Comment calculer un solde de tout compte, en toute conformité !

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 22 juillet 2022, publié initialement en novembre 2019
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Calculer un solde de tout compte n’est pas une mince affaire. Sa dimension juridique et obligatoire engage l’entreprise, et rassure le salariĂ© sortant.

Le document scelle en quelque sorte la rupture du contrat. Son credo pourrait ĂȘtre « les bons comptes font les bonnes (fins de) relations professionnelles Â».

Dans un contexte oĂč l’offboarding (l’accompagnement dans la sortie de l’entreprise) devient tout aussi important que l’onboarding (l’accueil dans l’entreprise), le solde de tout compte est clairement une Ă©tape Ă  ne pas rater.

Nous vous rappelons dans cet article tous les contours du solde de tout compte et les Ă©lĂ©ments rentrant dans son calcul. Nous vous proposons aussi des outils RH pour gĂ©rer efficacement le dĂ©part de vos collaborateurs. Votre marque employeur en dĂ©pend !

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

DĂ©finition du solde de tout compte

Le solde de tout compte est l’ensemble de toutes les rĂ©munĂ©rations et indemnitĂ©s auxquelles un salariĂ© a droit en cas de rupture de son contrat de travail (selon l’article L1234-20 Code du travail). Il appartient Ă  l’employeur d’en dresser l’inventaire et de le remettre Ă  l’employĂ© contre un « reçu pour solde de tout compte Â».

Inspection du travail

Le reçu pour solde de tout compte est fourni en mĂȘme temps que :

  • le certificat de travail, rĂ©capitulant les dates d’entrĂ©e et de sortie de l’entreprise ainsi que les fonctions exercĂ©es ;
  • l’attestation employeur dĂ©matĂ©rialisĂ©e (AED), anciennement l’attestation PĂŽle Emploi, servant Ă  faire valoir ses droits aux allocations chĂŽmage ;
  • le rĂ©capitulatif des sommes Ă©pargnĂ©es dans le cadre de l’épargne salariale, le cas Ă©chĂ©ant,
  • la portabilitĂ© des garanties prĂ©voyance et frais de santĂ©.

Dans quel cas verser un solde de tout compte ?

Dans tous les cas !

Ainsi, le solde de tout compte est obligatoire pour les ruptures de contrat :

  • des salariĂ©s en CDD,
  • des salariĂ©s en CDI.

Et ceci qu’il s’agisse :

  • d’une dĂ©mission,
  • d’un licenciement, quel qu’en soit la nature ou le motif,
  • d’une rupture conventionnelle,
  • d’un dĂ©part Ă  la retraite.

☝ Le solde de tout compte doit ĂȘtre rĂ©alisĂ© :

  • mĂȘme si la dĂ©mission ou le licenciement survient pendant la pĂ©riode d’essai ;
  • mĂȘme s’il s’agit d’un contrat de professionnalisation ou d’un contrat d’alternance ;
  • mĂȘme si l’employeur est un particulier, dans le cas de l’emploi d’une assistante maternelle par exemple. L’URSSAF fournit d’ailleurs un modĂšle de solde de tout compte CESU Ă  cet effet.

Comment se calcule le solde de tout compte d’un CDI ?

Plusieurs documents administratifs et comptables peuvent ĂȘtre nĂ©cessaires au calcul du solde de tout compte ou Ă  sa vĂ©rification. A minima, il faudra les 12 derniers bulletins de salaire pour calculer les indemnitĂ©s de licenciement, de rupture conventionnelle ou de dĂ©part Ă  la retraite.

Le contenu du solde de tout compte

Le reçu du solde de tout compte rĂ©capitule donc, de façon dĂ©taillĂ©e, les sommes versĂ©es au titre de la rĂ©munĂ©ration et des indemnitĂ©s de fin de contrat :

  • le salaire dĂ» jusqu’au dernier jour du contrat de travail (heures rĂ©ellement travaillĂ©es dans le mois),
  • les heures supplĂ©mentaires restant dues et non rĂ©cupĂ©rĂ©es,
  • la prime d’anciennetĂ©, si prĂ©vue dans la convention collective, l’accord d’entreprise ou sur dĂ©cision unilatĂ©rale de l’employeur,
  • le prorata des primes et avantages contractuels tels que le 13e mois,
  • les indemnitĂ©s compensatrices pour les congĂ©s payĂ©s et RTT non pris,
  • l’indemnitĂ© compensatrice de prĂ©avis (sauf en cas de faute grave ou lourde),
  • l’indemnitĂ© de licenciement (sauf licenciement pour faute grave ou faute lourde) ou de rupture conventionnelle les cas Ă©chĂ©ants, dĂšs 8 mois d’anciennetĂ©,
  • l’épargne salariale (aprĂšs demande de dĂ©blocage),
  • le solde du compte Ă©pargne temps,
  • l’éventuelle contrepartie en cas de clause de non-concurrence.

