La boîte à outils RH : modèles, guides et logiciels pour gérer les ressources humaines

par Maëlys De Santis. Article mis à jour le 13 avril 2021, publié initialement en mai 2020
La boîte à outils RH : modèles, guides et logiciels pour gérer les ressources humaines

La fonction RH n’échappe pas à la transformation numérique des entreprises, et elle se doit, elle aussi, d’adopter les meilleurs outils RH pour travailler plus efficacement.

Recrutement, paie, gestion des compétences et des carrières, formation… tous les aspects des ressources humaines disposent aujourd’hui de différents outils RH pour faciliter le quotidien des responsables et directions RH.

Découvrez notre boîte à outils RH, composée de modèles gratuits prêts à l’emploi, de guides pratiques à lire, et d’une sélection des meilleurs logiciels RH.

Qu’est-ce qu’un outil RH ? Définition

Quels sont les outils RH ? Vaste question !

Ces outils utilisés par les services RH, regroupent les tableaux, documents et autres logiciels qui permettent de couvrir l’ensemble des besoins des services de ressources humaines :

  • la gestion des congés et des absences,
  • le recrutement de nouveaux collaborateurs,
  • la gestion administrative des documents,
  • en passant par un pilotage RH global grâce à un tableau de bord.

Outils RH de recrutement et d’accueil des nouveaux arrivants

Trouver le profil idéal, à la fois adapté au poste à pourvoir et aux valeurs d’entreprise : l’une des missions les plus challengeantes de la direction des ressources humaines !

Cela passe par plusieurs phases :

  • la rédaction de l’offre d’emploi,
  • la publication de l’offre d’emploi sur les job boards et le site de l’entreprise,
  • la réception des candidatures,
  • la sélection des candidats,
  • les entretiens d’embauche,
  • les tests d’évaluation,
  • la rédaction des contrats de travail,
  • la rédaction de la déclaration préalable à l’embauche.

Une fois la perle rare trouvée, il faut préparer et gérer son intégration, qui est un moment clé dans la fidélisation des collaborateurs.

✅  Les modèles à télécharger

✅  Les guides à consulter

✅  Les logiciels à utiliser

Un logiciel de recrutement en ligne (ou logiciel ATS) est utile pour :

  • automatiser la publication d’offres d’emploi sur des job boards ;
  • améliorer le sourcing de candidatures et augmenter vos chances de trouver le mouton à cinq pattes ;
  • trier les candidatures ;
  • assurer un recrutement collaboratif avec les personnes concernées en interne pour sélectionner les profils les plus pertinents ;
  • constituer une CVthèque ;
  • améliorer l’expérience candidat, et donc votre marque employeur, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de recrutement (ATS) : Recruitee

Pensez ayssi à l’engagement des collaborateurs, qui commence dès leur premier jour : une intégration (onboarding) réussie multiplie les chances de voir un·e salarié·e être force de proposition et s’engager pour son entreprise. Donnez envie à vos collaborateurs de s’investir dans leur mission et dans le projet d’entreprise de manière générale, et ils vous le rendront bien.

🛠️ Exemple de logiciel d'engagement collaborateur : Zest

Outils de gestion administrative et documentaire

La gestion des ressources humaines entraîne un nombre important de formalités administratives, pour que tout soit en règle.

Contrats de travail, avenants, arrêts maladie, promesses d’embauche ou lettres de rupture de période d’essai… Les services RH ont à créer et à gérer beaucoup de documents au quotidien.

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Outils de gestion de la paie

S’il y a bien un élément sur lequel il est indispensable d’avoir la confiance de vos collaborateurs, c’est bien la gestion de la paie :

  • qui doit être versée en temps et en heure,
  • et dont le montant doit être parfaitement exact.

Pourtant, notamment à cause des éléments variables de paie, la réalisation de la paie peut parfois devenir un casse-tête, et il est essentiel de s’appuyer sur des outils fiables pour mener à bien cette mission.

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✅  Les logiciels à utiliser

Les logiciels de paie présentent de nombreux avantages

  • de ne pas recommencer les mêmes manipulations chronophages chaque fin de mois ;
  • d’automatiser des calculs et gagner du temps ;
  • d’éviter les erreurs en paie et travailler avec des données à jour ;
  • d’assurer que les bulletins de salaire émis sont conformes aux normes en vigueur, intégrées automatiquement dans les logiciels SaaS ;
  • de simplifier les déclarations sociales (DSN, charges, etc.) ;
  • d’exporter les données de paie en comptabilité et éviter les erreurs, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de paie : Inexpaie

Outils de gestion des talents et de la formation

La formation est un enjeu RH à ne pas négliger pour développer les compétences de vos collaborateurs. Plus votre entreprise grandit, plus il devient indispensable d’établir un plan de formation.

Formation de courte ou longue durée, en présentiel ou en ligne… Les possibilités sont vastes.

