Comment simplifier la gestion des congés et donner des vacances aux RH ?

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences est un enjeu RH primordial dans les entreprises : elle représente le deuxième volet SIRH le plus déployé. Si elle s’apparente à une corvée ou à un énième processus perte de temps pour certains, elle peut en réalité devenir un levier de performance pour votre entreprise.

Comment rendre la gestion des congés plus fluide pour vos collaborateurs ? Saisissez l’opportunité de la transformation numérique pour profiter des avantages d’outils de gestion des congés simples, pratiques et abordables.

Dites ainsi « adieu » au papier et au temps perdu, et « oui » à la centralisation des informations pour faire avancer votre entreprise !

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences, est une problématique RH qui consiste à gérer les absences des collaborateurs au sein d’une entreprise, selon un processus RH préétabli.

La gestion des congés et absences a pour but :

• de simplifier le processus de demande de congés et de validation d’une absence ;
• de donner aux salariés plus de visibilité sur leur solde de congés ;
• d’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés ;
• de partager un planning de congés disponible pour tous ;
• d’éviter les erreurs (autoriser une absence à un salarié alors que son solde est nul), etc.

Pour les salariés, le principal enjeu de la gestion de congés est l’accès aux informations :

• quel est mon solde de congés ?
• où suivre le solde de mes congés pris et dus ?
• comment faire une demande de congés ?

Tout d’abord, il faut pouvoir gérer tous les types d’absence :

• congés payés,
• congés sans solde,
• RTT, le cas échéant,
• arrêts maladie,
• congés maternité et congés paternité,
• absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche,
• récupération d’heures supplémentaires, etc.

Les ressources humaines sont l’un des services les plus concernés par la dématérialisation et la transformation digitale de manière générale. Accélérer les processus, supprimer les saisies et les tâches à faible valeur ajoutée, avoir à disposition des informations vérifiées en temps réel, centraliser les informations dans une source unique… Tout cela est permis par des outils dédiés pour les entreprises.

La gestion des congés du personnel n’est pas en reste : pensez aux projets que vous pouvez mettre en place pour vos collaborateurs si vous n’avez plus à gérer les documents papier de demandes de congés ! Tout le monde gagne du temps et le réinvestit dans des tâches qui font avancer votre entreprise.

Les entreprises ont besoin de connaître les absences des salariés pour des raisons d’organisation : le planning d’une équipe n’est pas le même suivant le nombre de jours ouvrés disponibles (jour/homme). Il est important de pouvoir anticiper les absences afin d’assurer le roulement du personnel.

Il incombe alors aux managers de chaque équipe de centraliser les demandes de congés de chaque collaborateur et collaboratrice, et d’organiser les absences de chacun·e de sorte à permettre la continuité d’activité. Pour cela, un planning de congés est inévitable.

🛠 Il existe une application SaaS spécialisée qui vous garantit une gestion intuitive et collaborative des plannings de vos équipes terrain : Snapshift. Cet outil RH complet et très simple à prendre en main, vous donne accès à des fonctionnalités de gestion de congés et d’absences avancées :

• visualisation du planning de l’équipe en temps réel (absences, retards, maladies, congés…),
• historique de vos modifications et commentaires
• exportation des données sur votre logiciel de paie ou à votre expert comptable,
• possibilité pour les salariés de faire leurs demandes de congés et d’absences depuis l’application mobile, et bien plus encore !

Nombre d’entreprises se tournent naturellement vers Excel pour gérer les congés de leur personnel. C’est un outil répandu, dont l’utilisation parle à beaucoup d’utilisateurs et qui, en apparence, est facile à maîtriser pour gérer les congés.

Si vous souhaitez le créer vous-même en toute simplicité, téléchargez gratuitement notre modèle de planning de congés au format Excel :

Attention aux limites d’Excel

Si Excel semble être l’outil évident pour gérer les congés du personnel, notamment pour les petites et moyennes entreprises, ses limites sont vite atteintes :

• multiplication des documents,
• aller-retour entre les salariés, les managers et les ressources humaines pour faire une demande,
• processus de validation long,
• risques d’erreurs liées aux multiples saisies,
• absence de planning de congés disponible avec des informations fiables et disponibles en temps réel, etc.

👉 Il n’est pas simple d’instaurer un changement majeur au sein d’une entreprise, comme la mise en place d’un nouvel outil RH.

Rassurez-vous : des logiciels en ligne simples et pratiques suppriment aujourd’hui les inconvénients mentionnés ci-dessus et accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique. Les salariés sont demandeurs d’outils adaptés qui font gagner du temps à toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des congés. Pourquoi attendre ?

Si vous rencontrez un frein lié au prix d’une solution cloud, sachez que vous pouvez trouver des logiciels pas plus chers qu’une licence Microsoft Office (Excel) ! Qui plus est, le tarif est dégressif : plus vous avez d’utilisateurs, moins le tarif par utilisateur est élevé.

La dématérialisation de la gestion des congés et absences grâce à un logiciel en ligne :

• donne accès à un planning de congés et absences partagé par les ressources humaines, les managers et les salariés ;
• met à jour les données en temps réel pour tous les utilisateurs : vous êtes sûrs que l’information visible dans l’outil est la même pour tous ;
• donne plus d’autonomie pour les utilisateurs : une simple connexion au logiciel en ligne permet de consulter le planning des congés d’une personne, d’un service, etc. (en accord avec vos droits d’accès prédéfinis) ;
• facilite le travail du service comptabilité lors de l’édition des bulletins de paie (export des données) ;
• offre un gain de temps pour tous les utilisateurs ;
• facilite le processus de validation des congés ;
• participe à la dématérialisation des documents RH ;
• supprime le papier.

Quel outil de gestion des congés choisir ?

• Eurécia Congés et Absences propose un planning de congés par équipe, et simplifie le processus de demande et de validation de congés en quelques clics, pour les TPE, PME et ETI ;
   
• Figgo supprime les feuilles de demandes de congés des TPE et PME, est disponible sur une application mobile et supprime les ressaisies en paie notamment grâce à de nombreuses intégrations (Sage, Cegid, etc.) ;
   
• Mon Intranet est un SIRH modulaire qui permet de gérer, notamment, les congés et absences et le compte épargne-temps (CET), dans un outil facile à mettre en œuvre.

Tous les ans, c’est la même chose : qui part en congés quand ? Allez-vous vous retrouver sans ressources à cause d’une mauvaise anticipation des absences de vos collaborateurs ? Sans parler des absences imprévues…

La digitalisation de la fonction RH donne un gros coup de pouce aux responsables RH : dotez-vous d’un outil de gestion des congés, simplifiez vos demandes de congés, et gagnez en visibilité sur vos plannings. À vous les vacances sereines !