Quel logiciel pour réussir sa gestion des entretiens professionnels ?

3 logiciels pour réussir sa gestion des entretiens professionnels

Se munir d’un logiciel pour gérer vos entretiens professionnels est une sage décision : suite à la loi de réforme n° 2014-288 du 5 mars 2014 portant sur la formation, cet entretien est obligatoire tous les deux ans pour chaque salarié. L’entreprise est donc tenue de fournir toutes les ressources précisées par la loi à ses collaborateurs.

Objectif : anticiper les plans de formations pour mieux préparer l’évolution professionnelle de chaque employé. Ce processus RH vient s’ajouter à la gestion des entretiens annuels plus orientés sur l’évaluation des compétences. appvizer vous invite à choisir un logiciel RH complet, capable de centraliser toutes les tâches qui incombent aux responsables des ressources humaines : évaluons le potentiel de différents outils, dont celui d’un logiciel d’entretien professionnel gratuit.

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Entretien professionnel : la responsabilité des ressources humaines engagée

En synthèse, l’entretien professionnel porte sur les moyens mis en œuvre pour améliorer les qualifications et l’employabilité d’un collaborateur.

L’idée est d’inciter l’employé à participer à son évolution professionnelle et de l’anticiper pour mieux construire son projet professionnel, en identifiant ses souhaits, sa montée en compétences, ses besoins en formation, etc.

Enjeux et objectifs pour le DRH

À terme, le responsable RH est tenu d’avoir entrepris toutes les actions incontournables pour tracer le bilan du parcours professionnel d’un collaborateur.

En effet, au cours des six dernières années, chaque salarié doit ainsi avoir bénéficié d’actions concrètes :

  • une formation (à minima), appuyée par une certification,
  • une évolution professionnelle positive évaluée individuellement et collectivement,
  • une progression mesurée selon les nouvelles responsabilités, le nouveau métier, ou l’avancée dans la hiérarchie,
  • un document précisant et détaillant ce bilan.

    Précisons les contours de cette tâche des responsables RH :

    • définir des objectifs professionnels en adéquation avec la stratégie d’entreprise,
    • cartographier les compétences individuelles, les atouts et les axes d’amélioration,
    • suivre l’évolution du salarié dans le temps,
    • mesurer ses performances,
    • effectuer un suivi du collaborateur sur le long terme,
    • identifier ses attentes et besoins en formation,
    • mettre en place les plans de formation,
    • traiter une charge administrative conséquente.

Quels risques en cas d’absence d’entretien professionnel ?

La législation est claire : l’employeur peut être soumis à créditer le CFP (compte personnel de formation) d’un salarié de 100 à 130 heures selon le cas, et à payer la somme forfaitaire correspondante légale à l’OPCA concerné.

Sous réserve de l’appréciation des juges, l’absence d’entretien professionnel pourrait être constitutive d’une faute de l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail (ministère du Travail en France).

Si l’employeur continue à manquer à ses devoirs, il devra notamment « verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public ».

Certaines dispositions prévoient même de sanctionner l’entreprise de 3 000 euros par salarié.

Quel outil pour gérer les entretiens professionnels et vos spécificités métiers ?

De nombreux responsables recherchent un logiciel de suivi d’entretien professionnel. Faut-il choisir un outil gratuit, un logiciel dédié ou s’orienter vers un logiciel SIRH ?

Les avantages d’un logiciel SIRH

La gestion des entretiens dépend des autres questions de ressources humaines en entreprise, c’est pourquoi un logiciel de gestion des entretiens annuels ou professionnels ne peut se traduire que par un module complémentaire à d’autres. Un logiciel s’intégrant à un Système d’Information dédié aux Ressources Humaines (SIRH) est opportun : il couvre l’ensemble des tâches RH gérées par différents modules.

Les avantages d’un logiciel SIRH modulaire :

  • l’interopérabilité entre les modules permet d’exploitation des données des autres modules et une meilleure circulation de l’information ;
  • toutes les informations sur les collaborateurs sont centralisées dans un environnement unique (suivi des temps, planning, gestion des talents, gestion des compétences… autant d’informations utiles à la gestion des entretiens).

Une solution dédiée au suivi des entretiens professionnels

Vous avez aussi le choix d’opter pour un outil dont la seule fonction est d’assurer la préparation, la gestion et le suivi des entretiens professionnels.

Il peut s’agir d’un logiciel dédié, ou bien d’un module d’un SIRH pris indépendamment. Vous n’avez peut-être pas besoin de tous les modules d’un SIRH si vous êtes déjà en partie outillés, mais un module dédié qui fonctionne de manière indépendante répond à votre problématique quant aux entretiens.

Comparatif de logiciels pour faciliter la gestion des entretiens professionnels

Emalti-RH : solution SIRH pour atteindre tous vos objectifs en douceur

Conçu avec la collaboration de services ressources humaines, le logiciel Emalti-RH offre tout l’éventail des outils nécessaires au gestionnaire RH. La solution SIRH réunit en effet tous les modules de gestion RH, dont un module de gestion des entretiens professionnels.

Les points forts du module de gestion des entretiens

Le module dédié d’Emalti-RH permet de gérer l’entretien annuel et l’entretien professionnel en faisant participer les managers pour enrichir l’évolution professionnelle de chaque employé.

