Comment faire simplement une facture auto-entrepreneur conforme ?

Comment facturer quand on est auto-entrepreneur ?

Si on vous disait qu’il est possible de perdre beaucoup moins de temps et d’énergie avec votre facture auto-entrepreneur ?

S’il s’avère que la comptabilité du régime auto-entrepreneur (nouvellement appelé régime micro-entrepreneur) est allégée, avec pour seule exigence la tenue d’un livre de recettes, il existe dans de nombreuses situations une obligation de facturer.

Mais lorsque vous vous attelez à faire décoller et fructifier votre activité, la facturation apparaît vite comme chronophage et sujette à de nombreux questionnements : quand est-il obligatoire de faire une facture auto-entrepreneur ? À quoi doit ressembler une facture type de micro-entreprise ? Quels mentions et éléments doivent y figurer ?

Découvrez sans plus attendre les bonnes pratiques à connaître pour établir sans fausse note des factures en bonne et due forme, ainsi qu’un modèle et des logiciels qui peuvent vous accompagner de manière efficiente dans la réalisation de cette tâche.

Sommaire

Suggestion de logiciels pour vous

Axonaut Facturation

Axonaut Facturation
Devis & Factures des entreprises performantes
15 jours d'essai gratuit !
Voir ce logiciel

Silex

Silex
Vos devis et factures en 30 secondes sans besoin de support
Démarrez gratuitement 45 jours
Voir ce logiciel

Factomos

Factomos
La Facturation en ligne (pour les TPE modernes)
15 jours gratuits
Voir ce logiciel

Quand établir une facture auto-entrepreneur ?

Si les factures ne sont pas toujours obligatoires, nombreux sont les cas de figure où elles sont exigées.

Voyons plus en détail lesquels.

Si vous facturez à un professionnel

Lors de la vente d’un bien ou d’un service à un autre professionnel, aucune question à vous poser : produire une facture est toujours obligatoire, quel que soit le montant.

Si vous facturez à un particulier

Ce cas de figure diffère.

En effet, dans un cadre B2C, vous êtes en obligation de facturer lorsque :

  • vous vendez vos produits ou services par correspondance,
  • vous effectuez une prestation de service d’un montant égal ou supérieur à 25 € (TVA incluse),
  • votre client le demande.

Au regard de ces obligations, nous constatons que facturer est une activité à laquelle vous pouvez être très souvent confronté·e.

Néanmoins, si vous ne vous êtes jamais plié·e à l’exercice, une question se pose alors : à quoi doivent ressembler vos factures ?

Que doit comporter une facture auto-entrepreneur ?

Facture auto-entrepreneur

La numérotation de la facture

Pour commencer, pensez à numéroter vos factures.

Mais attention, il doit s’agir d’un numéro unique, suivant obligatoirement celui de la facture précédente et sans discontinuité.

💡 Nous vous recommandons de composer votre numérotation de la sorte :

  • le numéro de l’année,
  • suivi de celui du mois,
  • et enfin de celui de la facture dans le mois.

Par exemple, pour des factures produites en janvier 2020, cela donne la numérotation suivante : 2020-01-001, 2020-01-002, 2020-01-003, etc.

Les mentions obligatoires

Que vous soyez une micro-entreprise ou pas, certaines mentions obligatoires sont attendues :

  • la date d’émission de la facture,
     
  • la date de livraison pour une vente, ou celle de la fin de la prestation pour du service,
     
  • les conditions de règlement :
    • l’échéance du paiement,
    • au besoin, précisez les moyens de paiement acceptés ;
       
  • les renseignements vous concernant :
    • nom et prénom,
    • nom commercial si concerné·e,
    • adresse du siège social,
    • numéro SIREN et/ou SIRET,
    • numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) si vous êtes commerçant·e,
    • numéro RM (répertoire des métiers) si vous êtes artisan·e ;
       
  • les renseignements concernant votre client :
    • nom/prénom ou raison sociale,
    • adresse,
    • adresse de facturation si différente de la précédente ;
       
  • les informations relatives aux produits ou prestations vendus :
    • la désignation précise des produits vendus ou des prestations réalisées,
    • la quantité,
    • le prix unitaire hors taxe,
    • le total HT de l’ensemble des biens ou prestations de même nature,
    • les réductions ou les majorations de prix le cas échéant, 
    • prix total, HT, que votre client doit payer ;
       
  • en cas d’application de la TVA :
    • le prix total que votre client doit payer, à la fois HT et TTC,
    • la TVA.

