Quel logiciel choisir pour une gestion des congés efficace ?

Le logiciel de gestion des congés s’impose de plus en plus dans les entreprises et organisations pour dématérialiser et simplifier des processus RH lourds. Au-delà du gain de temps évident que permet un logiciel en ligne, vous gagnez en visibilité sur le planning de votre équipe en temps réel et vous simplifiez les processus de demande et de validation des congés.

Oubliez les demandes de congés papier gérées de manière fastidieuse dans un tableau Excel. appvizer a établi un comparatif des meilleurs logiciels de gestion des congés pour faciliter votre gestion RH au quotidien.

SOMMAIRE

Comment choisir son logiciel de gestion des congés ?

Pour vous aider à répondre à cette question et à trouver le logiciel qui correspond à votre entreprise, voici une liste de questions à vous poser :

• Combien de personnes utilisent le logiciel quotidiennement ?
• Ai-je besoin d’un logiciel conçu pour ma taille d’entreprise ?
• Ai-je besoin de consulter le planning des congés en temps réel ?
• Quelles interconnexions sont nécessaires (export vers logiciel de paie, logiciel SIRH, etc.) ?
• Quel est mon budget ?
• L’interface rend-elle l’utilisation de l’outil agréable et facile ?
• Le logiciel doit-il également comporter des fonctionnalités de gestion des temps, de gestion des notes de frais, par exemple ?

Logiciels gratuits de gestion des congés

Vous souhaitez délaisser Excel pour gérer vos congés avec un logiciel, mais n’avez pas de budget à y allouer ? Vous trouverez en ligne de nombreux outils gratuits qui rempliront cette fonction.

Jorani

• Logiciel open source : oui
• + : gestion des heures supplémentaires ; rapports intégrés ; filtres sur les différents calendriers ; multi-sociétés ; modélisation de votre organisation ; pas de module supplémentaire payant
• - : pas de gestion des tâches et activités
• Utilisateurs de Jorani : TPE, PME, ETI

PhpMyLab

• Logiciel open source : oui
• + : plusieurs vues disponibles, calendrier des déplacements, planning annuel, planning des congés ; démonstration gratuite en ligne ; solution modulaire
• - : interface peu conviviale
• Utilisateurs : TPE, PME

Les limites des outils gratuits et open source

Avant de choisir et de mettre en place un logiciel gratuit et/ou open source dans votre entreprise, essayez d’envisager son utilisation à long terme. La gratuité est attrayante, mais ces solutions présentent tout de même des limites qu’il convient de garder à l’esprit avant de prendre une décision.

• Un périmètre trop réduit pour votre utilisation (nombre d’utilisateurs, par exemple),
• Manque d’interconnexion,
• Module complémentaire payant,
• Pas de support,
• Pas d’information sur l’hébergement des données, la localisation des datacenters, et plus globalement, la sécurité, etc.

Envie de plus de choix ? Découvrez plus de logiciels de ressources humaines

Tableau comparatif de logiciels de gestion des congés

JourOff

Pour qui ? TPE, PME et ETI

JourOff intègre une dimension organisationnelle à votre gestion des congés grâce un espace collaboratif. Les salariés font leurs demandes d’absence dans l’outil en ligne en quelques clics. Pour plus de lisibilité, la solution distingue les types de congés grâce à un code couleur : vous identifiez le type d’absence immédiatement.

Quels avantages présente l’utilisation de JourOff ?

• Vous déléguez vos tâches critiques à votre équipe avant de partir en congés.
• À votre retour, vous visualisez rapidement ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
• Vous ne perdez plus une journée à lire vos emails et vous mettre à jour sur les projets en cours.

L’outil est paramétrable par le manager avec des règles comme : les jours travaillés, les jours ouvrés et jours ouvrables, les types de congés, les congés ancienneté, la création de fiches salariés, etc.

Les managers disposent d’une vision globale du planning des salariés. Qui plus est, chaque salarié a son propre calendrier regroupant ses congés et ses tâches. Tout est visible au même endroit, vous évitez la multiplication des outils.

JourOff est plus qu’un simple logiciel de gestion des congés et absences. Il intègre la gestion des plannings, la gestion des temps et activités, ainsi que la gestion des tâches en s’appuyant sur la méthode Kanban.

En bref, vous disposez d’un logiciel RH avec des notifications temps réel, des messages instantanés et un espace d’organisation de tâches. La collaboration se place au service de votre gestion des congés.

Prix : gratuit pour les équipes de moins de 15 salariés, puis à partir de 2 €/mois/utilisateur/module.

Figgo

Pour qui ? Les startups, PME, ETI et grands comptes

• de congés payés accumulés sur différentes périodes,
• de RTT,
• de congés sans solde,
• de congés pour événements familiaux,
• de congés de fractionnement, d’ancienneté, etc.

Vous validez et votre manager reçoit votre demande par email.

Pour des managers efficaces
En tant que manager, vous êtes notifié par email d’une demande de congé d’un collaborateur. Vous choisissez de l’approuver (ou non) depuis ce même email, depuis le planning équipe dans Figgo ou depuis l’application mobile.

Le planning permet au manager de visualiser en un coup d’œil qui est déjà absent, qui a posé des congés, ou encore les soldes prévisionnels de son équipe. Une vue globale et centralisée pour prendre les décisions qui s’imposent.

Des services RH soulagés
Pour les responsables RH et les gestionnaires de paie, les bénéfices sont triples : 

• un gain de temps : la suppression des multiples ressaisies dans les plannings et en paie, sans oublier les erreurs liées aux manipulations des données.
• une meilleure communication : les règles de gestion de votre entreprise sont accessibles depuis l’interface de Figgo. Les collaborateurs savent ainsi combien de jours sont octroyés en cas d’événement exceptionnel (déménagement, mariage, naissance, etc.).
• un contrôle administratif renforcé : le module d’administration de Figgo est l’un des plus complets du marché. Il vous permet entre autres de générer des tableaux de bord de suivi (récupération des justificatifs, absences à justifier, soldes débiteurs anormaux), de gérer le décompte des tickets restaurant, les arrêts de travail avec la DSN, par exemple.

Prix : à partir de 60 €/mois pour 20 utilisateurs, puis prix dégressif par utilisateur pour des équipes plus larges.

OHRis Congés

Pour qui ? Les TPE, PME, ETI et grands groupes

• à son solde de congés et absences autorisés,
• à son calendrier pour visualiser, déposer et annuler ses absences,
• au planning collectif de son équipe.

Il peut réaliser une demande d’absence en quelques clics, en sélectionnant dans son calendrier les dates d’absence souhaitées et le motif.

Quant à lui, le manager reçoit un email avec la date, le nom et le commentaire du salarié. Il accède au planning collectif et valide ou refuse la demande du collaborateur.

Avantages :

• une interface web responsive et conviviale,
• une prise en main très rapide pour vos collaborateurs,
• des informations disponibles en temps réel,

Pierre Baizieux et Sylvain Jonnet — SNCF, les Services RH/SIRH

OHRis Congés personnalise votre expérience de gestion des congés grâce à une adresse dédiée à votre entreprise pour accéder à l’outil en ligne. Vos données sont hébergées en France et sécurisées.

Prix : à partir de 53 €/mois pour 20 utilisateurs. Le prix varie selon le nombre d’utilisateurs et par module.

Azuneed RH - planning congés

Pour qui ? Les TPE et PME

• CP ouvrés/ouvrables,
• RTT,
• Récupération,
• Maladie,
• Congés parentaux.

Tous les échanges sont horodatés et archivés pour suivi complet. Le solde de congés de vos salariés est mis à jour automatiquement.

Cette solution est disponible sur tous les terminaux, y compris sur mobile grâce à une application disponible sous Android et IOS. Elle s’intègre parfaitement avec les logiciels de paie comme Cegid, EBP ou Sage.

Azuneed RH - planning congés offre le meilleur rapport qualité/prix du marché avec un abonnement à partir de 0,80 €/salarié/mois sans engagement.

Prix : à partir de 0,80 €/mois/utilisateur

Gérez vos congés en ligne simplement

Gérer les congés de votre personnel est plus compliqué qu’il n’y paraît. De nombreuses TPE et PME utilisent encore des tableurs Excel pour cette tâche. Cependant, les limites d’Excel sont rapidement atteintes en ce qui concerne la maintenance de l’outil, notamment lorsqu’il s’agit de suivre la taille croissante de votre entreprise.

Vous verrez rapidement les bénéfices de l’utilisation d’une solution professionnelle. Les abonnements pour un logiciel en ligne commencent à des prix très abordables, surtout lorsqu’on pense aux gains qu’un tel outil vous apporte.