Comment rédiger le cahier des charges de votre projet SIRH ? [+ modèle]

par Samantha Mur, le 24/03/2021
Comment rédiger le cahier des charges de votre projet SIRH ? [+ modèle]

La rédaction d’un cahier des charges pour un SIRH est un préalable indispensable à un projet de changement ou de mise en place d’un SIRH, pour optimiser votre gestion des ressources humaines. Ce document contractuel fait le lien entre vos exigences à l’égard du futur système d’information des ressources humaines de votre organisation et l’éditeur choisi pour fournir et mettre en place la solution.

Le cahier des charges permet de définir vos besoins, en accord avec votre stratégie d’entreprise et vos processus spécifiques, et conditionne le choix de la solution pour laquelle vous opterez. Bien détaillé, précis et clair, il pourra réunir les meilleures conditions pour une conduite de projet réussie.

Suivez cette méthode étape par étape pour vous assurer de ne rien oublier lors de la rédaction de votre cahier des charges et de produire un document qui vous donnera toutes les chances de vous équiper d’un SIRH à la hauteur de vos attentes !

Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?

Un cahier des charges est un document rédigé par l’entreprise (le donneur d’ordre) à l’attention de l’éditeur qui lui fournira la solution SIRH la plus adaptée possible.

Parmi ses intérêts :

  • recenser avec précision les besoins, les spécifications et les exigences de l’entreprise pour son futur système d’information des ressources humaines ;

  • décrire toutes les fonctions dont il devra être pourvu afin d’orienter le choix du logiciel ;
  • faciliter la compréhension des enjeux du projet SIRH, et centraliser les informations essentielles pour tous les acteurs du projet ;

  • être un document de référence pour l’équipe projet et un outil de pilotage clé pour le chef de projet, afin d’assurer le bon déroulement du projet.

Le cahier des charges est donc à la fois un document contractuel et une base de référence commune et compréhensible par toutes les parties prenantes au projet, qui peuvent s’y référer dès que nécessaire.

Les principaux éléments du cahier des charges SIRH

Voici les éléments fondamentaux que devra comporter votre cahier des charges, pour couvrir tous les aspects importants et en assurer une utilisation efficace :

  • Présentation de l’entreprise
    • présentation de l’entreprise et de son activité,
    • stratégie globale de l’entreprise,
    • organisation des différentes entités.

  • Présentation du projet et de ses enjeux
    • présentation de l’existant (outils de gestion utilisés, limites rencontrées),
    • objectifs du projet SIRH,
    • périmètre fonctionnel du projet.

  • Description des utilisateurs et ressources
    • fonctions et services concernés par le projet,
    • spécificités réglementaires,
    • processus métiers.

  • Descriptif des besoins fonctionnels
    • gestion des temps et des activités,
    • gestion des absences et des congés,
    • gestion de la paie,
    • tableaux de bord RH, etc.

  • Définition de la stratégie de reprise de données
    • évaluation des données à extraire et à importer,
    • intégration de la solution SIRH avec les outils présents.

  • Contraintes techniques :
    • paysage technique et informatique,
    • interfaces possibles.

  • Mise en œuvre du projet SIRH au sein de l’entreprise
    • gouvernance du projet, répartition des missions entre les membres d’équipe,
    • planning prévisionnel,
    • déploiement,
    • identification des besoins en formation,
    • réalisation de la recette et livrables attendus.

6 étapes pour établir votre cahier des charges SIRH

Par où commencer ? Les étapes suivantes vous aident à préparer au mieux la rédaction de votre cahier des charges.

Étape n° 1 : décrire la situation existante

Pour rédiger cette partie, menez un audit de l’existant au sein de votre entreprise :

  • Quelle est la structure du service RH ?
  • Quels métiers et fonctions le composent ?
  • Quel est le système de gestion des ressources humaines ou outils RH utilisés ?
  • Quelles sont les pratiques, activités et processus en place ?
  • Quel est le type de contrat traité et son volume ? etc.

