Calcul RTT : les règles pour l’entreprise

Le calcul RTT (réduction du temps de travail) soulève des interrogations : qui a des RTT ?

Et comment calculer le nombre de jours de RTT ?

Deux questions propres aux RH (ressources humaines) : éclaircissons-les pour vous permettre de maîtriser les points essentiels de la paie.
 

Un jour de RTT est attribué aux salariés travaillant au-delà de la durée légale du travail. On parle aussi parfois de JRTT : jour de réduction du temps de travail.

Lorsque les salariés cumulent des heures supplémentaires, ils comptabilisent des droits à RTT. C’est un système dit d’acquisition.

Le calcul des RTT n’est pas à confondre avec le calcul des congés payés !

Une entreprise qui aurait besoin de ses salariés sur une durée dépassant celle légale, a deux possibilités :

• Payer le surplus en heures supplémentaires, en sachant que leur taux est majoré. En l’absence d’accord de branche ou de convention, il est de 25 % sur les huit premières heures et de 50 % au-delà. Ce taux ne peut être inférieur à 10 %.
  
  
• Ou accorder un repos compensateur : les fameuses RTT.

Toutes les entreprises peuvent faire appel à un système d’heures supplémentaires.

Par contre, pour le traduire en repos compensateur, seules les entreprise dont la convention (ou un accord étendu d’entreprise ou accord d’établissement) le prévoit sont concernées.

Opter pour des RTT peut s’expliquer :

• par la question du coût : la majoration à verser est estimée trop élevée ou trop risquée par l’entreprise ;
  
  
• par une question d’organisation du travail : de nombreux secteurs ont un rythme saisonnier. Parfois, une surcharge d’activité implique une mobilisation importante. Parfois, le rythme est moindre. L’entreprise peut alors accorder des repos, allégeant ses effectifs.

Dans certaines activités, le décompte des heures a lieu sur l’année entière soit sur le nombre de jours travaillés par an.

Avec l’annualisation du temps de travail, la durée annuelle de travail de peut excéder 1 607 heures.

Ce faisant, tout en permettant une certaine flexibilité d’organisation, l’égalité de traitement des salariés est assurée en ce qui concerne le temps de travail sur un an.

Forfait jours et contingent : dans le cadre d’un contrat en forfait jours, à défaut de précisions spécifiées dans l’accord ou dans la convention, la base utilisée pour le forfait jours est de 218 jours. Sur une année de 365 jours, 218 jours doivent être travaillés et 147 jours ne doivent pas l’être.

Les jours non travaillés en 2021 sont au nombre de 136 :

• 52 samedis et 52 dimanches,
• les 25 jours de congés payés,
• les 7 jours fériés (4 jours fériés sur 11 tombent un samedi ou un dimanche).

▶️ Calcul des jours non travaillés : 52 + 52 + 25 + 7 = 136 jours non travaillés.
▶️ Le nombre de jours travaillés est donc de : 365 - 136 = 229 jours travaillés.
▶️ Pour un forfait de 218 jours de travail, il faut donc 10 jours de RTT pour compenser :
▶️ 228 (jours travaillés) - 218 (jours de travail au forfait) = 10 jours de RTT.
 

La méthode de calcul des JRTT « au réel » comptabilise les heures travaillées qui dépassent le seuil des 35 heures. L’employé cumule des heures supplémentaires qui lui donnent droit à des jours de RTT.

▶️ Exemple pour l’année 2021 : Un employé travaille 40 heures par semaine (5 jours de travail) soit 8 h de travail par jour.

Calcul des jours non travaillés
▶️ 104 (52 samedi et 52 dimanche) + 25 jours de congés payés + 7 jours fériés = 136 jours non travaillés.

Calcul des jours travaillés
▶️ 365 jours (année) - 136 = 229 jours travaillés.
▶️ 229 jours travaillés / 5 (jours travail pour 1 semaine) = 45,8 semaines de travail.

Calcul des heures de travail supplémentaires
▶️ Cet employé effectue donc (40 – 35) x 45,8 = 5 X 45,8 = 229 heures de travail supplémentaires.

En travaillant 40h par semaine, il dépasse donc le seuil des 35 heures de 229 heures sur l'année 2021. Il faut donc calculer les jours de RTT pour compenser.

Calcul du nombre de jours de RTT en forfait heures
▶️ 228 (jours travaillés) / 8 (nombre d’heures légale à effectuer) = 28,5 jours de RTT.

Le salarié dispose donc de 28,5 jours de RTT en compensation.

Pour vous aider, nous mettons à votre disposition un exemple de feuille de calcul RTT pour 2021 :

Dans les organismes publics, on distingue trois dispositifs :

• la FPE : fonction publique d’État,
• la FPT : fonction publique territoriale,
• la FPH : fonction publique hospitalière.

• Dans la FPE et la FPT, les heures supplémentaires sont plafonnées à 25 h par agent et par mois.
• Dans la FPH, ce volume est de 15 h, et de 18 h pour certaines professions (infirmiers, sages-femmes, etc.).

Dans tous les cas, les heures supplémentaires réalisées donnent lieu à une compensation sous forme de repos ou d’indemnités.

La mise en application du dispositif de RTT peut engendrer de nombreuses tâches chronophages et risque d’erreurs relatives :

• à la répartition des heures supplémentaires dans le temps et leur volume cumulé ;
• au respect des seuils légaux, en fonction des taux, que vos salariés soient cadres ou non cadres ;
• à la gestion des absences et de l'impact sur le volume de RTT ;
• à la gestion des motifs d’absence : maladie, naissance, mariage ou encore décès ;
• à l'application des règles selon le statut et la convention collective ;
• à l'actualisation des bases de calcul de jours ouvrés selon les années.

Les logiciels de gestion RH vous permettent d’automatiser les calculs en fonction des taux légaux, et de respecter les règles.

Chaque fois, en fonction des informations saisies, du contrat de travail renseigné et de la convention collective de votre entreprise, l’outil sert de guide pour appliquer les bons ratios.

Il n’y a pas que les RTT à gérer : congés payés, maladies, récupérations, etc. Le logiciel en ligne Eurécia Congés et Absence permet une gestion globale de tout type d'absence au sein du même outil, en conformité avec les normes RH.

La planification des RTT et des congés s’intègre dans un processus collaboratif à l’initiative de l’employé. Le manager dispose d’un tableau de bord pour valider les demandes en fonction des plannings et charges de travail à venir.

kiwiHR est un logiciel RH en mode SaaS à l’interface moderne et facile à prendre en main.

Grâce au décompte automatique des RTT et des congés payés, dès qu'un employé pose un jour dans son portail RH, kiwiHR assure une comptabilité précise des jours de repos compensateurs.

Les services RH gagnent du temps dans le traitement de la demande et n'ont plus besoin de faire de calculs manuels.

Autre point fort, cette solution adaptée aux PME propose un outil SIRH complet à un prix abordable sans frais cachés : une transparence très appréciée de ses utilisateurs.

Éditeur depuis 30 ans, Sage propose la solution full SaaS Sage Business Cloud Paie, pour tout type d’entreprise, particulièrement les TPE et les PME.

Son module de gestion de la paie comprend l’administration du personnel et la gestion des absences, congés et RTT.

Grâce à cette application en ligne et sécurisée, la réalisation des bulletins de paie et des déclarations sociales, mais aussi le calcul et la mise à jour automatiques des RTT, sont facilités.

En prime, vous pouvez aussi demander le support de ses spécialistes métier.

Cette suite de logiciels en ligne de gestion des ressources humaines offre de son côté 7 applications couvrant tous les besoins RH, notamment en matière de GPEC, paie et gestion des congés et absences.

Sur ServicesRHOnline, les salariés effectuent leurs demandes dans l’outil : le manager valide de son côté, le responsable RH extrait les données pour la la gestion de la paie.

À noter : l’ergonomie de l’interface appréciée par les utilisateurs, ainsi que les capacités d’évolution qui facilitent la tâche du DSI.

Yourcegid RH Y2, garanti anti-fraude (obligation légale depuis le 1er janvier 2018), offre la souplesse d’ajouter des modules au fil du temps et des besoins naissants.

Autre point important pour orienter votre choix de logiciel : le support que vous utilisez pour la gestion de vos RH doit vous servir d’appui. D’autant plus que, s’il s’agit d’un logiciel en mode SaaS (Software as a Service), il s’actualise en continu.

Vous êtes ainsi certain de connaître, chaque année, les formules à appliquer, le nombre de jours ouvrés à prendre en compte ou encore le dispositif légal et ses évolutions.

Au-delà des obligations légales en matière de comptabilisation du CEP (compte épargne temps) de vos salariés, le calcul des RTT et leur organisation sont deux éléments clés de compétitivité pour votre activité.

En vous aidant d’un outil performant, vous êtes sûr d’organiser vos ressources pour une meilleure productivité globale.