Comment faire une facture d’avoir ?

Comment faire une facture d’avoir

Pour facturer dans les normes, il existe deux types de factures à utiliser : les factures de doit et les factures d’avoir. Comment se présentent-elles ? Quelles sont leurs caractéristiques au niveau de l’émission des factures et de l’enregistrement comptable ? Laissez vos calculatrices de côté un instant, on vous éclaire sur la question.

Suggestion de logiciels pour vous

IPaidThat Facturation

IPaidThat Facturation
Collecte & saisie automatique de factures pour Startup & TPE
Essai gratuit
Voir ce logiciel

Zervant

Zervant
Logiciel de facturation gratuit pour les petites entreprises
Créer un compte gratuit
Voir ce logiciel

idylis.com

idylis.com
Gestion en ligne pour TPE et PME de négoce et service
Tester gratuitement
Voir ce logiciel

L’avoir : principe et enjeux

Qu’est-ce qu’un avoir ?

L’avoir est un document commercial où le vendeur indique qu’il a une dette envers l’acheteur. Cette créance peut être liée à :

  • un retour de marchandises,
  • une réduction commerciale.

L’avoir est aussi appelé note de crédit, par opposition à note de débit.

À quoi sert l’avoir pour le vendeur ?

Pour le fournisseur, l’avoir peut être l’occasion :

  • de rectifier une erreur de prix, de référence ou de calcul de frais de port, suite à une omission, un trop-perçu ou un « trop-prélevé » dans le cas de paiement par prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area) par exemple,
  • de faire un geste commercial, c’est-à-dire un rabais, remboursement partiel, escompte en cas de paiement comptant par exemple.

Facture d'avoir : ClicFacture
exemple d’avoir sur facture pour retard de livraison © ClicFacture

À quoi sert l’avoir pour le client ?

Pour le client, l’avoir peut servir à :

  • se faire rembourser et percevoir la créance comme contrepartie monétaire,
  • réaliser un nouvel achat, couvrant en totalité la somme à verser si la valeur de l’achat équivaut au montant de l’avoir, ou en tant que complément.

Dans quels cas faire un avoir ?

Quelles sont les entreprises concernées ?

Dans l’absolu, toutes les entreprises peuvent avoir besoin, à un moment donné, d’émettre un avoir. Même si la plupart du temps, ce sont les entreprises dont l’activité a trait au commerce de biens qui l’utilisent (cela sera moins le cas pour un autoentrepreneur).

L’avoir comme argument marketing

On connaît les formules « satisfait ou remboursé », « retour sans frais »… Elles visent à susciter l’achat en levant ses freins éventuels. Dans un contexte BtoB (Business to Business) aussi bien que BtoC (Business to Consumer), il peut s’agir de :

  • la peur que la taille ne convienne pas, dans le secteur du prêt-à-porter par exemple,
  • la crainte de l’effet déceptif au moment de la réception du colis : une différence de couleurs par rapport au visuel de départ, ou des matières surprenantes.

L’avoir comme garantie

C’est parfois l’état dans lequel vont arriver les marchandises qui peut inquiéter l’acheteur : dans l’alimentaire par exemple, ou pour les biens fragiles ou périssables. En cas de non-conformité, de marchandises détériorées, de défaut de livraison ou d’achat endommagé et sous garantie, la perspective d’un avoir constitue un recours possible pour l’acheteur insatisfait.

Une facture d’avoir dans les détails

Établir une facture d’avoir

Une facture d’avoir correspond généralement à une facture de doit. Le plus clair, d’un point de vue compta, est d’en indiquer la référence sur l’avoir. Dans le cas d’une ristourne accordée à la suite de plusieurs achats distincts, il peut être laborieux de récapituler l’ensemble des factures de doit d’origine. On peut procéder alors par « tranches de chiffre d’affaires », correspondant au volume total acheté par le client.

Modèle de facture d'avoir à télécharger gratuitement

Les avoirs rectificatifs

Quand il y a eu plusieurs erreurs dans une facture, vous pouvez chercher à les corriger dans un avoir. Cependant si cela donne lieu à trop de complexité, le plus judicieux est souvent d’émettre un avoir annulant l’intégralité de la facture d’origine. Pour établir ensuite une nouvelle facture, sans erreur cette fois.

Créer une facture d’avoir : son contenu

Vos factures d’avoir doivent se plier aux mêmes règles que vos factures de vente. Parmi les mentions obligatoires, on retrouve la nécessité d’y faire figurer :

  • le nom, l’adresse, la forme juridique et le numéro SIREN du vendeur,
  • le nom, l’adresse et le numéro intracommunautaire de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) de l’acheteur,
  • le détail et la quantité de biens ou services vendus,
  • le prix TTC (toutes taxes comprises),
  • la date.

Seules spécificités propres à l’avoir :

  • la formule « Net à déduire » ou « Net à votre crédit » remplace le « Net à payer » des factures de vente,
  • le terme « Avoir » doit apparaître clairement sur la facture,

Bon à savoir :

Si vos factures sont numérotées ainsi (recommandé) : F — année - mois — no de la facture (sur 3 chiffres si vous atteignez les centaines), par exemple F-2019-09-005 pour la 5e facture du mois de septembre 2019 ; vos avoirs se numérotent ainsi : A - année - mois - no de l’avoir (A-2019-09-001 pour le premier avoir du mois de septembre 2019).
Le but étant de pouvoir les identifier en un coup d’œil et les classer chronologiquement.

