Qu'est-ce que la facture d’avoir et comment l’utiliser ? [modèle Excel gratuit]

Pour faire une facture dans les normes, vous devez connaître deux types de factures à utiliser : les factures de doit et les factures d’avoir.

Comment se présentent-elles ? Quelles sont leurs caractéristiques concernant l’émission des factures et l’enregistrement comptable ? Laissez vos calculatrices de côté un instant, on vous éclaire sur la question.

[Bonus] Puisque la réalisation d’une facture d’avoir s’effectue souvent à l’aide d’un logiciel spécialisé, découvrez notre Livre Blanc vous expliquant les avantages de ce type de solutions et comment choisir la plus adaptée à votre entreprise.

La facture d’avoir, également appelée note de crédit (par opposition à note de débit) ou simplement avoir, est un document commercial où le vendeur indique qu’il a une dette envers l’acheteur. Cette créance peut être liée à :

• un retour de marchandises,
• une réduction commerciale.

☝️ Depuis la loi anti fraude à la TVA en vigueur depuis le 1er janvier 2018, toute modification apportée à une facture est interdite après son émission. Le recours à la facture d’avoir est donc indispensable pour rectifier ou annuler la facture initiale, et l’enregistrer en comptabilité conformément aux normes en vigueur.

• Pour le vendeur :
  • rectifier une erreur de prix, de référence ou de calcul de frais de port, suite à une omission, un trop-perçu ou un « trop-prélevé » dans le cas de paiement par prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area) par exemple ;
  • faire un geste commercial, c’est-à-dire un rabais, remboursement partiel, escompte en cas de paiement comptant par exemple.

• Pour l’acheteur :
  • se faire rembourser et percevoir la créance comme contrepartie monétaire ;
  • réaliser un nouvel achat, couvrant en totalité la somme à verser si la valeur de l’achat équivaut au montant de l’avoir, ou en tant que complément.

💡 Ne confondez plus la facture d’avoir avec la facture d’acompte ou la facture de situation !

Dans l’absolu, toutes les entreprises peuvent avoir besoin, à un moment donné, d’émettre une facture d’avoir. Même si la plupart du temps, ce sont les entreprises dont l’activité a trait au commerce de biens qui l’utilisent (cela sera moins le cas pour un autoentrepreneur).

La facture d’avoir peut intervenir dans plusieurs situations, notamment pour :

• supprimer une facture dont le règlement a déjà été effectué ;
  
  
• donner la possibilité au client de faire un retour ou de se rétracter. L’avoir détient une visée marketing, aussi bien dans un contexte BtoB (Business to Business) que BtoC (Business to Consumer), et vise à susciter l’achat en levant ses freins éventuels. Exemple de formules telles que « satisfait ou remboursé », « retour sans frais » ;
  
  
• corriger une erreur de facturation (comme un trop-perçu ou l’omission d’un geste commercial sur le montant final, etc.) ;
  
  
• mettre à jour une facture dans le cas d’une facturation de prestation de service ou de travaux par exemple ;
  
  
• faire office de garantie pour l’acheteur : en cas de non-conformité, de marchandises détériorées, de défaut ou de retard de livraison ou encore d’achat endommagé et sous garantie, la perspective d’un avoir constitue un recours possible pour l’acheteur insatisfait. Exemple : dans l’alimentaire par exemple, ou pour les biens fragiles ou périssables.

Vous avez compris l’intérêt de recourir à un logiciel de gestion pour élaborer vos factures d’avoir. Avant de vous présenter notre sélection d’outils, nous mettons gratuitement à votre disposition un Livre Blanc, coécrit avec Sellsy Facturation, vous détaillant les autres bénéfices de ces solutions ainsi que les critères à étudier pour choisir votre futur logiciel.

Une facture d’avoir correspond généralement à une facture de doit. Le plus clair, pour votre comptabilité, est d’en indiquer la référence sur l’avoir.

Dans le cas d’une ristourne accordée à la suite de plusieurs achats distincts, il peut être laborieux de récapituler l’ensemble des factures de doit d’origine. On peut procéder alors par « tranches de chiffre d’affaires », correspondant au volume total acheté par le client.

Pour éditer une facture d’avoir, vous devez vous conformer aux règles des factures de vente et appliquer les mêmes mentions obligatoires. Les seules spécificités propres à l’avoir sont les suivantes :

• la formule « Net à déduire » ou « Net à votre crédit » remplace le « Net à payer » des factures de vente,
• le terme « Avoir » doit apparaître clairement sur la facture.

💡 Bon à savoir :

Si vos factures sont numérotées ainsi (recommandé) : F - année - mois - n° de la facture (sur 3 chiffres si vous atteignez les centaines), par exemple F-2021-04-005 pour la 5e facture du mois d’avril 2021 ; vos avoirs se numérotent ainsi : A - année - mois - n° de l’avoir (A-2021-04-001 pour le premier avoir du mois d’avril 2021).

Le but étant de pouvoir les identifier en un coup d’œil et les classer chronologiquement.

Une autre astuce : pour distinguer la facture d’avoir de la facture de doit, indiquez les montants en négatif.

