Créez votre bulletin de paie avec indemnités prévoyance en toute simplicité grâce à notre modèle Excel

Tout revenu salarial perçu par le salarié doit apparaître sur son bulletin de paie, y compris les revenus de remplacement : indemnités, arrêts maladie et autres indemnisations de sécurité sociale.

L’idée des indemnités journalières de prévoyance est de garantir un revenu complémentaire lors d’un arrêt de travail. Elles s’ajoutent aux IJSS versées à l’employé et prolongent le maintien de son salaire.

La parution et l’emplacement de ces revenus sur le bulletin de paie dépendront de divers facteurs. Notamment : y a-t-il subrogation ? Que stipule votre contrat avec l’assureur ? Votre salarié est-il cadre ? Quels accords avez-vous avec la convention collective ?

Dès lors que vous avez souscrit à un risque incapacité de travail auprès d’un organisme de prévoyance, de mutuelle ou une assurance, vos salariés peuvent prétendre aux IJ prévoyance. Les indemnités prévoyance peuvent être choisies de manière légale ou conventionnelle.

Vous alors pouvez envisager deux méthodes de paiement :

• La subrogation : votre entreprise verse elle-même les indemnités et l’organisme assureur rembourse ses frais. Vous n’avez pas à indiquer ce montant sur la fiche de paie puisqu’il vient s’ajouter à l’allocation complémentaire déjà versée et soumise à cotisations sociales.

• L’organisme verse le complément de salaire au salarié à la place de l’employeur. Comme le montant versé ne s’ajoute à aucune allocation précédente, il doit encore être soumis aux cotisations sociales. Vous devrez saisir le montant sur le bulletin de salaire à partir des informations transmises par l’organisme.

Lorsqu’elles sont versées dans le cadre d’un contrat obligatoire, les IJ prévoyance sont imposables à 100 % de leur montant. Celles versées dans le cadre d’un contrat non obligatoire ne sont pas imposables.

👉 C’est à l’organisme qui verse les revenus de procéder au prélèvement du montant de l’impôt sur le revenu. Dans le cas des IJ subrogées, c’est à l’employeur réalisant la subrogation de réaliser le prélèvement.

À titre d’illustration, nous vous proposons un modèle de bulletin de salaire avec indemnité de prévoyance à télécharger. Il comprend le détail des calculs à effectuer ainsi que des explications point par point sur son fonctionnement. Notre exemple se base sur ces paramètres :

• Entreprise de moins de 50 salariés.

• Salarié non-cadre au régime de 35 h/semaine avec salaire de base : 10,85 € l’heure. Soit 1 645,62 € brut par mois.

• PMSS : 3 428 €

• Absence pour maladie de 14 jours.

• la cotisation prévoyance mensuelle fixée à 80 € par salarié.

👉 Le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS) est le montant maximum à prendre en compte pour le calcul de certaines cotisations sociales.

• Les absences sur le bulletin de salaire sont à compter à partir des heures réelles réalisées par mois. Ici, les 2 semaines d’arrêt correspondent à 70h sur base des 151,67 h mensuelles.

• Le calcul des IJSS brut tient compte du délai de carence (3 jours) du versement. Le total net n’apparaît qu’en cas de subrogation.

• Lorsque l’indemnité est versée par un organisme tiers, la part de l’indemnité de prévoyance soumise aux cotisations correspond au taux de participation de l’employeur. Dans l’exemple, cette part est de 75 %.

• Le salarié du modèle a droit à des IJ pour maintien de salaire à hauteur de 90 % du salaire total.

• Le total du salaire brut est la somme du montant soumis et non soumis à cotisations.

Les cotisations

Elles sont calculées en appliquant des taux selon les tranches de rémunération de vos salariés et réparties entre lui et vous. Lors du calcul des montants des cotisations la base « salaire brut » correspond à la part du salaire brut soumise aux cotisations.

Dans le modèle, le taux de participation à la cotisation prévoyance est fixé à 75 % pour l’employeur. Dans le cas d’une prévoyance mise en place par une convention collective, le taux minimum pour l’entreprise est de 50 %. Pour le contrat de prévoyance obligatoire d’un cadre, elle est exclusivement financée par son employeur.

La contribution sociale généralisée (CSG) et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) s’appliquent sur 98,25 % de la rémunération brute. Soit le « salaire brut imposable » — 1,75 % d’abattement pour frais professionnels.

