Comment faire une facture d’avoir ?

Comment faire une facture d’avoir

Pour facturer dans les normes, il existe deux types de factures à utiliser : les factures de doit et les factures d’avoir. Comment se présentent-elles ? Quelles sont leurs caractéristiques au niveau de l’enregistrement comptable ? Et comment facturer ? Laissez vos calculatrices de côté un instant, on vous éclaire sur la question.

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L’avoir : principe et enjeux

Qu'est-ce qu’un avoir ?

L’avoir est un document commercial où le vendeur indique qu’il a une dette envers l’acheteur. Cette créance peut être liée à :

  • un retour de marchandises,
  • une réduction commerciale.

L’avoir est aussi appelé note de crédit, par opposition à note de débit.

À quoi sert l’avoir pour le vendeur ?

Pour le fournisseur, l’avoir peut être l’occasion :

  • de rectifier une erreur de prix, de référence ou de calcul de frais de port, suite à une omission, un trop-perçu ou un « trop-prélevé » dans le cas de paiement par prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area) par exemple,
  • de faire un geste commercial, c’est-à-dire un rabais, remboursement partiel, escompte en cas de paiement comptant par exemple.

À quoi sert l’avoir pour le client ?

Pour le client, l’avoir peut servir à :

  • se faire rembourser et percevoir la créance comme contrepartie monétaire,
  • réaliser un nouvel achat, couvrant en totalité la somme à verser si la valeur de l’achat équivaut au montant de l’avoir, ou en tant que complément.

Dans quels cas faire un avoir ?

Quelles sont les entreprises concernées ?

Dans l’absolu, toutes les entreprises peuvent avoir besoin, à un moment donné, d’émettre un avoir. Même si la plupart du temps, ce sont les entreprises dont l’activité a trait au commerce de biens qui l’utilisent (cela sera moins le cas pour un auto-entrepreneur).

L’avoir comme argument marketing

On connaît les formules « satisfait ou remboursé », « retour sans frais »… Elles visent à susciter l’achat en levant ses freins éventuels. Dans un contexte BtoB (Business to Business) aussi bien que BtoC (Business to Consumer), il peut s’agir de :

  • la peur que la taille ne convienne pas, dans le secteur du prêt-à-porter par exemple,
  • la crainte de l’effet déceptif au moment de la réception du colis : une différence de couleurs par rapport au visuel de départ, ou des matières surprenantes.

L’avoir comme garantie

C’est parfois l’état dans lequel vont arriver les marchandises qui peut inquiéter l’acheteur : dans l’alimentaire par exemple, ou pour les biens fragiles ou périssables. En cas de non conformité, de marchandises détériorées, de défaut de livraison ou d’achat endommagé et sous garantie, la perspective d’un avoir constitue un recours possible pour l’acheteur insatisfait.

Une facture d’avoir dans les détails

Établir une facture d’avoir

Une facture d’avoir correspond généralement à une facture de doit. Le plus clair, d’un point de vue compta, est d’en indiquer la référence sur l’avoir. Dans le cas d’une ristourne accordée à la suite de plusieurs achats distincts, il peut être laborieux de récapituler l’ensemble des factures de doit d’origine. On peut procéder alors par « tranches de chiffre d’affaires », correspondant au volume total acheté par le client.

Modèle de facture d'avoir à télécharger gratuitement

Les avoirs rectificatifs

Quand il y a eu plusieurs erreurs dans une facture, vous pouvez chercher à les corriger dans un avoir. Cependant si cela donne lieu à trop de complexité, le plus judicieux est souvent d’émettre un avoir annulant l’intégralité de la facture d’origine. Pour établir ensuite une nouvelle facture, sans erreur cette fois.

Créer une facture : son contenu

Vos factures d’avoirs doivent se plier aux mêmes règles que vos factures de vente. Parmi les mentions obligatoires, on retrouve la nécessité d’y faire figurer :

  • le nom, l’adresse, la forme juridique et le numéro SIREN du vendeur,
  • le nom, l’adresse et le numéro intracommunautaire de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) de l’acheteur,
  • le détail et la quantité de biens ou services vendus,
  • le prix TTC (Toutes Taxes Comprises),
  • la date.

Seules spécificités propres à l’avoir :

  • la formule « Net à déduire » ou « Net à votre crédit » remplace le « Net à payer » des factures de vente,
  • le terme “Avoir” doit apparaître clairement sur la facture.

Comment mettre en place d’une facture d’avoir ?

Le calcul de la TVA

Si l’avoir ouvre de nombreuses possibilités en matière de politique commerciale et de gestion comptable, cela reste un support délicat à manipuler, notamment à cause de la TVA. Il est soumis à TVA, or celle-ci correspond à un pourcentage. Sur quelle base l’appliquer : le montant initial ou final ? On peut vite s’y perdre. Et ce n’est qu’en étant vigilant et scrupuleusement rigoureux que l’on évite les erreurs.

Pourquoi s’aider d’un logiciel de facturation ?

Les logiciels de comptabilité permettent de faire des avoirs. Paramétrés avec le calcul de la TVA, ils servent de guide pour être sûr de procéder correctement. Un système d’alertes vous signale tout problème de conformité. En optant pour un outil SaaS (Software as a Service), vous êtes certain d’avoir les dernières mises à jour par rapport au cadre légal. Il existe Zervant, Evoliz, ou iFacture et Sage One pour les plus petites structures.

Un outil transversal

Un autre bénéfice lié à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité générale est la possibilité de l’interfacer avec vos autres outils métiers. En dressant une passerelle avec votre CRM (Customer Relationship Management), l’outil peut vous indiquer spontanément les achats ou comportements d’achats de vos clients : une information bienvenue au moment de choisir la forme de l’avoir à lui adresser par exemple.

Zoom sur les logiciels de facturation

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Conclusion

La facture d’avoir est un outil précieux, pour votre gestion interne comme pour vos commerciaux. Attention cependant à bien l’utiliser… Le taux de TVA et les mentions légales sont des éléments à manier sans erreur. En vous aidant d’un logiciel de comptabilité, vous procédez sans difficulté tout en vous ouvrant un nouveau champ de possibilités.

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