Quel logiciel de paie est compatible pour gérer votre DSN ?

Quel logiciel de paie est compatible pour gérer votre DSN ?
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3 avis

Mesure phare du « choc de simplification » initié en 2012, la DSN ou déclaration sociale nominative vise à simplifier la gestion de la paie des entreprises. Les déclarations sociales multiples laissent place à une déclaration unique. Entre janvier et avril 2017, toutes les entreprises ont eu l’obligation de passer à la DSN. Elle est d’ailleurs considérée comme le seul canal de transmission des données par défaut pour le secteur privé depuis le 1er janvier 2019.

Que votre comptabilité soit gérée en interne ou que vous ayez choisi l’externalisation de la paie, votre entreprise mérite le meilleur outil. Votre gestion des ressources humaines se trouve également améliorée avec le passage à la DSN : mettez l’accent sur la gestion du personnel et la gestion des talents plutôt que de multiplier les déclarations administratives.

Comment fonctionne la DSN, quel est son intérêt pour votre entreprise et comment choisir parmi les meilleurs logiciels de paie compatibles DSN. Pouvez-vous vous passer d’un logiciel, ou utiliser une solution de gestion gratuite ? Continuez la lecture pour trouver le logiciel comptable en ligne fait pour vous !

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Qu’est-ce que la DSN ? Rappel.

La DSN, ou déclaration sociale nominative, a pour objectif de simplifier le travail des équipes RH des entreprises en regroupant toutes les déclarations concernant les droits sociaux des salariés et la masse salariale. 

La transmission de cette déclaration unique, dématérialisée et automatisée se fait mensuellement via un logiciel de gestion de la paie ou un SIRH. Elle remplace une multitude de déclarations sociales telles que :

  • l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie, de congés maternité ou paternité,
  • l’attestation adressée à Pôle emploi en fin de contrat de travail,
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf (DUCS),
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco),
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les organismes de prévoyance ainsi que les bordereaux de cotisations des mutuelles et des sociétés d’assurance,
  • les attestations de salaires adressées à l’assurance maladie en cas d’accidents du travail ou de maladies professionnelles (AT/MP),

Désormais, un seul flux dématérialisé de données par salarié est nécessaire et regroupe l’ensemble de ces déclarations. Les données sont centralisées et retransmises aux organismes sociaux concernés.

☝️Les organismes publics vont aussi devoir passer à la DSN, mais en trois vagues, entre janvier 2020 et janvier 2022. Seront concernés en premier les déclarations sociales (DADS-U et DUCS), puis le prélèvement à la source, et enfin la déclaration d’obligation d’emploi de travailleur handicapé.

Logiciel de paie DSN :i nfographie
© CCI Lyon Métropole

DSN : comment ça marche ?

Les données transmises dans la DSN mensuelle reflètent la situation d’un salarié au moment où la paie a été effectuée. Elle repose sur l’ensemble des données de la paie : bulletins de salaire, cotisations, NIR (numéro d’inscription au territoire), SIRET de l’établissement, etc. En complément, elle relate aussi tous les événements survenus dans le mois ayant eu un impact sur la paie comme le changement d’un élément du contrat de travail, un congé maternité ou maladie, une immobilisation ou des congés payés et des heures supplémentaires.

En gestion du personnel, la déclaration DSN se fait chaque mois par l’employeur ou le tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptable. Une DSN doit être émise pour chaque établissement, pour tous les salariés rattachés, et transmise au point de dépôt.

Si l’entreprise :

  • est soumise au régime général, la DSN est transmise au site net-entreprises.fr ;
  • est soumise au régime agricole, la DSN est transmise au site de la Mutualité sociale agricole (MSA).

Logiciel paie DSN : exemple de fichier DSN
exemple fichier dsn © PayFit

Avantages de la DSN

La déclaration unique profite :

  • aux entreprises, qui gagnent du temps en traitement administratif ;
  • aux employés, qui font valoir leurs droits et accèdent aux prestations sociales avec moins de justificatifs à fournir ;
  • aux organismes de contrôle, qui assurent une lutte plus efficace contre la fraude et un suivi facilité des politiques publiques.

DSN mensuelle vs DSN événementielles

La DSN mensuelle concentre les déclarations sociales de votre entreprise. 

Les DSN événementielles, dites de « signalements d’événements », interviennent lors de cas particuliers :

  • arrêt de travail ou maladie professionnelle (à adresser à la CPAM),
  • reprise anticipée suite à un arrêt de travail ou à une maladie professionnelle (à adresser à la CPAM),
  • fin de contrat (à adresser à Pôle emploi).

