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Préparer son premier festoche… c’est pas si fastoche.
Que vous ambitionniez de créer un petit évènement associatif où le futur Vieilles Charrues, l’anticipation reste de mise pour organiser un festival sans faux pas (au niveau sécurité, administratif, etc.) mais aussi alléchant et mémorable pour les visiteurs.
Alors, comment devenir un organisateur de festival aguerri ? Parce que votre bonne volonté et votre amour de la musique/cinéma/danse/art ne suffisent pas, découvrez la bonne démarche à suivre en 12 étapes clés.
La première question à vous poser : quelle histoire je souhaite raconter ?
En effet, il existe différents types de festivals :
Et pour chacun d’entre eux, des thématiques plus précises peuvent se dessiner. Si on reprend l’exemple de la musique, les évènements créés sont généralement très orientés : musique classique, urbaine, électro, etc.
Vous devez donc déterminer en amont le thème de votre event, en fonction de vos affinités et de vos compétences. Ainsi, vous :
Une fois ce cadre posé, il sera plus facile d’attribuer un nom qui rocks à votre festoche !
💡 Notre conseil : apportez de la profondeur à votre évènement en y associant une mission ou un objectif précis, comme la sensibilisation à l’éco-responsabilité ou encore la découverte d’une culture.
Même un petit évènement requiert énormément de travail. Vous n’allez pas tout porter sur vos seules épaules !
On vous conseille de créer l’organigramme de votre festival. En d’autres termes, constituez une équipe de choc au sein de votre association pour vous répartir les tâches. Pour ce faire, attribuez des rôles clés à chacun, rôles associés à des missions précises à honorer dans un laps de temps donné.
Par exemple :
💡 Notre conseil : si vous êtes une petite structure, pourquoi ne pas œuvrer de concert avec une autre association ? Le recours à des bénévoles est également possible lors de cette phase préparatoire.
Quel budget pour mon festival ?
Posez-vous cette question suffisamment tôt, car beaucoup d’arbitrages dépendront de ce paramètre.
Anticipez donc toutes les dépenses à venir :
💡 Notre conseil : n’hésitez pas à demander des devis aux différents prestataires pour obtenir une vision au plus proche de la réalité.
En parallèle, calculez aussi l’argent qui entrera dans la caisse, principalement :
En prenant en compte tous ces éléments, vous établissez un budget prévisionnel qui vous donnera une idée de ce que vous pouvez faire (et surtout ne pas faire) pour atteindre la rentabilité… même dans le cadre d’un évènement à but non lucratif.
Par ailleurs, sachez qu’il est possible de gonfler votre trésorerie en variant les sources de financement :
☝️ Pour convaincre au maximum ces acteurs de participer, rédigez un dossier de présentation en béton : description des responsables et du projet, explication des objectifs, détail de la campagne de promotion prévue, estimation du public, etc.).
Selon une étude du CNV, les ressources des festivals proviennent de recettes de la billetterie (38 %), de ventes sur le site du festival dans les bars, la restauration, le merchandising et autres (19 %), de subventions publiques (30 %) et de partenariats privés (13 %).
Autre gros sujet : quel lieu pour organiser un festival ?
Là aussi, l’ambiance ainsi que le type d’installation souhaités (grande scène de concert par exemple,) seront déterminants :
Le nombre de festivaliers envisagé (il existe des réglementations en la matière !) et votre budget, bien entendu, entrent aussi dans l’équation.
À noter : certains emplacements nécessitent des démarches administratives particulières, comme pour une manifestation se déroulant sur la voie publique.
Évidemment, pour dénicher le spot parfait, mieux vaut connaître les dates de votre évènement afin de vérifier si cet emplacement sera disponible.
Là aussi, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :
Vous avez constitué vos équipes et déterminé la date de votre festival ? Il est temps de construire un rétroplanning, c’est-à-dire un planning « à l’envers » établi à partir de la date butoir.
De la sorte, vous obtenez de la visibilité sur toutes les tâches qu’il vous reste à accomplir, pour vous assurer que vous et vos complices restiez dans les temps. De plus, vous gérez mieux les missions qui requièrent de l’anticipation, comme les demandes d’autorisation auprès des mairies.
Qui allez-vous faire intervenir à votre beau festival ?
Pour choisir et contacter les artistes, partez tout simplement de votre thématique et sélectionnez tous les profils qui correspondent à votre univers.
Bien sûr, en fonction de l’ampleur de la manifestation et de votre budget, vous ferez appel soit à des professionnels de renom, soit à des artistes plus confidentiels et locaux. D’ailleurs, ces derniers peuvent être sollicités par le biais d’un appel à projets.
