Du flop au top : réussir son événement virtuel en 4 étapes !

Du flop au top : réussir son événement virtuel en 4 étapes !

Par Inès Ikar
Le 04/04/2023

Le numérique occupe une place de plus en plus grande dans notre quotidien et le milieu du travail n’y fait pas exception. Face à la pandémie, les entreprises se sont adaptés à l’essor du télétravail et une nouvelle tendance a émergé : l’organisation d’événements virtuels.

Problème, beaucoup d’entreprises entament les démarches pour organiser un événement virtuel, mais se retrouve avec peu de participants. C’est un flop ! 😭 Nous savons que votre projet d’événement virtuel a le potentiel d’attirer de nombreux invités, et pour cela, nous allons vous donner toutes les clés pour y parvenir ! 👇

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement virtuel peut prendre différentes formes. Mais il conserve toujours des caractéristiques communes. On fait le point !

Définition d’un événement virtuel

Un événement virtuel — également appelé événement digital ou numérique — est un rendez-vous en ligne autour d’une thématique définie. En tant qu’événement, il répond à une dimension fédératrice. Autrement dit, il implique de réunir du public. 🙌

À la différence d’une réunion physique, l’événement virtuel ne nécessite pas un déplacement de la part des invités. Chacun peut se connecter depuis un device (ordinateur, tablette ou smartphone) depuis n’importe où dans le monde.

Les objectifs derrière un événement virtuel peuvent être multiples :

  • présenter un nouveau projet d’entreprise ;
  • introduire un collaborateur ;
  • réaliser une formation collective ;
  • renforcer les liens entre les collaborateurs (team building) ;
  • etc.

Les différents types d’événements virtuels

La notion d’événement virtuel renvoie à de nombreux concepts. Ici, on va s’intéresser aux quatre cas de figure que rencontrent principalement les entreprises.

La conférence en ligne

La conférence en ligne — également appelée digital learning — est un événement virtuel qui rassemble un public autour d’une thématique bien définie. Elle se compose généralement d’un animateur et de plusieurs intervenants. La conférence en ligne se veut avant tout didactique et pédagogique. Elle vise à informer les participants des dernières avancées ou innovations sur un sujet donné 👍.

Le support de la conférence en ligne peut varier. Si certains experts se contentent de parler à l’audience, d’autres préfèrent s’appuyer sur des diaporamas ou encore des vidéos pour étayer leurs propos 💻.

Traditionnellement, à la fin de la conférence, un temps est consacré aux questions du public dans le but de favoriser l’échange entre l’ensemble des participants.

Le webinaire

Le webinaire (ou webinar) se rapproche fortement d’une conférence en ligne. Ici aussi, il est question de faire intervenir des experts sur un sujet donné autour d’un public. La place de l’animateur est essentielle dans un webinaire. C’est lui qui va répartir les temps de parole et rebondir sur les propos des intervenants. Il a également vocation à faire interagir le public 🗣️.

Le webinaire a également une portée didactique. Généralement, cet événement retransmis en ligne est enregistré afin de pouvoir être partagé et diffusé ultérieurement. Pour animer le webinaire, les intervenants utilisent souvent des supports préparés en amont au cours de leur temps de parole.

Le salon virtuel

Lorsque l’on participe à un salon, on est surtout attiré par l’opportunité d’échanger avec des exposants et de pouvoir tester différents produits. Mais vous vous en doutez, il semble assez délicat de reproduire l’expérience par le biais du digital ! 😅

Pour simuler ce lieu d’échanges, il est possible de créer différents espaces virtuels. On peut parfaitement imaginer un prospect rejoindre une visioconférence en ligne où un exposant fait la démonstration d’un produit, avec qui il pourra discuter dans la foulée. De la même manière, un visiteur virtuel peut choisir de se balader de « stand en stand » en rejoignant les différents espaces virtuels qu’il juge intéressants 🙂.

En clair, le salon virtuel se distingue par la grande liberté qu’il accorde aux visiteurs.

Le team building en ligne

L’intérêt d’un team building est de renforcer les liens entre les collaborateurs d’une entreprise. En présentiel, il peut prendre la forme d’un weekend à l’étranger, la participation à un escape game ou à toute autre activité physique et/ou ludique 💪.

