Facture auto entrepreneur : méthode de rédaction, modèle et logiciels

Par Jennifer Montérémal
Mis à jour le 4 mai 2021, publié initialement en mars 2020
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Si on vous disait qu’il est possible de perdre beaucoup moins de temps et d’énergie avec votre facture auto-entrepreneur ?

S’il s’avère que la comptabilité du régime auto-entrepreneur (nouvellement appelé régime micro-entrepreneur) est allégée, avec pour seule exigence la tenue d’un livre de recettes, il existe dans de nombreuses situations une obligation de facturer.

Mais lorsque vous vous attelez à faire décoller et fructifier votre activité, la facturation apparaît vite comme chronophage et sujette à de nombreux questionnements : comment faire une facture auto-entrepreneur ? À quoi doit ressembler une facture type de micro-entreprise ? Quels mentions et éléments doivent y figurer ?

Découvrez sans plus attendre les bonnes pratiques à connaître pour établir sans fausse note des factures en bonne et due forme, ainsi qu’un modèle et des logiciels qui peuvent vous accompagner de manière efficiente dans la réalisation de cette tâche.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est émise par un professionnel dans le cadre de la vente d’un bien ou d’une prestation de service. Très importante, elle constitue un document à la fois :

  • commercial : elle rappelle au client la nature, la quantité et le prix des marchandises ou services vendus ;
  • comptable : il s’agit d’un justificatif comptable ;
  • juridique : elle confirme la vente, et par conséquent le fait que le client doit régler le montant dû ;
  • fiscal : elle peut notamment servir dans le cadre d’un contrôle fiscal.

Obligatoire dans de nombreuses situations, la facture doit comprendre un certain nombre d’éléments pour garantir sa validité. Voyons plus en détail ce qui est attendu.

Comment faire une facture auto-entrepreneur ?

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture auto-entrepreneur ?

  • Le numéro de la facture. Attention, il doit s’agir d’un numéro unique, suivant obligatoirement celui de la facture précédente et sans discontinuité. Nous vous recommandons alors de composer votre numérotation de la sorte :
    • le numéro de l’année,
    • suivi de celui du mois,
    • et enfin de celui de la facture dans le mois.
      Par exemple, pour des factures produites en janvier 2020, cela donne la numérotation suivante : 2020-01-001, 2020-01-002, 2020-01-003, etc.

  • La date d’émission de la facture.

  • La date de livraison pour une vente, ou celle de la fin de la prestation pour un service.

  • Les conditions de règlement :
    • l’échéance du paiement,
    • au besoin, précisez les moyens de paiement acceptés.

  • Les renseignements vous concernant :
    • nom et prénom,
    • nom commercial si concerné,
    • adresse du siège social,
    • numéro SIREN et/ou SIRET,
    • numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) si vous êtes commerçant,
    • numéro RM (répertoire des métiers) si vous êtes artisan.

  • Les renseignements concernant votre client :
    • nom/prénom ou raison sociale,
    • adresse,
    • adresse de facturation si différente de la précédente.

  • Les informations relatives aux produits ou prestations vendus :
    • la désignation précise des produits vendus ou des prestations réalisées,
    • la quantité,
    • le prix unitaire hors taxe,
    • le total HT de l’ensemble des biens ou prestations de même nature,
    • les réductions ou les majorations de prix le cas échéant,
    • prix total, HT, que votre client doit payer.

  • En cas d’application de la TVA :
    • le prix total que votre client doit payer, à la fois HT et TTC,
    • la TVA.
      L’auto-entrepreneur, cependant, dispose très souvent d’une franchise de TVA. Nous verrons plus bas comment considérer ce cas de figure sur une facture.

Quelles sont les mentions particulières ?

  • Si votre client est un professionnel, pensez à mentionner :
    • la date ou le délai de paiement,
    • en cas de non-règlement à la date prévue, le montant des pénalités de retard,
    • en cas de paiement anticipé, les conditions d’escompte. Si vous n’en proposez pas, apposez la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant »,
    • en cas de recouvrement pour retard de paiement, la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €.

  • Pour les activités artisanales soumises à l’assurance professionnelle obligatoire (comprenant la garantie décennale), plusieurs informations sont à inscrire sur les factures et devis :
    • le nom ou numéro de l’assurance souscrite,
    • les coordonnées de l’assureur,
    • la couverture géographique du contrat.