☝  La fiche de paie ne peut en aucun cas se substituer au solde de tout compte et servir d’annexe rĂ©capitulative.

Le calcul des indemnités de rupture ou de licenciement

Pour toute rupture conventionnelle ou licenciement ayant lieu depuis le 24 septembre 2017 (pour faute simple, ou pour motif Ă©conomique), l’indemnitĂ© de rupture conventionnelle correspond :

  • Ă  25 % du mois de salaire par annĂ©e d’anciennetĂ© du salariĂ© pour les 10 premiĂšres annĂ©es,
  • puis Ă  33 % Ă  partir de la 11e annĂ©e.

Avant cette date, elle Ă©tait Ă©quivalente Ă  1/5 du mois de salaire par annĂ©e d’anciennetĂ©.

☝ Votre convention collective ou accord d’entreprise peut prĂ©voir des conditions plus avantageuses. Et si vous avez moins d’un an d’anciennetĂ©, le calcul se fera au prorata.

Le calcul des indemnités de congés payés

Il y a deux mĂ©thodes de calcul, la plus avantageuse Ă©tant toujours retenue :

  • la mĂ©thode du maintien de salaire,
  • la mĂ©thode du dixiĂšme (10 %).

☝ Il peut aussi ĂȘtre convenu entre les parties que le reliquat de congĂ©s payĂ©s soit pris pour Ă©courter le prĂ©avis.

Exemples de calcul de solde de tout compte

  • Pour une personne avec un salaire brut de 2 000 â‚Ź depuis 2 ans,
  • Dont l’anciennetĂ© est de 3 ans,
  • Qui bĂ©nĂ©ficie de 25 jours de congĂ©s par an,
  • À qui il reste 12 jours Ă  prendre,
  • Dont la durĂ©e de travail contractuelle mensuelle est 151,57 heures, soit 7 h/jour,
  • Qui a travaillĂ© effectivement le dernier mois : 15 jours sur 22 jours ouvrĂ©s, soit 103,34 heures.

Exemple de solde de tout compte pour une fin de CDI

 

Calcul

Somme

Salaire du dernier mois

Rémunération brute mensuelle / temps de travail contractuel
x temps de travail effectuĂ© : 2 000 â‚Ź / 151,57 h x 103,34 h

1 363,59 â‚Ź

Indemnités compensatrices congés payés (ICCP)

(2 000 â‚Ź x 12 mois) x 10 % = 2 400 â‚Ź
2 400 / 25 jours annuels x 12 jours Ă  prendre

1 152 â‚Ź

Avec rupture conventionnelle (depuis la réforme)

(2 000 â‚Ź x 25 %) x 3 ans

1 500 â‚Ź

ModĂšle de document pour solde de tout compte

Voici un modĂšle de reçu pour solde de tout compte, sur la base des calculs prĂ©cĂ©dents, Ă  titre d’exemple.

ModÚle de reçu pour solde de tout compte

Comment se calcule le solde de tout compte d’un CDD ?

Le mĂȘme calcul que pour un CDI s’applique. On y ajoute cependant la prime de prĂ©caritĂ©.

Cette derniĂšre se calcule de la sorte : (somme des salaires bruts + indemnitĂ©s de congĂ©s payĂ©s) X 10 %.

Comment se calcule le solde de tout compte suite Ă  un licenciement ?

Le solde de tout compte suite à un licenciement reprend également les différents éléments vus précédemment.

En revanche, en cas de licenciement pour faute grave ou lourde, le salarié ne reçoit aucune indemnité compensatrice de préavis.

Comment se calcule le solde de tout compte suite Ă  une dĂ©mission ?