L’auto-entrepreneur, cependant, dispose très souvent d’une franchise de TVA. Nous verrons plus bas comment considérer ce cas de figure sur une facture.

Exemple facture auto-entrepreneur avec TVA :

facturation auto-entrepreneur : facturation auto-entrepreneur avec TVA

© VosFactures

Facture auto-entrepreneur et TVA

Les micro-entreprises peuvent profiter du dispositif «franchise de base de TVA».

Cette réglementation permet à l’auto-entrepreneur de ne pas payer de TVA sur ses ventes et ses prestations.

Attention, cette franchise s’applique sous certaines conditions.

  • Pour des prestations de services ou des activités libérales :
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 33 200 €,
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 35 200 €, lorsque celui N-2 a été inférieur à 33 200 €.
       
  • Pour des activités commerciales ou d’hébergement :
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 82 800 €,
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 91 000 €, lorsque celui N-2 a été inférieur à 82 800 €.

Plus d’informations sur le site du service public.

Toujours est-il que si vous bénéficiez de l’exonération de TVA, veillez à rajouter sur votre facture la mention suivante : “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Exemple de facture auto-entrepreneur sans TVA :

facturation auto-entrepreneur : modèle facturation auto-entrepreneur sans tva

© independant.io

☝️Saviez-vous que si vous achetez ou vendez des produits ou des prestations dans un autre État membre de l’Union Européenne, vous devez demander un numéro de TVA intracommunautaire pour vos transactions ? Toutes les informations ici.

Nous venons d’énumérer les éléments fréquemment rencontrés dans une facture auto-entrepreneur type.

Attardons-nous désormais sur les mentions particulières.

Les mentions particulières

  • Si votre client est un professionnel, pensez à mentionner :
    • la date ou le délai de paiement ;
    • en cas de non-règlement à la date prévue, le montant des pénalités de retard ;
    • en cas de paiement anticipé, les conditions d'escompte. Si vous n’en proposez pas, apposez la mention “Escompte pour paiement anticipé : néant” ;
    • en cas de recouvrement pour retard de paiement, la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €.
       
  • Pour les activités artisanales soumises à l’assurance professionnelle obligatoire (comprenant la garantie décennale), plusieurs informations sont à inscrire sur les factures et devis :
    • le nom ou numéro de l’assurance souscrite,
    • les coordonnées de l’assureur,
    • la couverture géographique du contrat.
       
  • Si vous êtes membre d’un CGA (centre de gestion agréé) ou d’une AGA (association de gestion agréée), précisez sur votre facture que vous acceptez les règlements par chèque ou par carte bancaire (article 1649 quater E bis du CGI).
     
  • Enfin, dans le cas où vos CGV (conditions générales de vente) stipuleraient certaines modalités, indiquez-les.

Cas des frais de débours auto-entrepreneur

La facturation des frais de débours s’avère une des autres particularités du régime de micro-entrepreneur.

Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Les frais de débours sont des frais avancés par l’auto-entrepreneur, au nom du client, pour acheter le matériel ou les matières premières indispensables à la réalisation de la prestation.

Attention, ils diffèrent des coûts d’achat sur lesquels il est en droit de réaliser une marge.

Toujours est-il qu’il s’avère intéressant, en tant qu’auto-entrepreneur, de facturer ces frais de débours. Car dans le cas contraire, ils sont intégrés au prix global de la facture. De ce fait le chiffre d’affaires gonfle… ainsi que le montant des cotisations.

