Comment faire une facture récurrente et assurer la gestion des abonnements ?

De plus en plus d’entreprises sont amenées à s’intéresser à la question de la facture récurrente.

Pourquoi ?

Parce que les modes de consommation évoluent et l’économie d’usage, consistant à acheter l’utilisation d’un objet ou d’un produit (et non les objets et produits eux-mêmes), fait désormais partie intégrante de nos quotidiens. Nous sommes de plus en plus nombreux à louer nos « biens » et à souscrire à un ou plusieurs abonnements.

Si votre activité entre dans ce cadre, une question se pose alors : comment assurer efficacement la gestion des abonnements et factures récurrentes ?

Puisqu’il existe des solutions plus rapides et efficaces que de simplement dupliquer une facture « à la main », nous exposons dans cet article les bases d’une facturation récurrente efficiente. Puis nous présentons les meilleurs outils pour gérer vos abonnements et votre plan de facturation.

Une facture récurrente se définit comme une facture d’un montant fixe, adressée à un même client à intervalle régulier.

La périodicité définie varie évidemment en fonction de votre activité. Par exemple :

• toutes les semaines,
• toutes les deux semaines,
• tous les mois,
• tous les trimestres,
• tous les ans.

C’est pourquoi la facture récurrente intervient souvent dans le cadre :

• de la gestion des abonnements (presse, salle de sport, compagnie d’assurance, etc.),
• et de prestations de services (services de nettoyage, maintenance informatique, etc.).

Mais comment procéder pour organiser efficacement votre facturation récurrente sans avoir à y consacrer trop de temps ?

Pour commencer, il vous faut produire une facture en bonne et due forme, et conforme aux exigences légales.

Pour savoir comment vous y prendre et connaître toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur le document, découvrez notre article expliquant comment faire une facture.

Une fois élaborée, il vous suffit de la dupliquer en modifiant les informations qui changent dans le cadre de factures récurrentes. En règle générale il s’agit :

• de la date de la facture,
• du numéro de facture.

Pour vous aider à produire votre facture récurrente, nous vous invitons à télécharger notre modèle de facture. À vous de vous en inspirer pour créer votre propre document.

Cependant, au-delà de la production de la facture elle-même, la facturation récurrente implique un suivi strict. Il serait dommage d’oublier d’envoyer une facture à un client par exemple !

Pour ce faire nous vous recommandons de construire, à l’aide d’Excel par exemple, un tableau reprenant les informations suivantes :

• le numéro de facture,
• la date de la facture,
• le nom ou le numéro du client,
• le produit ou le service délivré,
• le montant de la facture,
• la mention des acomptes le cas échéant,
• le statut de la facture.

Si, par exemple, vous êtes un auto-entrepreneur qui démarre une activité et ne dispose pas encore d’un portefeuille de clients trop imposant, cette manière de procéder peut suffire.

Exemple d’un tableau de suivi de facture avec Excel :

Toutefois, remplir votre tableau et suivre l’état de la facturation nécessite une grande rigueur. Il vous faut veiller à éviter les doublons et à respecter la réglementation afférente aux numéros de facture.

☝️Saviez-vous que la numérotation de facture répond à des règles précises ? En effet, les numéros de facture doivent se suivre de manière chronologique, et sans interruption. Ils se composent en règle générale de l’année, suivie du mois, puis du numéro de la facture dans le mois. Par exemple : 2020-01-01, 2020-01-02, etc.

D’autre part, la gestion des impayés et des relances nécessite une grande méticulosité, afin d’éviter toute perte d’argent à votre entreprise.

Mais dès lors que votre activité se développe et que le nombre d’abonnements augmente, force est de constater que le traitement de vos factures récurrentes se transforme vite en véritable « usine à gaz ».

C’est pourquoi, dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel pour éditer une facture s’impose.

Grâce à un logiciel de facturation ou un logiciel de gestion abonnement, il vous suffit de compléter le modèle de facture, de renseigner les champs permettant d’enclencher le processus de récurrence (périodicité d’envoi par exemple)… et c’est tout.

Le recours à un logiciel automatise les processus, et libère un temps précieux pour les équipes opérationnelles. Ces dernières peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En ne reposant pas uniquement sur les opérations manuelles d’un ou de plusieurs individus, l’automatisation de la facturation récurrente diminue le risque d’erreurs ou d’oublis.

De la même manière, grâce à une programmation sur logiciel, la continuité du service est assurée en cas d’absence du collaborateur en charge de produire et d’envoyer les factures.

Le strict respect des périodicités convenues habitue votre clientèle à toujours recevoir ses factures à la même date.

Conséquence ?

Cet usage s’ancre chez vos clients, ils deviennent moins susceptibles d’oublier de payer.

Enfin, l’interface et les fonctionnalités d’un logiciel spécialisé offrent une visibilité rapide sur votre trésorerie, particulièrement sur les rentrées d’argent à venir grâce aux factures récurrentes.

Il devient plus simple, de la sorte, de maîtriser vos coûts.

Il existe beaucoup de logiciels permettant d’élaborer une facture récurrente. Citons, par exemple, VosFactures, Henrri ou Evoliz.

Mais pour répondre aux différents besoins et budgets, nous en avons sélectionné six.

Blue note systems est plus qu’un logiciel de facturation : il se présente également comme un CRM (Customer Relationship Management) assurant la relation client et optimisant les processus métier, dont la facturation récurrente.

Blue note systems en quelques mots :

• il génère automatiquement des factures récurrentes au moyen, notamment, de la gestion des contrats d’abonnement associée aux devis clients ;
• il émet des rapports permettant un suivi efficace des comptes clients, et donc de la facturation récurrente ;
• il permet l’ajout automatique des consommations sur les factures et les abonnements.

Pour qui : pour tous les types d’entreprises.

Disponible en ligne, et à petit prix, Iabako correspond bien aux besoins des auto-entrepreneurs et TPE, quel que soit leur secteur (distribution BtoB, société de services, artisanat, etc.).

Iabako en quelques mots :

• il propose toutes les fonctionnalités de base essentielles à la facture récurrente ;
• il permet de créer simplement des factures dotées d’un design personnalisé qui vous ressemble ;
• il est adapté à une activité en démarrage grâce à un bon rapport qualité prix et un mois d’essai gratuit.

Pour qui : pour les auto-entrepreneurs et les TPE.

Kwixeo est reconnu pour être un logiciel de facturation simple d’utilisation, parfaitement adapté aux indépendants et dirigeants de TPE et PME.

Kwixeo en quelques mots :

• il propose nombre d’options (durée du contrat, renouvellement du contrat manuel ou automatique, périodicité de facturation, etc.) pour personnaliser au maximum la gestion de vos factures récurrentes ;
• il arbore une interface ergonomique, responsive et simple d’utilisation ;
• il permet de générer, dans le cadre de vos abonnements et contrats récurrents, un prélèvement SEPA à importer directement sur le site de votre banque.

Pour qui : pour les auto-entrepreneurs, les TPE et les PME.

Sur le marché des logiciels, le mode SaaS, qui implique de s’acquitter d’un abonnement, connaît une nette progression par rapport aux logiciels on premise. ProAbono s’adresse à ces éditeurs de logiciel.

ProAbono en quelques mots :

• il diffère des autres logiciels de facture récurrente, puisqu’il se présente surtout comme un logiciel de gestion des abonnements ;
• il automatise et simplifie de nombreux processus de facturation, dont les opérations complexes et le traitement des impayés.

Pour qui : pour tous les types d’entreprises proposant des logiciels SaaS.

Le logiciel CRM Sellsy propose un module de facturation, Sellsy Facturation, vous permettant de gérer en quelques clics vos factures récurrentes.

Sellsy Facturation en quelques mots :

• il met à disposition un module abonnement complet permettant de gérer simplement vos factures récurrentes ;
• il intègre aux factures des liens pour effectuer le paiement en ligne, géré par Stripe ;
• il génère des tableaux de bord représentant la situation de vos abonnements ; ainsi vous contrôlez mieux votre facturation récurrente.

Pour qui : pour les TPE et les PME.

Zervant, logiciel de facturation et de devis, convient aux toutes petites entreprises en développement, car il est gratuit jusqu’à dix clients.

Zervant en quelques mots :

• il propose un mode facturation récurrente sécurisé et facilement paramétrable ;
• s’il est gratuit jusqu’à 10 clients, la formule illimitée ne coûte que 15 € par mois.

Pour qui : pour les auto-entrepreneurs, le TPE et les PME.

Cela semble évident, mais rappelons que les factures récurrentes consécutives à un abonnement client sont signe d’une relation durable qui s’instaure entre lui et vous.

Par conséquent, ne négligez pas votre facturation.

Travaillez bien le modèle de base de votre facture. Vous éviterez ainsi d’avoir à y revenir.

Pour ce faire, veillez à renseigner correctement l’ensemble des informations, en particulier les informations légales.

Exemple des mentions obligatoires d’une facture micro-entreprise :

Côté client, cela peut se traduire par un accès facilité à son historique de factures, dans le cas où il les aurait égarées.

Côté entreprise, déterminez et communiquez clairement sur les processus. Demandez-vous, par exemple, quels sont les collaborateurs pour qui l’accès à l’information relative à l’état de la facturation s’avère nécessaire. Un commercial, à titre d’illustration, peut avoir besoin de savoir si un client a payé ou non pour gérer son pipe.

En fonction du logiciel que vous choisissez, vous bénéficiez d’un nombre plus ou moins important de fonctionnalités. Et certaines se révèlent particulièrement profitables à la gestion de votre facturation et de votre comptabilité de manière plus générale.

Citons l’exemple de ces outils qui proposent l’intégration d’un module paiement en ligne, encourageant ainsi le client à régler sa facture plus rapidement grâce à la simplification du processus.

Faire une facture récurrente, pratique indissociable de la gestion des abonnements, peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît. Une erreur ou un oubli provoque une double conséquence : non seulement cela risque de vous coûter de l’argent, mais en plus vous perdez en crédibilité auprès de votre client.

Il faut donc procéder à un suivi rigoureux des factures, suivi grandement facilité par l’utilisation d’un logiciel.

Toutefois la souscription à ce type de service, surtout si l’on est auto-entrepreneur, a de quoi effrayer. Cela ne se révèlera-t-il pas trop coûteux ?

La bonne nouvelle, c’est que l’on rencontre des logiciels de facturation récurrente pour toutes les bourses. Et vu le temps gagné grâce à leur utilisation, il y a fort à parier que vous ressentirez rapidement des retombées économiques positives.