Afin de pouvoir mettre sur pied un team building virtuel, il faut garder en ligne de mire les dimensions de travail en équipe, de solidarité et d’amusement. Pour cela, il existe une multitude d’activités à réaliser. On peut par exemple mentionner :

  • un cours de cuisine collectif ;
  • un blind test en équipes ;
  • l’organisation d’un quiz ;
  • la participation à une séance de sport (yoga, pilate, etc.) ;
  • des jeux de société ;
  • etc.

Les avantages d’un événement virtuel

Si les événements virtuels ont gagné en popularité ces derniers temps, c’est en raison de leurs multiples avantages.

La portée et la visibilité accrues

Organiser un événement qui rassemble beaucoup de public n’est pas une mince affaire pour une entreprise. Entre les absents et les désistements de dernière minute, il n’est pas rare que la réunion attire moins de participants que prévu. 🤷

Grâce au format numérique, il est beaucoup plus facile de capter du public. En effet, partager un lien vers un événement en ligne est un véritable jeu d’enfant. En outre, il est aussi possible d’enregistrer la réunion afin de la diffuser plus tard aux invités n’ayant pas pu participer. 👍

La flexibilité de participation

Il va sans dire que la possibilité de participer à une réunion depuis son canapé est bien plus pratique et écologique que de devoir prendre la voiture ou les transports en commun pour se rendre au bureau ou dans une salle réservée pour l’occasion. 🌱

Pour un commercial habitué à être en déplacement, l’organisation d’événements virtuels est, par exemple, un excellent moyen de continuer à suivre les actualités de l’entreprise malgré la distance.

Aussi, si vous avez un emploi du temps un peu serré, vous pouvez parfaitement rejoindre ou quitter la réunion en cours de route sans gêner qui que ce soit. Ce gain de flexibilité est très apprécié par les collaborateurs et contribue au succès des événements digitaux. 👏

Les économies de coûts

Organiser un salon ou un séminaire en présentiel implique un coût conséquent. Entre les frais de déplacement à couvrir, la location d’une salle ou encore la prestation repas, l’addition peut rapidement s’avérer salée. À l’inverse, la mise en place d’un événement digital se veut infiniment plus économique.

Aujourd’hui, tout le monde est équipé d’au moins un ordinateur, un téléphone et une connexion internet. L’entreprise n’a donc pas à débloquer un budget supplémentaire pour réunir ses employés le temps d’un événement ponctuel. Néanmoins, on peut souligner des coûts invisibles pour un employeur. En effet, la mise en place d’une réunion virtuelle implique un temps de préparation important. Or le temps… c’est de l’argent ! 😁

Les 4 étapes clés pour planifier et organiser un événement virtuel réussi

Organiser un événement virtuel ne s’improvise pas du jour au lendemain. Tout comme pour un rassemblement en présentiel, il convient de préparer le déroulé de l’événement en amont.

Étape n° 1 : la définition des objectifs de l’événement

Organiser un événement, c’est bien. Savoir pourquoi, c’est mieux ! Lorsqu’une entreprise monte un rassemblement entre ses collaborateurs, c’est pour répondre à un objectif, à un besoin. Dans le cas d’un team building, c’est par exemple pour resserrer les liens entre les employés, insuffler une dynamique nouvelle et renforcer l’esprit d’équipe 👌.

En bref, vous devez toujours vous demander quelle est la finalité de votre événement. Il peut par exemple être organisé pour :

  • introduire les employés à un nouvel outil ;
  • démarrer un nouveau projet d’entreprise ;
  • présenter un nouveau produit ;
  • etc.

Étape n° 2 : la sélection du format et de la plateforme

Maintenant que vous avez clairement défini les objectifs de votre événement virtuel, il est temps de vous pencher sur son format. Aurez-vous besoin de créer et monter une vidéo de présentation ? Pensez-vous vous appuyer sur un diaporama pour capter l’attention de l’auditoire ? À vous de définir le support le plus adapté au type d’événement organisé 😉.

De la même manière, veillez à choisir une plateforme facile d’accès pour vos collaborateurs. Celle-ci doit, par exemple, pouvoir supporter un nombre important de connexions simultanées tout en permettant les interactions. N’hésitez pas à vous renseigner sur les différentes fonctionnalités propres à chaque plateforme pour être sûr d’en choisir une qui correspond à vos besoins (chat en ligne, création de groupes de travail, etc.).

