medina en font une destination aux plaisirs variés. Algérie : les sites sacrés et religieux, la Casbah d’Alger, le Sahara, autant de raisons de s’imaginer au pays des mille et une nuits. Maroc : se perdre dans les ruelles des souks et découvrir les merveilles de Marrakech. Sénégal : l’hospitalité des Sénégalais est légendaire ; Saint-Louis offre un panorama classé au patrimoine mondial de l’UNESCO. Madagascar : l’île, célèbre pour son allée de baobabs et ses lémuriens, permet également d’effectuer un trekking hors du commun dans le massif du Makay. Afrique du Sud : prendre le téléphérique de Cape Town et profiter du point de vue magnifique depuis la Table Mountain.
Moyen-Orient	Égypte : ses pyramides, sa croisière sur le Nil, son Sphynx, Louxor et ses sites pharaoniques. Turquie : Istanbul, Mugla ou Izmir sont des destinations populaires ; le site de la Cappadoce est d’une beauté unique, tout comme les plages de Bodrum. Liban : nagez avec les tortues à Tyr, plongez dans le « Paradise », la rivière de Baakline, et pêchez à Saida. Israël : Jérusalem, la ville portuaire de Césarée, ancienne cité maritime romaine, et les jardins suspendus de Haïfa font partie des lieux insolites à visiter. Chypre : parmi les immanquables, citons la cité antique de Salamine et ses statues, le Blue Lagoon pour une croisière, et The House of Dionysius avec ses mosaïques. Émirats Arabes Unis : Dubaï, une ville où tout est démesure, un véritable royaume du divertissement ; Abu-Dhabi également, un véritable Taj Mahal du golfe persique.
Asie	Jordanie : la cité romaine très bien conservée Jerash, la mer morte, et Petra, l’une des sept merveilles du monde avec son monastère. Sri Lanka : cette île au sud de l’Inde offre des petits bijoux culturels tels que le temple de la dent de Bouddha, les grottes de Dambulla et ses sculptures. Russie : Saint-Pétersbourg est un peu la Venise russe avec ses petites îles et ses 340 ponts ; ses nombreux monuments comme le Palais d’Hiver constituent un trésor de culture et d’art à piller avec les yeux. Chine : la célèbre Muraille, la Cité interdite, la grotte du dragon jaune éclairée, le pont de verre de 430 mètres de long et les rizières sont autant de raisons d’apprendre le chinois, juste au cas où vous auriez envie de rester un peu plus longtemps que prévu. Inde : un tour à bicyclette à New Delhi ou une escapade au « Royaume de Rêves », le Disneyland local ? Finalement vous êtes parti sur le Gange, raconter des histoires drôles aux animaux. Bali : là-bas, le meilleur ami de l’homme est l’éléphant, tout comme des sites paradisiaques inconnus de vos rêves.
Amérique	Mexique : la culture Maya, la tequila locale et les fêtes légendaires sur les plages ! États-Unis : les grands espaces, New York, Las Vegas, l’embarras du choix. Canada : évadez-vous du plus gros labyrinthe du monde en résolvant les énigmes sur l’île Perrot ; si vous aimez la neige, faites des glissades à 70 km/h à la Cité Limoilou, sensations garanties ! Brésil : participez au Carnaval de Rio, saluez le Christ Rédempteur sur la colline du Corcovado, ou écoutez la musique des chutes d’Iguazu.

Organisation d’un séminaire d’entreprise en 8 étapes clés

Comment organiser un séminaire ? Suivez les étapes décrites ici pour organiser et réussir votre séminaire d’entreprise :

Étape n° 1 : définir les objectifs de son séminaire

Un séminaire d’entreprise répond à un plusieurs objectifs fixés par le dirigeant : renforcer la cohésion, se détendre, travailler, ou bien alterner séances de travail sérieuses et activités ludiques.

Le DRH peut également sonder les managers et les collaborateurs tout au long de l’année afin de dégager les tendances et saisir les besoins exprimés.

Reportez-vous au tableau décrit plus haut pour définir vos objectifs. En fonction des objectifs, il vous faut cibler le public concerné et inviter les collaborateurs à votre séminaire.

S’il s’agit par exemple de renforcer l’esprit d’équipe de votre force de vente, organisez un séminaire dédié à vos commerciaux.

Étape n° 2 : choisir des activités appropriées

Selon les objectifs et la population ciblée, vous devez imaginer le thème de votre séminaire. Vous pouvez même en faire un événement qui marque les esprits de manière positive.

Reprenons l’exemple des commerciaux :

• pour renforcer l’esprit d’équipe, vous pouvez par exemple proposer une activité sportive où deux équipes s’affrontent,
• pour déclencher l’envie, proposez une animation ludique comme un escape game ou un sport incongru qui provoquera le rire et la détente…

Étape n° 3 : octroyer une enveloppe budgétaire

Tout a un coût : vous devez définir le budget nécessaire pour concrétiser votre séminaire. Vous pouvez mettre les prestataires en concurrence tels que les traiteurs, les hôtels, les tour operators, les animateurs, les salles, les spectacles, etc., ceci afin d’apprécier le rapport qualité-prix des prestations proposées.

