Comment faire une fiche de paie sans stress… et sans erreurs !

Comment faire une fiche de paie sans stress… et sans erreurs !

Le 22/05/2024

En tant que chef d’entreprise ou salarié administratif, vous êtes amené à gérer tous les mois les bulletins de salaire de vos collaborateurs ? Vous avez alors constaté à quel point l’élaboration de ce document, très encadré par la loi, exige la plus grande rigueur. Une coquille, un oubli… et l’employé concerné risque de vous tomber dessus 😬.

Comment faire une fiche de paie sans comptable et surtout sans vous tromper ? Pour mener cet exercice à bien, il vous faut maîtriser les obligations légales associées, les mentions à apposer ainsi que celles à proscrire… et pourquoi pas vous appuyer sur un logiciel spécialisé.

Cet article condense tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet. En prime, vous pourrez également télécharger notre fiche de paie gratuite, à compléter avec vos propres informations 🎁.

Bulletin de salaire : quelles obligations ?

La fiche de paie est-elle obligatoire ?

Point de suspens : la fiche de paie, aussi appelée bulletin de salaire, est obligatoire. Et ce quels que soient la situation de l’employé et le type de contrat auquel il est soumis (CDD, CDI, temps partiel, temps plein, etc.).

Vous êtes alors tenu de lui remettre ce document :

  • tous les mois à la même date ;
  • et en même temps que le versement de son salaire.

Vérifier la conformité de sa rémunération, justifier ses revenus auprès de diverses institutions… la fiche de paie s’avère essentielle pour le salarié !

Il existe néanmoins une exception à la règle, lorsqu’il s’agit d’un stagiaire dont la gratification est inférieure à celle imposée a minima par la législation.

☝️ N’oubliez pas de délivrer le bulletin de salaire à votre employé car, dans le cas contraire, vous risquez une amende s’élevant jusqu’à 450 € par document non transmis !

Comment doit-elle être établie et conservée ?

Depuis la loi travail 2017, il est possible de remettre au salarié sa fiche de paie uniquement sous forme dématérialisée, sauf s’il s’y oppose. Toutefois, vous pouvez toujours la donner en main propre ou l’envoyer par voie postale.

Et au niveau de la conservation du bulletin de salaire ?

  • L’employeur doit garder un double de la fiche de paie 5 ans au minimum. Au-delà, il lui faut garantir sa disponibilité sous forme électronique pendant 50 ans à compter de son émission, ou durant les 6 années qui suivent le départ à la retraite de l’employé.

  • Le salarié conserve le bulletin toute sa vie puisque ce document, justifiant son niveau de vie, est exigé lors de nombreuses démarches, notamment celles liées à la retraite.

De quelle façon présenter la fiche de paie ?

Si on ne constate pas de formalisme strict quant à la présentation du bulletin de salaire, il existe cependant :

  • des mentions obligatoires ;
  • et parfois une hiérarchisation des éléments, comme c’est le cas pour les cotisations et contributions sociales (nous détaillerons ceci ultérieurement).

☝️ Toutefois, le gouvernement prévoit pour 2026 la mise en place d’une fiche de paie simplifiée, ne comportant qu’une quinzaine de lignes, versus la cinquantaine actuelle. Bien entendu, toutes les informations resteront disponibles à la demande du salarié.

Des contestations sont-elles possibles ?

Il est possible, pour le salarié, de contester son bulletin de salaire, et donc la rémunération perçue. Dans ce cas, il dispose de trois ans pour intenter une action aux prud’hommes.

De la même manière, l’employeur peut également répliquer en cas de versement d’un trop perçu. Là aussi il a trois ans pour faire le nécessaire.

Les mentions légales de la fiche de paie

On dénombre une multitude de mentions obligatoires à faire figurer sur le bulletin, qu’on détaillera davantage dans la partie « Étapes ».

Voici néanmoins un aperçu des grandes catégories dans lesquelles sont classées ces mentions :

  • l’identification de l’entreprise ;
  • l’identification du salarié ;
  • les date de paiement et la période d’emploi concernée par la fiche de paie ;
  • la rémunération de l’employé ;
  • les cotisations et contributions sociales ;
  • le net à payer, le net imposable, le montant net social et l’impôt sur le revenu ;
  • les mentions finales.

