TOP 9 des logiciels de paie compatibles pour gérer votre DSN en quelques clics

Mesure phare du « choc de simplification » initié en 2012, la DSN ou déclaration sociale nominative vise à simplifier la gestion de la paie des entreprises. Les déclarations sociales multiples laissent place à une déclaration unique. 

Entre janvier et avril 2017, toutes les entreprises privées ont eu l’obligation de passer à la DSN, et les organismes publics leur ont emboité le pas entre le 1er janvier 2020 et le 1er janvier 2022.

Alors, que votre comptabilité soit gérée en interne ou que vous ayez choisi l’externalisation de la paie, votre entreprise mérite le meilleur outil. Sélection des meilleurs logiciels de paie compatibles DSN dans cet article.

Quel logiciel de paie gratuit choisir pour votre DSN ? Vous cherchez un outil gratuit à tout prix ?

Izilio est un guichet professionnel gratuit jusqu’à 15 salariés. Parmi ses atouts, son mode formulaire, la réutilisation des données d’un mois sur l’autre pour la DSN mensuelle et la vérification de la cohérence des données tout au long de la saisie. Mais il ne permet pas l’édition de bulletins de paie.

Il y a aussi Oxygène, logiciel de paie édité par Memsoft : il s’adapte à toutes les conventions collectives et à tous les secteurs d’activité, jusqu’à 9 salariés. À jour avec toutes les normes légales : 35 h, N4DS, SEPA, DSN, etc., il propose un calendrier intégré et la visualisation du livre de paie sur plusieurs exercices.

• L’absence de veille légale : le plus souvent, les éditeurs de logiciels gratuits n’en font pas. Cette veille requiert une équipe d’experts afin de produire les données attendues : l’outil n’est pas mis à jour automatiquement lorsque la législation est modifiée. C’est à vous de suivre l’actualité légale comptable afin d’adapter la saisie des données dans votre logiciel gratuit pour être conforme aux obligations légales en vigueur. Cela vous évitera les irrégularités déclaratives… et les sanctions en cas de non-conformité !
   
• Des risques d’erreurs accrus : la mise à jour manuelle des données par l’utilisateur lui-même multiplie les risques d’erreur. Inattention, surcharge de travail, interruption, etc., les sources d’erreurs sont multiples. L’erreur est humaine, mais attention au moment de transmettre votre DSN !
   
• La sécurité des données : les données transmises par la DSN sont des données sensibles relatives à chaque collaborateur : état civil, numéro de sécurité sociale, montant du salaire, etc. Ces données doivent bénéficier des meilleurs standards de sécurité afin de garantir leur confidentialité.

☝️ Les logiciels de paie gratuits compatibles DSN impliquent bien souvent une saisie fastidieuse et redondante. La gestion de la déclaration sociale nominative devient alors une tâche sans valeur ajoutée pour les équipes RH, qui perdent du temps qui pourrait être alloué à des tâches qualitatives.

COGILOG Paye répond aux besoins particuliers des utilisateurs de Mac qui recherchent un outil performant, mais abordable pour leur gestion de la paie. Que vous soyez une TPE, une PME ou un cabinet comptable, les DSN mensuelle, d’arrêt ou de reprise de travail sont automatisées et simplifiées. Le point fort de COGILOG : une veille réglementaire poussée et un support réactif.

Destinée aux start-up et TPE, Fiche-Paie.net est une solution qui permet de créer des fiches de paie sur Internet rapidement et sans expertise, selon les règles légales en vigueur, ainsi que l’envoi de la DSN en phase 3 (mise à jour automatique).

MaCompta.fr est un logiciel 3-en-1 qui permet aux petites structures de gérer au même endroit leur comptabilité, la liasse fiscale et la paie, le tout très simplement. En constante évolution pour s’adapter à vos besoins, ce logiciel 100 % en ligne permettra de saisir vos variables de paie, de générer automatiquement vos bulletins de paie et votre DSN, de créer des contrats de travail, et enfin de gérer les congés et les absences.

Openpaye est un logiciel de paie en ligne complet, intuitif et simple à prendre en main qui permet aux TPE/PME de produire en quelques clics des déclarations sociales 100% conformes. Mais ce n’est pas tout. Véritable outil tout-en-un, il est doté de nombreuses fonctionnalités de paie intelligentes et personnalisables tel que l’envoi des bulletins de paie, la gestion des contrats de travail, le suivi des processus via des tableaux de bords clairs, etc.

PayFit s’adresse à toute entreprise de plus de 10 salariés, particulièrement aux PME. En plus des paies, le logiciel calcule et génère automatiquement les déclarations sociales (DSN mensuelle, DSN événementielle, DPAE, attestation Pôle Emploi, CUCS, DADS) et les envoie à Net-Entreprises pour vous.

Sage Business Cloud Paie (nouveau nom de Sage One Paie) est un service de paie en ligne pour les petites entreprises jusqu’à 50 salariés. Le paramétrage est pris en charge par des spécialistes, mais vous gardez la main sur la création des bulletins de paie et des déclarations sociales.

Solution complète et intégrée de la paie, Yourcegid RH Y2 On Demand vous donne accès à l’édition de bulletins de paie et à la production de l’ensemble des déclaratifs. Ses fonctionnalités vous permettent de maîtriser votre DSN et d’allouer le temps gagné à la gestion des talents de votre entreprise, par exemple.

• Versions d’évaluation.
  Certains éditeurs de logiciels payants proposent des versions d’évaluation, en général de 30 jours, afin de vous familiariser avec l’outil, découvrir les fonctionnalités, vérifier la connectivité avec vos outils existants, bref, voir s’il répond à vos attentes. Les 30 jours sont écoulés ? Vous êtes libres de choisir d’acquérir une licence ou de passer votre chemin.
   
• Conformité réglementaire forte.
  Les outils payants intègrent une veille réglementaire et légale et incluent des mises à jour automatiques des solutions afin d’éviter les imprévus. Vous n’aurez plus à gérer les mises à jour vous-mêmes manuellement et éviterez ainsi des sources d’erreur.
   
• Mobilité.
  Où que vous soyez, une application mobile vous permet un accès à l’information sur tout type de support (mobile, tablette).
   
• Sécurité des données renforcées.
  Demandez-vous où sont hébergées les données de vos salariés et dans quelle mesure elles sont protégées. Les logiciels payants ont l’avantage de proposer des standards de sécurité avancés dans cette optique.

La DSN, ou déclaration sociale nominative, a pour objectif de simplifier le travail des équipes RH des entreprises en regroupant toutes les déclarations concernant les droits sociaux des salariés et la masse salariale. 

La transmission de cette déclaration unique, dématérialisée et automatisée se fait mensuellement via un logiciel de gestion de la paie ou un SIRH. Elle remplace une multitude de déclarations sociales telles que :

• l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie, de congés maternité ou paternité,
• l’attestation adressée à Pôle emploi en fin de contrat de travail,
• la déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf (DUCS),
• la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco),
• la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les organismes de prévoyance ainsi que les bordereaux de cotisations des mutuelles et des sociétés d’assurance,
• les attestations de salaires adressées à l’assurance maladie en cas d’accidents du travail ou de maladies professionnelles (AT/MP),

Désormais, un seul flux dématérialisé de données par salarié est nécessaire et regroupe l’ensemble de ces déclarations. Les données sont centralisées et retransmises aux organismes sociaux concernés.

Les données transmises dans la DSN mensuelle reflètent la situation d’un salarié au moment où la paie a été effectuée. Elle repose sur l’ensemble des données de la paie : bulletins de salaire, cotisations, NIR (numéro d’inscription au territoire), SIRET de l’établissement, etc. En complément, elle relate aussi tous les événements survenus dans le mois ayant eu un impact sur la paie comme le changement d’un élément du contrat de travail, un congé maternité ou maladie, une immobilisation ou des congés payés et des heures supplémentaires.

En gestion du personnel, la déclaration DSN se fait chaque mois par l’employeur ou le tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptable. Une DSN doit être émise pour chaque établissement, pour tous les salariés rattachés, et transmise au point de dépôt.

Si l’entreprise :

• est soumise au régime général, la DSN est transmise au site net-entreprises.fr ;
• est soumise au régime agricole, la DSN est transmise au site de la Mutualité sociale agricole (MSA).

Voici un exemple de fichier DSN :

La déclaration unique profite :

• aux entreprises, qui gagnent du temps en traitement administratif ;
• aux employés, qui font valoir leurs droits et accèdent aux prestations sociales avec moins de justificatifs à fournir ;
• aux organismes de contrôle, qui assurent une lutte plus efficace contre la fraude et un suivi facilité des politiques publiques.

1. La DSN représente la dernière étape du traitement de la paie de vos collaborateurs. Elle est donc un sous-produit de la paie, généré par le même logiciel de paie. Voilà pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de paie compatible DSN.
   
   
2. Chaque établissement d’affectation doit émettre sa DSN. Une entreprise devra adresser autant de DSN qu’elle a d’établissements.
   
   
3. L’échéance de remise au mois suivant la date de la paie (consulter notre article sur la DSN pour en savoir plus). Vous avez fait une erreur ? Pas de panique. Une DSN « annule et remplace » peut être transmise avant la date d’échéance si des modifications ont été apportées. Au-delà de la date d’échéance, les modifications devront être reportées au mois suivant.
   
   
4. Chaque déclaration est soumise à des contrôles après son dépôt. En cas d’erreur, vous êtes notifié et il vous faudra la corriger aussitôt et émettre une nouvelle DSN, lors de contrôles bloquants, ou corriger l’écart pour le dépôt du mois prochain, lors de contrôles non bloquants.

La personne chargée de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise doit transmettre mensuellement le fichier DSN issu de votre logiciel de paie. Il suffit de suivre quelques étapes simples.

1. Inscrivez-vous en tant que déclarant sur net-entreprises.fr.
   ☝️Si votre entreprise est soumise au régime agricole, la DSN est transmise au site de la Mutualité sociale agricole (MSA).
2. Contrôlez la conformité des NIR (numéro de Sécurité sociale) de vos salariés via le BIS (bilan d’identification des salariés).
3. Contrôlez votre ou vos SIRET via le service prévu à cet effet.
4. Vérifiez que le logiciel de paie utilisé pour la DSN est compatible avec la norme NEODES, norme d’échanges standardisés destinée à permettre les échanges dématérialisés de données sociales. Contactez votre éditeur de logiciel pour en savoir plus.

C’est cette norme NEODES qui définit les contrôles effectués pour chaque déclaration. Le point de dépôt net-entreprises analyse la DSN déposée et si le document est conforme, il envoie :

• un certificat de conformité à l’entreprise déclarante,
• les données collectées et vérifiées aux organismes concernés,
• toutes les données au point de stockage CNAV (caisse nationale d’assurance vieillesse).

Votre entreprise peut désormais transmettre la DSN émise par le logiciel de paie.

À noter également que la DSN peut, en tant que sous-produit de la paie, être traitée par un tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptable. Si votre entreprise a recours à ce type de prestataire pour gérer sa comptabilité, et donc la paie, c’est ce même prestataire qui s’occupera de transmettre votre DSN.

Certaines entreprises ou associations font le choix de produire leur DSN sans logiciel de paie, notamment pour des raisons budgétaires ou parce que leur gestion du personnel ne le permet pas. Pour se conformer à l’obligation légale qu’est la DSN, elles utilisent le service TESE (titre emploi-service entreprise) de l’Urssaf. Ce dispositif est utilisable par les entreprises de moins de 20 salariés en France métropolitaine.

Au-delà des avantages évidents que sont la gratuité et la simplicité de ce service, il présente quelques limites. Parmi les inconvénients, la taxe d’apprentissage et la formation continue ne sont pas gérées par ce service. Attention à bien choisir votre outil pour ne pas multiplier les risques d’erreur et faire face aux sanctions en cas d’irrégularités.

Le passage à la déclaration sociale nominative respecte sa promesse : simplification des démarches et gains pour l’entreprise sont au rendez-vous. Non seulement elle optimise la gestion administrative de votre entreprise, en apportant de la valeur à la gestion de vos ressources humaines, mais elle permet aussi une meilleure gestion du temps.

Et si vous optiez pour la fiabilité et la sécurité d’un logiciel de paie pour automatiser la DSN ? Faites le point sur vos besoins et demandez-vous sur quel aspect vous voulez mettre l’accent : rapidité ? simplicité d’utilisation ? sécurité ? budget ? La balle est dans votre camp !