Comment établir et gérer une facture de prestation de service ?

Comment établir et gérer une facture de prestation de service ?

Vous êtes entrepreneur, autoentrepreneur, fournisseur ou encore client potentiel d’une prestation et vous souhaitez vous informer sur les tenants et aboutissants de la facture de prestation de service ? Vous êtes au bon endroit.

Les prestations de services englobent un domaine très large et concernent essentiellement des travailleurs indépendants et des très petites à moyennes entreprises du tertiaire. Quel que soit le secteur, un point reste commun : leur activité s’articule autour d’une offre de services. Elle se traduit par l’exercice d’une compétence spécifique au service d’une entreprise ou d’un particulier contre rémunération. En général, aucune livraison de marchandises ou de biens matériels n’intervient dans la vente de prestations.

Pourquoi faire une facture en tant que prestataire de service, mais aussi comment facturer des prestations ? Entre les mentions obligatoires, le taux de TVA applicable et les autres spécificités à connaître, découvrez l’essentiel sur la facturation. Allégez-vous cette tâche du quotidien grâce à des outils conçus pour vous simplifier la gestion de vos factures et devis.

Sommaire :

 

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Qu’est-ce qu’une facture de prestation de service ?

Définition et fonctions d’une facture dans l’activité de service

Une facture est un document comptable qui fait figurer tous les différents aspects d’une transaction commerciale, ici en l’occurrence d’une prestation de service. Son établissement répond à des normes légales, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.

En vertu de l’article L. 441-3 du Code de commerce, la facture a plusieurs fonctions :

  • elle identifie le créancier et le débiteur ;
  • elle permet le suivi de l’activité de l’entreprise en retraçant les montants HT et TTC dans la comptabilité, et fournit les éléments pour l’établissement des comptes annuels ;
  • elle est un support à l’exercice de la TVA, ainsi qu’à la gestion de l’impôt ;
  • elle retrace les détails de la négociation entre le prestataire et le bénéficiaire ;
  • elle offre à l’acheteur un récapitulatif de toutes les modalités de la prestation reçue et fait apparaître le montant de la transaction ;
  • elle a une valeur de preuve en cas de litige entre l’acheteur et le vendeur : elle témoigne de l’existence de leur relation commerciale.

Ces différentes fonctions, comptable, commerciale, fiscale et juridique, montrent toute l’importance que revêt ce document. Pour autant, est-ce impératif d’établir une facture ?

Est-il obligatoire de faire une facture ?

Pour une entreprise, la plupart des transactions financières font l’objet de l’édition d’une facture. Ce document atteste de la réalisation de la prestation et vient officialiser la vente.

À l’issue d’une prestation de service, il est obligatoire d’établir une facture dans les cas suivants :

  • toute prestation de service entre professionnels,
  • toute vente de service d’un professionnel à un particulier, si ce dernier en formule la demande,
  • toute prestation de service effectuée par un professionnel auprès d’un particulier, lorsque le montant s’élève à plus de 25 euros TTC, si la vente s’effectue à distance, ou si le client la demande expressément.

💡 La·le professionnel·le encourt une amende de 75 000 € et le fisc peut exiger un redressement fiscal à hauteur de 50 % du montant de la facture en cas de manquement.

Qui peut facturer ses prestations de service ?

Qui établit une facture dans les activités de prestation de services ? Peut-on faire une facture en tant que particulier ? La réponse est non. En France, il faut nécessairement être une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés pour émettre des factures, par exemple une SARL ou une EURL. Ainsi, si vous êtes particulier sans statut, autrement dit sans être passé·e par la case immatriculation, vous ne pouvez pas facturer un service à un autre particulier.

En revanche, vous pouvez être autorisé·e à le faire à condition de créer une entreprise individuelle pour obtenir une immatriculation au Centre de formalités des entreprises (CFE), ainsi qu’un numéro de Siret. Ce dernier justifie l’activité de l’entreprise et autorise l’émission de devis et de factures de prestations de service.