Le responsable a un accès facilité à la solution, quel que soit le type d’appareil : smartphone, tablette, ordinateur.

logiciel d'entretien professionnel emalti-rh

Les capacités de traitement de grands volumes de données séduisent les gestionnaires RH de plusieurs sites ou sociétés, voire plusieurs groupes. Toutes les actions se font via une connexion cryptée et sécurisée : faire l’inventaire des attentes, des besoins et des formations, et personnaliser les formulaires.

Concernant l’état des lieux obligatoire à remettre au salarié après 6 ans de présence, ce SIRH offre l’avantage indéniable de pouvoir se connecter avec un module social et d’exploiter ainsi les analyses préparamétrées sur les 6 dernières années.

Poplee Entretiens & Objectifs : l’assistant des services RH

Poplee Entretiens & Objectifs est la brique dédiée à la gestion des entretiens professionnels du SIRH Lucca. Son interface simple à prendre en main combinée à des fonctionnalités exhaustives en fait un outil pertinent aussi bien pour les TPE que pour les PME ou les ETI.

Collaborateurs, managers et ressources humaines ont un espace dédié à la préparation des entretiens. Le processus est clair et fait gagner du temps à toutes les parties prenantes. Les responsables RH passent enfin moins de temps à collecter les grilles d’entretien, et plus à analyser les résultats et mettre en place des actions !
Logiciel entretien professionnel : Poplee Entretiens et Objectifs

Les points forts de Poplee Entretiens & Objectifs

Poplee facilite la gestion de campagnes d’entretiens pour les responsables RH avec un suivi précis dans un tableau de bord prévu à cet effet.

En ce qui concerne les entretiens eux-mêmes et leur préparation, l’outil met à disposition une bibliothèque de formulaires que vous pouvez personnaliser en fonction des types d’entretien (professionnel, annuel, retour de congé maternité, etc.) et de vos besoins métiers. Les formulaires d’entretien sont sur-mesure et le suivi d’objectifs est mieux assuré.

Pour ce qui est des objectifs justement, Poplee instaure plus de souplesse et d’agilité dans leur suivi : les objectifs et leur avancement peuvent être mis à jour régulièrement. Vous faites le point régulièrement sur les réalisations, ce qui facilite la préparation des entretiens en fin d’année.

Enfin, Poplee vous laisse la possibilité de définir des objectifs pour chaque trimestre par équipe.

SIRH Sirhéos : la gestion des talents puissance nous

Le SIRH Sirhéos est lui aussi un système modulaire à la demande, mais sa différence se singularise par son orientation gestion des talents et formation, dont les PME à partir 50 employés et les grandes entreprises sauront tirer de la valeur.

La solution s’adresse au manager RH souhaitant réellement valoriser le capital humain en adoptant une démarche pragmatique, du référentiel emploi à l’application d’une démarche GEPC. Les notions d’évolution professionnelle et de performances paraissent beaucoup plus faciles à conjuguer.

Les points forts du module entretien professionnel

Le module est spécifique à la gestion des entretiens professionnels et fait penser à un module de gestion des talents par les capacités qu’il offre à accompagner l’employé pour faire évoluer son parcours professionnel.

logiciel d'entretien professionnel : le SIRH sirhéos

De nombreux outils permettent de piloter cette mission, dont :

  • un mapping pour cartographier les attentes du salarié et les objectifs de l’entreprise,
  • un espace de planification pour anticiper et définir des plans d’action à mettre en œuvre (formations, objectifs, etc.),
  • un tableau de bord enrichi d’indicateurs précis et personnalisables,
  • une connexion avec d’autres modules pour intégrer toutes les données recensées,
  • des outils de suivi à personnaliser en fonction du collaborateur.

Yootalent : le logiciel d’entretien professionnel gratuit

L’application « Entretiens professionnels » de Yootalent est gratuite et sans engagement. Ce logiciel d’entretien professionnel gratuit offre des modèles, permet de planifier les dates des entretiens ; managers et employés reçoivent les résultats par email.

Yootalent

C’est un outil qui convient parfaitement à la réalisation des entretiens professionnels, et pour effectuer un suivi des formations, des missions et rémunérations.

Les données sont accessibles en temps réel, ce qui permet une analyse continuellement à jour des éléments.

Pour évaluer les performances des collaborateurs, créer des formulaires d’évaluations, disposer de feedback en continu, le logiciel devient payant pour 1 euro par mois et par collaborateur.

La préparation, la clé d’un entretien professionnel réussi

Nous l’avons vu, l’entretien professionnel est une obligation légale. Mais il ne faut pas considérer cet entretien comme une corvée administrative ou comme le moment pour partager un mécontentement. Au contraire, c’est un moment d’échange entre collaborateurs et managers, et il doit permettre aux services RH de prendre les mesures nécessaires suite aux besoins exprimés par toutes les parties.

Cela peut se traduire par des formations ou toute autre évolution professionnelle. Quoi qu’il en soit, l’entreprise est tenue de conserver une trace écrite de ces entretiens. C’est là qu’un logiciel de gestion d’entretiens professionnels prend tout son sens : vous gagnez du temps sur la préparation des entretiens et gérez facilement vos campagnes d’entretiens, tout en centralisant dans l’outil toutes les grilles d’entretien.

Logiciel dédié ou SIRH avec un module d’entretien professionnel ? À vous de choisir !

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2018.

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