Une autre astuce : pour distinguer la facture d’avoir de la facture de doit, indiquez les montants en négatif.

Comment mettre en place d’une facture d’avoir ?

Le calcul de la TVA

Si l’avoir ouvre de nombreuses possibilités en matière de politique commerciale et de gestion comptable, cela reste un support délicat à manipuler, notamment à cause de la TVA. Il est soumis à TVA, or celle-ci correspond à un pourcentage. Sur quelle base l’appliquer : le montant initial ou final ? On peut vite s’y perdre. Et ce n’est qu’en étant vigilant et scrupuleusement rigoureux que l’on évite les erreurs.

Pourquoi s’aider d’un logiciel de gestion ?

Les logiciels de comptabilité permettent de faire des avoirs. Paramétrés avec le calcul de la TVA, ils servent de guide pour être sûr de procéder correctement. Un système d’alerte vous signale tout problème de conformité. En optant pour un outil SaaS (Software as a Service), vous êtes certain d’avoir les dernières mises à jour par rapport au cadre légal.

Ces outils transversaux ont aussi l’avantage de pouvoir s’interfacer avec vos autres outils métiers. En dressant une passerelle avec votre CRM (Customer Relationship Management) par exemple, vous obtenez des indications sur les comportements d’achats de vos clients : une information bienvenue au moment de choisir la forme de l’avoir à lui adresser !

Vous avez peut-être déjà entendu parler de DebitoorClicFactureQuickbooksSellsy ou Zyfro ? De la facturation à la comptabilité en passant par la gestion commerciale, ils sont adaptés aux petites structures, de la microentreprise à la PME. Nous vous en présentons 5 autres, et leurs avantages, ci-dessous.

Zoom sur 5 logiciels de facturation

Evoliz, l’ERP des petites structures

Evoliz est un outil de gestion complet et intuitif qui tâche de rendre la comptabilité plus ludique, dans le strict respect des réglementations.

L’édition de la facture d’avoir en est un bon exemple : il suffit de cliquer directement sur le numéro de la facture concernée. Des boutons d’action situés en haut à droite permettent « d’annuler » la facture en question, en réalisant un avoir partiel ou un avoir total.

Facture d'avoir : Evoliz

idylis.com, l’outil collaboratif et commercial

Idylis.com est un outil complet regroupant comptabilité, gestion commerciale et CRM, 100 % collaboratif, pour gérer toute l’activité de l’entreprise dans un environnement unique.

La gestion des avoirs ne représente qu’une partie de toutes les fonctionnalités proposées par cette solution : gestion des stocks, des relations clients, de la facturation, etc., visionnez cette vidéo pour les découvrir :

INFast, l’optimisation de la gestion commerciale

InFast est une solution misant sur l’efficacité, pour la création et l’envoi des documents comptables, et une grande disponibilité en mobilité, même hors connexion.

Un avoir se fait en quelques manipulations, en cliquant sur le bouton « émettre un avoir » en bas d’une facture. L’avoir alors généré est aussitôt utilisable en sélectionnant soit « utiliser sur la facture », soit « rembourser le client ». 

Facture d'avoir : INFast

IPaidThat, l’automatisation de la gestion comptable

IPaidThat est une solution de comptabilité intelligente qui simplifie et automatise la gestion comptable de l’entreprise, de la facture à la note de frais, grâce à des technologies avancées.

Elle organise tous les documents de manière logique pour favoriser un pointage rapide, grâce à la synchronisation en continu. La gestion des avoirs est également prise en charge, avec calcul de la TVA et numérotation automatique. Pour en savoir plus :

Zervant, la facturation en ligne économique

Zervant est réputée pour sa version gratuite adaptée aux toutes petites structures, qui peuvent créer un nombre illimité de documents sans aucuns frais, jusqu’à 10 clients.

Pour réaliser un avoir, il suffit de sélectionner une facture et utiliser le menu déroulant à droite (Plus → Facture d’avoir) : le système remplit automatiquement les champs avec les informations de la facture originale, et s’occupe de la numérotation du document.

Facture d'avoir : Zervant

Conclusion

La facture d’avoir est un outil précieux, pour votre gestion interne comme pour vos commerciaux. Attention cependant à bien l’utiliser… Le taux de TVA et les mentions légales sont des éléments à manier sans erreur.

En vous aidant d’un logiciel de comptabilité, vous procédez sans difficulté tout en vous ouvrant un nouveau champ de possibilités.

Pour les entreprises qui recherchent des solutions de gestion plus globale, comprenant la gestion de la facturation mais pas seulement, vous trouverez votre bonheur dans notre sélection ci-dessus, et sur notre annuaire en ligne.

Article mis à jour, publié initialement en mai 2017.

Suggestion de logiciels pour vous

Evoliz

Evoliz
Facturation et gestion en ligne complète et intuitive
30 jours gratuits
Voir ce logiciel

Sellsy Facturation

Sellsy Facturation
Le logiciel de facturation français simple pour les TPE/PME
Démarrer avec Sellsy
Voir ce logiciel

INFast

INFast
La facturation simple pour les petites entreprises 📄+🤖=❤️
Tester gratuitement
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire