Tweetwall : les outils d'animation d'événement, connectez votre public !

Un tweetwall permet à un organisateur d’événement de communiquer et interagir avec son public. Une des bonnes pratiques en organisation d’événement est désormais d’adopter ce mode de communication interactive.

Le monde de l’événementiel et celui de la communication digitale ne font plus qu’un : les internautes se trouvent à la fois sur le lieu de l’évènement (conférence, séminaire, etc.) mais aussi sur les réseaux sociaux.

Tirer profit des réseaux sociaux pour animer son évènement ? C’est désormais monnaie courante, notamment grâce à Twitter, le réseau idéal pour favoriser le dialogue, et aux solutions de tweetwall. 

Pour vous assurer une visibilité maximale, le livetweet devient incontournable. Explications.

Le terme tweetwall, appelé aussi Twitter wall ou bien encore livetweet, désigne un écran géant, connecté à une application, sur lequel apparaissent les publications Twitter mentionnant un même hashtag. 

Cet outil innovant repose sur la diffusion de messages, postés par les participants, en direct d’un événement auquel ils assistent. En contribuant lui-même à sa communication, le public devient alors acteur et non plus seulement spectateur.

Que vous organisiez une conférence, un salon, une formation… le tweetwall est la solution tendance et ludique pour animer et communiquer efficacement.

Principalement pour trois raisons :

• Il est vecteur d’engagement : en donnant la parole à vos invités vous favorisez leur implication et les interactions. Les personnes non présentes pourront également suivre votre conférence, séminaire ou autre, en réagissant et en posant leurs questions aux intervenants directement via Twitter.
   
• Le tweetwall améliore l’expérience des participants : interactif et participatif il dynamise votre opération et créer un effet d’engouement. Les personnes ont envie d’y apparaître et réagissent sur Twitter pour cela.
   
• Un livetweet contribue à la notoriété de votre événement : plus on va tweeter à son sujet, plus on va créer le buzz sur les réseaux sociaux. L’effet viral va avoir une influence positive sur la portée et la popularité de l’événement… et sur votre nombre de followers !

Facile et rapide à installer, pour mettre en place un tweetwall il vous faut : 

• Un ordinateur pour accéder à la plateforme web et pour le travail de modération 
• Un accès wifi gratuit ou une bonne connexion internet pour que le public puisse tweeter sans difficulté
• Un grand écran TV ou vidéoprojecteur pour diffuser le livetweet
• Un logiciel ou une application de livetweet

Si vous ne pouvez pas assurer vous-même le community management et la modération de la discussion, il vous faudra solliciter l’assistance d’une personne membre de l’organisation. L’animation du tweetwall par un community manager est au coeur de la réussite de l’opération.

En amont de l’évènement :

Pertinent et représentatif de l'événement, il doit être avant tout court, pour laisser de la place au reste du texte dans le tweet, et facile à mémoriser. Cela peut être :

• Le nom de l’évènement : #EventPro
• Le nom + l’année dans le cas d’un événement annuel : #EventPro17 ou #EventPro2017
• Les initiales de l’évènement : #EP
• Les initiales + l’année : #EP17 ou #EP2017

Pour s’assurer de générer suffisamment de trafic le jour J, il est indispensable de bien le communiquer et le diffuser à votre audience, avant et pendant l’évènement via :

• La page web de l’évènement,
• Les mails envoyés aux invités,
• Les supports de communication (affiches, flyers, goodies…),
• Les réseaux sociaux, etc.

Important : Pensez à créer un compte twitter pour votre entreprise et/ou votre évènement si ce n’est pas déjà fait !

Ci-dessous un hashtag matérialisé et installé sur scène, impossible de le louper :
 

La plupart des applications de livetweet sont mis à disposition en marque blanche et permettent la customisation du mur de tweets aux couleurs de l’entreprise ou de l’événement (logo, charte graphique, typograhie).

C’est également un excellent moyen de promouvoir vos partenaires en affichant leur logo.

Le jour J :

Chaque personne qui mentionne le hashtag associé à l'événement participe au livetweet et son message est affiché sur le tweetwall (sous réserve de modération).

Poster un message ou une photo, réagir au post d’un autre… chacun peut intervenir !

Pour garder le contrôle de ce qui est diffusé et éviter les éventuels débordements, la modération des contributions est indispensable et est rendue possible :

• via l’utilisation de filtres automatiques et la détection de mots-clés inappropriés définis au préalable,
• manuellement en vérifiant chaque message en temps réel avant qu’il ne soit affiché sur l’écran.

Les intervenants peuvent réagir en direct et répondre aux messages postés, le public également !

Voici ci-dessous une photo de tweetwall lors d’un événement, intégré dans un tweet (la boucle est bouclée) :

De nombreuses applications web permettent aux organisateurs d’événements professionnels la mise en place d’un tel système. Vous en trouverez des plus ou moins intuitifs et dynamiques, des gratuits comme des payants. Tout dépend alors de vos besoins, en personnalisation et en modération notamment, et de la manière dont vous souhaitez exploiter le dispositif.

Méfiez-vous tout de même des solutions gratuites qui, même si elles semblent suffisantes à première vue, elles ne proposent pas automatiquement un service de modération et d’assistance en cas de problème technique. De plus, en passant par une plateforme gratuite vous prenez le risque de voir apparaître à l’écran la mention “version de démonstration”, quand ce n’est pas une publicité qui défile toutes les 10 minutes… pas très professionnel tout ça...

Certains outils d’animation se distinguent néanmoins en proposant des services et fonctionnalités complémentaires.

C’est le cas de Prezevent qui va au-delà en vous accompagnant dès l’organisation de votre événement jusqu’au suivi des statistiques et la mesure de son impact. Gestion des inscrits, accueil des invités (check’in), analyse du taux d’engagement… l’ensemble des étapes avant, pendant et après le jour J est centralisé et peut être géré depuis un seul et même logiciel. 

Côté animation, les échanges sont facilités et enrichis. En plus d'interagir via Twitter, Prezevent laisse la possibilité aux participants qui n'auraient pas de compte de poser leurs questions via SMS ou via la page web dédiée et leur espace privé. Les messages diffusés sur le mur proviennent par conséquent de ces 3 canaux. Pour certaines entreprises qui ne voudraient pas communiquer publiquement leur événement, la page web est également une très bonne alternative, plus intime que Twitter !

Pour dynamiser davantage votre conférence, congrès ou séminaire, et obtenir le ressenti de votre audience il est également possible de créer et soumettre à votre public des sondages, quizz et questionnaire de satisfaction.

Avoir recours à un dispositif tweetwall est un excellent moyen pour connecter et booster vos événements offline tout en impliquant votre audience. En faisant appel à l’intelligence collective, elle se sentira d’autant plus valorisée si vous prenez la peine de l’écouter et de réagir en conséquence. 

Sa simplicité d’installation et sa personnalisation en font un outil redoutable pour votre communication événementielle.

Attention néanmoins au choix du logiciel qui peut être déterminant dans le succès d’une telle opération. En effet, nous avons vu les avantages d’une diffusion en temps réel mais le caractère instantané sur lequel repose le tweetwall peut aussi avoir des conséquences négatives sur votre image et votre professionnalisme, dans le cas d’éventuels problèmes techniques ou d’une mauvaise modération de messages intrusifs.