5 étapes à suivre pour réussir la mise en place d'un SIRH

5 étapes à suivre pour réussir la mise en place d'un SIRH

Quelles sont les étapes à suivre pour la mise en place d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines) ? Une solution SIRH facilite la gestion RH des entreprises, mais sa mise en place nécessite de mener un projet SIRH rigoureusement.

La transformation digitale des entreprises impose de plus en plus le recours à des outils adaptés. D’après une étude Markess, utiliser un SIRH complet dans le cloud fait partie des priorités de 80 % des DRH.

Si vous ne vous demandez plus pourquoi, mais comment mettre en place un SIRH et quelles sont les étapes à suivre, cet article vous donnera les réponses. Enjeux du SIRH, cahier des charges, besoins et processus RH… Tout sera plus clair après la lecture de cet article !

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Bien préparer son projet SIRH

Obligations légales et SIRH

La fonction RH est soumise à de nombreuses obligations légales : code du travail, conventions collectives, loi travail, etc. Le cadre législatif impose aux gestionnaires de ressources humaines de suivre de nombreuses règles, qui plus est, des règles qui évoluent souvent.

Comment intégrer toutes ces obligations légales en entreprise pour être en règle ? C’est là l’un des avantages du SIRH : il intègre ces obligations légales pour la gestion de la paie, la gestion des contrats, la gestion des congés ou encore la gestion des notes de frais.

Avant de choisir votre SIRH, prenez soin de vérifier que l’outil est mis à jour régulièrement et automatiquement lors d’un changement de législation. Ainsi, vous respectez la loi et vous êtes serein pour votre gestion RH.

Conduite du changement RH et transformation numérique

La transformation digitale est au cœur des préoccupations des entreprises et des organisations : comment tirer profit des outils en ligne pour moderniser et simplifier ses processus RH ?

Les ressources humaines sont l’un des postes les plus bousculés par ces changements : automatisation des tâches, simplification des circuits de validation de congés, recrutement 100 % en ligne sont autant de changements qui touchent la fonction RH depuis quelques années.

Ces changements imposent des transformations profondes dans l’entreprise pour les directions des ressources humaines. L’infographie suivante résume pourquoi vous devez adapter votre SIRH :

Infographie mise en place d'un SIRH

Source : CEGID et Markess

Les acteurs du projet SIRH

Qui sont les acteurs d’un projet SIRH ?

  • la direction, qui doit porter et soutenir le projet auprès de tous les collaborateurs,
  • le ou la responsable des ressources humaines, et, le cas échéant, l’équipe RH,
  • les instances de représentation du personnel (comité d’entreprise, délégués du personnel, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail),
  • les collaborateurs : pourquoi ne pas profiter de votre projet SIRH pour réfléchir à vos processus RH de manière collaborative, en faisant participer vos collaborateurs ? Cela ne pourra que favoriser leur adoption au projet ;
  • la cheffe ou le chef de projet SIRH.

Quelles compétences sont requises pour un.e chef.fe de projet SIRH ? Un savant mélange d’expertise RH, d’appétence pour les outils informatiques et de goût pour l’innovation :

Quelles qu’elles soient, toutes les parties prenantes du projet doivent être impliquées le plus tôt possible et tout au long du projet afin de garantir de bons résultats.

Les enjeux d’un projet SIRH

Tentez de comprendre pourquoi vous mettez en place un projet SIRH :

  • Pourquoi changer ?
  • Quel est le moment opportun ?
  • Quels sont les bénéfices attendus ?
  • Quels sont les risques ?

Comprendre les enjeux de votre projet SIRH est indispensable pour un cadrage de projet réussi.

Un plan de communication SIRH ?

Comme pour tout type de projet, la communication est essentielle au bon déroulement de votre projet SIRH. Elle l’est non seulement pour les membres de l’équipe projet pour participer au bon déroulement du projet, mais également pour les utilisateurs finaux.

Communiquer sur votre projet favorise la réception, la compréhension, et l’adoption de votre futur SIRH.

Comment s’y prendre ? Eurécia vous donne quelques clés dans cette vidéo :

Mise en place d’un SIRH : 5 étapes à suivre pas à pas

1. Définir le périmètre du projet

Commencez par réaliser un audit pour passer en revue l’existant : les processus RH, les outils RH, les pratiques en place, etc. Cela permet de faire le point sur ce qui va et ce qui ne va pas, ce qui a besoin d’être modifié ou doit être conservé.

Qu’est-il attendu ?

Assurez-vous que la mise en place ou que le changement de SIRH est souhaité par tous les acteurs du projet. Sondez les collaborateurs pour connaître leurs attentes. Par exemple, un SIRH en mode SaaS pour bénéficier des atouts du cloud est-il envisageable ?

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Un SIRH est un logiciel de gestion des ressources global, qui peut gérer à la fois :

  • les congés et absences,
  • les notes de frais,
  • les temps,
  • les plannings,
  • les talents,
  • les compétences,
  • les entretiens individuels et professionnels,
  • les formations
  • le recrutement.

Avez-vous besoin de toutes ces fonctionnalités, ou plutôt d’un outil modulaire avec des fonctionnalités « à la carte » ? Avez-vous besoin d’inclure la paie et la comptabilité à votre SIRH ?

Comment exploiter votre SIRH pleinement ?

Avez-vous besoin de rapports pour un suivi RH pertinent et sur mesure ? Comment analyser les données RH pour optimiser vos processus et garantir une gestion RH sereine pour toute l’entreprise ?

Ces fonctionnalités, moins évidentes, permettent pourtant d’aller plus loin et d’améliorer continuellement vos processus RH.