Étape n° 3 : la création d’un contenu attractif

Pour captiver le public, il est nécessaire de leur présenter un contenu attractif. Le choix du support en tant que tel a bien évidemment une grande importance. Une présentation dynamique soutenue par un support visuel cohérent rend la réunion virtuelle beaucoup plus attrayante. 👍

N’hésitez pas à visionner différents événements en ligne pour trouver l’inspiration. Vous pouvez également prendre le parti pris de faire participer votre audience à votre présentation en préparant des temps d’échanges entre deux slides. L’idée directrice est de rendre l’événement le plus vivant possible !

Étape n° 4 : la promotion de l’événement

Après avoir planifié scrupuleusement votre événement virtuel, il serait dommage que personne n’y assiste… Dans cette optique, vous devez veiller à respecter un planning pour l’envoi et la relance de vos invitations. Faire parvenir différents rappels au fur et à mesure que l’événement se rapproche est un très bon réflexe à adopter pour garder les futurs participants concernés.

Il est d’ailleurs à noter que selon la nature et la taille de l’événement, ces délais peuvent être plus ou moins longs. Sans surprise, au plus ce dernier est important et rassemble du monde, au plus vous aurez à vous y prendre à l’avance.

Concernant les canaux de communication, cela dépend forcément des personnes à qui vous vous adressez. Si les réseaux sociaux sont un excellent moyen de toucher une large audience pour un événement public, la newsletter interne ou l’e-mailing restent des solutions à privilégier pour une réunion d’entreprise.

Les meilleures pratiques pour un événement virtuel réussi

Pour vous assurer de la réussite de votre événement digital, vous devez veiller à respecter certaines pratiques.

Les outils spécialisés

Il existe de nombreux outils spécialisés dans l’organisation d’événements en ligne. Ces logiciels sont conçus pour animer de grandes réunions et possèdent diverses fonctionnalités très pratiques :

  • suivi des campagnes promotionnelles,
  • calendrier éditorial,
  • chat en ligne,
  • sondages intégrés,
  • tableaux de bord statistiques,
  • etc.

Voilà.events est une plateforme de live dédiée aux événements hybrides et digitaux qui s’adapte à vos besoins. En plus d’organiser toutes les étapes quant au bon déroulement de votre événement en ligne (inscription, email personnalisé, site web responsive, etc.), il fournit une expérience unique pendant l’événement pour rendre votre audience accro avec :

  • Des questions en mode anonyme ou nominatif,
  • un chat fluide,
  • un nuage de mots,
  • des sondages et des quiz,
  • un photowall,
  • un questionnaire de satisfaction,
  • une intégration de slides et d'images,
  • une intégration d'objet 3D manipulable.

La personnalisation de l’expérience de l’utilisateur

Par nature, l’internaute développe un comportement volatile. Autrement dit, il est susceptible de passer d’un onglet à un autre très rapidement s’il ne s’estime pas assez stimulé ou si l’interface d’une plateforme lui déplaît. 😅

Pour toutes ces raisons, il est primordial de proposer une expérience utilisateur personnalisée et optimisée. Plus que de simples spectateurs, les participants doivent se sentir acteurs de l’événement auquel ils participent. Vous pouvez, par exemple, leur demander d’exprimer leur avis sur le sujet du jour ou les inviter à participer à une expérience collaborative (afficher le résultat de sondages en temps réel, création de graphiques interactifs, etc.). 🙋

La gestion efficace de la technologie et des équipements

Qui dit événement en ligne, dit technologie. Pour éviter toute déconvenue le jour J, il est vivement recommandé de tester vos équipements en amont. Assurez-vous que la qualité de la connexion est bonne, que votre support de présentation s’affiche correctement ou que votre micro fonctionne bien.

Ce sont ces petits détails qui peuvent faire de grandes différences à l’arrivée. Devoir improviser et gérer des problèmes techniques devant une cinquantaine de participants n’a rien d’une partie de plaisir ! 🤯

Événement virtuel : ce qu’il faut retenir

En conclusion, on peut dire que les événements virtuels se sont imposés dans le quotidien des entreprises par leurs nombreux avantages. Gain de flexibilité, visibilité accrue et économies de budget sont autant d’éléments qui ont contribué à leur succès. Toutefois, il convient de souligner que s’ils semblent plus faciles à mettre en place qu’un événement physique, ils nécessitent une véritable préparation en amont et un investissement conséquent de la part des équipes concernées ! 💪

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