Voici comment procéder pour facturer les frais de débours :

  • établissez avec votre client un accord écrit dans lequel est stipulée la nature des achats, ainsi que le montant maximum prévu (ce montant ne peut être dépassé) ;
  • effectuez et facturez l’achat au nom du client ;
  • conservez soigneusement les justificatifs (ticket de caisse, facture, etc.) en cas de contrôle. Remettez également un exemplaire de ces justificatifs au client ;
  • comme dans l’exemple ci-dessous, mentionnez les débours dans la facture finale, mais surtout pas dans la partie “prestation”. Il est question d’une somme que vous avez avancée.

facturation auto-entrepreneur : frais de débours

© openclassrooms

Quelques règles supplémentaires

Pour finir, rappelons quelques règles importantes qui concernent la facturation de manière générale :

  • produisez votre facture en deux exemplaires : un pour le client et un pour vous ;
  • veillez à fournir au client un exemplaire converti au format PDF afin qu’il ne puisse être remanié ;
  • vous-même ne pouvez modifier la facture après l’avoir émise.

Vous connaissez désormais l’ensemble des informations à considérer et à transcrire lorsque vous facturez.

Mais comment vous y prendre concrètement ? Quels outils peuvent venir à votre rescousse ?

Comment faire une facture auto-entrepreneur ?

Il est tout à fait possible, notamment pour commencer à vous familiariser avec la procédure, de faire une facture auto-entrepreneur sur Word, Open Office ou encore Excel.

L’avantage de ce type d’outils réside principalement dans sa simplicité d’utilisation, particulièrement si vous vous appuyez sur un modèle de facture auto-entrepreneur prédéfini.

💡 Téléchargez notre modèle dans lequel vous trouverez toutes les mentions légales obligatoires, et complétez-le avec vos propres informations.

Quid d’un logiciel de facture auto-entrepreneur

Même si les outils évoqués ci-dessus ont fait leurs preuves, lorsque l’activité gagne en importance, nombreux sont les auto-entrepreneurs à envisager la solution logicielle.

Et pour cause, elle apporte plusieurs avantages :

  • La facture devant être adressée à la réalisation de la prestation ou au moment de la livraison du bien, cela implique un suivi rigoureux de gestion. Un logiciel de facturation aide à maîtriser les délais en parallèle de la production.
  • En automatisant une partie des processus, un logiciel limite fortement les risques d’erreur (impliquant de produire une nouvelle facture ou une note d’avoir). Il fait donc gagner un temps précieux.
     
  • La possibilité de consulter les factures suivant différentes entrées (selon qu’elles sont associées à tel client, tel service, émises à telle période, etc.) offre une vision analytique précieuse. D’où l’intérêt de recourir à une solution capable non seulement d’éditer, mais aussi de répertorier et d’archiver les documents de manière pertinente.

Opter pour une solution complète de facturation vous permet donc de disposer d’un outil précieux, à la fois en termes de gain de temps, mais également de suivi de votre activité.

Mais comment dénicher le bon logiciel de facturation, à la fois efficace et en accord avec vos besoins ?

Sélection de logiciels de facturation pour micro-entreprises

Il existe de nombreux logiciels adaptés à la production de factures, à l’instar de Kafeo ou encore EBP Devis & Facturation.

Face à cette offre importante, nous en avons sélectionné cinq.

Axonaut Facturation : le logiciel de facturation complet

Axonaut Facturation est un logiciel complet, puisqu’il s’adresse aussi bien aux TPE et PME qu’aux auto-entrepreneurs.

Exemple de facture produite avec Axonaut Facturation :

facturation auto-entrepreneur : visuel axonaut facturation

© Axonaut

Axonaut Facturation en quelques mots :

  • un prix par utilisateur qui permet à un auto-entrepreneur de bénéficier des mêmes fonctionnalités qu’un grand groupe,
  • la transformation de vos devis en factures en un clic seulement,
  • une gestion facilitée de vos factures prévisionnelles et abonnements,
  • un lien sur la facture vous permettant d’être payé·e directement.