Gardez en tête un élément indispensable : les yeux de vos collaborateurs doivent pétiller. Les bulles sont rarement à prix low cost…

Questionnez votre entourage professionnel : demandez à vos contacts ce qui les a marqués durant les séminaires auxquels ils ont participé.

Étape n° 4 : trouver l’endroit idéal

Le lieu doit être suffisamment attractif pour motiver vos collaborateurs : il doit motiver leur participation, tout autant que les activités proposées.

Ce lieu peut être une destination insolite, un paysage paradisiaque, une île pour une chasse au trésor… ou simplement une salle de conférence si l’objectif est de travailler de manière studieuse, tout en profitant du restaurant très bien coté.

L’endroit doit pouvoir offrir des capacités d’accueil suffisantes pour le nombre de collaborateurs invités. La proximité avec des restaurants, commodités, excursions libres, est aussi un élément qui participe au succès de votre séminaire si sa durée s’étend sur une semaine par exemple.

Étape n° 5 : gérer le planning du personnel et les invitations

Anticipez les absences de vos collaborateurs invités à votre séminaire : ils doivent prévoir cette absence du lieu de travail et s’organiser en fonction des projets en cours, et avertir les clients.

De votre côté, vous devez communiquer :

• les invitations et les relances,
• les feuilles de route,
• le programme détaillé du séminaire incluant les dates, les lieux et les activités,
• les informations pratiques.

Étape n° 6 : maîtriser la logistique

Il faut parfois faire face à certains aléas indépendants de sa volonté : un problème de chambre, un avion qui a pris du retard, un collaborateur malade, un animateur qui se désiste…

Quoi qu’il arrive, gardez votre calme et gardez à l’esprit l’objectif de votre séminaire : rien de doit venir gâcher ce moment qui doit rester ancré dans les mémoires.

Prévoyez des plans B en cas de besoins, et même des activités ludiques simples à mettre en place que vous pouvez vous-même animer. Faites aussi appel aux bonnes volontés en interne !

Si votre séminaire prévoit des interventions techniques de prestataires, passez en revue leurs obligations et n’hésitez pas à leur envoyer un email de rappel : c’est aussi leur rôle de vous rassurer que tout est mis en œuvre de leur côté.

Étape n° 7 : en profiter pleinement

Mettez-vous à l’aise et passez en mode détente. Éteignez les smartphones, déconnectez !

Carpe diem ! Pensez au moment présent et profitez tous ensemble de l’expérience unique et rare qui vous est offerte.

Tissez des liens, échangez avec vos collègues, profitez des conversations informelles autour d’un verre ou d’une activité.

Assurez-vous également tout est en ordre pour la prochaine activité.

Prévoyez aussi des surprises comme un invité surprise, un cadeau imprévu, des petites attentions qui font de votre séminaire d’entreprise un moment inoubliable.

Étape n° 8 : évaluer les bienfaits sur le long terme

C’est le moment du bilan. Comparez les objectifs de départ, passez en revue les activités réalisées lors de votre séminaire et leurs effets sur le long terme.

Évaluer les améliorations :

• l’équipe est-elle plus soudée qu’auparavant ?
• les nouvelles recrues se sont-elles intégrées plus vite ?
• quel a été le moment fort de votre séminaire ?
• qu’est-ce qui a beaucoup plu ?
• qu’est-ce qui n’a pas marché ? Pourquoi ?
• etc.

Pour vous aider à recueillir les impressions, il est incontournable de sonder les employés invités à votre séminaire : mettez en place un sondage anonyme, avec une boîte à idées, et des champs libres pour améliorer la formule.

Outils pour faciliter l’organisation

Si le cadre importe énormément, certains logiciels peuvent vous aider à gagner du temps dans l’organisation de vos séminaires. Nous vous invitons à découvrir leurs avantages.

Prezevent

Prezevent est par exemple une solution complète qui vous aide à organiser tous vos événements professionnels.

Ses atouts :

• des formulaires d’inscription personnalisables à communiquer aux invités,
• l’édition de badges personnalisés pour vos participants,
• le scan d’un QR code sur l’invitation pour faciliter le pointage des participants,
• l’envoi de notifications par SMS,
• l’animation d’un live tweet participatif, etc.

Billetweb

Billetweb est une solution de billetterie en ligne efficace pour organiser et gérer vos événements payants ou gratuits tels que des conférences, des activités sportives, ou encore des spectacles.

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Ses atouts :

• la gestion des inscriptions jusqu’à 100 000 participants,
• la gestion de tarifs, dates et formulaires différents,
• la configuration d’un plan de salle,
• l’édition de codes promotionnels,
• un CRM intégré pour gérer vos contacts, etc.

Conclusion

Vous ne manquez désormais pas d’idées pour vous mettre au vert, vous et toute votre équipe ! Vers quel type d’événement s’oriente votre choix ?

• Une visite culturelle pleine de charme à l’étranger ?
• Une excursion sportive, un rallye ?
• Des journées d’étude rythmées par des réunions ?
• Faire un tour en pleine nature ?

Quels que soient vos envies et votre budget, pensez à vous équiper d’un outil qui vous fera gagner du temps et en quiétude : l’organisation d’un séminaire est bien souvent synonyme de stress ! Un outil vous enlèvera de nombreuses sources d’inquiétude…

 

Quelle est votre meilleure expérience en matière de séminaire ?

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