Vidéo témoignage : Ce que la DSN change dans le quotidien d’une petite entreprise

Comment transmettre sa DSN ?

La DSN, étape de la paie en 4 points-clés

  1. La DSN représente la dernière étape du traitement de la paie de vos collaborateurs. Elle est donc un sous-produit de la paie, généré par le même logiciel de paie. Voilà pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de paie compatible DSN.
  2. Chaque établissement d’affectation doit émettre sa DSN. Une entreprise devra adresser autant de DSN qu’elle a d’établissements.
  3. L’échéance de remise est le 5 du mois M+1 à midi ou le 15 du mois M+1 à midi suivant la date de la paie. Vous avez fait une erreur ? Pas de panique. Une DSN « annule et remplace » peut être transmise avant la date d’échéance si des modifications ont été apportées. Au-delà de la date d’échéance, les modifications devront être reportées au mois suivant.
  4. Chaque déclaration est soumise à des contrôles après son dépôt. En cas d’erreur, vous êtes notifié et il vous faudra la corriger aussitôt et émettre une nouvelle DSN, lors de contrôles bloquants, ou corriger l’écart pour le dépôt du mois prochain, lors de contrôles non bloquants.

Déposez votre DSN en quelques clics

La personne chargée de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise doit transmettre mensuellement le fichier DSN issu de votre logiciel de paie. Il suffit de suivre quelques étapes simples.

  1. Inscrivez-vous en tant que déclarant sur net-entreprises.fr.
    ☝️Si votre entreprise est soumise au régime agricole, la DSN est transmise au site de la Mutualité sociale agricole (MSA).
  2. Contrôlez la conformité des NIR (numéro de Sécurité sociale) de vos salariés via le BIS (bilan d’identification des salariés).
  3. Contrôlez votre ou vos SIRET via le service prévu à cet effet.
  4. Vérifiez que le logiciel de paie utilisé pour la DSN est compatible avec la norme NEODES, norme d’échanges standardisés destinée à permettre les échanges dématérialisés de données sociales. Contactez votre éditeur de logiciel pour en savoir plus.

C’est cette norme NEODES qui définit les contrôles effectués pour chaque déclaration. Le point de dépôt net-entreprises analyse la DSN déposée et si le document est conforme, il envoie :

  • un certificat de conformité à l’entreprise déclarante,
  • les données collectées et vérifiées aux organismes concernés,
  • toutes les données au point de stockage CNAV (caisse nationale d’assurance vieillesse).

Votre entreprise peut désormais transmettre la DSN émise par le logiciel de paie.

À noter également que la DSN peut, en tant que sous-produit de la paie, être traitée par un tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptable. Si votre entreprise a recours à ce type de prestataire pour gérer sa comptabilité, et donc la paie, c’est ce même prestataire qui s’occupera de transmettre votre DSN.

Zoom sur le cas des TPE et des associations

Certaines entreprises ou associations font le choix de produire leur DSN sans logiciel de paie, notamment pour des raisons budgétaires ou parce que leur gestion du personnel ne le permet pas. Pour se conformer à l’obligation légale qu’est la DSN, elles utilisent le service TESE (titre emploi-service entreprise) de l’Urssaf. Ce dispositif est utilisable par les entreprises de moins de 20 salariés en France métropolitaine.

Au-delà des avantages évidents que sont la gratuité et la simplicité de ce service, il présente quelques limites. Parmi les inconvénients, la taxe d’apprentissage et la formation continue ne sont pas gérées par ce service. Attention à bien choisir votre outil pour ne pas multiplier les risques d’erreur et faire face aux sanctions en cas d’irrégularités.

    Sélection de logiciels de paie gratuits et payants

    Pour gérer efficacement votre déclaration sociale nominative et transmettre des données automatiquement en temps et en heure, votre logiciel de paie sera votre meilleur ami. Quelle que soit la taille de l’entreprise, être équipé d’une solution de paie adaptée à l’édition d’un fichier DSN conforme présente de nombreux avantages :

    • Vous gagnez du temps pour vous consacrer à votre activité, tout en conservant le lien avec vos salariés ;
    • Vous bénéficiez de documents 100 % conformes à l’ensemble des obligations légales et aux normes DSN grâce à l’accompagnement en expertise comptable ;
    • Vous maîtrisez et contrôlez les coûts pour une meilleure gestion des ressources humaines.