Factomos : intuitif et ergonomique

Factomos met à disposition des auto-entrepreneurs des factures prêtes à l’emploi et personnalisables pour ordonner et simplifier la gestion de leur activité.

Factomos en quelques mots :

  • des devis et factures prêts à l’emploi pour facturer en cinq minutes, avec une prise en main facile et sans formation préalable,
  • des factures payables en ligne par CB, SEPA et PayPal,
  • une gestion automatisée de vos factures récurrentes,
  • la connexion possible à votre compte bancaire et à des API permettant de gérer la facturation de votre e-commerce.

Quickbooks Facturation : simplicité et connectivité

À la fois connecté et simple d’utilisation, le logiciel Quickbooks fait gagner un temps précieux aux auto-entrepreneurs.

Quickbooks Facturation en quelques mots :

  • la création d’une facture en un clic seulement à partir d’un devis préétabli,
  • une ergonomie simple et des opérations en trois clics maximum,
  • une bonne connectivité avec d’autres solutions pour améliorer l’expérience de l’auto-entrepreneur et accélérer les paiements : G Suite, PayPal, Stripe,
  • une connexion possible à la plupart des banques françaises pour récupérer les informations dans l’outil.

Silex : développé pour les auto-entrepreneurs

Solution développée en priorité pour les indépendants, Silex vous permet d’éditer vos devis et factures en 30 secondes, sans besoin de support.

Exemple de facture produite avec Silex :

facturation auto-entrepreneur : visuel silex

© Silex

Silex en quelques mots :

  • une solution tout-en-un, qui assure l’élaboration des devis, des factures, et des relances depuis une même interface,
  • un logiciel adapté aux factures des auto-entrepreneurs, qu’ils soient soumis ou non à la TVA,
  • la détection et l’automatisation des relances,
  • un essai gratuit possible sans carte bleue.

Zervant : le logiciel de facturation gratuit

Gratuit jusqu’à 10 clients, Zervant permet la création de factures et devis sous différents formats.

Exemple d’interface de production de facture avec Zervant :

facturation auto-entrepreneur : visuel zervant

© Zervant

Zervant en quelques mots :

  • un logiciel gratuit pour envoyer des factures par mail jusqu’à 10 clients,
  • une gestion facilitée à la fois des factures sous format papier et des e-factures,
  • l’obtention des paiements sous 48 h pour les clients difficiles grâce à la solution de recouvrement FinexKap,
  • une vision pertinente sur vos recettes grâce aux rapports commerciaux et comptables.

La facture auto-entrepreneur, un outil d’analyse

Aussi simplifié qu’il soit, le statut d’auto-entrepreneur implique de prendre en compte de nombreux paramètres lors de l’établissement de factures.

S’il est possible, dans un premier temps, de facturer à l’aide d’outils bureautiques tels que Word ou Excel, un logiciel SaaS (Software as Service) s’avère être un allié précieux pour soutenir votre croissance : grâce à ce type d’outil, vous assurez votre conformité avec le cadre réglementaire, tout en déployant une gestion à la fois simple et professionnelle de votre activité.

Enfin, soulignons un autre atout majeur des logiciels de facturation : ils constituent un outil d’analyse opportun. Avoir le détail de vos ventes, datées et classées, se révèle une source d’informations cruciales. Vous êtes ainsi en mesure d’identifier une tendance de fond, vos best-sellers, une éventuelle saisonnalité dans vos ventes… Autant d’éléments d’analyse utiles pour développer votre micro-entreprise !

Article mis à jour, publié initialement en avril 2017.

Suggestion de logiciels pour vous

QuickBooks

QuickBooks
Logiciel de gestion pour petites entreprises n°1 mondial
Offre exclusive : -50%
Voir ce logiciel

Ekkotime

Ekkotime
Votre ERP sur mesure à partir de 15K€ / 10 personnes
Demande de devis gratuit
Voir ce logiciel

WITY

WITY
Logiciel de compta ultra-simple & Conseil par un comptable !
Devis immédiat
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire