Comment simplifier la gestion des congés et donner des vacances aux RH ?

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences est un enjeu RH primordial dans les entreprises : elle représente le deuxième volet SIRH le plus déployé. Si elle s’apparente à une corvée ou à un énième processus perte de temps pour certains, elle peut en réalité devenir un levier de performance pour votre entreprise.

Comment rendre la gestion des congés plus fluide pour vos collaborateurs ? Saisissez l’opportunité de la transformation numérique pour profiter des avantages d’outils de gestion des congés simples, pratiques et abordables.

Dites ainsi « adieu » au papier et au temps perdu, et « oui » à la centralisation des informations pour faire avancer votre entreprise !

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Qu’est-ce que la gestion des congés et absences ? Définition et enjeux

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences, est une problématique RH qui consiste à gérer les absences des collaborateurs au sein d’une entreprise, selon un processus RH préétabli.

La gestion des congés et absences a pour but :

• de simplifier le processus de demande de congés et de validation d’une absence ;
• de donner aux salariés plus de visibilité sur leur solde de congés ;
• d’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés ;
• de partager un planning de congés disponible pour tous ;
• d’éviter les erreurs (autoriser une absence à un salarié alors que son solde est nul), etc.

Pour les salariés, le principal enjeu de la gestion de congés est l’accès aux informations :

• quel est mon solde de congés ?
• où suivre le solde de mes congés pris et dus ?
• comment faire une demande de congés ?

Calcul des congés payés et éléments de rémunération

Accumulation et déduction des jours de congés

Un salarié acquiert en moyenne 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Oui, même les mois à 31 jours ne rapportent pas plus  !

Cette accumulation se fait sur une période de référence, souvent fixée du 1er juin au 31 mai, sauf accord d’entreprise spécifique.

Certaines absences n'interrompent pas l’acquisition : congé maternité, arrêt pour accident du travail, etc. D'autres, comme un congé sans solde, stoppent le compteur.

Quand le collaborateur pose ses vacances, les jours de congés sont alors déduits de son solde. C’est aussi simple (et redoutable) qu’un compte en banque.

Calcul de l’indemnité de congés payés

Pas de vacances sans rémunération. Deux méthodes cohabitent dans le Code du travail, et l’employeur doit retenir la plus avantageuse pour le salarié :

• la règle du dixième : le congé payé donne droit à 1/10ᵉ de la rémunération brute perçue durant la période de référence ;
• le maintien de salaire : le salarié touche la même rémunération qu'en période travaillée.

Les heures supplémentaires, les primes ou les avantages en nature peuvent influencer ce calcul, en fonction du contrat de travail ou des conventions collectives. Autant dire que le logiciel de gestion de paie n’a pas le droit à l’erreur 😅.

Gestion des congés non pris : report et impact sur le bulletin de paie

Un congé non pris, c’est un peu comme une valise qui traîne au bureau : il prend de la place et pose problème. En principe, les jours de congé doivent être pris dans les 12 mois suivant leur acquisition.

Mais certains cas permettent un report :

• refus par l’employeur,
• absence prolongée,
• accord spécifique.

Le tout doit être encadré par des règles claires et tracées.

Côté paie, pas de congé = pas d’indemnité. Sauf au moment du départ du salarié, où les congés non pris sont alors indemnisés. De quoi partir avec un petit bonus en poche.

Comment organiser les congés d’une équipe ?

Construire un planning de congés qui tient la route

Avant de valider des congés, encore faut-il poser un cadre solide.

👉 Commencez par identifier les périodes critiques pour l’entreprise :

• pics d’activité,
• délais clients,
• présence obligatoire.

👉 Établissez ensuite un calendrier partagé avec les grandes plages de congés possibles. Encouragez les collaborateurs à poser leurs dates en amont, pour lisser les départs.

👉 Une fois les demandes reçues, ajustez en fonction des impératifs terrains et de la disponibilité des ressources humaines. Le tout sans créer de jalousie... ou de burn-out.

Un bon planning, c’est celui qui respecte les droits de chacun sans mettre l’équipe en déséquilibre.

Prendre en compte tous les types d’absences du personnel

Tout d’abord, il faut pouvoir gérer tous les types d’absence :

• congés payés,
• congés sans solde,
• RTT, le cas échéant,
• arrêts maladie,
• congés maternité et congés paternité,
• absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche,
• récupération d’heures supplémentaires, etc.

Faire de la dématérialisation RH un levier de performance

Les ressources humaines sont l’un des services les plus concernés par la dématérialisation et la transformation digitale de manière générale. Accélérer les processus, supprimer les saisies et les tâches à faible valeur ajoutée, avoir à disposition des informations vérifiées en temps réel, centraliser les informations dans une source unique…

Tout cela est permis par des outils dédiés pour les entreprises. Beaucoup plus simple d'utiliser un simple formulaire pour demander ses congés qu'un échange de mail répété ou des échanges informels à la machine à café ! 

La gestion des congés du personnel n’est pas en reste : pensez aux projets que vous pouvez mettre en place pour vos collaborateurs si vous n’avez plus à gérer les documents papier de demandes de congés ! Tout le monde gagne du temps et le réinvestit dans des tâches qui font avancer votre entreprise.

Obligations légales pour les employeurs et employés

Les congés imposés

Eh oui, l’employeur peut décider de la prise des congés payés. Il peut imposer des dates précises, notamment en cas de fermeture de l’entreprise (souvent l’été ou à Noël 🎄).

📌 Mais il y a des règles :

• les salariés doivent être informés au moins un mois à l’avance,
• et les congés imposés doivent respecter les droits acquis pendant la période de référence.

Les refus de congés

Le salarié doit faire une demande de congé, mais l’employeur peut la refuser. Mais quels sont les motifs valables ? Dans cette catégorie, nous retrouvons : 

• le fonctionnement du service,
• la surcharge de travail,
• ou l'absence de collègues à la même période.

Ce refus doit être motivé et communiqué dans un délai raisonnable. Et non, ce n’est pas un “non” de mauvaise humeur du lundi matin !

Les autres obligations

Les congés doivent être pris avant la fin de la période de référence, sauf report autorisé.

L’employeur ne peut pas annuler un congé accepté sans raison sérieuse.

De son côté, le salarié ne peut pas s’absenter sans validation.

Tout est question de respect... et de planning congé bien ficelé.

Comment gérer les congés des employés ?

Planning, management et gestion des congés

Les entreprises ont besoin de connaître les absences des salariés pour des raisons d’organisation : le planning d’une équipe n’est pas le même suivant le nombre de jours ouvrés disponibles (jour/homme). Il est important de pouvoir anticiper les absences afin d’assurer le roulement du personnel.

Il incombe alors aux managers de chaque équipe de centraliser les demandes de congés de chaque collaborateur et collaboratrice, et d’organiser les absences de chacun·e de sorte à permettre la continuité d’activité. Pour cela, un planning de congés est inévitable, en particulier pour gérer les congés d'été.

🛠 Il existe une application SaaS spécialisée qui vous garantit une gestion intuitive et collaborative des plannings de vos équipes terrain : Combo (ex-Snapshift). Cet outil RH complet et très simple à prendre en main, vous donne accès à des fonctionnalités de gestion de congés et d’absences avancées :

• visualisation du planning de l’équipe en temps réel (absences, retards, maladies, congés…),
• historique de vos modifications et commentaires
• exportation des données sur votre logiciel de paie ou à votre expert comptable,
• possibilité pour les salariés de faire leurs demandes de congés et d’absences depuis l’application mobile, et bien plus encore !

Gestion des congés Excel : planning gratuit à télécharger

Nombre d’entreprises se tournent naturellement vers Excel pour gérer les congés de leur personnel. C’est un outil répandu, dont l’utilisation parle à beaucoup d’utilisateurs et qui, en apparence, est facile à maîtriser pour gérer les congés.

Si vous souhaitez le créer vous-même en toute simplicité, téléchargez gratuitement notre modèle de planning de congés au format Excel :

Attention aux limites d’Excel

Si Excel semble être l’outil évident pour gérer les congés du personnel, notamment pour les petites et moyennes entreprises, ses limites sont vite atteintes :

• multiplication des documents,
• aller-retour entre les salariés, les managers et les ressources humaines pour faire une demande,
• processus de validation long,
• risques d’erreurs liées aux multiples saisies,
• absence de planning de congés disponible avec des informations fiables et disponibles en temps réel, etc.

👉 Il n’est pas simple d’instaurer un changement majeur au sein d’une entreprise, comme la mise en place d’un nouvel outil RH.

Rassurez-vous : des logiciels en ligne simples et pratiques suppriment aujourd’hui les inconvénients mentionnés ci-dessus et accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique. Les salariés sont demandeurs d’outils adaptés qui font gagner du temps à toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des congés. Pourquoi attendre ?

Si vous rencontrez un frein lié au prix d’une solution cloud, sachez que vous pouvez trouver des logiciels pas plus chers qu’une licence Microsoft Office (Excel) ! Qui plus est, le tarif est dégressif : plus vous avez d’utilisateurs, moins le tarif par utilisateur est élevé.

Un logiciel de gestion des congés et absences pour tout automatiser

La dématérialisation de la gestion des congés et absences grâce à un logiciel en ligne permet de passer à la vitesse superieure, les E-congés :

• donne accès à un planning de congés et absences partagé par les ressources humaines, les managers et les salariés ;
• met à jour les données en temps réel pour tous les utilisateurs : vous êtes sûrs que l’information visible dans l’outil est la même pour tous ;
• donne plus d’autonomie pour les utilisateurs : une simple connexion au logiciel en ligne permet de consulter le planning des congés d’une personne, d’un service, etc. (en accord avec vos droits d’accès prédéfinis) ;
• facilite le travail du service comptabilité lors de l’édition des bulletins de paie (export des données) ;
• offre un gain de temps pour tous les utilisateurs ;
• facilite le processus de validation des congés ;
• participe à la dématérialisation des documents RH ;
• supprime le papier.

Quel outil de gestion des congés choisir ?

• Eurécia Congés et Absences propose un planning de congés par équipe, et simplifie le processus de demande et de validation de congés en quelques clics, pour les TPE et PME ;
   
• Figgo supprime les feuilles de demandes de congés des TPE et PME, est disponible sur une application mobile et supprime les ressaisies en paie notamment grâce à de nombreuses intégrations (Sage, Cegid, etc.) ;
  
  
• Tellent HR, logiciel RH pour PME, dématérialise complètement votre processus de gestion des congés. Toutes les demandes et les validations s’opèrent en un clic et l’outil calcule automatiquement le solde de congés des collaborateurs. Bénéficiez également d’une vue calendrier avec filtre pour mieux visualiser les absences quotidiennes ;
   
• Mon Intranet est un SIRH modulaire qui permet de gérer, notamment, les congés et absences et le compte épargne-temps (CET), dans un outil facile à mettre en œuvre ;
  
  
• Sage Business Cloud Paie permet aux TPE et PME de bénéficier de l’expertise Sage pour le traitement de leur paie. Grâce au module de gestion des congés et absences, tout le circuit de demande et de validation est automatisé. Les plannings partagés des équipes et les compteurs de congés payés sont mis à jour en temps réel.

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Et la gestion des congés du personnel devient facile

Tous les ans, c’est la même chose : qui part en congés quand ? Allez-vous vous retrouver sans ressources à cause d’une mauvaise anticipation des absences de vos collaborateurs ? Sans parler des absences imprévues…

La digitalisation de la fonction RH donne un gros coup de pouce aux responsables RH : dotez-vous d’un outil de gestion des congés, simplifiez vos demandes de congés, et gagnez en visibilité sur vos plannings. À vous les vacances sereines !