    Sélection de logiciels de paie gratuits compatibles DSN

    Quel logiciel de paie gratuit choisir pour votre DSN ? Vous cherchez un outil gratuit à tout prix ?

    Izilio est un guichet professionnel gratuit jusqu’à 15 salariés. Parmi ses atouts, son mode formulaire, la réutilisation des données d’un mois sur l’autre pour la DSN mensuelle et la vérification de la cohérence des données tout au long de la saisie. Mais il ne permet pas l’édition de bulletins de paie.

    Exemple de DSN néant avec Izilio
    exemple de DSN néant (sans salarié)

    Il y a aussi Oxygène, logiciel de paie édité par Memsoft : il s’adapte à toutes les conventions collectives et à tous les secteurs d’activité, jusqu’à 9 salariés. À jour avec toutes les normes légales : 35 h, N4DS, SEPA, DSN, etc., il propose un calendrier intégré et la visualisation du livre de paie sur plusieurs exercices.

    Les inconvénients d’un logiciel gratuit pour la DSN

    Les logiciels de paie gratuits ont l’avantage de ne rien coûter, à moins d’avoir besoin de les compléter avec des options. Mais y gagnez-vous vraiment, en termes de temps par exemple ? En outre, ils peuvent présenter des limites dans leurs utilisations pour les entreprises, y compris pour la déclaration sociale nominative :

    • L’absence de veille légale.
      Les éditeurs de logiciels gratuits ne proposent la plupart du temps pas de veille légale et conventionnelle. Cette veille requiert une équipe d’experts afin de produire les données attendues. Cela signifie, pour les utilisateurs, que l’outil n’est pas mis à jour automatiquement lorsque la législation est modifiée. C’est à vous de suivre l’actualité légale comptable afin d’adapter la saisie des données dans votre logiciel gratuit pour être conforme aux obligations légales en vigueur. Cela vous évitera les irrégularités déclaratives… et les sanctions en cas de non-conformité !
       
    • Des risques d’erreurs accrus.
      Le deuxième inconvénient découle du premier : la mise à jour manuelle des données par l’utilisateur lui-même multiplie les risques d’erreur. Inattention, surcharge de travail, interruption, etc., les sources d’erreurs sont multiples. L’erreur est humaine, mais attention au moment de transmettre votre DSN !
       
    • La sécurité des données.
      Les données transmises par la DSN sont des données sensibles relatives à chaque collaborateur : état civil, numéro de sécurité sociale, montant du salaire, etc. Ces données doivent bénéficier des meilleurs standards de sécurité afin de garantir leur confidentialité.

    Les logiciels de paie gratuits compatibles DSN sont un atout pour les entreprises dont le budget est serré. Cela dit, ils impliquent bien souvent une saisie fastidieuse et redondante. La gestion de la déclaration sociale nominative devient alors une tâche sans valeur ajoutée pour les équipes RH, qui perdent du temps qui pourrait être alloué à des tâches qualitatives

    Pour éviter les mauvaises surprises, pourquoi ne pas envisager une solution payante ? Pour les moyennes entreprises et les plus grandes organisations, une solution professionnelle payante semble être un passage obligé pour éditer vos bulletins de paie et réaliser les déclarations liées.

    Des logiciels plus performants pour déclarer l’esprit léger

    Si votre budget vous le permet ou si l’organisation de votre entreprise le requiert, en matière de nombre de salariés gérés par la solution notamment, un logiciel de paie payant peut s’avérer indispensable.

    Voici notre sélection de logiciels populaires en la matière.

      Fiche-paie.net

      Destinée aux start-up et TPE, Fiche-Paie.net est une solution qui permet de créer des fiches de paie sur Internet rapidement et sans expertise, selon les règles légales en vigueur, ainsi que l’envoi de la DSN en phase 3 (mise à jour automatique).

      Logiciel de paie DSN : Fiche-Paie.net

      PayFit

      PayFit s’adresse à toute entreprise de plus de 10 salariés, particulièrement aux PME. En plus des paies, le logiciel calcule et génère automatiquement les déclarations sociales (DSN mensuelle, DSN événementielle, DPAE, attestation Pôle Emploi, CUCS, DADS) et les envoie à Net-Entreprises pour vous.

      Logiciel de paie DSN : PayFit

      Sage Business Cloud Paie

      Sage Business Cloud Paie (nouveau nom de Sage One Paie) est un service de paie en ligne pour les petites entreprises jusqu’à 50 salariés. Le paramétrage est pris en charge par des spécialistes, mais vous gardez la main sur la création des bulletins de paie et des déclarations sociales.

      logiciel de paie conforme DSN : Sage

      Yourcegid RH Y2 On Demand

      Solution complète et intégrée de la paie, Yourcegid RH Y2 On Demand vous donne accès à l’édition de bulletins de paie et à la production de l’ensemble des déclaratifs. Ses fonctionnalités vous permettent de maîtriser votre DSN et d’allouer le temps gagné à la gestion des talents de votre entreprise, par exemple.

      tableau de bord RH Yourcegid

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      Les avantages des logiciels payants

      • Versions d’évaluation.
        Certains éditeurs de logiciels payants proposent des versions d’évaluation, en général de 30 jours, afin de vous familiariser avec l’outil, découvrir les fonctionnalités, vérifier la connectivité avec vos outils existants, bref, voir s’il répond à vos attentes. Les 30 jours sont écoulés ? Vous êtes libres de choisir d’acquérir une licence ou de passer votre chemin.
         
      • Conformité réglementaire forte.
        Les outils payants intègrent une veille réglementaire et légale et incluent des mises à jour automatiques des solutions afin d’éviter les imprévus. Vous n’aurez plus à gérer les mises à jour vous-mêmes manuellement et éviterez ainsi des sources d’erreur.
         
      • Mobilité.
        Où que vous soyez, une application mobile vous permet un accès à l’information sur tout type de support (mobile, tablette).
         
      • Sécurité des données renforcées.
        Demandez-vous où sont hébergées les données de vos salariés et dans quelle mesure elles sont protégées. Les logiciels payants ont l’avantage de proposer des standards de sécurité avancés dans cette optique.

      Faites le choix de la simplification !

      Le passage à la déclaration sociale nominative respecte sa promesse : simplification des démarches et gains pour l’entreprise sont au rendez-vous. Non seulement elle optimise la gestion administrative de votre entreprise, en apportant de la valeur à la gestion de vos ressources humaines, mais elle permet aussi une meilleure gestion du temps.

      L’offre de logiciels de comptabilité est très étendue. Les logiciels de paie gratuits compatibles DSN ne sont pas légion sur le marché, mais certaines solutions complètes existent. Ils répondent aux besoins des TPE et comprennent les fonctionnalités principales attendues pour un logiciel de paie gratuit. Attention cependant aux coûts cachés des solutions gratuites ! Anticipez-les : nombre de salariés gérés restreint dans l’offre gratuite, besoin de formation pour prendre en main la solution, etc.

      Au vu de tous ces éléments, vous pouvez également faire le choix d’un outil plus performant en optant pour un logiciel payant. Et si vous optiez pour la fiabilité et la sécurité de leurs offres ? Faites le point sur vos besoins et demandez-vous sur quel aspect vous voulez mettre l’accent : rapidité ? simplicité d’utilisation ? sécurité ? budget ? Vous avez le choix des outils d’externalisation et des logiciels de paie en ligne pour gagner en efficacité et gérer vos ressources humaines de manière automatisée. La balle est dans votre camp !

      Article mis à jour, initialement publié en septembre 2017.

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      Commentaires

      Portrait de MOREL

      IZILIO

      5
      Le guichet professionnel IZILIO ne permet pas l'édition des bulletins de paie .....
      Portrait de XAVIER

      Quel est le lien OptimyzHR

      5
      Bonjour un lien via
      OptimyzHR
      Ce serait bien merci
      Portrait de Maëlys De Santis
      appvizer expert
      Bonjour Xavier,

      Merci d’avoir attiré notre attention sur OptimyzHR. En effet, il semblerait que le site de l’éditeur ne soit plus en ligne.

      Nous avons mis à jour l’article en conséquence. Si vous recherchez une solution gratuite, je vous redirige plutôt vers Oxygène ou Izilio. Sinon, Fiche-Paie.net, Yourcegid, Sage et PayFit sont des solutions professionnelles plus que fiables.

      Bonne journée,
      Portrait de Arich

      Format physique des fichiers DSN

      5
      Bonjour,
      Je développe un outil de gestion de la paie d'une petite association et j'aimerais voir s'il est possible d'y intégrer les déclarations DSN (qui sont faites actuellement à la main).
      Je ne trouve nulle part (peut-être ai-je mal cherché) le format physique des fichiers DSN ni aucun exemple de fichier. Pouvez-vous m'aider à en trouver ?
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