Donnez une vision d’ensemble de l’environnement de l’entreprise, et indiquez à ce moment ce qui fonctionne bien, ce qui ne va plus, et les changements qui doivent être apportés. Cela permettra aux éditeurs consultés de proposer une solution SIRH personnalisée et paramétrée au plus près de vos besoins.

Étape n° 2 : délimiter le périmètre du projet SIRH

Une fois que vous avez décrit le contexte, listez ce qui est attendu de votre futur SIRH :

  • Quels processus souhaitez-vous digitaliser ?
  • Quelles exigences légales devra-t-il impérativement respecter (exemple : RGPD) ?
  • Comment vos données seront-elles conservées et sécurisées ?
  • À quelles spécificités techniques devra-t-il répondre (contrat de licence ou en mode SaaS, intégrations à prévoir parmi les outils informatiques en place, comme un logiciel de paie, méthode de développement, etc.) ?
  • Quelles sont les priorités dans l’implémentation des différentes fonctionnalités ?

Le but est de rédiger en détail l’ensemble des exigences que vous formulez à l’égard de votre projet SIRH.

Étape n° 3 : fixer le budget

L’enveloppe budgétaire doit être définie précisément au sein même du cahier des charges afin de mettre d’accord la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage. Toutes les parties prenantes doivent être informées des contraintes budgétaires dès le début du projet.

Des précisions sur le mode de financement peuvent aussi être amenées (par exemple en leasing, lots, etc.).

Étape n° 4 : définir les besoins fonctionnels

Quels sont les domaines fonctionnels que devra couvrir votre SIRH ? À la suite logique de ce que vous avez défini en amont, détaillez vos besoins et vos attentes pour chaque processus RH afin que l’éditeur étudie quelle sera la meilleure réponse à apporter.

Un système d’information des ressources humaines peut comporter plusieurs modules permettant d’automatiser et de digitaliser nombre de fonctions. C’est le cas :

  • de la gestion administrative : congés, absences, notes de frais, temps et activités, tableaux de bord RH, etc.
  • de la gestion des talents : gestion du recrutement, de la mobilité interne, des compétences, des carrières, des demandes de formation, etc.
  • des procédures internes : gestion des entretiens annuels et professionnels, la médecine du travail, etc.

Étape n° 5 : prendre en compte les contraintes techniques

Il est primordial de recenser les contraintes techniques au sein de votre cahier des charges.

Cet état des lieux de votre environnement technique permet de voir comment le futur outil pourra y être intégré. N’hésitez pas à solliciter votre responsable informatique (DSI) sur cette partie.

Étape n° 6 : prévoir les délais d’exécution et de livraison

Définir un calendrier est indispensable pour suivre l’avancement du projet et vous assurer de respecter les délais pour ses différentes phases :

  • date butoir du lancement du projet,
  • planning de son déploiement,
  • phase d’exploitation.

Cahier des charges SIRH : exemple

Ce modèle de cahier des charges (adapté aux ressources humaines) est un exemple à télécharger au format PDF. Il constitue une trame pour vous guider dans votre rédaction.

Avec la méthode exposée étape par étape plus haut et ce support à l’appui, vous réunissez toutes les conditions pour choisir une solution SIRH qui réponde à vos exigences sur les plans :

  • technique,
  • fonctionnel,
  • budgétaire,
  • temporel.

Tout mettre en place pour choisir le meilleur logiciel SIRH !

Finalement, l’élaboration du cahier des charges SIRH demande une certaine implication, mais elle est essentielle pour cadrer au mieux ce que vous attendez de votre éditeur : objectifs, enjeux spécifiques, budgets, contraintes, etc.

Ce travail préparatoire vous assure de mener votre projet avec efficacité et sérénité, et vous permettra de bien étudier les différentes offres des éditeurs, afin de sélectionner le logiciel SIRH qui s’adaptera au mieux à l’environnement de votre entreprise.