• Elles sont prélevées sur les revenus d’activité et de remplacement (indemnités, pensions, etc.). Pour les IJSS notamment, elles s’appliquent à un taux de 6,20 %.

• Dans le cas du modèle, l’imposition n’apparaît pas puisqu’il n’y a pas cas de subrogation : les paiements d’indemnités sont faits au salarié par l’organisme de prévoyance et la sécurité sociale.

👉 L’abattement ne s’applique que sur les rémunérations ne dépassant pas 4 fois le plafond de la Sécurité sociale. Au-delà, la CSG et la CRDS sont calculées sur la totalité de la rémunération.

• Le PAS se fait directement sur le bulletin de paie. Les taux personnalisés sont fixés par l’administration sur la base des revenus fiscaux salariés. Ils sont régulièrement mis à jour et communiqués aux employeurs afin qu’ils puissent l’appliquer à la rémunération nette imposable.

• En l’absence d’un taux personnalisé, l’employeur est tenu d’appliquer un taux neutre du barème légal en vigueur.

Calcul du montant net imposable :

Pour calculer le montant de l’IJ prévoyance, votre assureur vous demandera de déclarer les douze derniers salaires bruts de votre salarié. À défaut, il en fera une simulation et en déduira une moyenne.

À partir de là, comme pour les IJSS, il divisera cette moyenne par 30,42 (estimation mensuelle) et appliquera au total le pourcentage correspondant à votre contrat.

Tout comme pour le calcul précédent, vous aurez besoin des salaires précédant l’arrêt maladie de votre salarié. Les indemnités journalières de sécurité sociale seront en principe à hauteur de 50 % du salaire journalier de base.

IJSS brute = 3 derniers salaires bruts/(3 périodes x 30,42 jours) x 50 %

Pour obtenir l’IJSS nette à partir de l’IJSS brute il faut compter sur les taux de CSG/CRDS applicables.

IJSS nette = IJSS brute x 0,933

📝 établissez les IJSS brutes sur la fiche de paie, car elles ne sont pas soumises à cotisations et vous risquez de les oublier.

En tant que chef d’entreprise, RH ou gestionnaire de paie, vous prenez en charge la gestion du salaire des employés. Excel est un logiciel qui permet de s’occuper du traitement de documents au cas par cas, mais ça devient un réel casse-tête dès lors que le nombre de salariés augmente.

Le paiement du salaire n’est pas complètement standardisé, la rédaction de bulletins de salaire est une tâche complexe et chronophage. D’autant plus qu’au niveau juridique, comptable et RH, les fiches de paie doivent être irréprochables.

Avec un logiciel spécialisé, vous pouvez vous simplifier la tâche, gagner du temps et surtout un logiciel a beaucoup moins de chances de se tromper. Il est également mis à jour régulièrement et dispose de toutes les données nécessaires à vos calculs (taux applicables, tranches de salaire, bulletins précédents, etc.).

Un logiciel présente différentes options en fonction des besoins et de la taille de votre entreprise. Par exemple, la solution Sage Business Cloud Paie est parfaitement adaptée aux PME et TPE. Grâce à elle, automatisez au maximum la gestion de votre paie, au moyen d’un outil intuitif, simple à prendre en main et disponible en ligne. Et ne vous souciez plus de la fiabilité de vos fiches de salaire, puisque l’éditeur procède à des mises à jour régulières pour se conformer aux obligations légales et conventionnelles.

Les indemnités de prévoyance ne sont pas obligatoires pour l’ensemble de votre entreprise. Dès lors que vous souscrivez à une prévoyance, votre taux de participation est fixé à un minimum de 50 %. Dans le cas de vos salariés cadres, la participation monte à 100 % et le contrat devient obligatoire.

Sur le bulletin de salaire, l’emplacement de la prévoyance n’est pas fixe. Il dépend :

• du statut du salarié qui la reçoit,
• du moyen de versement choisi,
• de l’imposition applicable ou déjà appliquée,

La CSG et CRDS s’appliquent sur les revenus de remplacement. Cependant, l’imposition de ces revenus se fait par l’organisme qui les verse. Vous ne devez donc vous en occuper qu’en cas de subrogation.

Le calcul des IJ de prévoyance et IJSS se fait sur la base des 12 derniers salaires de votre employé.

Vous pouvez confier l’ensemble de ces éléments à un logiciel spécialisé qui s’occupe ensuite de les segmenter et de les calculer pour vous. C’est un gain de temps considérable et des économies en ressources que vous pourrez par la suite consacrer à développer votre métier.