Fiches de paie : quel logiciel choisir pour créer vos bulletins de salaire ?

Fiches de paie : quel logiciel gratuit choisir ?

Quel logiciel de fiche de paie gratuit choisir ? Vous venez de lancer votre entreprise ? Vous avez besoin d’un outil pour gérer votre paie ou vous souhaitez en changer ? Quelle que soit votre situation, le choix d’un outil pour votre gestion de la paie n’est pas anodin : ‌au-delà de l’aspect rémunération, important pour vos collaborateurs, la paie soulève en effet un certain nombre d’obligations légales auxquelles vous ne pouvez déroger. Il est primordial que votre outil les intègre afin d’éviter toute irrégularité.

appvizer vous propose un comparatif de logiciels de paie afin de trouver la solution la mieux adaptée à votre entreprise et à sa taille. Découvrez dans cet article leurs avantages, inconvénients et caractéristiques pour faire votre choix en toute quiétude.

La fiche de paie : définition et dématérialisation

La fiche de paie, ou bulletin de salaire, est un document très important dans toute entreprise.
Établi mensuellement, il doit comporter un certain nombre d’informations légales relatives au travail et à la rémunération : 

  • salaire brut, 
  • salaire net, 
  • salaire net imposable, 
  • cotisations salariales,
  • cotisations patronales, 
  • mutuelle, 
  • congés payés, 
  • indemnités, 
  • temps de travail, 
  • heures supplémentaires, etc. 

Avec la dématérialisation des documents, notamment celle du bulletin de paie depuis 2009, de nouvelles pratiques se sont mises en place pour faciliter cette tâche, tout en veillant à la sécurité des données.

D’après le blog de PayFit :

Tandis que les salariés français n’avaient adopté le bulletin dématérialisé qu’à hauteur de 20 % avant 2017. Ils sont depuis plus de 80 % à l’avoir accepté. Le bulletin dématérialisé est plus simple à conserver pour les salariés et représente une économie de coûts pour l’entreprise.

Les avantages des logiciels de paie en ligne (SaaS)

appvizer est le média spécialiste des logiciels en ligne, les Softwares as a Service, solutions les plus adaptées aux nouveaux usages :

  • pas besoin d’installation spécifique, tout est dans le cloud,
  • des mises à jour faites automatiquement grâce à la veille et la programmation gérées par l’éditeur,
  • des formules flexibles, sur abonnement mensuel ou à l’année,
  • une mobilité d’usage sur tous les terminaux : ordinateurs, tablettes, smartphones, idéale pour le suivi même en télétravail ou en déplacement,
  • l’interopérabilité avec d’autres outils métiers (Système d’Information des Ressources Humaines, logiciel de gestion des notes de frais, logiciel de comptabilité, etc.) pour une intégration optimale à votre parc logiciel et l’exploitation de toutes les données utiles.

Voici plus en détail les avantages de ces logiciels de paie en mode SaaS.

Automatisation des process

Oubliez votre paie Excel ! Avec un logiciel de paie, vous automatisez vos processus et réalisez des gains de temps considérables. Le logiciel réalise les tâches rébarbatives et chronophages à votre place (édition des fiches de paie, transmission des ordres de virement à votre banque, décompte des congés payés et des titres restaurants, déclarations sociales, etc.).

Vous pouvez ainsi vous consacrer à des tâches plus stratégiques.

Économie et évolutivité

Les offres peuvent varier selon les formules choisies et les modules complémentaires sélectionnés. Cela vous permet de façonner un outil sur mesure, quitte à procéder à des changements quand votre structure évolue. Vous payez en fonction de vos besoins.

Attention, certains outils se limitent à des tranches d’effectifs et des secteurs bien définis.

Diminution des erreurs

Le logiciel de paie permet également, grâce à l’automatisation des tâches, de réduire le nombre d’erreurs. L’erreur est humaine ; laissez une solution de paie en ligne prendre le relais et passez moins de temps à corriger vos erreurs ou à régler des litiges.

Chaque mois, environ 7 millions de fiches de paie en France qui comportent des erreurs.
40 % des litiges prud’homaux sont liés à la paie.

Source : PayFit janvier 2019

Transparence pour les collaborateurs

Les logiciels intègrent de plus en plus le travail collaboratif. Dans le cas des logiciels de paie, les collaborateurs ont également accès à l’outil : ils peuvent avoir accès à leurs bulletins de salaire, consulter leurs soldes de congés, de RTT et d’heures supplémentaires, joindre des notes de frais, etc.

À noter : pensez à paramétrer les droits d’accès aux différents modules ou fonctionnalités suivant les profils utilisateurs. Le service RH aura accès à l’ensemble de la solution, alors que les collaborateurs ont des droits d’accès moindres.

Conformité légale

Les logiciels intègrent les obligations légales relatives à la paie. Par exemple, avec la nouvelle législation sur la déclaration sociale nominative (DSN), vous n’avez plus à vous soucier de quoi que ce soit : votre solution est là pour vous faciliter la tâche.

Les meilleures anticipent même les évolutions légales et réglementaires du droit social français. Avec les récentes réformes (fiche de paie simplifiée depuis le 1er janvier 2018, et le prélèvement à la source depuis le 1er janvier 2019), bénéficier de l’expertise d’un éditeur de logiciel de paie est confortable, voire salvateur.

Attention cependant : les mises à jour légales ne sont pas toujours développées en temps et en heure par toutes les solutions payantes, et encore moins incluses dans les licences gratuites. Pour ces dernières, prévoyez un surcoût, le cas échéant. Ce paramètre est à prendre en compte lors du choix de votre outil.

Analytique

Vous pouvez réaliser des exports et des synthèses de données personnalisés pour bénéficier d’un suivi optimal, au cœur de votre stratégie RH.

À vérifier

Pour les entreprises dont les secteurs sont concernés par des conventions collectives particulières, comme le BTP ou le transport, vérifiez que la vôtre est bien prise en charge par le logiciel que vous choisissez.

D’autre part, les solutions plus complètes présentent l’avantage d’avoir des fonctionnalités SIRH permettant d’intégrer les notes de frais, la gestion des congés, absences et des heures supplémentaires à votre outil paie.

Les limites des logiciels de paie gratuits

Fonctionnalités limitées

Les logiciels gratuits sont intéressants d’un point de vue économique, mais cet avantage peut en réalité cacher un inconvénient : un spectre fonctionnel réduit. On ne peut pas s’attendre à retrouver toutes les fonctionnalités d’un logiciel pro payant dans une solution gratuite. Cela dit, en fonction de vos besoins, de la taille de votre entreprise et de votre secteur d’activité, les fonctionnalités de base proposées par les outils gratuits peuvent tout à fait vous suffire. Vérifiez bien les services compris.

Absence de mise à jour légale

Qui dit mises à jour légales et conventionnelles, dit experts dédiés à la collecte des informations et à leur intégration dans le logiciel. Pour les éditeurs de logiciels gratuits, cela représente parfois un coût trop élevé pour l’inclure dans une solution. Prudence !

Moins d’accompagnement, de service client

Bien sûr, on ne peut pas s’attendre à avoir la même qualité de service avec un logiciel de fiche de paie gratuit qu’un logiciel payant. Cela veut dire moins de suivi, moins ou pas de formation à l’outil, un support client moins réactif.

Quel logiciel gratuit choisir ?

Oxygène pour les TPE

Gérez vos salariés et votre paie avec Oxygène, leader du logiciel de paie gratuit avec plus de 600 000 téléchargements en moins de 10 ans. 

Ses forces :

  • s’adapte à tous les secteurs d’activité,
  • paramétrable à l’infini et adaptable à votre structure,
  • visualisation du livre de paie sur plusieurs exercices,
  • des formations pour vous aider à la prise en main.

Attention : Oxygène est gratuit uniquement dans la limite de 9 salariés. Il s’agit d’un logiciel on-premise et monoposte, fonctionnant exclusivement sous Windows OS.
À partir du dixième salarié, il faut passer sur une version payante (de 300 € HT pour moins de 20 bulletins par mois à 3000 € HT pour moins de 600 bulletins par mois). Par ailleurs, certaines options sont payantes.

Les versions d’essai gratuites

Les logiciels de paie gratuits et de qualité sont rares, et c’est normal. La paie est une question sérieuse qui nécessite que des experts en comptabilité et en développement s’y attardent.

Par contre, la plupart des éditeurs proposent des versions d’essai gratuites, sur une période allant en général de 15 jours à un mois. Si ce n’est pas le cas, il est possible de demander au minimum une démonstration gratuite. C’est le cas des logiciels cités dans la partie suivante.

Quel logiciel de paie pour ma TPE ?

Agipaie, le choix entre l’externalisation ou la gestion des paies en ligne

Dans le cas de l’externalisation, Agipaie a l’avantage d’être complété par les services d’un cabinet RH pour gérer tous les documents sociaux, de l’embauche au départ de vos salariés.

En ligne, il prend en charge :

  • la gestion des salariés (création de fiches individuelles, gestion des plannings), 
  • la gestion sociale (suivi des absences, des congés payés, des titres de transport et des tickets restaurants, reporting des données paies, bilans sociaux, etc.), 
  • la production des bulletins de paie, leur archivage sécurisé et illimité, les virements, 
  • les déclarations des DSN, 
  • le paramétrage et la génération des écritures comptables.

Réputé intuitif d’utilisation, il s’adapte aussi aux besoins des PME. Il est également conseillé pour le secteur du transport, dont la convention collective est assez complexe.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : 11 €/mois/utilisateur.

Vos fiches de paie simplement et rapidement avec Fiche-Paie.net

Fiche-Paie.net est un logiciel en ligne qui permet de générer automatiquement vos feuilles de salaire pour simplifier votre gestion administrative de la paie.

L’outil est très simple d’utilisation : quelques clics et quelques minutes suffisent pour éditer les fiches de paie de vos employés. Il vous suffit pour cela de compléter le formulaire en remplissant les champs relatifs à votre entreprise, au salarié, les spécificités de votre fiche de paie et le tour est joué ! Votre fiche de paie est disponible immédiatement en téléchargement.

Une équipe de conseillers est à votre écoute pour faciliter votre utilisation. Cela dit, son interface intuitive vous simplifie déjà beaucoup la prise en main.

Avec Fiche-Paie.net, vous payez en fonction du nombre de fiches de paie que vous avez besoin d’éditer tous les mois (1, 3, 12 ou plus). Cette solution est parfaite pour tout chef de TPE qui souhaite faire des économies de temps et d’argent.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : de 7,9 € à 79,9 €/mois/utilisateur suivant le nombre de bulletins ; Formule illimitée à 99,9 € pour 5 utilisateurs.

Quel logiciel de paie pour ma PME ?

ISAPAYE — AGIRIS entreprises garantit autonomie et rapidité pour votre paie

ISAPAYE est l’outil dédié à la paie de l’éditeur ISAGRI. Il répond parfaitement aux besoins des PME, mais également des TPE.

ISAPAYE logiciel bulletin de paie en ligne

Vous réalisez un gain de temps précieux grâce à l’assistant de création des nouveaux salariés dans ISAPAYE. Toutes les données RH et informations sociales liées à ce salarié figurent dans le logiciel : vous bénéficiez d’un suivi des temps, des congés et absences, pour un report facilité en paie.

Les bulletins de paie sont calculés automatiquement par la solution. Les ressources humaines n’ont plus qu’à vérifier la véracité des informations, notamment les cotisations, grâce à l’outil dédié. Vous êtes également libérés de la DSN : elle est calculée et déposée automatiquement par ISAPAYE !

En cas d’oubli ou d’erreur de saisie, ISAPAYE vous alerte pour éviter tout désagrément. Enfin, les mises à jour régulières et automatiques vous garantissent d’être toujours conforme à la loi en matière de paie.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : budget moyen de 3 à 11 € par mois et par bulletin de salaire.

Payfit, l’outil qui permet aux RH de gagner en productivité

PayFit permet d’automatiser l’édition de vos bulletins de paie et de vos déclarations sociales. Son interface est très intuitive et son support client réactif.

Vos données et informations sont chiffrées et sauvegardées, garantissant en permanence leur intégrité, leur traçabilité, leur authenticité et leur confidentialité.

Les télépaiements peuvent être programmés à l’avance ainsi que l’envoi par mail du bulletin aux salariés. Ces derniers ont aussi accès à un espace dédié où ils peuvent modifier leurs informations et saisir leurs notes de frais, leurs demandes de congé.

Le logiciel prend en charge :

  • les fiches de paie,
  • les déclarations sociales auprès de l’administration, telles que l’attestation Pôle Emploi, Prévoyance, Retraite, CUCS, DADS,
  • les congés et absences des employés,
  • les notes de frais.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : sur demande.

Quel logiciel de paie pour mon ETI ou grand groupe ?

Paye MTAE, l’expertise d’un éditeur français spécialiste des logiciels de gestion

Fort de ses 40 ans d’expérience, Paye MTAE s’appuie sur une équipe d’experts toujours à la recherche de fonctionnalités plus innovantes pour proposer des solutions complètes et performantes.

Paye MTAE capture d'écran

Le logiciel Paye MTAE va au-delà de la simple création de fiches de paie puisqu’il permet de répondre à l’ensemble des besoins RH en matière de gestion sociale.

En choisissant le logiciel Paye MTAE, vous bénéficiez d’un accompagnement complet. Vous profitez de stages et de formations personnalisées, et disposez d’un service hotline dédié réactif pour toutes vos questions d’utilisation ou relatives à la législation sociale.

Peu importe le secteur d’activité ou le nombre de salariés, ce logiciel multisociétés conviendra particulièrement aux entreprises qui souhaitent garder le contrôle et la maîtrise de la gestion de la paie.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : sur demande ; établissements et employeurs illimités.

Yourcegid RH Y2 On Demand, la solution complète pour gérer votre paie

Yourcegid RH Y2 On Demand est la solution idéale pour toute PME, PMI ou grand groupe qui recherche une solution SaaS de confiance pour gérer sa paie.

Cegid est un éditeur de confiance et offre un logiciel complet et intégré :

  • gestion complète de la paie : édition des bulletins de paie, règlement, production de la DSN, etc. ;
  • toutes les obligations légales relatives à la paie sont intégrées au logiciel ;
  • mises à jour automatiques pour suivre la législation en vigueur ;
  • des données hébergées de manière hautement sécurisée.

Avec Yourcegid RH Y2 On Demand, vous gérez plus que la paie : l’outil intègre également la gestion de la mobilité, de l’épargne salariale, des entretiens et de la formation des collaborateurs. En bref, il s’agit d’un SIRH complet pour votre entreprise.

▷ Données hébergées en France.
▷ Coût : sur demande.

Comparatif des logiciels de paie cités

Parfois, pour un coût moindre, il est bien plus intéressant d’investir dans un logiciel payant. Il peut vous faire gagner beaucoup de temps, ressource qui n’est pas négligeable non plus.

Logiciel Pour quels types d’entreprises Atout principal
Agipaie TPE, PME Expertise et flexibilité
Fiche-Paie.net TPE, PME Simple et économique
ISAPAYE TPE, PME Rapide et abordable
Paye MTAE PME, ETI, grands groupes Expertise et accompagnement
PayFit PME Intuitif et collaboratif
Yourcegid RH Y2 On Demand TPE, PME, ETI, grands groupes Solution pro complète

Choisissez le meilleur logiciel pour vos fiches de paie

Vous ne savez toujours pas quel logiciel choisir pour votre paie ? Plusieurs éléments sont à prendre en compte dans votre recherche, comme la taille de votre entreprise, votre secteur d’activité, et bien entendu, votre budget. Certaines solutions gratuites sont très qualitatives, notamment si vous gérez une petite entreprise.

N’oubliez pas de prendre en compte les coûts cachés de ces solutions : formations, options payantes, nombre de salariés pris en charge réduit, etc. À l’inverse, les solutions pros offrent un spectre fonctionnel plus large ainsi que la conformité légale garantie. À vous de décider !

Article mis à jour, publié initialement en novembre 2017.

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