Organisateur d'événement : qui est vraiment ce couteau suisse de l'événementiel ?

Si on retrouve la profession d’organisateur d’événement sous diverses appellations (responsable événement, organisateur de soirée, wedding planner, régisseur d’événementiel, event planner, event manager, etc.), les missions, et surtout les qualités stratégiques et opérationnelles requises, restent les mêmes.

Véritable “chef d’orchestre”, l’organisateur d’événement conçoit, pilote et valorise auprès d’un public cible le projet événementiel pour le compte d’un client.

C’est cette pluralité de missions qui rend le métier de plus en plus attractif pour nombre d’étudiants ou de professionnels en quête de reconversion ou d’évolution.

Attiré·e par la profession d’event manager ? Découvrez quelles formations vous permettront d’accéder à cette carrière, ainsi que les compétences exigées, au travers d’une fiche métier complète.

La fiche de poste de l’organisateur d’événement

Quelles sont les missions de l’organisateur d’événement ?

Le panel des missions qui incombent à l’organisateur d’événement est large, d’autant qu’il existe des spécificités en fonction du domaine de spécialisation.

Par exemple, un wedding planner ne sera pas confronté aux mêmes contraintes qu’un organisateur d’événement sportif ou d’événement professionnel.

Néanmoins, l’essentiel de la fonction d’event planner s’axe autour des missions suivantes :

☑️ Répondre aux appels d’offres dans l’événementiel et rédiger des propositions commerciales.

☑️ Réfléchir au concept de l’événement (gala, salon professionnel, concert, team building, etc.) en tenant compte des objectifs, du budget et des contraintes du client.

☑️ Maintenir une communication permanente avec le client, de façon à toujours répondre à ses attentes et à ses inquiétudes.

☑️ Piloter toute l’organisation logistique de l’événement :

• recherche du lieu,
• mise en place d’un service de restauration,
• élaboration des différentes animations et interventions, etc.

☑️ Sélectionner les prestataires, fournisseurs et intervenants présents sur la manifestation.

☑️ Veiller à la conformité réglementaire des différents contrats et dispositifs.

☑️ Assurer le suivi budgétaire et la gestion administrative de l’événement.

☑️ Coordonner l’ensemble des acteurs de la manifestation, c’est-à-dire :

• votre équipe,
• les prestataires externes (traiteur, photographes, musiciens, responsables sonorisation, hôtes et hôtesses, etc.),
• les différents intervenants et orateurs.

☑️ Instaurer une stratégie de communication et de promotion avant, pendant et après l’événement, afin de le valoriser auprès du public.

☑️ Exploiter les outils technologiques et les réseaux sociaux pour valoriser la stratégie de communication évoquée ci-dessus.

☑️ Mesurer la réussite de ses objectifs et la satisfaction des clients, et réorienter au besoin sa stratégie et ses méthodes de travail.

☑️ Mettre en place une veille permanente du secteur de l’événementiel, afin d’être toujours au fait des dernières innovations et tendances.

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Comment devenir organisateur d’événement ?

Les formations les plus couramment recommandées pour devenir organisateur d’événement sont les suivantes :

• un BTS ou DUT (bac + 2) en communication, voire en commerce,
• une licence professionnelle ou un bachelor (bac + 3) en communication événementielle,
• un master (bac + 5) en communication. Ce dernier offre l’avantage d’accéder plus facilement au poste de chargé de projet événementiel, sans avoir à passer par la case assistant.

Voici également quelques exemples d’écoles dispensant des formations permettant de devenir organisateur d’événement :

• l’École internationale de Tunon et son Bachelor RP & Événementiel,
• LéCOLE et sa formation Event Manager,
• l’ISEFAC et son Bachelor chef de projet événementiel.

Notez enfin que certains organismes, à l’instar du CNFDI, proposent des formations d’organisateur d’événement à distance.

☝️ Comme pour beaucoup de métiers, l’expérience terrain prime. Ainsi, certains se sont vus accéder à des postes d’organisateur d’événement sans forcément avoir les diplômes cités ci-dessus.

Dans quel cadre travaille l’organisateur d’événement ?