💡 Notre conseil : contactez un maximum d’intervenants, car vous n’obtiendrez pas des réponses positives à chaque coup de fil. Prévoyez également une liste de secours en cas d’annulation. Enfin, si vous faites appel à des artistes rémunérés, établissez avec eux un contrat d’engagement.
Un festival, ça n’est pas que des artistes !
Nombre d’autres prestataires permettront à votre évènement d’exister, ou alors de lui apporter une dimension plus grande :
Une des pratiques les plus courantes consiste à recourir à des bénévoles. Ces derniers peuvent être assignés à de nombreux postes comme l’accueil des festivaliers et des artistes, le catering, l’entretien et la propreté des lieux, la décoration, etc.
💡 Notre conseil : pour recruter plus facilement vos bénévoles, faites appel à des prestataires spécialisés. Recrewteer, par exemple, est une solution vous permettant de dénicher plus facilement les bons profils puis de les assigner à des postes précis. Ensuite, la plateforme facilite la communication avec eux tout au long de la phase d’organisation et lors de l’évènement, et optimise la gestion de manière générale (planning, repas, hébergement, etc.).
La bête noire des organisateurs de festival : l’administratif.
Mais cette étape revêt une importance capitale, car vous devez absolument procéder dans les règles de l’art… si vous ne voulez pas voir votre beau projet tomber à l’eau.
Pour commencer, votre structure doit bénéficier d’un statut juridique pour effectuer les différentes d��marches administratives.
En règle générale, le statut privilégié par les organisateurs de festival reste celui de l’association, plutôt simple à mettre en place et cohérent avec ce type de projet.
Une demande d’autorisation est requise si vous prévoyez :
Elle s’effectue auprès de la mairie ou alors de la préfecture de police dans certaines villes (Paris, Marseille et Lyon). Lors de la démarche, précisez entre autres :
En revanche, si votre festival se tient dans un lieu privé et habilité à recevoir du public, une simple déclaration suffit.
D’autres types d’autorisations sont souvent nécessaires.
En tant que responsable d’un festival, vous devez souscrire à une assurance festival couvrant au moins la responsabilité civile.
Toutefois, on vous recommande d’y ajouter des garanties supplémentaires :
Pour que votre festival se solde par un succès, une attention de tous les instants doit être apportée à la sécurité.
De nombreux paramètres sont à prendre en considération, comme la protection des festivaliers, mais aussi celle du staff.
Veillez donc à la présence de tous les équipements nécessaires (extincteurs par exemple) ainsi qu’à leur conformité. Pour ce faire, rapprochez-vous du département d’incendie ou de secours, ou de la commission départementale de sécurité.
💡 Notre conseil : faites-vous accompagner par des professionnels. Par exemple, un service de sécurité habilité saura mieux réagir en cas de danger ou de comportement inapproprié. Côté santé, on pense évidemment à la présence d’acteurs, comme la Croix-Rouge ou les pompiers, en mesure d’administrer les premiers secours le cas échéant.
Vous avez déjà déployé beaucoup d’énergie pour organiser votre festival. Il serait dommage que les visiteurs ne soient pas au rendez-vous !
Pour faire connaître votre projet, élaborez une stratégie de communication aux petits oignons.
Plusieurs canaux sont à votre disposition :
Dans tous les cas, créez une communication alléchante, en :
Avant de vendre des billets, questionnez-vous sur le prix.
Bien évidemment, il vous faut rentrer dans vos frais. Mais ne gonflez pas les tarifs pour autant : adaptez-les à la programmation ainsi qu’aux services proposés durant la manifestation (présence de têtes d’affiche, infrastructures prévues sur place, etc.). N’oubliez pas que les festivaliers sont habitués à ce type d’évènement, et savent donc lorsque le prix est justifié… ou pas.
Ensuite, pour vendre vos tickets d’entrée, deux possibilités complémentaires s’offrent à vous :
Retrouvez de manière synthétique la checklist de tous les éléments à prendre en pour organiser un festival mémorable, à télécharger gratuitement au format PDF.
La to-do list pour organiser un festival
TéléchargerCôté festival, surtout en saison estivale, vous serez confronté à de la concurrence.
Veillez donc à préparer au mieux votre évènement pour attirer les visiteurs, marquer leurs esprits, et leur donner envie de revenir aux prochaines éditions.
Mais vous l’avez compris, il y a 1 000 choses auxquelles penser. Suivez donc scrupuleusement les différentes étapes énoncées ci-dessus pour être sûr de ne rien oublier :
Grâce à une organisation en béton, une bonne dose d’anticipation mais aussi à votre créativité, sûr que votre festival deviendra mémorable. Alors, prêt à créer, qui sait, le futur Vieilles Charrues ?