Si c’est l’employĂ© qui dĂ©missionne, alors il ne peut prĂ©tendre aux primes supplĂ©mentaires ou aux indemnitĂ©s de rupture du contrat de travail.

En somme, son solde de tout compte intĂšgre :

  • le salaire,
  • les indemnitĂ©s compensatrices pour les congĂ©s payĂ©s et RTT,
  • l’indemnitĂ© compensatrice de prĂ©avis le cas Ă©chĂ©ant.

Comment se calcule le solde de tout compte pour un contrat de professionnalisation ?

À la diffĂ©rence d’un CDD « classique Â», le contrat de professionnalisation n’ouvre pas le droit Ă  la prime de prĂ©caritĂ©, puisqu’on est dans le cadre d’une formation en alternance.

Les devoirs de l’employeur

Pour ĂȘtre valide juridiquement, le solde de tout compte est :

  • dĂ©livrĂ© par l’employeur en deux exemplaires, en mains propres ou en lettre recommandĂ©e avec accusĂ© de rĂ©ception, au choix de ce dernier (on parle de droit portable et non quĂ©rable) ;
  • remis au salariĂ© contre signature, avec la mention manuscrite « pour solde de tout compte Â» prĂ©cĂ©dant sa signature ;
  • datĂ©.

Dans le cas oĂč le salariĂ© est dispensĂ© d’effectuer son prĂ©avis, le reçu du solde de tout compte ne sera remis au salariĂ© que le dernier jour du contrat de travail, quand bien mĂȘme il aurait quittĂ© l’entreprise avant du fait de la dispense.

saisirprudhommes.com

Les droits du salarié

L’employĂ© peut :

  • Ă©mettre une rĂ©serve en apposant la mention « avec rĂ©serves Â» sur le reçu ;
  • refuser de signer le solde de tout compte, la somme Ă  verser n’étant pas conditionnĂ©e Ă  la signature du reçu ;
  • contester le solde de tout compte en envoyant une lettre recommandĂ©e Ă  son employeur avec dĂ©tail des Ă©lĂ©ments contestĂ©s, ou une convocation en conciliation auprĂšs du conseil de Prud’hommes, jusqu’à 6 mois Ă  3 ans aprĂšs ;
  • saisir les Prud’hommes en dernier recours, si l’employeur ne donne pas suite Ă  la contestation et refuse de rĂ©gulariser.

☝ La signature du solde de tout compte n’empĂȘche pas le salariĂ© de poursuivre son employeur pour licenciement abusif.

DĂ©lais de versement et de contestation

L’employeur doit fournir le document accompagnĂ© du paiement, par chĂšque ou par virement le plus souvent, le jour de la rupture effective du contrat.

En cas de retard, des dommages et intĂ©rĂȘts peuvent ĂȘtre demandĂ©s, par exemple une amende par journĂ©e de retard.

Si les deux parties sont d’accord sur les termes, le document a un effet libĂ©ratoire pour l’employeur. Il reste cependant contestable pendant 6 mois.

🧐  Avant juin 2008 et la loi de modernisation du marchĂ© du travail, le dĂ©lai Ă©tait de 2 mois.

Le solde de tout compte est aussi contestable :

  • si le salariĂ© a Ă©mis une rĂ©serve manuscrite sur le reçu ou s’il ne l’a pas signĂ© → dans les 2 ans suivant la date de sa remise ;
  • si le salariĂ© dĂ©pose un recours portant sur des sommes qui ne sont pas mentionnĂ©es dans le reçu, intentionnellement ou non → dans un dĂ©lai de 3 ans.

🧐 Si l’employeur a omis une somme, l’effet libĂ©ratoire du solde de tout compte ne concerne que les sommes versĂ©es et mentionnĂ©es et ce, mĂȘme si le salariĂ© a signĂ© son reçu sans rĂ©serve. Cette Ă©volution est due Ă  la loi de modernisation sociale de janvier 2002.

☝L’employeur peut quant Ă  lui rĂ©clamer un trop-perçu jusqu’à 3 ans aprĂšs.

Des outils pour vous aider

Le solde de tout compte doit ĂȘtre exhaustif et prĂ©cis. Il y a tellement d’élĂ©ments qui entrent dans le calcul, sans compter les Ă©volutions lĂ©gislatives, qu’un outil s’avĂšre nĂ©cessaire.

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