Comment calculer un solde de tout compte, en toute conformité !

Calculer un solde de tout compte n’est pas une mince affaire. Sa dimension juridique et obligatoire engage l’entreprise, et rassure le salarié sortant.

Le document scelle en quelque sorte la rupture du contrat. Son credo pourrait être « les bons comptes font les bonnes (fins de) relations professionnelles ».

Dans un contexte où l’offboarding (l’accompagnement dans la sortie de l’entreprise) devient tout aussi important que l’onboarding (l’accueil dans l’entreprise), le solde de tout compte est clairement une étape à ne pas rater.

Nous vous rappelons dans cet article tous les contours du solde de tout compte et les éléments rentrant dans son calcul. Nous vous proposons aussi des outils RH pour gérer efficacement le départ de vos collaborateurs. Votre marque employeur en dépend !

Le reçu pour solde de tout compte est fourni en même temps que :

• le certificat de travail, récapitulant les dates d’entrée et de sortie de l’entreprise ainsi que les fonctions exercées ;
• l’attestation employeur dématérialisée (AED), anciennement l’attestation Pôle Emploi, servant à faire valoir ses droits aux allocations chômage ;
• le récapitulatif des sommes épargnées dans le cadre de l’épargne salariale, le cas échéant,
• la portabilité des garanties prévoyance et frais de santé.

Dans tous les cas !

Ainsi, le solde de tout compte est obligatoire pour les ruptures de contrat :

• des salariés en CDD,
• des salariés en CDI.

Et ceci qu’il s’agisse :

• d’une démission,
• d’un licenciement, quel qu’en soit la nature ou le motif,
• d’une rupture conventionnelle,
• d’un départ à la retraite.

☝️ Le solde de tout compte doit être réalisé :

• même si la démission ou le licenciement survient pendant la période d’essai ;
• même s’il s’agit d’un contrat de professionnalisation ou d’un contrat d’alternance ;
• même si l’employeur est un particulier, dans le cas de l’emploi d’une assistante maternelle par exemple. L’URSSAF fournit d’ailleurs un modèle de solde de tout compte CESU à cet effet.

Plusieurs documents administratifs et comptables peuvent être nécessaires au calcul du solde de tout compte ou à sa vérification. A minima, il faudra les 12 derniers bulletins de salaire pour calculer les indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle ou de départ à la retraite.

💡 Astuce : pour gagner du temps sur la gestion de la paie et vous assurer une totale conformité, avez-vous déjà pensé à l’externalisation ? Découvrez comment procéder grâce à notre guide complet :

Le reçu du solde de tout compte récapitule donc, de façon détaillée, les sommes versées au titre de la rémunération et des indemnités de fin de contrat :

• le salaire dû jusqu’au dernier jour du contrat de travail (heures réellement travaillées dans le mois),
• les heures supplémentaires restant dues et non récupérées,
• la prime d’ancienneté, si prévue dans la convention collective, l’accord d’entreprise ou sur décision unilatérale de l’employeur,
• le prorata des primes et avantages contractuels tels que le 13e mois,
• les indemnités compensatrices pour les congés payés et RTT non pris,
• l’indemnité compensatrice de préavis (sauf en cas de faute grave ou lourde),
• l’indemnité de licenciement (sauf licenciement pour faute grave ou faute lourde) ou de rupture conventionnelle les cas échéants, dès 8 mois d’ancienneté,
• l’épargne salariale (après demande de déblocage),
• le solde du compte épargne temps,
• l’éventuelle contrepartie en cas de clause de non-concurrence.

☝️  La fiche de paie ne peut en aucun cas se substituer au solde de tout compte et servir d’annexe récapitulative.

Pour toute rupture conventionnelle ou licenciement ayant lieu depuis le 24 septembre 2017 (pour faute simple, ou pour motif économique), l’indemnité de rupture conventionnelle correspond :

• à 25 % du mois de salaire par année d’ancienneté du salarié pour les 10 premières années,
• puis à 33 % à partir de la 11e année.

Avant cette date, elle était équivalente à 1/5 du mois de salaire par année d’ancienneté.

☝️ Votre convention collective ou accord d’entreprise peut prévoir des conditions plus avantageuses. Et si vous avez moins d’un an d’ancienneté, le calcul se fera au prorata.

Il y a deux méthodes de calcul, la plus avantageuse étant toujours retenue :

• la méthode du maintien de salaire,
• la méthode du dixième (10 %).

☝️ Il peut aussi être convenu entre les parties que le reliquat de congés payés soit pris pour écourter le préavis.

• Pour une personne avec un salaire brut de 2 000 € depuis 2 ans,
• Dont l’ancienneté est de 3 ans,
• Qui bénéficie de 25 jours de congés par an,
• À qui il reste 12 jours à prendre,
• Dont la durée de travail contractuelle mensuelle est 151,57 heures, soit 7 h/jour,
• Qui a travaillé effectivement le dernier mois : 15 jours sur 22 jours ouvrés, soit 103,34 heures.

Voici un modèle de reçu pour solde de tout compte, sur la base des calculs précédents, à titre d’exemple.

