Quelle solution pour votre fiche de paie en ligne ?

La gestion de la paie est un enjeu RH essentiel pour les entreprises. Concernée par le vent de dématérialisation qui souffle sur les processus du monde du travail, elle a beaucoup évolué. Si la finalité de la paie représente de nombreuses contraintes à gérer, voici comment gagner du temps et en efficacité.

Le bulletin de salaire est traditionnellemnt un document papier. Ne portant ni signature, ni paraphe ou marquage quelconque, on peut aussi bien le scanner ou le photocopier. Sa version numérique, le e-bulletin ou bulletin de paie en ligne, a la même valeur juridique.

En 2008, la loi LME (loi de modernisation de l'économie) a impulsé une première vague de dématérialisation des flux économiques en commençant par la facturation. La fiche de salaire a suivi, avec la loi de mai 2009. Puis, en 2016, la loi travail, dite loi El Khomri, a accentué encore le phénomène de dématérialisation de fiches de rémunération, dispensant l’employeur de demander l’accord des salariés. Sans opposition explicite de leur côté, toute entreprise peut désormais adopter un système de paie dématérialisée.

Vous pouvez remettre au salarié son bulletin de paie par mail ou au travers d’un portail internet. Pour la saisie, trois possibilités :

• utiliser un logiciel de paie et la faire en interne ;
• la confier à un gestionnaire de paie externe – externalisation de la paie ;
• utiliser une plateforme web ASP (Application Service Providing) et vous en charger. On parle aussi dans ce cas d’externalisation de la paye, mais qui est ici seulement partielle.

Vis-à-vis de l’administration, le salarié doit avoir en sa possession l’ensemble de ses fiches de salaire pour calculer ses droits à la retraite et de l’indemnité d’assurance chômage qui pourrait lui être attribuée par Pôle Emploi (anciennement Assedic). Lorsque l’employeur lui verse son salaire, l’employé doit donc conserver le bulletin de paie associé, et ce, tout au long de sa carrière. Au format papier, cela demande de les stocker chez soi. Ce qui occupe de la place, et n’exclut pas le risque d’incident, type inondation ou incendie, pouvant détériorer les documents.

Au format numérique, les bulletins de paye se stockent informatiquement. L’expert comptable comme l’employé peuvent y accéder simplement. Sur une plateforme ASP, il est également possible d’éditer si besoin les informations personnelles (état civil, changement d’adresse…). L’employé peut consulter de façon immédiate ses documents ou son historique et l’accès est possible 7 j / 7, 24 h / 24 : plus besoin d’attendre l’ouverture des bureaux pour faire ce type de démarche.

Pour l’entreprise, les avantages de la fiche de paie en ligne sont également nombreux : réduction des coûts de papier, d’impression et d’affranchissement, diminution du temps passé à l’expédition ou à la distribution... La charge administrative, ainsi allégée, permet de réduire les coûts de fonctionnement du service RH. L’absence d’archives papier libère de l’espace et la comptabilité est facilitée. La gestion interne dans son ensemble voit s’opérer une réduction de 10 % à 30 % de ses coûts.

Le zéro papier réduit l’empreinte écologique – moins de consommables et moins de transport. Le bénéfice se répercute sur vos processus internes : ce système permet d’accélérer les formalités et de simplifier l’accès aux documents. La paye, récurrente par définition, s’automatise en partie. Les données se reportent et les informations peuvent se synchroniser avec vos outils métiers grâce aux API (Application Programming Interfaces).

La mise en place d’une paie numérique s’accompagne de différentes obligations légales, à savoir :

• prévenir les salariés au moins un mois avant la dématérialisation des feuilles de paie ;
• envoyer le bulletin sous un format non modifiable, type pdf ;
• paramétrer un accusé de réception électronique ;
• conserver les bulletins disponibles pendant cinquante ans ou jusqu’aux 73 ans du salarié ;
• garantir l’intégrité et la sécurité des données ;
• et, comme pour une fiche de paye classique, faire apparaître certaines informations – salaire brut, salaire net et net imposable, cotisations salariales (qui, avec les cotisations patronales, correspondent notamment aux charges sociales collectées par l’Urssaf pour financer entre autres les retraites complémentaires, le régime de l’assurance-chômage et les allocations familiales selon un taux dépendant de la rémunération – le taux de cotisation est par exemple réduit de 1,8 point pour les employés dont le salaire n’excède pas 3,5 fois le Smic sur l’année), heures supplémentaires, congés payés, prime d’ancienneté, indemnités kilomètriques... ;

À noter que, depuis 2005, la réduction Fillon permet une baisse des cotisations sociales patronales sur les bas salaires (cotisations maladie, maternité, assurance vieillesse, invalidité, décès et allocations familiales).

Banques et prestataires spécialisés sont nombreux à proposer désormais des coffres-forts numériques. De plus, les solutions SaaS (Software as a Service), à même d’actualiser leurs services au gré de la législation, sont un bon moyen de déployer un système de fiche de paye en ligne dématérialisée tout en étant sûr de rester dans les clous.

Parmi les logiciels de paye en ligne, certains consistent en un module seul, comme PayFit ou Ciel Paye sous Windows. D’autres sont des SIRH (système d’informations des ressources humaines), comme Talentia Software avec son portail web destiné aux salariés. D’autres, enfin, sont des PGI (progiciel de gestion intégré) ou ERP (Enterprise Resource Planning) en anglais qui incluent notamment la fonctionnalité de paye en ligne, comme Ogust Manager.

À la source d’économies de coûts, la paie en ligne fluidifie l’administratif et présente différents avantages à la fois pour l’entreprise et ses salariés. Parmi les solutions logicielles la proposant, les enjeux de sécurité des données et de conformité légale sont des critères prioritaires pour fonder votre choix.