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✅  Les logiciels à utiliser

  • réalisez une cartographie des compétences disponibles dans l’entreprise pour faire progresser votre stratégie RH grâce à un logiciel de gestion des compétences (GPEC) comme Talentsoft ;
  • penchez-vous sur les Learning Management Systems (LMS) pour concevoir des modules de formation sur mesure et accessibles sur une plateforme e-learning en ligne, y compris pour les équipes à distance ;
  • facilitez l’adoption de nouveaux logiciels avec des assistants virtuels comme Shortways ;
  • tirez parti des connaissances inexploitées de vos collaborateurs grâce au knowledge management et Elium ;
  • menez des entretiens pour évaluer vos collaborateurs et recueillir leurs souhaits d’évolution avec Poplee Entretiens & Objectifs.

Outils de gestion des congés et absences

La gestion des congés et absences est une mission clé des RH. Les enjeux qui en découlent sont nombreux :

  • s’assurer d’accorder un congé dans la limite du solde disponible ;
  • garantir la fiabilité des informations et des données ;
  • proposer un processus de demande et de validation des congés fluide pour les collaborateurs et les managers ;
  • rendre visible le solde de congés aux collaborateurs ;
  • fournir un planning des congés pour la bonne organisation de l’entreprise.

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🛠️ Exemple de logiciel de gestion des congés et absences : Eurécia Congés & Absences

Outils de gestion et de suivi des temps

Au quotidien, le département des ressources humaines suit les temps de présence et d’absence des collaborateurs. Ceux-ci fluctuent régulièrement au gré des congés, arrêts maladie, heures supplémentaires, etc.

Bien suivre ces temps permet de piloter l’activité de l’entreprise de manière précise et de tracer les temps passés sur un projet, pour un client ou par une équipe par exemple.

Avoir la visibilité et la maîtrise des temps de son organisation, recèle un enjeu de performance et de rentabilité. En effet, bien gérer ses temps permet :

  • de mieux maîtriser ses dépenses ;
  • d’avoir une visibilité sur le ROI (retour sur investissement) des différentes activités ;
  • d’assurer la fiabilité de la paie, etc.

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✅  Les logiciels à télécharger

Comme la gestion des congés, la gestion des temps gagne à être digitalisée et automatisée. Les fichiers Excel pour suivre les temps de vos équipes montrent rapidement leurs limites : risques d’erreurs, difficulté de reporting pour un suivi précis, copier-coller de données dans d’autres fichiers, manque de collaboration, etc.

Au-delà du suivi des temps, ces outils permettent :

  • la gestion du personnel à temps partiel ou au forfait jour,
  • la gestion des heures supplémentaires,
  • la validation des heures simplifiée,
  • un reporting facilité pour les managers ou chefs de projet,
  • le report automatique des données pour la paie ou la comptabilité.

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des temps : BeeBole

Outils pour améliorer la QVT et le bien-être

Le sujet de la qualité de vie et du bien-être au travail préoccupe de plus en plus les entreprises, et les responsables RH ont la lourde tâche de garantir ce bien-être.

En effet, le lien entre environnement de travail plaisant et satisfaction des collaborateurs, d’une part, et productivité et performance, d’autre part, n’est plus à prouver.

Pour aider les RH à proposer une qualité de vie au travail (QVT) optimale, des outils proposent :

  • la mise en place d’enquêtes de terrain pour recueillir le feedback des collaborateurs ;
  • du coaching pour aider les managers à accompagner leurs équipes ;
  • ou encore la mise en place d’un système de reconnaissance pour valoriser les salarié·es.

✅  Les guides à consulter

✅  Les logiciels à utiliser

🛠️ Exemple de logiciel : Bleexo

Outils pour le pilotage des RH

Le pilotage des ressources humaines est une activité plus stratégique, qui permet de suivre ses performances. Son objectif est d’identifier :

  • les activités qui fonctionnent bien pour en tirer des bonnes pratiques et les appliquer à d’autres ;
  • les activités qui fonctionnent moins bien pour pouvoir les optimiser.

Un pilotage régulier et précis permet alors d’adapter sa stratégie vers toujours plus de performance.

tableau de bord outil RH

© Papy Excel

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✅  Les logiciels à utiliser

🛠️ Exemple d’outil pour faire un tableau de bord RH : QuickMS

Les outils comme socle de votre stratégie RH

Ne nous méprenons pas : les outils ne remplaceront jamais les humains pour une fonction aussi délicate que la gestion des ressources humaines. Cela dit, ils sont d’une aide précieuse pour automatiser des tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée.

Appuyez-vous sur les données de vos outils pour piloter votre stratégie RH efficacement. Et profitez de la transformation numérique de votre entreprise pour passer moins de temps à faire de l’administratif, et plus de temps à veiller au bien-être de vos collaborateurs !

Quels outils RH avez-vous testé et pouvez recommander à vos pairs ?