6 étapes à suivre pour réussir la mise en place d'un SIRH

par Maëlys De Santis, le 06/01/2021
5 étapes à suivre pour réussir la mise en place d'un SIRH

Quelles sont les étapes à suivre pour la mise en place d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines) ? Une solution SIRH facilite la gestion RH des entreprises, mais sa mise en place nécessite de mener un projet SIRH rigoureusement.

La transformation digitale des entreprises impose de plus en plus le recours à des outils adaptés. D’après une étude Markess, utiliser un SIRH complet dans le cloud fait partie des priorités de 80 % des DRH.

Si vous ne vous demandez plus pourquoi, mais comment mettre en place un SIRH et quelles sont les étapes à suivre, cet article vous donnera les réponses. Enjeux du SIRH, cahier des charges, besoins et processus RH… Tout sera plus clair après la lecture de cet article !

Mise en place d’un SIRH : 6 étapes à suivre pas à pas

Étape 1 : Bien préparer son projet SIRH

  • Restez à jour sur les obligations légales et la législation :  avant de choisir votre SIRH, vérifiez que l’outil est mis à jour régulièrement et automatiquement lors d’un changement de législation. Ainsi, vous respectez la loi et vous êtes serein pour votre gestion RH.

  • Prenez en compte la conduite du changement dans la transformation numérique de vos processus RH : les concerné·es ne seront que plus favorables à la mise en place d’un nouveau SIRH.

  • Comprenez les enjeux de votre projet SIRH pour un cadrage réussi :
    • Pourquoi changer ?
    • Quel est le moment opportun ?
    • Quels sont les bénéfices attendus ?
    • Quels sont les risques ?

  • Envisagez un plan de communication SIRH : communiquer sur votre projet favorise la réception, la compréhension, et l’adoption de votre futur SIRH.

Étape 2 : Définir le périmètre du projet

Commencez par réaliser un audit pour passer en revue l’existant :

  • les processus RH,
  • les outils RH,
  • les pratiques en place, etc.

Cela permet de faire le point sur ce qui va et ce qui ne va pas, ce qui a besoin d’être modifié ou doit être conservé.

Qu’est-il attendu ?

Assurez-vous que la mise en place ou que le changement de SIRH est souhaité par tous les acteurs du projet. Sondez les collaborateurs pour connaître leurs attentes. Par exemple, un SIRH en mode SaaS pour bénéficier des atouts du cloud est-il envisageable ?

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Un SIRH est un logiciel de gestion des ressources global, qui peut gérer à la fois :

  • les congés et absences,
  • les notes de frais,
  • les temps,
  • les plannings,
  • les talents,
  • les compétences,
  • les entretiens individuels et professionnels,
  • les formations
  • le recrutement.

Avez-vous besoin de toutes ces fonctionnalités, ou plutôt d’un outil modulaire avec des fonctionnalités « à la carte » ? Avez-vous besoin d’inclure la paie et la comptabilité à votre SIRH ?

Comment exploiter votre SIRH pleinement ?

Avez-vous besoin de rapports pour un suivi RH pertinent et sur mesure ? Comment analyser les données RH pour optimiser vos processus et garantir une gestion RH sereine pour toute l’entreprise ?

Ces fonctionnalités, moins évidentes, permettent pourtant d’aller plus loin et d’améliorer continuellement vos processus RH.

💡 Pour être sûr de n’oublier aucune fonctionnalité, aidez-vous d’une checklist ou dressez un cahier des charges pour votre projet SIRH.

Étape 3 : Composer une équipe projet SIRH

La composition de l’équipe projet SIRH doit se faire attentivement. L’équipe projet est pilotée par la cheffe ou le chef de projet SIRH qui veille au bon déroulement du projet, s’assure d’une communication efficace et des relations entre les différents acteurs du projet.

L’équipe projet est bien souvent également composée :

  • d’un ou plusieurs membres de la direction des ressources humaines,
  • d’un membre de la direction de l’entreprise (comité de direction) afin de valider les décisions — et le budget !

N’oubliez pas la direction des systèmes d’information (DSI) : c’est elle qui déploie les différents outils sur le système d’informations de votre entreprise, et, plus généralement, qui gère votre SI et les licences informatiques. Vous devez l’impliquer au projet pour éviter tout obstacle côté technique.

Étape 4 : Établir un budget

« Projet » rime avec « budget » : estimez les ressources nécessaires à la mise en place de votre SIRH, qu’il s’agisse :

  • des coûts d’un outil,
  • de son hébergement,
  • ou du coût des ressources humaines nécessaires au projet.

Le budget temps, quant à lui, permet d’estimer combien de temps est nécessaire pour la réalisation des missions. Vous parvenez ainsi à organiser votre planning avec plus de visibilité.