Les mentions à proscrire

Si l’on retrouve de nombreuses indications obligatoires dans les bulletins de salaire, il en existe certaines à proscrire :

  • les mentions relatives à l’exercice du droit de grève ;
  • les mentions associées à une fonction de représentant du personnel.

☝️ En cas de rémunération liée à des activités de représentation du personnel, insérez les informations nécessaires dans un document annexe à la fiche de paie principale.

Comment faire une fiche de paie en bonne et due forme ? Les 6 étapes à suivre

🤔 Avant d’aller plus loin, vous vous demandez peut-être où faire une fiche de paie ?

Tant que les informations demandées sont bel et bien présentes, il n’existe pas, là non plus, de formalisme strict. Vous pouvez tout à fait élaborer le document dans un tableur de type Excel, ou encore via Word.

Bien sûr, l’utilisation de logiciels dédiés s’avère bien plus pratique, mais on reviendra sur ce point plus tard.

Découvrons d’abord les étapes à suivre si vous procédez a la mano 💡.

Étape 1 : Renseignez les informations associée à l’employeur

Les informations à indiquer sont les suivantes :

  • le nom de l’entreprise ;
  • ses coordonnées ;
  • le numéro de SIRET ;
  • le code APE, ou code NAF
  • le nom de la convention collective de branche applicable au salarié.

Étape 2 : Complétez les informations relatives à l’employé

Côté salarié, voici les données qu’on retrouve sur la fiche de paie :

  • la date de début du contrat de travail ;
  • les nom et prénom du salarié ;
  • son numéro de sécurité sociale ;
  • ses coordonnées ;
  • les informations sur son emploi : intitulé du poste, type de contrat de travail, classification, coefficient hiérarchique ;
  • la période concernée par la rémunération ;
  • le taux horaire moyen ;
  • le nombre d’heures travaillées sur le mois. 👉 Il importe ici de distinguer les heures au taux normal, les heures supplémentaires et les éventuelles heures indemnisées au titre de l’activité partielle.

☝️ Si vos collaborateurs sont rémunérés au forfait, indiquez la nature ainsi que le volume du forfait concerné.

Étape 3 : Précisez les éléments sur la rémunération brute

Viennent ensuite les éléments relatifs à la rémunération brute, celle calculée avant que ne soient déduites les diverses cotisations et contributions sociales.

Il s’agit ici :

  • du salaire de base ;
  • des éventuels avantages en nature ;
  • des potentielles indemnités pour congés payés ou RTT.

Étape 4 : Renseignez les cotisations et contributions sociales

Les différents types de cotisations et contributions sociales

Ici, les choses se compliquent 😱.

Il s’agit en effet de la partie la plus « technique » à laquelle on se confronte lorsqu’on élabore une fiche de paie.

Les cotisations et contributions sociales sont regroupées en trois grandes catégories :

  • Les charges patronales payées par l’employeur. Prélevées en amont du brut (le super-brut), elles couvrent notamment la Sécurité sociale, l'assurance chômage ainsi que la formation professionnelle.

  • Les contributions salariales payées par l’employé. Elles sont prélevées directement sur son salaire brut et incluent la contribution sociale généralisée (CSG) et la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS).

  • Les charges mixtes payées par les deux. Elles concernent généralement la retraite complémentaire, la prévoyance et une partie de la Sécurité sociale.

Leur mention dans la fiche de paie

Sur la fiche de paie, ces cotisations et contributions sociales sont rassemblée au sein de 6 rubriques, présentées d'ordinaire dans l’ordre suivant :

  • Santé :
    • Sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès ;
    • complémentaire incapacité-invalidité-décès ;
    • complémentaire santé ;
  • Accidents du travail et maladies professionnelles ;
  • Retraite :
    • Sécurité sociale plafonnée ;
    • Sécurité sociale déplafonnée ;
    • complémentaire retraite ;
  • Retraite supplémentaire ;
  • Famille ;
  • Assurance chômage.

Sont ajoutées à la suite :

  • les autres contributions dues par l'employeur, par exemple le versement transport, la contribution au Fonds national d'aide au logement (FNAL) ou encore la participation à l'effort de construction (PEEC) ;
  • la CSG déductible de l'impôt sur le revenu ;
  • les CSG/CRDS non déductibles de l'impôt sur le revenu.

☝️ Pour chacun de ces éléments, indiquez l’assiette, le taux et le montant.

