Comment le télétravail a-t-il démocratisé la décentralisation de la gestion des achats en entreprise ?

La crise sanitaire et économique a obligé les entreprises à remettre en question leur modèle organisationnel. 

En effet, la généralisation du télétravail dans les entreprises de services a mis en lumière le besoin d’avoir des processus et outils performants pour permettre aux collaborateurs de rester productifs et d’avoir accès à l’ensemble des informations dont ils ont besoin, malgré la distance. Les habitudes et routines des équipes financières et opérationnelles ont été revues afin d’éviter des frictions et frustrations.

Dans un tel contexte, comment gérer les frais professionnels au mieux ? Comment donner de l’autonomie aux équipes opérationnelles tout en gardant le contrôle sur leurs achats ? Comment suivre qui dépense quoi et récupérer l’ensemble des justificatifs de paiement ?

Je vais vous partager les tendances que j’ai pu observer et qui proviennent de mes échanges avec des équipes financières, des fondateurs d’entreprises, et avec nos clients.

En cette période très incertaine, la gestion de la trésorerie de l’entreprise est cruciale (« cash is king »). C’est d’ailleurs, la priorité n° 2 des DAF en 2021, juste après le pilotage de la performance, d’après une étude PWC.

Le b.a.-ba pour maîtriser sa trésorerie, c’est déjà d’avoir une vision très claire sur les entrées et sorties d’argent. Car même si l’activité des entreprises a généralement été fortement ralentie, celles-ci ont continué d’effectuer des achats, et il n’était pas toujours aisé pour elles d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses effectuées. Les équipes marketing ont continué à faire de la publicité en ligne, les développeurs à utiliser leurs outils logiciels et de manière générale, tous les collaborateurs ont eu besoin de s’équiper pour bien travailler depuis chez eux.

Il a donc fallu s’adapter et repenser le processus de gestion des achats à distance afin d’éviter des lenteurs ou d’éventuelles failles de sécurité. C’est exactement là que la numérisation des outils et processus entre en jeu !

Pour les achats en ligne, il n’était pas envisageable de transmettre les coordonnées de la carte bancaire de l’entreprise par téléphone, ou pire par e-mail. On ne pouvait pas pour autant bloquer toutes les dépenses des employés. Certaines entreprises ont donc décidé de mettre en place Spendesk à ce moment-là pour fluidifier et digitaliser le processus de validation et de paiement : les équipes opérationnelles remontent leurs besoins dans Spendesk et soumettent une demande d’achat, la finance ou le responsable de département la valide, l’employé a alors accès à un moyen de paiement sécurisé et à usage unique, et la finance visualise les paiements en temps réel.

Concrètement, lorsque l’on « dématérialise » (ou numérise) son processus de gestion des achats, on passe d’un format physique (par exemple, de la note de frais papier, une carte physique passée de main en main, des reçus archivés dans des classeurs…) ou hybride (de l’e-mail combiné à une carte physique et un Excel) à un format totalement numérique (note de frais dématérialisée, cartes virtuelles et archivage numérique de reçus).

L’automatisation du processus d’achat est l’étape suivante. Elle consiste à créer des règles intelligentes entre les différentes étapes du processus ou à automatiser la saisie manuelle afin d’évincer les actions chronophages à faible valeur ajoutée (la saisie des écritures comptables ou la validation manuelle par e-mail des dépenses à engager).

Mais attention, l’automatisation ne peut se faire sans une digitalisation préalable !

Si l’on se penche plus particulièrement sur la gestion des achats professionnels, il est possible de dématérialiser les notes de frais, de digitaliser la validation et le suivi des factures fournisseurs, d’archiver numériquement les justificatifs de paiement, et même de générer des cartes de paiement virtuelles.

Tout cela n’est pas vraiment nouveau. Ce qui change c’est la possibilité d’automatiser l’ensemble du processus d’achat en intégrant toutes les étapes du processus (de la validation à la comptabilité), pour tous les types de dépense, dans une seule solution.

Digitaliser et automatiser l’ensemble du processus d’achat, cela veut dire concrètement :

• Créer des politiques de dépenses et règles de validation directement connectées aux moyens de paiement et à votre interface de gestion afin d’avoir le contrôle sans travail manuel ;
• Automatiser la récolte des justificatifs de paiement et la réconciliation comptable ;
• Enrichir les données de paiement en temps réel (données analytiques, fournisseur, équipe…) ;
• Rassembler l’ensemble des factures fournisseurs à payer et automatiser le suivi de l’échéancier de paiement ;
• Automatiser les imputations comptables grâce à des règles pré-définies…

Grâce à cela, vous n’avez plus à vous soucier d’un grand nombre de tâches. Plus besoin de courir après les justificatifs lors de votre clôture comptable, ou d’attendre que vos collaborateurs soumettent leurs notes de frais à la fin du mois. Vous gagnez du temps et limitez les risques d’erreurs inhérents au traitement manuel.

Dématérialisation et automatisation permettent à l’entreprise de faire des économies concrètes. Tout simplement car le temps alloué aux tâches chronophages diminue pour toutes les équipes. Le ROI (Return On Investment) est le fruit du temps gagné et des économies réalisées (TVA autrefois non récupérée, gestion des dépenses non optimale, fraudes internes voire externes…).

Au-delà du gain de temps, l’automatisation vous déleste mentale importante.

Aujourd’hui, les entreprises peuvent également automatiser de nombreuses tâches comptables via des logiciels toujours plus intuitifs. Gestion des notes de frais, traitement des factures fournisseurs, réconciliation et suivi bancaire… autant de tâches chronophages mais nécessaires. Les comptables et responsables financiers très souvent débordés pourront désormais allouer plus de temps aux décisions stratégiques qu’à la saisie de données.

Par souci d’efficacité, il est essentiel de mettre en place les bons outils pour gérer chaque étape du processus de gestion comptable des achats professionnels.

Concrètement :

• Contrôler ses achats, grâce à une politique de dépenses claire, des budgets définis en amont, ainsi qu’un moyen intelligent de valider les demandes et de se protéger de la fraude.
• Payer, en donnant accès à des moyens de paiement sécurisés, recueillir facilement les factures fournisseurs, mais aussi avoir la possibilité de rembourser les notes de frais en quelques clics.
• Comptabiliser les données, avec une récolte facile des justificatifs, réconcilier les paiements, suivre l’historique de la transaction et imputer vos codes comptables.

En digitalisant et automatisant ces étapes, vous gagnez en temps (génération automatique des écritures, utilisation des données présentes dans les factures, préparation des déclarations de TVA) et en fiabilité sur vos données avec un risque d’erreur humaine minime.

L’intégration automatique des dépenses dans le logiciel comptable, la catégorisation des paiements et la centralisation de toutes les données financières facilitent la construction d’audits structurés et rigoureux.

Ces données aident notamment à améliorer les performances de l’entreprise, à suivre en temps réel l’évolution de ses performances, à anticiper les évolutions de son cycle de vente, de sa croissance et à adapter ses stratégies d’achat aux nouvelles réalités du marché.

Le reporting décisionnel n’a jamais été aussi simple et permet aux DAF de bâtir une vision d’avenir pour leur entreprise et de devenir un partenaire stratégique.

Le DAF et son équipe sont désormais considérés comme de véritables « business partners » de l’entreprise, et un bon partenaire a besoin d’un maximum de visibilité sur la santé de l’entreprise pour prendre de bonnes décisions et conseiller ses interlocuteurs.

Pour cela il a besoin de deux choses :

• S’assurer que les données sur lesquelles il travaille sont précises et justes.
• Avoir suffisamment de temps pour se consacrer à l’analyse de ces données

Et, de nouveau, c’est là que l’automatisation entre en jeu !

En automatisant votre reporting financier, vous confiez dorénavant toutes vos anciennes missions chronophages et peu valorisantes à un logiciel dédié plus sûr et gagnez du temps. Ce reporting centralisera, traitera et mettra en forme toutes les données clés de votre entreprise. Vous pourrez aussi le diffuser plus facilement auprès de tous vos collaborateurs.

En conclusion, je dirais que le télétravail incite nos organisations à reposer sur de bons processus et outils permettant de rendre chaque collaborateur autonome dans son travail. Faire vivre sereinement une organisation décentralisée est un atout majeur de performance et d’attractivité.

C’est ce en quoi nous croyons chez Spendesk, et c’est dans ce sens que nous accompagnons nos clients, au quotidien.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution, contactez notre équipe. Nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !