Le tableau de bord RH pour un pilotage efficace de vos ressources humaines

Le tableau de bord RH pour un pilotage efficace de vos ressources humaines

En gestion des ressources humaines, les tableaux de bord RH font partie des outils incontournables pour analyser, visualiser et prendre les décisions qui impactent positivement votre structure.
Ils permettent, comme d’autres outils RH complémentaires, de répondre aux nouvelles préoccupations des DRH et les aider à devenir les leaders agiles du changement dans l’entreprise.
Tour d’horizon de la gestion des données RH, et zoom avant sur le tableau de bord, ses objectifs, son utilisation, ses enjeux.

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Les fondamentaux de la gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines (GRH) — anciennement la gestion du personnel — est l’ensemble des pratiques mises en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans l’activité d’une organisation (source Wikipédia).

Elle est au cœur même de l’organisation d’une entreprise, sa colonne vertébrale en quelque sorte. On parle aussi de management du capital humain.
Multidimensionnelle, elle intègre :

  • la gestion du personnel,
  • la gestion des paies,
  • la gestion des plannings (temps de travail, absentéisme, congés, etc.),
  • la gestion des formations,
  • la gestion des conflits,
  • la gestion des carrières,
  • la gestion des compétences (ou gestion des talents),
  • la gestion du recrutement.

les enjeux des ressources humaines

Le pilotage RH

Le pilotage RH permet à la DRH (direction des ressources humaines) de valoriser son action, de démontrer sa contribution à la performance globale de l’entreprise. Un de ses enjeux est donc la reconnaissance de la valeur ajoutée apportée par les ressources humaines.

Les 4 outils principaux de pilotage RH sont représentés sur ce schéma :

les outils de pilotage RH

Le BSI, l’outil de communication et de motivation

Document synthétique et pédagogique, le Bilan Social Individuel est délivré par la direction des ressources humaines au salarié, une fois par an, en version papier ou numérique. Ce n’est pas un document obligatoire.

Il récapitule pour chaque employé, individuellement, ses droits et ses avantages, comme la rémunération, les primes, les propositions de formation, la participation.

Il permet au salarié de se rendre compte des avantages compétitifs de l’entreprise dans leur globalité et de leur évolution concrète d’une année sur l’autre.
Cet outil valorisant est tout indiqué pour retenir les talents : c’est une technique de fidélisation des collaborateurs en interne.

La BDES, l’outil informatif interhiérarchique

La Base de Données Economiques et Sociales (ou BDU, base de données unique) sert de support de préparation à la consultation annuelle du comité économique et social (CSE) avec la direction. Cette dernière est tenue de la mettre à disposition du CSE ou des représentants du personnel, à partir de 50 salariés.

NB : Le comité économique et social (CSE) est le nouvel organe fusionnant l’ensemble des instances représentatives du personnel (IRP), délégués du personnel (DP), comité d’entreprise (CE) et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). 

Composition :

  • les données sociales (investissement social, égalité femme-homme, etc.),
  • les rémunérations (dirigeants, salariés, financeurs),
  • les données comptables (fonds propres et endettement, investissements, flux financiers et transferts commerciaux, etc).

Objectifs : 

  • simplifier et approfondir les échanges d’informations entre le patronat et les représentants des salariaux, 
  • rappeler les orientations stratégiques de l’entreprise,
  • montrer leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail.

Le tableau de bord RH, l’outil d’aide à la décision

Le tableau de bord des ressources humaines est l’un des outils de pilotage incontournables pour la prise de décision, grâce à la mesure et la synthèse des statistiques d’effectifs, de rotation du personnel (turnover), d’absentéisme, etc.

Il est constitué d’un ensemble d’indicateurs de performance, axés sur les facteurs clés de succès (ou leviers d’action), tous définis selon la taille, le secteur et la stratégie de l’entreprise, et se présente sous forme de tableaux et de graphiques.
Les indicateurs de performance, ou KPI (Key Performance Indicator), rendent compte des objectifs visés, des écarts et de la performance, mais aussi de la participation des ressources humaines aux résultats de l’entreprise.

Il peut servir dans les situations de suivi de recrutement, de formation, d’évaluation de performance, de gestion de carrières ou encore de suivi de l’état du climat social.
Il est réalisé par le service des ressources humaines, ou parfois par un contrôleur de gestion sociale.
En savoir plus sur le tableau de bord RH ?

Le reporting, l’outil de contrôle

Initialement utilisé par les équipes marketing pour mieux connaître le client, il sert aujourd’hui en gestion RH aussi.

Construit a posteriori, périodiquement, il complète le tableau de bord RH grâce à un ensemble d’indicateurs de résultat, et a pour but d’informer la hiérarchie des performances des ressources humaines arrêtées à un instant T. 

C’est un outil de contrôle permettant de mettre en lumière les absences, les maladies, les écarts de salaire, les accidents du travail, le taux de turn over, les besoins en formations, etc.

Contrairement au tableau de bord, outil d’analyse servant à la direction des ressources humaines, il s’agit d’un compte rendu des résultats du service, de leur évolution, pour analyse et appréciation par les décideurs de l’entreprise.
Lorsque la gestion des ressources humaines décentralisée, le reporting permet de vérifier et d’unifier les actions de toutes les unités.

Différences entre tableau de bord RH et reporting RH

Critères

Tableau de bord RH

Reporting RH

Destinataires

Le service RH

La direction

La direction

Indicateurs

Indicateurs de performance

Indicateurs de leviers

Indicateurs de résultats

Objectifs

Pilotage de la performance

Management du service

Gestion du changement

Évaluation de la performance
du service RH

Focus sur les tableaux de bord RH

La mise en place d’un tableau de bord nécessite une réflexion en amont sur les facteurs clés de succès pertinents pour l’entreprise et le service RH lui-même, ainsi que sur les indicateurs de performance caractéristiques de ces leviers d’actions. 

Définition

Le tableau de bord RH est un outil de gestion qui présente de manière synthétique les activités et les résultats du service des ressources humaines, par processus, sous forme d’indicateurs, pour évaluer la réalisation d’objectifs fixés en amont et prendre des décisions nécessaires, sur une période précise et dans un délai limité.

Les objectifs principaux du tableau de bord RH :

  • fournir une aide à la décision et à la stratégie du service,
  • évaluer la performance,
  • réaliser un diagnostic de la situation,
  • communiquer et informer au sein du service, voire à la direction,
  • analyser et comprendre :
    • l’évolution et la répartition des effectifs, 
    • les taux d’absentéisme,
    • la gestion de la rémunération,
    • le processus de recrutement.

Les avantages :

  • une visualisation rapide et synthétique :
    • de l’efficacité des ressources humaines,
    • des dysfonctionnements sociaux (constatés ou anticipés) ;
  • un excellent outil de communication interne avec les salariés et les responsables de l’entreprise ;
  • une analyse précise grâce à des données chiffrées ;
  • un appui pour la réalisation d’autres documents RH :
    • la BDES,
    • le bilan social,
    • le reporting.

Plusieurs étapes

  1. Définition d’une stratégie de gestion des ressources humaines claire, en tenant compte du contexte de l’entrepris et en accord avec tous ses acteurs,
  2. Définition d’objectifs de progrès, de performance,
  3. Choix des indicateurs clés de performance (10 maximum pour ne pas se disperser),
  4. Collecte des informations (qui s’en charge et avec quels outils ?),
  5. Conception d’un tableau de bord clair et lisible

Conseil n° 1 : attention à la rigueur dans la collecte des données plus subjectives, comme la satisfaction des employés, via un questionnaire par exemple.

Conseil n° 2 : dans les plus grandes entreprises, chaque service relevant du département des ressources humaines (paie, formation, etc.) peut avoir ses propres objectifs et donc son propre tableau de bord.

La périodicité du tableau de bord RH

La plupart des documents RH sont produits annuellement, mais l’idéal pour le tableau de bord RH est de prévoir une version trimestrielle voire mensuelle pour bénéficier d’une visibilité et d’une réactivité optimales.

Conseil n° 3 : Le tableau de bord RH peut évoluer d’une fois sur l’autre, suivant les indicateurs pertinents à l’instant T, en fonction des nouveaux leviers de performance identifiés, même s’il doit présenter une certaine stabilité afin de procéder à des comparaisons dans le temps.

Les indicateurs de performance ou KPI

Le choix des indicateurs est primordial : ils sont en lien direct avec l’activité, les objectifs, les problématiques, en temps réel ou à court terme.

Ces indicateurs doivent donc être :

  • pertinents : répondre aux besoins de l’entreprise, aux questions du dirigeant, 
  • fidèles : refléter le sens et l’importance de la problématique,
  • contingents : répondre à la situation et aux attentes du moment,
  • chiffrés, mais pas monétaires : vous ne mesurez pas une performance financière, mais le degré d’atteinte d’un facteur clé de succès,
  • clairs et simples à comprendre et à analyser,
  • non manipulables,
  • obtenus rapidement afin de mener les actions correctives à temps.

Exemples d’indicateurs en ressources humaines

Les indicateurs financiers:

  • montant de la masse salariale par rapport à l’effectif ou au chiffre d’affaires,
  • coût moyen d’un salarié = charges de personnel/effectif,
  • CA moyen ou bénéfice moyen par salarié, 
  • production par salarié (en unités).

Les indicateurs humains: 

  • suivi des effectifs,
  • indicateurs de mobilité (taux d’entrée, taux de sortie, ratio de remplacement, taux de turnover),
  • indicateurs d’intégration (taux de départs, de départs volontaires, taux de prolongation de stage).

Les indicateurs de risque professionnel, de sécurité au travail:

  • taux d’accident du travail,
  • gravité des accidents du travail,
  • maladies professionnelles,
  • dépenses en matière de sécurité.

Les indicateurs sociodémographiques: 

  • type de contrat par sexe,
  • taux de CDD dans l’entreprise,
  • nombre de conflits/litiges,
  • pyramide des âges,
  • âge moyen,
  • ancienneté,
  • ratio femme-homme.

Les indicateurs de rémunération:

  • masse salariale,
  • salaire médian,
  • part d’heures supplémentaires,
  • hiérarchie des rémunérations,
  • avantages sociaux,
  • charges sociales,
  • participation aux résultats.

Les facteurs clés de succès

On peut les classer en 4 catégories :

  • quantité : 
    • effectif suffisant,
    • équilibre en termes d’âge, de sexe, etc. ;
  • qualité : 
    • niveau de qualification, de formation, 
    • conditions de travail, 
    • stabilité de l’effectif, etc.  ;
  • délais : 
    • en termes de recrutements,
    • en termes de remplacements, etc.  ;
  • coûts : 
    • de la masse salariale,
    • des primes diverses, 
    • des formations, etc.

La mise en œuvre d’un tableau de bord RH

Excel vient souvent à l’esprit quand on parle de tableaux et de graphiques. Il peut en effet s’avérer très utile lorsque le logiciel est maîtrisé dans ses fonctionnalités les plus complexes. 

Mais l’un des principes de l’analyse et du pilotage RH est que cela ne doit pas demander trop de temps, ni être coûteux. Et le temps, c’est de l’argent. 
Les périodes passées à mettre en place et à compléter un outil qui doit pourtant vous aider à être plus performant, vous consacrer à l’essentiel, ici le recrutement de nouveaux talents, la fidélisation des salariés, la formation, le bien-être au travail, etc., semblent contre-productives.

Excel ne représente pas, malgré sa gratuité, la solution économique la plus efficace.

Tuto : Comment élaborer un tableau de bord sur Excel ?

[exemple de tableau de bord rh xls © PapyExcel]
 

Powerpoint est aussi l’un des outils qui peut être évoqué.
Son intérêt réside dans la mise en page puisqu’il n’est pas adapté à la création de tableaux à formules automatisées, qu’il faut réaliser sur Excel et importer sur Powerpoint ensuite (ou alors saisir à nouveau les données sur Powerpoint).
Quelques tutos de conception de tableaux de bord RH au format ppt sont disponibles sur internet.

Enfin, vous pouvez trouver des modèles de tableaux de bord RH en PDF pour vous en inspirer, mais ce n’est pas vraiment une bonne idée.

Comme nous l’avons vu, chaque entreprise, chaque service RH a ses priorités, ses indicateurs qui font sens. Ne vous laissez pas influencer par le choix des autres, et concentrez-vous sur vos propres besoins en termes d’analyse et de pilotage.

Vous trouverez un exemple de tableau de bord RH PDF ici.

Sachez qu’il existe des logiciels très intuitifs et faciles à mettre en place grâce auxquels vous pouvez définir vos indicateurs de performance, optimiser votre pilotage RH, et gagner du temps !

Les logiciels SIRH au cœur du management opérationnel

Des logiciels SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines), permettent d’automatiser les processus de gestion des ressources humaines, du recrutement aux formations, en passant par la gestion des carrières.

De plus en plus, des solutions de business intelligence (informatique décisionnelle) viennent enrichir le marché pour répondre aux besoins d’optimisation en RH analytique.
La Business Intelligence (ou informatique décisionnelle) est le processus d’analyse de données dirigé par la technologie dans le but de déceler des informations utilisables pour aider les dirigeants d’entreprises et autres utilisateurs finaux à prendre des décisions plus informées (source Le Big Data).

Voici une sélection de 3 logiciels pouvant répondre à vos besoins, globaux ou spécifiques.

QuickMS, la BI au service des ressources humaines

QuickMS est un outil complet de contrôle de gestion sociale et de reporting RH, utilisant la Business Intelligence pour la gestion de données comme la BDES et les tableaux de bord.

tableau de bord RH de QuickMS

Très rapide à installer (en mode SaaS ou plug and play) et à en prendre en main, il propose des fonctionnalités de création de tableaux de bord personnalisés et dynamiques, adaptés aux besoins de pilotage des TPE, PME et ETI.

La fonction Filtre permet de zoomer sur un critère ou une catégorie d’employés, et la fonction Commentaire, de commenter les résultats.
QuickMS offre aussi un module Rapport pour aider les entreprises dans la mise en place de la BDES, entièrement personnalisable, à partir de leurs DNS (déclarations sociales nominatives).
L’utilisation du fichier DSN permet d’ailleurs au logiciel de vous offrir des indicateurs RH fiables et normalisés pour vos tableaux de bord.

« Enfin un outil qui facilite la production des indicateurs RH. La prise en main est rapide et simplifie un bon nombre de reportings ! En plus de nous faire gagner un temps considérable pour établir tous les bilans liés à la fonction RH il permet un contrôle des données DSN ! On y a pensé très fort et vous l’avez fait ! Je le recommande ! »

Stéphanie GODET-GILBERT, Responsable Paie et Administration des RH chez Assurance Mutuelle des Motards

Emalti-RH, le SIRH polyvalent 

Facile à prendre en main, le logiciel Emalti-RH (en mode SaaS ou on premise) a une excellente couverture fonctionnelle et est adapté à toutes les tailles d’entreprises.
Il centralise toutes vos données RH dans une seule et même base de données. 
La solution couvre tout le spectre RH (dossier salarié, GED, organigramme, formation continue, mise en place du CSE, gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, notes de frais, etc.).

Tableau de bord reporting pour bilan social d'Emalti-RH

En bonus, des outils de reporting social pré-paramétrés avec plus de 150 indicateurs disponibles, pour un bilan social téléchargeable au format excel.
Le logiciel prend aussi en charge : la BDES, le BSI, des tableaux de bord, des analyses nominatives ou consolidées, etc.

« Le module Reporting Social est un vrai plus qui permet d’établir, d’analyser, de consolider facilement et rapidement nos indicateurs RH tels que BDES, Bilan Social ou encore le rapport égalité Hommes - Femmes, par exemple. »

Cécile BERTIN, Responsable Ressources Humaines chez L. METAIRIE — WIV FRANCE

Chapitre 012, le SIRH complémentaire

Logiciel web de prévision budgétaire pour les collectivités territoriales à partir de 50 employés, Chapitre 012 est un bon complément à d’autres SIRH. Il permet de suivre en temps réel le budget RH pour détecter les dérives budgétaires éventuelles par poste de dépense.

tableau de bord de Chapitre 012

Le tableau de bord intuitif de la solution propose des graphiques et des indicateurs clés comme le graphique de consommation du budget RH (Burndown chart) et un suivi des alertes disponibles pour plusieurs collaborateurs.

Cet outil de pilotage RH fonctionne sur la base des données existantes combinées à des scénarios et des hypothèses (embauches, changement des taux de prélèvements sociaux).
Stratégique, il a pour vocation de réduire les coûts RH grâce aux leviers suivants : lutte contre l’absentéisme, maîtrise des embauches, mutualisation des ressources, contrôle des heures supplémentaires, etc.

Détecter vite pour réagir rapidement

Depuis quelques années, la modernisation et la digitalisation des pratiques RH impliquent l’utilisation d’outils toujours plus performants, que ce soit en analyse, en veille ou en suivi.

Les décideurs qui détectent vite les évolutions du marché et leurs propres dysfonctionnements, réagissent plus rapidement.
Ils maîtrisent mieux leurs budgets, gagnent du temps, attirent les talents et fidélisent leurs salariés !

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