Enfin, à la fin de cette partie, précisez :

  • le total des cotisations et contributions salariales ;
  • le total des cotisations et contributions patronales ;
  • les autres retenues éventuelles, telles que les tickets-restaurant.

Étape 5 : Ajoutez les potentielles indemnités non soumises à cotisations

Il s’agit généralement de sommes supplémentaires versées au salarié, non soumises aux cotisations sociales et patronales habituelles.

Quelques exemples :

Étape 6 : Calculez et présentez la rémunération nette du salarié

Arrive enfin la partie tant attendue par le salarié, celle qui présente sa rémunération nette à percevoir 🤑.

Cette rubrique se décompose comme suit :

  • le montant net social ;
  • le net à payer avant impôt sur le revenu ;
  • le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
  • le net à payer ;
  • la date de versement du salaire.

☝️ Il est possible d’inclure en bas de bulletin le salaire total versé par l'employeur, également appelé « super-brut ». On retrouve aussi :

  • une recommandation de conservation du bulletin sans limitation de durée ;
  • l’adresse du site service-public.fr si besoin de davantage de précisions.

Exemple de bulletin de paie à télécharger gratuitement

Malgré tous les conseils ci-dessus, comment vous assurer de ne rien oublier ? En téléchargeant notre modèle de fiche de paie à remplir gratuit pardi 😉.

Il est possible, bien entendu, de l’adapter à toutes les situations.

Modèle de fiche de paie

Télécharger gratuitement

Pourquoi faire une fiche de paie en ligne ?

Grâce aux étapes décrites ci-dessus, vous savez désormais comment faire une fiche de paie sur Excel ou encore via un outil de traitement de texte.

Mais vous l’avez constaté, que d’éléments à y faire figurer 🤯 ! C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises préfèrent s’appuyer sur un logiciel de paie en ligne.

En utilisant ce type de plateforme, vous :

  • gagnez énormément de temps dans l’exécution du processus, du fait de l’automatisation de nombreuses opérations (calcul des cotisations et contributions sociales par exemple) ;
  • réduisez considérablement le risque d’erreurs, car l’outil se charge de faire les calculs pour vous et vous alerte en cas de coquille ou d’oubli ;
  • assurez votre conformité avec les règlementations en vigueur, puisque les éditeurs s’occupent des mises à jour légales nécessaires ;
  • fluidifiez la communication avec vos collaborateurs, qui peuvent alors accéder à leurs documents en toute autonomie ;
  • archivez les bulletins dans le coffre fort numérique du logiciel : plus besoin de conserver des caisses et des caisses de papiers !

Une solution à l’image de Silae Paie vous permet de bénéficier de tous ces avantages. Élaborée en collaboration avec des gestionnaires de paie, elle a pour objectif de simplifier au maximum l’exécution des bulletins de salaire, tout en garantissant leur conformité. Pour ce faire, Silae Paie prend en compte plus de 830 conventions collectives, automatise de nombreuses tâches (distribution des documents par exemple) et l’éditeur réalise des mises à jour légales quotidiennes. Cerise sur le gâteau, optez pour le mode de fonctionnement qui vous convient : externalisation, semi-externalisation ou internalisation de votre paie.

Silae Paie

5 avis

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💡 Si vous cherchez comment faire des fiches de paie gratuitement, sachez qu’il existe sur le marché des outils gratuits. Ils restent néanmoins limités, sur le nombre de collaborateurs pris en charge par exemple.

Comment faire une fiche de paie : on résume !

Cet article vient de vous expliquer comment calculer une fiche de paie facilement, en considérant l’ensemble des mentions à apposer sur le document.

Il importe d’opérer avec la plus grande minutie, car en cas d’erreurs, non seulement vous risquez l’amende, mais surtout vous dégradez la relation avec vos employés !

Comme une fiche de paie simple n’existe pas vraiment, on vous recommande le recours à un logiciel, programmé pour réaliser une bonne partie du travail à votre place. D’autant plus si votre entreprise est vouée à croître : les choses se compliqueront dès qu’il faudra gérer des dizaines et des dizaines de collaborateurs, avec leurs spécificités.

Autre solution : l’externalisation de la paie, consistant à confier à d’autres experts ces tâches ardues.

À vous d’opter pour la solution la plus adaptée pour créer des bulletins de salaire sans coquille, car on ne plaisante pas avec la paie.

Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !

Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).

Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.

Jennifer Montérémal

Jennifer Montérémal, Editorial Manager, Appvizer

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