Congés : comment les gérer facilement pour donner des vacances aux RH

Par Maëlys De Santis le 22.11.2018

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences est un enjeu RH primordial dans les entreprises : elle représente le deuxième volet SIRH le plus déployé. Si elle s’apparente à une corvée ou à un énième processus perte de temps pour certains, elle peut en réalité devenir un levier de performance pour votre entreprise.

Comment gérer facilement les congés de vos collaborateurs ? Saisissez l’opportunité de la transformation numérique pour profiter des avantages d’outils simples, pratiques et abordables. Dites ainsi « adieu » au papier et au temps perdu, et « oui » à la centralisation des informations pour faire avancer votre entreprise !

SOMMAIRE :

Qu’est-ce que la gestion des congés du personnel ?
Gérer facilement les congés et absences en entreprise
- Les problématiques des entreprises
- La gestion des congés avec Excel [planning Excel gratuit à télécharger]
[Avantages] Comment un logiciel de gestion des congés et absences résout-il ces problèmes ?
Sélection de logiciels pour gérer facilement les congés du personnel

Suggestion de logiciels pour vous

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Qu’est-ce que la gestion des congés du personnel ?

Définition

La gestion des congés du personnel, ou gestion des congés et absences, est une problématique RH qui consiste à gérer les absences des collaborateurs au sein d’une entreprise, selon un processus RH préétabli.

Objectifs

La gestion des congés et absences a pour but :

de simplifier le processus de demande et de validation d’une absence ;
de donner aux salariés plus de visibilité sur leur solde de congés ;
d’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés ;
de partager un planning de congés disponible pour tous ;
d’éviter les erreurs (autoriser une absence à un salarié alors que son solde est nul), etc.

La gestion des congés comme levier de performance pour votre entreprise

Les ressources humaines sont l’un des services les plus concernés par la dématérialisation et la transformation digitale de manière générale. Accélérer les processus, supprimer les saisies et les tâches à faible valeur ajoutée, avoir à disposition des informations vérifiées en temps réel… Tout cela est permis par des outils dédiés pour les entreprises.

La gestion des congés et absences n’est pas en reste : pensez aux projets que vous pouvez mettre en place pour vos collaborateurs si vous n’avez plus à gérer les documents papier de demandes de congés ! Tout le monde gagne du temps et le réinvestit dans des tâches qui font avancer votre entreprise.

Gérer facilement les congés et absences en entreprise

Les problématiques des entreprises

Tout d’abord, il faut pouvoir gérer tous les types d’absence :

congés payés,
congés sans solde,
RTT, le cas échéant,
arrêts maladie,
congés maternité et congés paternité,
absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche,
récupération d’heures supplémentaires, etc.

Les entreprises ont besoin de connaître les absences des salariés pour des raisons d’organisation : le planning d’une équipe n’est pas le même suivant le nombre de jours ouvrés disponibles (jour/homme). Il est important de pouvoir anticiper les absences afin d’assurer le roulement du personnel.

Pour les salariés, l’enjeu principal est l’accès aux informations :

quel est mon solde de congés ?
où suivre le solde de mes congés pris et dus ?
comment faire une demande de congés ?

Enfin, la dématérialisation des processus RH se déploie de plus en plus au sein des entreprises afin de les rationaliser et d’améliorer les performances des entreprises. Toutes les informations doivent être centralisées dans un endroit unique, sécurisé et accessible à tous : salariés, managers et ressources humaines.

La gestion des congés avec Excel [planning Excel gratuit à télécharger]

Nombre d’entreprises se tournent naturellement vers Excel pour gérer les congés de leur personnel. C’est un outil répandu, dont l’utilisation parle à beaucoup d’utilisateurs et qui, en apparence, est facile à maîtriser pour gérer les congés.

appvizer met à votre disposition un modèle de planning de congés à télécharger gratuitement au format Excel :

Pour en savoir plus, comprendre comment et pourquoi créer un planning de congés pour votre entreprise, lisez cet article !

Attention aux limites d’Excel
Si Excel semble être l’outil évident pour gérer les congés du personnel, notamment pour les petites et moyennes entreprises, ses limites sont vite atteintes :

multiplication des documents,
aller-retours entre les salariés, les managers et les ressources humaines pour faire une demande,
processus de validation long,
risques d’erreurs liées aux multiples saisies,
absence de planning de congés disponible avec des informations fiables et disponibles en temps réel, etc.

