[Étude de cas] Adhésions, comptabilité, communication : comment bien gérer votre association ?

Par David Huin
Le 24/09/2021
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Il est primordial de simplifier et optimiser la gestion de son association. Communication, comptabilité, adhésions, trésorerie… les différents modules d’une organisation peuvent s’avérer difficiles à gérer, surtout lorsque l’association s’agrandit.

AssoConnect est la solution. Cette plateforme web tout-en-un permet de gérer votre association entièrement en ligne, sans besoin de compétence technique.

Utilisée par plus de 50 000 responsables associatifs, elle représente un véritable levier de performance pour les associations. Zoom sur 3 cas clients qui ont considérablement amélioré la gestion de leur association grâce à l’utilisation d’AssoConnect.

1 - Le Club Iris Hockey Lambersart centralise et ordonne les adhésions

Présentation de l’association

Créé en 1941, le Club Iris Hockey Lambersart regroupe aujourd’hui plus de 450 adhérents. C’est un club dynamique qui s’est développé autour de valeurs comme la convivialité, l’amitié, la famille ou encore la tolérance.

Au fil des années, le club s’est agrandi en ouvrant de nouvelles équipes comme celle de hockey sur fauteuil ou l’équipe féminine.

Les adhésions, un casse-tête à chaque rentrée sportive

Avant le passage à AssoConnect, la période des adhésions était un moment redouté chaque année par Sandrine Louis, salariée du club.

En effet, elle s’occupait seule de recenser tous les adhérents sur fichier. De longues heures étaient nécessaires à la saisie manuelle des centaines de fiches d’inscription, l’identification des adhérents retardataires, l’enregistrement des chèques et autres espèces pour le paiement des cotisations, etc.

Les sportifs ne pouvaient pas adhérer en ligne, ni payer par carte bancaire. Je gérais à la main les fiches d’inscription et différents moyens de paiement, chèques et espèces. Je devais faire de nombreuses relances avant de récupérer l’ensemble des cotisations

La rencontre avec AssoConnect s’est faite par le président de la région. Une campagne de recensement des besoins des clubs, effectuée en 2018, a souligné la nécessité pour le club d’aider Sandrine dans la gestion des adhésions.

Il est alors décidé de tester le logiciel de gestion d’association AssoConnect.

Le passage à AssoConnect

La transition vers AssoConnect se fait de manière simple et efficace. Le logiciel est doté d’une fonctionnalité permettant d’importer directement les fichiers du club sur la plateforme dans une base de données centralisée.

Depuis sa plateforme AssoConnect, Sandrine crée un site internet pour son club de hockey et repense entièrement son système d’adhésion.

Pour la transition, nous avons importé nos adhérents directement dans AssoConnect. Cette année, plus de 200 sportifs sont passés par le site internet pour leur adhésion, c’est autant de fiches d’inscription que je n’ai pas à collecter et saisir manuellement dans Excel. Et plus de la moitié ont payé par carte bancaire : c’est plus de 100 chèques que je n’ai pas dû gérer !

Résultat : de la gestion manuelle en moins, et beaucoup de temps gagné

  • Les adhésions en ligne sont enregistrées automatiquement sur le logiciel et Sandrine n’a rien à faire de particulier.
  • Pour les adhérents qui ne souhaitent pas passer par internet, Sandrine a la possibilité de collecter les fiches d’inscriptions et de les reporter sur sa plateforme.
  • De plus, le logiciel AssoConnect permet un suivi facilité des adhérents.

Personnalisable, cette fonction offre aux administrateurs une vue d’ensemble des informations collectées à propos des adhérents. Dans le cas du Club Iris Hockey Lambersart, cette fonctionnalité indique quel cours suit l’adhérent ou si l’autorisation parentale demandée a été fournie.

Le passage à AssoConnect s’est donc traduit pour Sandrine par une charge de travail allégée : une centaine de chèques en moins à gérer dès la première année, et du temps de gagné pour se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un partenariat national après le partenariat local

C’est grâce à cet impact positif sur le club qu’AssoConnect et la ligue de Hockey des Hauts-de-France ont développé un partenariat en 2019.

Cette coopération réussie a ouvert la voie puisqu’elle a débouché sur un partenariat entre la Fédération Française de Hockey et AssoConnect. Désormais, tous les clubs affiliés à la FFHockey peuvent, comme Sandrine, profiter des bénéfices d’AssoConnect à un prix réduit.

2 - La Boxe Académie simplifie sa gestion comptable d’association

Présentation de l’association

Créée en septembre 2019, l’association a pour vocation de promouvoir le sport et la culture à travers la boxe. Avec un statut association loi 1901, La Boxe Académie a su démontrer, malgré la crise sanitaire, ses valeurs de partage et de cohésion en permettant à ses participants de pratiquer la boxe même pendant la période de confinement en extérieur.

Mais l’organisation de l’association commençait à devenir de plus en plus laborieuse pour les bénévoles. Celle-ci étant divisé en 3 modules distincts :

  • communication, site web et emailing,
  • adhésions relié au site web avec adhésions en ligne,
  • comptabilité.

Problématique de départ

L’entreprise s’est vu faire face à quelques difficultés d’organisation notamment au niveau de la trésorerie. En effet, le président souhaitait que le trésorier se concentre sur sa valeur ajoutée, à savoir : demander des subventions et optimiser la trésorerie de l’association, sans forcément faire appel à un assistant comptable.

La solution mise en place : AssoConnect

L’association s’est donc tournée vers AssoConnect. Le logiciel, étant équipé d’un module comptable complet et efficace, a considérablement amélioré l’organisation de l’association, sur plusieurs points :

  • la gestion des factures a été optimisée : achats, prestations de service auprès des différents fournisseurs… la création de facture est personnalisable et est à l’image de l’association (logo, mentions…),
  • la gestion de la trésorerie a été largement simplifiée : tout le monde a accès à la création de facture, le trésorier n’a plus à attendre 6 mois pour gérer l’ensemble des factures, il y a accès n’importe quand et en temps réel,
  • la coordination générale est nettement améliorée : l’association étant basée sur une organisation collégiale, les décisions sont prises par tous les membres. Le module comptable a permis de renforcer cette cohésion en permettant l’accès aux données à tous les participants.

Avec AssoConnect, le trésorier n’a plus qu’à faire un check pour vérifier que la facture corresponde au bon compte dans les enregistrements comptables, l’organisation est considérablement améliorée !

Résultats à court, moyen et long termes

Au delà des améliorations au niveau de l’organisation comptable, les résultats qui découlent de l’utilisation d’AssoConnect sont pertinents :

  • un gain de temps collectif considérable,
  • une dizaine d’heures d’échanges inutiles évités puisque dorénavant tout le monde peut entrer et avoir accès à l’information qu’il souhaite,
  • une meilleure visibilité de l’activité de l’association ce qui permet de prendre des décisions sur des données sûres.

J’ai hâte que le module comptabilité soit utilisé sur le système d'adhésions à la rentrée !

3 - Le Rugby Club Thonon Chablais adapte sa communication emailing en temps de Covid

Présentation de l’association

Créé il y a 100 ans, le Rugby Club Thonon Chablais Leman a vécu bien des aventures. Ouvert en 1922, puis mis en sommeil durant la Seconde Guerre mondiale, le club est finalement remis en route en 1947. Il offre à ses joueurs un cadre idéal pour partager leur passion du ballon ovale. Christian suit le club depuis plusieurs années.

Avant AssoConnect, une communication peu adaptée aux différents publics du club

Très investi au sein de club d’abord en tant que parent et supporter, Christian en devient président avant de céder sa place et d’endosser le maillot de trésorier en 2017.

Lorsqu’il prend ses fonctions, les données des 350 adhérents sont stockées sur des fichiers Excel. Malheureusement, cette organisation n’est pas suffisante pour garder le contact avec tous les adhérents et les personnes investies au sein du club.

Les adhérents ne représentent qu’une partie de notre communauté. Nous avons entre 120 et 140 sponsors, sans compter les amis du club ! Il faut donc aussi communiquer avec eux, car ils sont essentiels.

En effet, la communication avec les sponsors est indispensable et nourrit la confiance entre les deux parties. Une rupture de la communication mettrait fin à cette confiance mutuelle et mènerait à une inévitable diminution des fonds.

La communication change de dimension avec AssoConnect

Lorsqu’il recherche un outil pour améliorer la situation, Christian découvre rapidement AssoConnect et se lance.

L’arrivée se fait en douceur : il importe facilement ses données depuis ses tableurs Excel sur le logiciel et programme une campagne d’emailing quotidienne.

Cette communication permet au club de diffuser ses actualités concernant les matchs et autres événements au plus grand nombre en un temps éclair.

De plus, le module Emailing d’AssoConnect permet d’adapter la campagne et de cibler certains adhérents selon des critères comme la catégorie à laquelle ils appartiennent ou encore l’équipe concernée.

Le module Emailing d’AssoConnect nous permet de maintenir le lien avec nos différents publics, c’est essentiel !

Un ralentissement inattendu avec la Covid-19

La crise sanitaire met un coup d’arrêt à l’activité du club en mars 2020. Les matchs étant annulés, Christian réduit de manière conséquente sa newsletter.

Avec son équipe, il fait preuve d’inventivité en développant un partenariat avec une boulangerie locale pour l’épiphanie. Chaque achat de galette dans cette boulangerie permet au Rugby Club Thonon de récupérer un euro.

Là encore, le module emailing d’AssoConnect apporte une aide précieuse au club qui orchestre sa communication.

Bien évidemment, nous avons communiqué les tenants et aboutissants du partenariat via notre newsletter à l’ensemble de nos contacts. Je pense qu’on peut dire que cette coopération a été un succès. Tout le monde était content : la boulangerie a multiplié ses ventes de galettes, et pour le club, ça nous a fait de la trésorerie supplémentaire !

Le Rugby Club Thonon Chablais Léman est très actif sur la plateforme ce qui permet de créer un lien unique entre l’association et ses différentes parties prenantes.

Récemment, le club a d’ailleurs ouvert une boutique en ligne via la plateforme AssoConnect. Affaire à suivre donc !

AssoConnect, le partenaire idéal pour tous types d’associations

AssoConnect se positionne donc comme le logiciel universel pour accompagner toutes les associations à changer le monde.

Une vocation appuyée par plusieurs fonctionnalités clés qui permettent à la plateforme de véritablement transformer et simplifier le quotidien des bénévoles et des salariés.

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