💡 Une facture peut être établie par un tiers dans le cas d’un contrat de sous-traitance ou de prestation de service de facturation, si et seulement si le mandataire exerce légalement au nom du vendeur.

Comment facturer des prestations de service ?

Chacune de vos prestations de service doit faire l’objet d’une facturation. En tant que professionnel·le, vous communiquez de manière transparente les tarifs de vos services ou les méthodes de calcul des prix appliqués. La facture est émise en deux exemplaires et obéit à des règles bien particulières. Voyons lesquelles.

Les mentions obligatoires

D’après l’article L.441-3 du Code de commerce, des mentions légales sont à indiquer obligatoirement sur la facture, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise. Voici les principales :

  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • l’identité du vendeur de la prestation, avec sa dénomination juridique et son numéro d’immatriculation, le cas échéant, ainsi que l’adresse du siège social,
  • l’identité du client bénéficiaire et son adresse,
  • le numéro d’identification à la TVA du professionnel,
  • la date de la prestation de services,
  • l’intitulé et le détail de la prestation : quantité et prix à l’unité ou taux horaire HT ;
  • le taux de TVA applicable (si plusieurs services rendus, les différents taux applicables à chaque ligne),
  • le montant total de la TVA,
  • les montants totaux HT et TTC à payer,
  • les remises, ristournes ou majorations des prix acquises à la date de la prestation,
  • les conditions de paiement : date d’échéance du règlement, escompte dans le cas de paiements anticipés et pénalités applicables en cas de retard de paiement,
  • l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel pour tout retard de paiement.

D’autres mentions doivent se trouver sur les factures dans certains cas spécifiques, notamment pour l’identification des parties.

💡 À savoir : deux mentions obligatoires doivent figurer sur les factures, depuis le 1er octobre 2019 :

  • l’adresse de facturation si différente de l’adresse de la livraison ;
  • le numéro de bon de commande s’il a été émis préalablement par l’acheteur.

Le taux de TVA à appliquer

Un des aspects délicats de la facturation réside certainement dans le calcul de la TVA. Il existe différents taux de TVA en France :

  • le taux principal de 20 % qui concerne la majorité des ventes de prestations de services,
  • le taux intermédiaire de 10 % qui concerne notamment la restauration, l’hôtellerie, la vente de denrées alimentaires préparées, le transport et les travaux de rénovation effectués dans les logements achevés depuis plus de deux ans ;
  • le taux réduit de 5,5 % qui concerne notamment les produits de première nécessité, l’eau, l’énergie, le transport de voyageurs ;
  • le second taux réduit de 2,1 % qui concerne les services de presse, les médicaments remboursables, certains spectacles, etc.

Dès lors qu’on connaît les différents taux, comment savoir quel taux de TVA appliquer ? Le cas du microentrepreneur (précédemment appelé autoentrepreneur) est le plus simple, avec un régime microfiscal particulier. Si votre chiffre d’affaires annuel se situe en dessous d’un seuil défini, vous bénéficiez, en tant que microentrepreneur·e d’une franchise de TVA.

Pour les autres régimes et formes juridiques, l’entreprise est soumise à la TVA. Quel est le principe ? La·le professionnel·le facture la TVA à ses clients, collecte le montant dû et la reverse ensuite à l’État. Le taux de TVA va dépendre de la prestation réalisée, et plusieurs taux peuvent s’appliquer sur une même facture.

L’entreprise paie également la TVA lorsqu’elle achète un bien ou un service à des fournisseurs. Cette avance constitue la TVA déductible : ce montant est soustrait de la TVA collectée auprès de ses clients. L’entreprise déclare et reverse la différence à l’État dans le cas d’un excédent de TVA perçu ; sinon, elle bénéficie d’un crédit de TVA.

Le numéro de facture

Comment numéroter ses factures ? Vos factures doivent toutes comporter un numéro d’identification unique, attribué chronologiquement et de manière continue.

Si nécessaire, des préfixes peuvent être utilisés selon l’année ou le mois et l’année de l’émission de la facture, par exemple : 2019-XX ou 2019-01-XX.

💡 Le numéro de la facture doit figurer sur chacune des pages si le document en comporte plusieurs.

La conservation et l’archivage

La conservation des factures répond à des obligations spécifiques, au même titre que d’autres documents d’entreprise (comptables, bancaires, commerciaux, etc.). Qu’elles soient émises ou reçues, ces pièces justificatives comptables se conservent au format papier ou électronique pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice.

Pour les factures dématérialisées, l’authenticité et l’intégrité du document sont primordiales. Un service de gestion électronique de documents (GED), un coffre-fort électronique ou un logiciel de signature électronique vous aident à garantir la conformité avec la loi pour l’archivage et la conservation de vos documents.

Modèle de facture prestation de service

Pour visualiser et savoir utiliser une facture de prestation de service : le modèle à télécharger ci-dessous vous donne un exemple concret. Il est disponible en deux versions, avec TVA ou sans TVA :

 

Focus : différents cas de facturation

L’univers du service se décline en un large éventail de secteurs et de domaines d’activité : déménagement, transport en taxi, dépannage à domicile, travaux, entretien, etc. Nous vous passons en revue certains cas avec leurs spécificités propres.

Le cas de l’autoentrepreneur

L’émission de factures de prestation de service est une responsabilité qui incombe à toutes les entreprises y compris les autoentrepreneurs (désormais microentrepreneurs). Comment facturer une prestation de service en tant qu’auto entrepreneur ? Avant toute chose, il faut détenir un numéro Siret. Ce numéro unique d’identification octroie à tout entrepreneur physique une personnalité morale. Grâce à ce statut, la structure est habilitée à effectuer des transactions et à définir le prix de ses services. La même formalité est exigée pour les personnes travaillant en freelance.

💡 Note sur la TVA : un microentrepreneur bénéficie d’une franchise de TVA pour tout chiffre d’affaires se situant en dessous d’un seuil défini, variable selon l’activité exercée :

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© portail-autoentrepreneur.fr

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » doit être inscrite sur vos factures.

Dans le cas où le CA dépasse le plafond indiqué, l’activité peut continuer, mais sera alors soumise à la TVA. Si tel est le cas, un outil de devis-facturation tel que Quickbooks facturation vous permet de gérer automatiquement la TVA.

Le cas de la restauration

Pour les ventes réalisées dans un café ou un restaurant :

  • une note est obligatoirement produite pour un non-commerçant, dès que le prix dépasse 25 euros TTC, ou lorsque le client en fait la demande ;
  • une facture est établie par un restaurateur à un professionnel pour indiquer les conditions de vente et d’achat des produits ou services offerts. Cette facture est émise en deux exemplaires, une pour l’acheteur et l’autre pour le prestataire, et rédigée dans la langue du pays de facturation.

☝ Les mentions obligatoires de la facture en restauration sont les mêmes que celles mentionnées plus haut, avec les spécificités suivantes :

  • le nom et l’adresse du client ne sont pas obligatoires pour des factures au montant inférieur à 150 euros HT,
  • les différents taux de TVA applicables et le prix HT des prestations reçues sont à ventiler selon les taux et les montants de TVA correspondants,
  • les mentions liées à des opérations spécifiques sont à ajouter, comme une livraison intracommunautaire, une exportation hors U.E., etc.

 

💡 Note sur la TVA : selon les produits alimentaires vendus et surtout leur mode de consommation (immédiat ou différé), différents taux de TVA s’appliquent :

  • taux réduit de 10 % pour les produits destinés à une consommation immédiate ;
  • taux réduit de 5,5 % pour les produits conditionnés, permettant une consommation différée.

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© service-public.fr

Pour les prestations de traiteur, comprenant des produits vendus sur place combinés à des services (mise à disposition de matériel et personnel liés à l’offre de nourriture), le taux intermédiaire de 10 % est applicable.

Les différents taux de TVA sont pris en compte dans un logiciel de facturation comme ClicFacture. Cette solution en ligne convient également très bien aux non assujettis à la TVA.

Le cas du service à la personne

Les métiers des services à la personne ont également leurs spécificités en matière de facturation. En tant que prestataires de services, que vous soyez personne morale ou entrepreneur individuel, vous êtes tenus de faire figurer des mentions obligatoires, en vertu de l’article D. 7233-1 du Code du travail. Ces dernières comprennent notamment :

  • le nom et l’adresse du prestataire,
  • les taux horaires (en plus du taux à l’unité) ou le prix forfaitaire de la prestation,
  • le décompte du temps passé,
  • le prix de chaque prestation,
  • les frais de déplacement, le cas échéant,
  • l’indication si les prestations fournies n’ouvrent pas droit aux avantages fiscaux, selon l’article L. 7233-2.

💡 À noter également : si le prix mensuel d’une prestation est supérieur ou égal à 100 euros TTC, vous devez obligatoirement produire un devis personnalisé et gratuit. La facture, quant à elle, doit être remise avant le paiement.

Entreprises de services à la personne, vous apprécierez sans aucun doute Ogust. Cette solution complète, flexible et évolutive s’adresse spécialement aux sociétés de services individualisés pour les particuliers et apporte une réponse à toutes leurs problématiques. Au-delà de la facturation, elle permet d’intervenir sur tous les plans de la gestion d’entreprise, de la comptabilité au commercial, en passant par les plannings d’intervention, au sein d’une même interface simple d’utilisation.

Les avantages d’un logiciel de devis et facturation

Pourquoi choisir un logiciel de facturation ? Si vous hésitez encore à vous doter d’une solution logicielle, voici un aperçu de quelques-uns des nombreux avantages que vous pouvez obtenir. Même les petites entreprises peuvent y trouver leur compte !

Gain de temps

Pour gérer les factures, les tâches fastidieuses et chronophages associées sont souvent pointées du doigt. Avec un outil de gestion, vous vous épargnez les saisies manuelles : vos données sont mises à jour en temps réel, vos opérations synchronisées avec votre banque et votre processus de vente automatisé. En centralisant toutes vos informations au sein d’une même plateforme en ligne, vous êtes plus à même de les organiser, en les triant par exemple par catégories ou thématiques (produit, client, service, etc.), et donc d’y accéder rapidement.

Gestion des impayés

Pour optimiser votre facturation, un outil de facturation vous facilite le suivi des règlements et des délais de paiement et vous permet de surveiller la trésorerie de votre entreprise. Vous retrouvez en un coup d’œil le statut de chaque facture, si cette dernière est en attente de paiement ou payée. De même, la gestion des retards de paiement est effectuée grâce à la définition d’alertes automatiques. Vous relancez vos clients avant que les factures ou devis n’arrivent à leur échéance, ou à la date même de leur échéance, et optimisez ainsi vos délais de paiement.

Paiement sécurisé en ligne

Enfin, plus vous facilitez la gestion du paiement, plus vous rendez agréable l’expérience client et renforcez ainsi la confiance. Vous offrez par exemple des moyens de paiement variés à vos clients, y compris le virement ou le paiement par carte, mais aussi via une solution en ligne. Pour vous, cela représente des économies en frais postaux. Le paiement en ligne sécurisé depuis votre logiciel de facturation permet au client de régler dès qu’il reçoit la facture : cela limite les oublis et réduit le délai de paiement.

Des outils de facturation à votre service !

Afin d’offrir le service de la meilleure qualité possible à vos clients, vous souhaitez consacrer un maximum de temps à développer votre activité et mettre en place une solution simple pour gérer vos ventes le plus sereinement possible. Des solutions en ligne sont à votre disposition pour vous simplifier la tâche et accélérer la gestion de votre facturation.

En dotant votre entreprise d’un tel outil, vous gardez le contrôle de toute la chaîne de suivi de la facturation, de la production d’un devis à sa conversion en facture, et vous conservez une trace de vos transactions dans la durée, de l’émission de la facture à son archivage sécurisé. En bonus, vous maîtrisez votre trésorerie en vous épargnant toutes les opérations chronophages.

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