Professionnels du BTP, comment faire une facture de situation pour vos chantiers ?

Vous êtes une entreprise du bâtiment et vous devez émettre des factures de situation à vos clients ? Que vous doutiez sur la forme d’une situation de chantier, ou que vous cherchiez à automatiser le processus de facturation, vous êtes au bon endroit.

Mentions obligatoires, suivi de l’avancement du chantier, différence avec une facture d’acompte ou présentation d’une situation globale ou situation détaillée… Cet article fait le point et vous présente plusieurs outils pour gagner du temps, de l’exemple de situation Excel au logiciel dédié pour vous accompagner sur vos chantiers.

Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

Définition

Une facture de situation, aussi appelée situation de chantier ou situation de travaux, est une facture intermédiaire. Elle sert aux entreprises du secteur du bâtiment à facturer leurs clients avant la livraison du projet et, ainsi, à étaler les règlements.

💡 La situation de travaux émise correspond à un pourcentage d’avancement du chantier.

À la fin du projet, une dernière facture est produite et transmise au client : la facture de clôture, ou facture finale. Cette dernière reprend toutes les factures de situation émises depuis le début du projet.

© Mediabat

La facturation en lots ou marchés, particularité du BTP

Dans le bâtiment, la facturation a ceci de spécifique qu’elle peut concerner :

• le pourcentage d’avancement global du chantier ➡️ on a alors une situation globale,
• le pourcentage d’avancement par prestation spécifique, appelée lot ou chantier ➡️ on a alors une situation détaillée.

☝️ À noter : le mode de facturation, global ou détaillé, doit être le même tout au long du chantier.

Que les prestations soient réalisées par un ou par plusieurs prestataires, la facture de situation reprend :

• le montant hors taxe (HT),
• et le montant toutes taxes comprises (TTC)

du pourcentage d’avancement du chantier.

👉 S’il s’agit d’une situation globale, la facture fait figurer un pourcentage d’avancement et un montant pour tous les marchés réalisés.

👉 S’il s’agit d’une situation détaillée, la facture fait figurer un pourcentage d’avancement et un montant pour chaque marché réalisé.

Facture d’avancement, d’acompte ou de situation : quelles différences ?

Facture d’avancement est un autre terme utilisé pour désigner la facture de situation. Il s’agit donc du même document.

En revanche, une facture d’acompte concerne le règlement d’une partie du montant total, mais elle est émise avant la réalisation de la prestation. Elle est suivie d’une facture de solde à la fin du projet.

La facture d’avancement ou de situation est émise après la réalisation de la prestation.

Pourquoi faire une situation de travaux ?

1. Pour échelonner les paiements pour l’entreprise ou l’entrepreneur du BTP ;
2. Pour alimenter la trésorerie sans attendre la fin d’un chantier, qui peut prendre plusieurs semaines, mois, voire plusieurs années, et ainsi ne pas mettre en péril la santé financière de l’entreprise ;
3. Pour financer les matières premières et le matériel nécessaires à la réalisation des travaux et pour payer la main-d’œuvre qui réalise le chantier ;
4. Pour gagner en visibilité sur l’avancement du chantier et avoir une meilleure gestion du budget d’un projet de travaux.

Comment faire une facture de situation de travaux ?

Pour comptabiliser une facture de situation, suivez ces quelques conseils :

Renseigner les mentions obligatoires

La facture de situation étant avant tout une facture, elle doit répondre aux obligations qui encadrent son utilisation, à commencer par les mentions obligatoires à y faire figurer :

• date et numéro de la facture,
• raison sociale et informations concernant l’entreprise,
• montant à régler et TVA,
• informations concernant le client, etc.

💡 Voir la liste complète des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture.

ℹ️ Les factures émises par les entreprises du bâtiment doivent comporter des mentions particulières :

• l’adresse du chantier, si elle diffère de l’adresse de facturation,
• l’assurance souscrite au titre de l’activité par l’artisan ou entrepreneur du bâtiment (loi Pinel), avec les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
• les « montants hors taxe » sur les factures d’autoliquidation (Article 293 B du CGI).

Les factures de situation doivent, en plus, faire figurer :

• la numérotation spécifique : « facture n° X - situation n° X sur devis n° X »,
• le degré d’avancement et l’état des travaux par marché avec :
  • la désignation du marché,
  • le degré d’avancement à la dernière échéance (ou dernière situation),
  • le degré d’avancement pour cette situation,
  • les montants HT et TTC pour chaque marché,
• les montants HT et TTC totaux de la situation.

Suivre un modèle de situation de travaux

Vous avez peur d’oublier une mention obligatoire, de vous tromper dans le calcul d’un montant ? Téléchargez gratuitement notre exemple de facture de situation de travaux Excel :

Vous n’avez « plus qu’à » créer des copies du modèle pour chaque document et le mettre à jour avec les informations du chantier en cours.

S’appuyer sur un logiciel de facturation pour BTP

Et si on vous disait qu’il est possible de créer des factures de situation en quelques clics ? Oubliez les factures manuelles, les erreurs qui vont avec, et les modèles de factures mal dupliqués qui prennent un temps fou à remplir.

Avec un logiciel de facturation adapté aux besoins du bâtiment, comme INFast, vous :

• transformez un devis émis en situation détaillée ou globale en quelques clics,
• assurez le suivi des chantiers de manière plus fine,
• faites payer plus rapidement vos clients,
• émettez rapidement des factures de clôture à la fin du chantier.

Adoptez le bon logiciel, et vous passerez enfin plus de temps sur vos chantiers que dans les papiers !