Étape 5 : Élaborer un planning de mise en place du SIRH

Il s’agit de la dernière composante phare pour une gestion de projet réussie, avec les ressources et le budget.

Vous imposer des dates limites est indispensable pour l’avancement du projet. Cela permet également de faire le point régulièrement avec l’équipe projet pour constater si l’avancement prévu en amont du projet est réaliste et effectif, ou si des ajustements sont à prévoir.

💡 Pensez à y inclure les actions de communication, pour donner des informations régulièrement à l’ensemble des collaborateurs concernant votre projet SIRH. 

Étape 6 : Choisir le meilleur logiciel SIRH

Le « meilleur » ne veut pas dire « le meilleur ou le plus connu du marché », mais bien « le meilleur pour vous », celui qui cochera toutes les cases qui correspondent à vos besoins et à vos attentes. Chaque entreprise a ses propres rouages et le meilleur SIRH de l’une ne sera pas le meilleur SIRH d’une autre.

Pour vous aider et aller au-delà des fonctionnalités, cette liste recense quelques critères à garder à l’esprit :

  • la mobilité et l’accessibilité sur différents supports (ordinateur, tablette, smartphone),
  • les conditions de déploiement du SIRH,
  • l’intégration du SIRH dans votre système d’information,
  • le besoin de formation des utilisateurs,
  • le support proposé par l’éditeur du logiciel,
  • le volume d’informations à partager ensuite en interne (changement de process, de relations entre collaborateurs, de circuits de validation entre managers et collaborateurs, etc.).

Quel logiciel SIRH choisir ?

Azuneed SIRH

Pour qui ? Les TPE et PME

Les points forts d’Azuneed RH :

  • un logiciel complet pour un prix abordable,
  • l’intégration avec tous les logiciels de paie du marché,
  • un assistant de paramétrage pour être opérationnel rapidement,
  • une application mobile disponible sur Android et iOS.

Emalti-RH

Pour qui ? De la PME au grand compte

Les points forts d’Emalti-RH :

  • un déploiement rapide,
  • une prise en main facile (ne nécessite pas de formation lourde),
  • un spectre fonctionnel large,
  • un suivi RH facilité grâce au module Reporting Social et des indicateurs RH sur mesure.

Lucca pour la paie

Pour qui ? Les entreprises dès 30 salarié·es

Les points forts de la suite Lucca pour la paie :

  • 4 solutions pour préparer la paie, avec la gestion des congés, du personnel, des éléments variables de rémunération puis la distribution des bulletins de paie au format PDF,
  • l'interfaçage avec tous les logiciels de paie du marché, ou la prise en charge du traitement de la paie par un cabinet expert en cas d’externalisation,
  • une grille tarifaire claire et transparente : vous savez combien coûte votre paie,
  • un support client réactif et expert disponible tous les jours ouvrés.

ServicesRHOnline

Pour qui ? Adapté aux besoins des TPE et PME

Les points forts de ServicesRHOnline :

  • un véritable couteau suisse RH avec 7 applications en une,
  • l’excellente gestion des compétences,
  • l’adoption rapide par les utilisateurs, managers comme collaborateurs,
  • l’amélioration nette des processus RH en interne.

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6 facteurs clés de réussite de votre projet SIRH

  1. Se poser les bonnes questions : sollicitez tous vos collaborateurs : chacun peut apporter sa pierre à l’édifice pour co-construire le projet SIRH.

  2. Apporter des changements mineurs : ne voyez pas trop grand. La mise en place d’un SIRH ne doit pas bouleverser totalement les habitudes des utilisateurs. Le mieux est l’ennemi du bien !

  3. Anticiper le support : dans quelle mesure faut-il prévoir une formation pour votre équipe RH, pour l’ensemble des collaborateurs ? L’éditeur du SIRH propose-t-il une formation à l’outil ?

  4. Insister sur la communication : pour impliquer toutes les parties prenantes, et que leur engagement soit constant tout au long du projet, il n’y a qu’une solution : la communication.

  5. Interconnecter vos outils : pensez à vérifier l’interopérabilité du SIRH choisi avec les autres logiciels utilisés en interne pour une fluidité maximale des échanges d’informations.

  6. Bien gérer vos documents RH : enfin, prêtez attention à la gestion de vos documents RH. Ils doivent être stockés de manière sécurisée.

Prêt·e·s à mettre en place votre SIRH ?

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réussir la mise en place de votre logiciel SIRH. Gardez à l’esprit que chaque projet SIRH est différent, dans la mesure où il doit répondre au contexte propre de chaque entreprise. Suivez les étapes pas à pas, en les adaptant à vos besoins, le cas échéant.

Quant au choix de l’outil lui-même, profitez des essais gratuits pour les tester en conditions réelles et vous faire une idée précise des fonctionnalités de chacun.

Avez-vous choisi votre SIRH ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2019.