Pour vous aider à générer votre prochaine facture, Appvizer vous propose un modèle de facture d’avoir à télécharger gratuitement au format Excel :

Quand il y a eu plusieurs erreurs dans une facture, vous pouvez chercher à les corriger dans un avoir. Cependant si cela donne lieu à trop de complexité, le plus judicieux est souvent d’émettre un avoir annulant l’intégralité de la facture d’origine. Pour établir ensuite une nouvelle facture, sans erreur cette fois.

Si l’avoir ouvre de nombreuses possibilités en matière de politique commerciale et de gestion comptable, cela reste un support délicat à manipuler, notamment à cause de la TVA.

L’avoir est soumis à TVA, or celle-ci correspond à un pourcentage. Sur quelle base l’appliquer : le montant de la TVA initial ou final ? On peut vite s’y perdre. Et ce n’est qu’en étant vigilant et scrupuleusement rigoureux que l’on évite les erreurs… ou en s’aidant d’un outil approprié pour automatiser le calcul.

Les logiciels de comptabilité permettent de faire des avoirs. Paramétrés avec le calcul de la TVA, ils servent de guide pour être sûr de procéder correctement. Un système d’alerte vous signale tout problème de conformité. En optant pour un outil SaaS (Software as a Service), vous êtes certain d’avoir les dernières mises à jour par rapport au cadre légal.

Ces outils transversaux ont aussi l’avantage de pouvoir s’interfacer avec vos autres outils métiers. En dressant une passerelle avec votre CRM (Customer Relationship Management) par exemple, vous obtenez des indications sur les comportements d’achats de vos clients : une information bienvenue au moment de choisir la forme de l’avoir à lui adresser !

Vous avez peut-être déjà entendu parler de Debitoor, ClicFacture, Quickbooks, Sellsy Facturation ou Zyfro ? De la facturation à la comptabilité en passant par la gestion commerciale, ils sont adaptés aux petites structures, de la microentreprise à la PME. Nous vous en présentons 5 autres, et leurs avantages, ci-dessous.

Evoliz est un outil de gestion complet et intuitif qui tâche de rendre la comptabilité plus ludique, dans le strict respect des réglementations.

L’édition de la facture d’avoir en est un bon exemple : il suffit de cliquer directement sur le numéro de la facture concernée. Des boutons d’action situés en haut à droite permettent « d’annuler » la facture en question, en réalisant un avoir partiel ou un avoir total.

idylis.com est un outil complet regroupant comptabilité, gestion commerciale et CRM, 100 % collaboratif, pour gérer toute l’activité de l’entreprise dans un environnement unique.

La gestion des avoirs ne représente qu’une partie de toutes les fonctionnalités proposées par cette solution : gestion des stocks, des relations clients, de la facturation, etc., visionnez cette vidéo pour les découvrir :

INFast est une solution misant sur l’efficacité, pour la création et l’envoi des documents comptables, et une grande disponibilité en mobilité, même hors connexion.

Un avoir se fait en quelques manipulations, en cliquant sur le bouton « émettre un avoir » en bas d’une facture. L’avoir alors généré est aussitôt utilisable en sélectionnant soit « utiliser sur la facture », soit « rembourser le client ». 

iPaidThat est une solution de comptabilité intelligente qui simplifie et automatise la gestion comptable de l’entreprise, de la facture à la note de frais, grâce à des technologies avancées.

Elle organise tous les documents de manière logique pour favoriser un pointage rapide, grâce à la synchronisation en continu. La gestion des avoirs est également prise en charge, avec calcul de la TVA et numérotation automatique. Pour en savoir plus :

Sage 50 Compta & Facturation est un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale complet, à destination des TPE et des PME. Son objectif ? Faire gagner un maximum de temps aux entreprises et les soulager de nombreuses tâches administratives chronophages. Pour ce faire, il mise sur la simplicité d’utilisation, l’automatisation et sa couverture fonctionnelle.

Par exemple, en quelques clics seulement, vous créez un avoir à partir d’une facture de vente, ou enregistrez un avoir sur vente indépendant. Le tout sans avoir à vous soucier des contraintes réglementaires, puisque l’éditeur procède à des mises à jour régulières.

Zervant est réputée pour sa version gratuite adaptée aux toutes petites structures, qui peuvent créer un nombre illimité de documents sans aucuns frais, jusqu’à 10 clients.

Pour réaliser un avoir, il suffit de sélectionner une facture et utiliser le menu déroulant à droite (Plus → Facture d’avoir) : le système remplit automatiquement les champs avec les informations de la facture originale, et s’occupe de la numérotation du document.

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La facture d’avoir est un outil précieux, pour votre gestion interne comme pour vos commerciaux. Attention cependant à bien l’utiliser… Le taux de TVA et les mentions légales sont des éléments à manier sans erreur.

En vous aidant d’un logiciel de comptabilité, vous procédez sans difficulté tout en vous ouvrant un nouveau champ de possibilités.

Pour les entreprises qui recherchent des solutions de gestion plus globale, comprenant la gestion de la facturation mais pas seulement, vous trouverez votre bonheur dans notre sélection ci-dessus, et sur notre annuaire en ligne.