

Quand on organise un événement, difficile de savoir par où commencer et comment ne rien oublier ? N'oubliez aucune étape et évitez le stress superflu en lisant nos conseils.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
Un tweetwall permet à un organisateur d’événement de communiquer et interagir avec son public. Une des bonnes pratiques en organisation d’événement est désormais d’adopter ce mode de communication interactive.
Le monde de l’événementiel et celui de la communication digitale ne font plus qu’un : les internautes se trouvent à la fois sur le lieu de l’évènement (conférence, séminaire, etc.) mais aussi sur les réseaux sociaux.
Tirer profit des réseaux sociaux pour animer son évènement ? C’est désormais monnaie courante, notamment grâce à Twitter, le réseau idéal pour favoriser le dialogue, et aux solutions de tweetwall.
Pour vous assurer une visibilité maximale, le livetweet devient incontournable. Explications.
Le terme tweetwall, appelé aussi Twitter wall ou bien encore livetweet, désigne un écran géant, connecté à une application, sur lequel apparaissent les publications Twitter mentionnant un même hashtag.
Cet outil innovant repose sur la diffusion de messages, postés par les participants, en direct d’un événement auquel ils assistent. En contribuant lui-même à sa communication, le public devient alors acteur et non plus seulement spectateur.
Que vous organisiez une conférence, un salon, une formation… le tweetwall est la solution tendance et ludique pour animer et communiquer efficacement.
Principalement pour trois raisons :
Facile et rapide à installer, pour mettre en place un tweetwall il vous faut :
Si vous ne pouvez pas assurer vous-même le community management et la modération de la discussion, il vous faudra solliciter l’assistance d’une personne membre de l’organisation. L’animation du tweetwall par un community manager est au coeur de la réussite de l’opération.
En amont de l’évènement :
Pertinent et représentatif de l'événement, il doit être avant tout court, pour laisser de la place au reste du texte dans le tweet, et facile à mémoriser. Cela peut être :
Pour s’assurer de générer suffisamment de trafic le jour J, il est indispensable de bien le communiquer et le diffuser à votre audience, avant et pendant l’évènement via :
Important : Pensez à créer un compte twitter pour votre entreprise et/ou votre évènement si ce n’est pas déjà fait !
Ci-dessous un hashtag matérialisé et installé sur scène, impossible de le louper :
.@pierreAlzingre de @VISIONARI_Lab au #Shake16 : " Le oui-we business : Positif & Collaboratif" #socialbusiness pic.twitter.com/b1bPsiuc3s
— Chloé (@chloepindeler) 17 mai 2016
La plupart des applications de livetweet sont mis à disposition en marque blanche et permettent la customisation du mur de tweets aux couleurs de l’entreprise ou de l’événement (logo, charte graphique, typograhie).
C’est également un excellent moyen de promouvoir vos partenaires en affichant leur logo.
Le jour J :
Chaque personne qui mentionne le hashtag associé à l'événement participe au livetweet et son message est affiché sur le tweetwall (sous réserve de modération).
Poster un message ou une photo, réagir au post d’un autre… chacun peut intervenir !
Pour garder le contrôle de ce qui est diffusé et éviter les éventuels débordements, la modération des contributions est indispensable et est rendue possible :
Les intervenants peuvent réagir en direct et répondre aux messages postés, le public également !
Voici ci-dessous une photo de tweetwall lors d’un événement, intégré dans un tweet (la boucle est bouclée) :
Exprimez vous sur #Twitter avec le htag #BGF et passez sur le #TweetWall ! 😎 pic.twitter.com/DMC3cFSJAP
— Geek Festival (@Geek_Festival) 25 mai 2017
De nombreuses applications web permettent aux organisateurs d’événements professionnels la mise en place d’un tel système. Vous en trouverez des plus ou moins intuitifs et dynamiques, des gratuits comme des payants. Tout dépend alors de vos besoins, en personnalisation et en modération notamment, et de la manière dont vous souhaitez exploiter le dispositif.
Méfiez-vous tout de même des solutions gratuites qui, même si elles semblent suffisantes à première vue, elles ne proposent pas automatiquement un service de modération et d’assistance en cas de problème technique. De plus, en passant par une plateforme gratuite vous prenez le risque de voir apparaître à l’écran la mention “version de démonstration”, quand ce n’est pas une publicité qui défile toutes les 10 minutes… pas très professionnel tout ça...
Certains outils d’animation se distinguent néanmoins en proposant des services et fonctionnalités complémentaires.
C’est le cas de Prezevent qui va au-delà en vous accompagnant dès l’organisation de votre événement jusqu’au suivi des statistiques et la mesure de son impact. Gestion des inscrits, accueil des invités (check’in), analyse du taux d’engagement… l’ensemble des étapes avant, pendant et après le jour J est centralisé et peut être géré depuis un seul et même logiciel.
Côté animation, les échanges sont facilités et enrichis. En plus d'interagir via Twitter, Prezevent laisse la possibilité aux participants qui n'auraient pas de compte de poser leurs questions via SMS ou via la page web dédiée et leur espace privé. Les messages diffusés sur le mur proviennent par conséquent de ces 3 canaux. Pour certaines entreprises qui ne voudraient pas communiquer publiquement leur événement, la page web est également une très bonne alternative, plus intime que Twitter !
Pour dynamiser davantage votre conférence, congrès ou séminaire, et obtenir le ressenti de votre audience il est également possible de créer et soumettre à votre public des sondages, quizz et questionnaire de satisfaction.
Avoir recours à un dispositif tweetwall est un excellent moyen pour connecter et booster vos événements offline tout en impliquant votre audience. En faisant appel à l’intelligence collective, elle se sentira d’autant plus valorisée si vous prenez la peine de l’écouter et de réagir en conséquence.
Sa simplicité d’installation et sa personnalisation en font un outil redoutable pour votre communication événementielle.
Attention néanmoins au choix du logiciel qui peut être déterminant dans le succès d’une telle opération. En effet, nous avons vu les avantages d’une diffusion en temps réel mais le caractère instantané sur lequel repose le tweetwall peut aussi avoir des conséquences négatives sur votre image et votre professionnalisme, dans le cas d’éventuels problèmes techniques ou d’une mauvaise modération de messages intrusifs.