  • Si vous êtes membre d’un CGA (centre de gestion agréé) ou d’une AGA (association de gestion agréée), précisez sur votre facture que vous acceptez les règlements par chèque ou par carte bancaire (article 1649 quater E bis du CGI).

  • Si vous appliquez des frais de débours, mentionnez-les dans la facture finale, mais surtout pas dans la partie « prestation ». Il est question d’une somme que vous avez avancée.

  • Enfin, dans le cas où vos CGV (conditions générales de vente) stipuleraient certaines modalités, indiquez-les.

Comment facturer la TVA ?

Les micro-entreprises peuvent profiter du dispositif « franchise de base de TVA ».

Cette réglementation permet à l’auto-entrepreneur de ne pas payer de TVA sur ses ventes et ses prestations.

Attention, cette franchise s’applique sous certaines conditions.

  • Pour des prestations de services ou des activités libérales :
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 33 200 €,
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 35 200 €, lorsque celui de N-2 a été inférieur à 33 200 €.

  • Pour des activités commerciales ou d’hébergement :
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 82 800 €,
    • le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à 91 000 €, lorsque celui de N-2 a été inférieur à 82 800 €.

Plus d’informations sur le site du service public.

Toujours est-il que si vous bénéficiez de l’exonération de TVA, veillez à rajouter sur votre facture la mention suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Exemple de facture auto-entrepreneur sans TVA :

Modèle facture auto entrepreneur sans TVA© independant.io

☝️ Saviez-vous que si vous achetez ou vendez des produits ou des prestations dans un autre État membre de l’Union Européenne, vous devez demander un numéro de TVA intracommunautaire pour vos transactions ? Toutes les informations ici.

Règles supplémentaires

Pour finir, rappelons quelques règles importantes qui concernent la facturation de manière générale :

  • produisez votre facture en deux exemplaires : un pour le client et un pour vous ;
  • veillez à fournir au client un exemplaire converti au format PDF afin qu’il ne puisse être remanié ;
  • vous-même ne pouvez modifier la facture après l’avoir émise.

Modèle de facture auto-entrepreneur Excel gratuit

Il est tout à fait possible, notamment pour commencer à vous familiariser avec la procédure, de faire une facture auto-entrepreneur sur Word, Open Office ou encore Excel.

L’avantage de ce type d’outils réside principalement dans sa simplicité d’utilisation, particulièrement si vous vous appuyez sur un modèle de facture auto-entrepreneur prédéfini.

💡 Téléchargez notre modèle dans lequel vous trouverez toutes les mentions légales obligatoires, et complétez-le avec vos propres informations.

Utiliser un logiciel de facturation adapté au statut d’auto-entrepreneur

Les avantages d’un logiciel de facturation

Même si les outils évoqués ci-dessus ont fait leurs preuves, lorsque l’activité gagne en importance, nombreux sont les auto-entrepreneurs à envisager la solution logicielle.

Et pour cause, elle apporte plusieurs avantages :

  • La facture devant être adressée à la réalisation de la prestation ou au moment de la livraison du bien, cela implique un suivi rigoureux de gestion. Un logiciel de facturation aide à maîtriser les délais en parallèle de la production.

  • En automatisant une partie des processus, un logiciel limite fortement les risques d’erreur (impliquant de produire une facture d’avoir ou note de crédit). Il fait donc gagner un temps précieux.

  • La possibilité de consulter les factures suivant différentes entrées (associées à tel client, tel service, émises à telle période, etc.) offre une vision analytique précieuse. D’où l’intérêt de recourir à une solution capable non seulement d’éditer une facture, mais aussi de la répertorier et de l’archiver de manière pertinente.

Opter pour une solution complète de facturation vous permet donc de disposer d’un outil précieux, à la fois en termes de gain de temps, mais également de suivi de votre activité.

Mais comment dénicher le bon logiciel de facturation, à la fois efficace et en accord avec vos besoins ?

Sélection de logiciels de facturation pour micro-entreprises

Il existe de nombreux logiciels adaptés à la production de factures, à l’instar de Kafeo ou encore EBP Devis & Facturation.

Face à cette offre importante, nous en avons sélectionné cinq.

Axonaut Facturation : le logiciel de facturation complet

Axonaut Facturation est un logiciel complet, puisqu’il s’adresse aussi bien aux TPE et PME qu’aux auto-entrepreneurs.

Exemple de facture produite avec Axonaut Facturation :

facturation auto-entrepreneur : visuel axonaut facturation© Axonaut

Axonaut Facturation en quelques mots:

  • un prix par utilisateur qui permet à un auto-entrepreneur de bénéficier des mêmes fonctionnalités qu’un grand groupe,
  • la transformation de vos devis en factures en un clic seulement,
  • une gestion facilitée de vos factures prévisionnelles et abonnements,
  • un lien sur la facture vous permettant d’être payé·e directement.

Factomos : intuitif et ergonomique

Factomos met à disposition des auto-entrepreneurs des factures prêtes à l’emploi et personnalisables pour ordonner et simplifier la gestion de leur activité.

Factomos en quelques mots:

  • des devis et factures prêts à l’emploi pour facturer en cinq minutes, avec une prise en main facile et sans formation préalable,
  • des factures payables en ligne par CB, SEPA et PayPal,
  • une gestion automatisée de vos factures récurrentes,
  • la connexion possible à votre compte bancaire et à des API permettant de gérer la facturation de votre e-commerce.

Quickbooks Facturation : simplicité et connectivité

À la fois connecté et simple d’utilisation, le logiciel Quickbooks fait gagner un temps précieux aux auto-entrepreneurs.

Quickbooks Facturation en quelques mots:

  • la création d’une facture en un clic seulement à partir d’un devis préétabli,
  • une ergonomie simple et des opérations en trois clics maximum,
  • une bonne connectivité avec d’autres solutions pour améliorer l’expérience de l’auto-entrepreneur et accélérer les paiements : G Suite, PayPal, Stripe,
  • une connexion possible à la plupart des banques françaises pour récupérer les informations dans l’outil.

Silex : développé pour les auto-entrepreneurs

Solution développée en priorité pour les indépendants, Silex vous permet d’éditer vos devis et factures en 30 secondes, sans besoin de support.

Exemple de facture produite avec Silex :

facturation auto-entrepreneur : visuel silex© Silex

Silex en quelques mots :

  • une solution tout-en-un, qui assure l’élaboration des devis, des factures, et des relances depuis une même interface,
  • un logiciel adapté aux factures des auto-entrepreneurs, qu’ils soient soumis ou non à la TVA,
  • la détection et l’automatisation des relances,
  • un essai gratuit possible sans carte bleue.

Zervant : le logiciel de facturation gratuit

Gratuit jusqu’à 10 clients, Zervant permet la création de factures et devis sous différents formats.

Exemple d’interface de production de facture avec Zervant :

facturation auto-entrepreneur : visuel zervant© Zervant

Zervant en quelques mots:

  • un logiciel gratuit pour envoyer des factures par mail jusqu’à 10 clients,
  • une gestion facilitée à la fois des factures sous format papier et des e-factures,
  • l’obtention des paiements sous 48 h pour les clients difficiles grâce à la solution de recouvrement FinexKap,
  • une vision pertinente sur vos recettes grâce aux rapports commerciaux et comptables.

Envie de plus de choix ? Découvrez plus de logiciels de devis et facturation

La facture auto-entrepreneur, un outil d’analyse

Aussi simplifié qu’il soit, le statut d’auto-entrepreneur implique de prendre en compte de nombreux paramètres lors de l’établissement de factures.

S’il est possible, dans un premier temps, de facturer à l’aide d’outils bureautiques tels que Word ou Excel, un logiciel SaaS (Software as Service) s’avère être un allié précieux pour soutenir votre croissance : grâce à ce type d’outil, vous assurez votre conformité avec le cadre réglementaire, tout en déployant une gestion à la fois simple et professionnelle de votre activité.

Enfin, soulignons un autre atout majeur des logiciels de facturation : ils constituent un outil d’analyse opportun. Avoir le détail de vos ventes, datées et classées, se révèle une source d’informations cruciales. Vous êtes ainsi en mesure d’identifier une tendance de fond, vos best-sellers, une éventuelle saisonnalité dans vos ventes… Autant d’éléments d’analyse utiles pour développer votre micro-entreprise !

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