💡 Pour être sûr de n’oublier aucune fonctionnalité, aidez-vous d’une checklist ou dressez un cahier des charges pour votre projet SIRH.

2. Composer une équipe projet SIRH

Deuxième étape, et non des moindres, la composition de l’équipe projet SIRH doit se faire attentivement. L’équipe projet est pilotée par la cheffe ou le chef de projet qui veille au bon déroulement du projet, s’assure d’une communication efficace et des relations entre les différents acteurs du projet.

L’équipe projet est bien souvent également composée d’un ou plusieurs membres de la direction des ressources humaines, et d’un membre de la direction de l’entreprise (comité de direction) afin de valider les décisions — et le budget !

N’oubliez pas la direction des systèmes d’information (DSI) : c’est elle qui déploie les différents outils sur le système d’informations de votre entreprise, et, plus généralement, qui gère votre SI et les licences informatiques. Vous devez l’impliquer au projet pour éviter tout obstacle côté technique.

3. Établir un budget

« Projet » rime avec « budget » : estimez les ressources nécessaires à la mise en place de votre SIRH, qu’il s’agisse des coûts d’un outil, de son hébergement, ou du coût des ressources humaines.

Le budget temps, quant à lui, permet d’estimer combien de temps est nécessaire pour la réalisation des missions. Vous parvenez ainsi à organiser votre planning avec plus de visibilité.

4. Élaborer un planning de mise en place du SIRH

Il s’agit de la dernière composante phare pour une gestion de projet réussie, avec les ressources et le budget. Vous imposer des dates limites est indispensable pour l’avancement du projet. Cela permet également de faire le point régulièrement avec l’équipe projet pour constater si l’avancement prévu en amont du projet est réaliste et effectif, ou si des ajustements sont à prévoir.

💡 Pensez à y inclure les actions de communication, pour donner des informations régulièrement à l’ensemble des collaborateurs concernant votre projet SIRH. 

5. Choisir le meilleur logiciel SIRH

Le « meilleur » ne veut pas dire « le meilleur ou le plus connu du marché », mais bien « le meilleur pour vous », celui qui cochera toutes les cases qui correspondent à vos besoins et à vos attentes. Chaque entreprise a ses propres rouages et le meilleur SIRH de l’une ne sera pas le meilleur SIRH d’une autre.

Pour vous aider et aller au-delà des fonctionnalités, cette liste recense quelques critères à garder à l’esprit :

  • la mobilité et l’accessibilité sur différents supports (ordinateur, tablette, smartphone),
  • les conditions de déploiement du SIRH,
  • l’intégration du SIRH dans votre système d’information,
  • le besoin de formation des utilisateurs,
  • le support proposé par l’éditeur du logiciel,
  • le volume d’informations à partager ensuite en interne (changement de process, de relations entre collaborateurs, de circuits de validation entre managers et collaborateurs, etc.).

Les facteurs clés de réussite de votre projet SIRH

Se poser les bonnes questions

Ne négligez pas la phase d’audit et de questionnement en amont du projet. Sollicitez tous vos collaborateurs : chacun peut apporter sa pierre à l’édifice pour co-construire le projet SIRH. Ne vous limitez pas aux frontières du service des ressources humaines, vous pourriez passer à côté d’une bonne idée !

Apporter des changements mineurs

Ne voyez pas trop grand : la mise en place d’un SIRH ne doit pas bouleverser totalement les habitudes des utilisateurs, au risque qu’ils ne l’utilisent plus, ou que l’utilisation ne devienne bloquante. Le mieux est l’ennemi du bien !

Anticiper le support

Le support est également un critère à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel SIRH. Dans quelle mesure faut-il prévoir une formation pour votre équipe RH, pour l’ensemble des collaborateurs ? L’éditeur du SIRH propose-t-il une formation à l’outil ?

Vous pouvez envisager des supports de formation pour faciliter l’adhésion des collaborateurs : documentation, présentations, tutoriels en vidéos, etc.

Insister sur la communication

Pour impliquer toutes les parties prenantes, et que leur engagement soit constant tout au long du projet, il n’y a qu’une solution : la communication.

La circulation de l’information permet aux acteurs du projet d’être au fait des avancées du projet, mais également d’identifier d’éventuels blocages.

Interconnecter vos outils

Pensez à vérifier l’interopérabilité du SIRH choisi avec les autres logiciels utilisés en interne pour une fluidité maximale des échanges d’informations.

Bien gérer vos documents RH

Enfin, prêtez attention à la gestion de vos documents RH : contrats, fiches de poste, CVthèque, catalogue de formation, modèles et rapports d’entretiens individuels et d’entretiens professionnels, etc. Ils doivent être stockés de manière sécurisée.

Quel logiciel SIRH choisir ?

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Pour qui ? Adapté aux besoins des TPE et PME

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Les points forts de ServicesRHOnline :

  • un véritable couteau suisse RH avec 7 applications en une,
  • l’excellente gestion des compétences,
  • l’adoption rapide par les utilisateurs, managers comme collaborateurs,
  • l’amélioration nette des processus RH en interne.

Emalti-RH

Pour qui ? De la PME au grand compte

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Les points forts d’Emalti-RH :

  • un déploiement rapide,
  • une prise en main facile (ne nécessite pas de formation lourde),
  • un spectre fonctionnel large,
  • un suivi RH facilité grâce au module Reporting Social et des indicateurs RH sur mesure.

Azuneed SIRH

Pour qui ? Les TPE et PME

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Les points forts d’Azuneed RH :

  • un logiciel complet pour un prix abordable,
  • l’intégration avec tous les logiciels de paie du marché,
  • un assistant de paramétrage pour être opérationnel rapidement,
  • une application mobile disponible sur Android et iOS.
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