☑️ En agence événementielle, agence de communication ou agence de publicité. Cet environnement de travail est particulièrement apprécié par celles et ceux qui souhaitent varier leurs missions et découvrir de nouveaux secteurs. Ce type de structure permet, par exemple, de travailler un jour pour une communauté de communes, un autre pour une grande marque de prêt-à-porter.

☑️ En entreprise. Certaines grosses sociétés, ou celles axant une partie de leur stratégie sur l'événementiel, peuvent compter dans leurs effectifs leur propre event planner, intégré au service communication. Dans cette configuration, l’organisateur d’événement a l’opportunité d’acquérir une solide expertise dans son secteur.

☑️ En tant que freelance. Vrai “couteau suisse”, il a déjà expérimenté pas mal de domaines d’activité ou de postes touchant le monde de l’événementiel. Côté client, faire appel à un freelance permet de bénéficier d’une plus grande flexibilité, et de tarifs généralement plus avantageux.

Quelles sont les compétences d’un organisateur d’événement ?

• gestion de projet,
• gestion de budget,
• techniques de management,
• techniques commerciales,
• techniques de négociation,
• maîtrise des nouvelles technologies,
• communication et marketing,
• pratique d’une langue étrangère, en particulier l’anglais.

Quelles sont les qualités d’un organisateur d’événement ?

• disponibilité (l’organisateur d’événement travaille sur une large amplitude horaire et ne compte pas ses heures),
• résistance au stress (la gestion des imprévus fait partie intégrante du quotidien de l’event planner),
• polyvalence,
• organisation,
• créativité,
• capacité d’adaptation,
• capacité à travailler en équipe,
• diplomatie,
• sens du relationnel,
• sens de l’écoute.

Quelles sont les évolutions du poste d’organisateur d’événement ?

Il n’existe pas de carrière toute tracée pour les organisateurs d’événements, tant l’éventail de leurs missions et de leur savoir-faire est large.

Il est cependant possible d’évoluer dans ce métier et dans ses compétences, et ce de différentes manières :

• En travaillant pour des événements de plus en plus prestigieux, ou pour le compte d’artistes ou de spectacles/festivals reconnus.
   
• En se spécialisant dans certains types d’événements (milieu de la mode et du luxe, mariages, salons professionnels, etc.).
   
• En ouvrant sa propre agence événementielle.

Quel est le salaire d’un organisateur d’événement ?

Les salaires de l’événementiel sont assez variés et dépendent, bien sûr, grandement de l’expérience et du type de structure pour laquelle opère l’event planner.

Voici toutefois un ordre d’idée de sa rémunération :

• pour un profil junior 👉 environ 2 000 € brut par mois,
• pour un profil senior 👉 environ 3000 € brut par mois.

La boîte à outils de l’organisateur d’événement

Découvrez une liste, non exhaustive, des outils qui accompagnent quotidiennement l'organisateur d'événement dans l’exécution de ses tâches.

Les logiciels de gestion de projet

🛠️ Trello ou Asana par exemple.

Les logiciels événementiel

🛠️ Prezevent ou LabEvent par exemple.

Les logiciels d’emailing

🛠️ Mailjet ou MailChimp par exemple.

Les logiciels de gestion des réseaux sociaux

🛠️ Buffer ou HootSuite par exemple.

Organisateur d’événement : un emploi en perpétuelle mutation

Vous avez désormais saisi les tenants et les aboutissants du métier d’organisateur d’événement… mais ce serait une erreur de croire que celui-ci est figé !

En effet, n’oublions pas que séduire à tout prix un public de plus en plus exigeant constitue un des principaux objectifs de la profession. Et ceci n’est possible que si l’event planner reste au fait des tendances et des évolutions technologiques susceptibles de faire mouche auprès de l’audience cible. C’est d’ailleurs pourquoi un travail de veille s’intègre à son quotidien.

Personnalisation, immersion (à l’aide de la réalité augmentée notamment), écoresponsabilité, collaboration… voici autant de pistes à explorer, annonciatrices de promesses et de challenges à relever pour les organisateurs d’événements.