👉 Il n’est pas simple d’instaurer un changement majeur au sein d’une entreprise, comme la mise en place d’un nouvel outil RH.

Rassurez-vous : des logiciels en ligne simples et pratiques suppriment aujourd’hui les inconvénients mentionnés ci-dessus et accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique. Les salariés sont demandeurs d’outils adaptés qui font gagner du temps à toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des congés. Pourquoi attendre ?

Si vous rencontrez un frein lié au prix d’une solution cloud, sachez que vous pouvez trouver des logiciels pas plus chers qu’une licence Microsoft Office (Excel) ! Qui plus est, le tarif est dégressif : plus vous avez d’utilisateurs, moins le tarif par utilisateur est élevé.

[Avantages] Comment un logiciel de gestion des congés et absences résout-il ces problèmes ?

La dématérialisation de la gestion des congés et absences grâce à un logiciel en ligne :

donne accès à un planning de congés et absences partagé par les ressources humaines, les managers et les salariés ;
met à jour les données en temps réel pour tous les utilisateurs : vous êtes sûrs que l’information visible dans l’outil est la même pour tous ;
donne plus d’autonomie pour les utilisateurs : une simple connexion au logiciel en ligne permet de consulter le planning des congés d’une personne, d’un service, etc. (en accord avec vos droits d’accès prédéfinis) ;
facilite le travail du service comptabilité lors de l’édition des bulletins de paie (export des données) ;
offre un gain de temps pour tous les utilisateurs ;
facilite le processus de validation des congés ;
participe à la dématérialisation des documents RH ;
supprime le papier.

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Figgo supprime vos feuilles de demandes de congés

Pour les TPE, PME, administrations publiques et groupes internationaux

Figgo est le module de gestion des congés et absences de Lucca. C’est une solution entièrement paramétrable pour répondre précisément aux besoins de chaque entreprise. Elle assure la transformation digitale en douceur de votre gestion RH grâce à un logiciel de gestion des congés simple et intuitif.

Figgo simplifie la tâche des responsables de ressources humaines : les salariés soumettent en quelques clics une demande de congés, que le manager valide ou refuse. Oubliez les tableaux Excel et les documents imprimés qui circulent entre salariés, managers et RH !

Gestion des congés du personnel - Figgo

Les + de Figgo :

une application mobile pour gérer les congés à distance,
supprime la ressaisie en paie grâce à l’export des absences,
de nombreuses intégrations avec des logiciels de paie (Sage, Cegid, PeopleSoft, Pegase, etc.).

Congés et Absences, la brique de gestion des congés d’Eurécia

Pour les TPE, PME et ETI

Eurécia Congés et Absences propose un planning de congés pour plus de visibilité sur les présences et les absences des salariés d’une même équipe, ou au sein de l’entreprise.

Une demande de congés se fait en trois clics : sélection de la date de début, sélection de la date de fin de congés, et validation. L’utilisateur est alors renvoyé vers un formulaire de demande de congés prérempli où il voit son solde de congés ; il n’a plus qu’à soumettre la demande de congés en validant le formulaire.

Un email est envoyé au manager du salarié qui a effectué la demande. Le manager peut ensuite, en un clic, valider ou refuser la demande de congés. L’espace dédié aux managers leur permet également d’avoir de la visibilité sur toutes les demandes de congés en attente, à valider.

Un tel outil permet la mise à jour automatique des soldes de congés et des interfaces des salariés et des managers dès qu’une action est réalisée dans Eurécia congés et absences.

Gestion des congés du personnel - Eurécia

Les + d’Eurécia :

un planning par service et par équipe,
une interface efficace qui facilite l’utilisation,
l’export des données pour une meilleure gestion de la paie.

Mon Intranet centralise la gestion des congés du personnel

Pour les TPE, PME, ETI et grands comptes

Mon Intranet est un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) entièrement modulaire qui comprend la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais et la gestion du dossier RH.

Le module de gestion des congés et absences gère tous les types de congés (congés payés, RTT, repos compensateur, arrêt maladie, etc.). Il offre une grande souplesse : vous avez la possibilité de gérer les congés en heures ou en jours (jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires). Tout est centralisé dans un planning interactif.

Mon Intranet présente le gros avantage d’être extrêmement simple à mettre en œuvre, mais aussi à utiliser. Les utilisateurs le prennent en main en quelques minutes. C’est cette simplicité qui lui a permis de s’imposer dans de nombreuses entreprises.

Gestion des congés du personnel - Mon Intranet