Le même calcul que pour un CDI s’applique. On y ajoute cependant la prime de précarité.

Cette dernière se calcule de la sorte : (somme des salaires bruts + indemnités de congés payés) X 10 %.

Le solde de tout compte suite à un licenciement reprend également les différents éléments vus précédemment.

En revanche, en cas de licenciement pour faute grave ou lourde, le salarié ne reçoit aucune indemnité compensatrice de préavis.

Si c’est l’employé qui démissionne, alors il ne peut prétendre aux primes supplémentaires ou aux indemnités de rupture du contrat de travail.

En somme, son solde de tout compte intègre :

• le salaire,
• les indemnités compensatrices pour les congés payés et RTT,
• l’indemnité compensatrice de préavis le cas échéant.

À la différence d’un CDD « classique », le contrat de professionnalisation n’ouvre pas le droit à la prime de précarité, puisqu’on est dans le cadre d’une formation en alternance.

Pour être valide juridiquement, le solde de tout compte est :

• délivré par l’employeur en deux exemplaires, en mains propres ou en lettre recommandée avec accusé de réception, au choix de ce dernier (on parle de droit portable et non quérable) ;
• remis au salarié contre signature, avec la mention manuscrite « pour solde de tout compte » précédant sa signature ;
• daté.

L’employé peut :

• émettre une réserve en apposant la mention « avec réserves » sur le reçu ;
• refuser de signer le solde de tout compte, la somme à verser n’étant pas conditionnée à la signature du reçu ;
• contester le solde de tout compte en envoyant une lettre recommandée à son employeur avec détail des éléments contestés, ou une convocation en conciliation auprès du conseil de Prud’hommes, jusqu’à 6 mois à 3 ans après ;
• saisir les Prud’hommes en dernier recours, si l’employeur ne donne pas suite à la contestation et refuse de régulariser.

☝️ La signature du solde de tout compte n’empêche pas le salarié de poursuivre son employeur pour licenciement abusif.

L’employeur doit fournir le document accompagné du paiement, par chèque ou par virement le plus souvent, le jour de la rupture effective du contrat.

En cas de retard, des dommages et intérêts peuvent être demandés, par exemple une amende par journée de retard.

Si les deux parties sont d’accord sur les termes, le document a un effet libératoire pour l’employeur. Il reste cependant contestable pendant 6 mois.

🧐  Avant juin 2008 et la loi de modernisation du marché du travail, le délai était de 2 mois.

Le solde de tout compte est aussi contestable :

• si le salarié a émis une réserve manuscrite sur le reçu ou s’il ne l’a pas signé → dans les 2 ans suivant la date de sa remise ;
• si le salarié dépose un recours portant sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu, intentionnellement ou non → dans un délai de 3 ans.

🧐 Si l’employeur a omis une somme, l’effet libératoire du solde de tout compte ne concerne que les sommes versées et mentionnées et ce, même si le salarié a signé son reçu sans réserve. Cette évolution est due à la loi de modernisation sociale de janvier 2002.

☝L’employeur peut quant à lui réclamer un trop-perçu jusqu’à 3 ans après.

Le solde de tout compte doit être exhaustif et précis. Il y a tellement d’éléments qui entrent dans le calcul, sans compter les évolutions législatives, qu’un outil s’avère nécessaire.

Ne prenez pas le risque de faire une erreur ou une omission, utilisez un logiciel de paie adapté à votre structure !

Voici une petite sélection pour vous…

Factorial est une solution SIRH tout-en-un capable de centraliser aussi bien la gestion des documents, la paie, le suivi du temps et les talents. Elle vous évite de faire des erreurs et de perdre du temps dans vos tâches administratives.

Grâce aux fonctionnalités du module de paie, téléchargez et partagez les variables qui affectent la paie de vos salariés en quelques clics. Créez des rapports personnalisés sur chacune d’elles et recevez des synthèses mensuelles qui incluent tous les incidents. Le logiciel inclut aussi un module de signature numérique des documents, notamment les bulletins de paie.

Avec Fiche-Paie.net, les mises à jour nécessaires se font automatiquement, sans que cela ne vous ralentisse dans l’exécution de vos tâches ou ne demande une manipulation. La solution mise sur une grande simplicité d’utilisation, sans paramétrages lourds.

La création de la fiche de paie est très rapide et vous sélectionnez uniquement les champs dont vous avez besoin (indemnités de fin de contrat s’il y en a, par exemple). Après la saisie du dernier bulletin de salaire, vous pouvez générer une attestation de travail, la DSN événementielle, l’attestation « Pôle Emploi » et bien sûr, le reçu pour solde de tout compte.

Inexpaie propose un accompagnement sur mesure, avec deux formules au choix. La paie assistée guide votre gestionnaire tandis que des experts de la paie prennent le relais, sur demande, en cas d’absence imprévue. Avec la paie collaborative en revanche, la responsabilité et la production de la paie sont déléguées à ses spécialistes.

Paramétrable avec vos accords d’entreprise, l’outil permet de saisir les éléments variables indispensables au calcul du solde de tout compte, puis d’éditer le bulletin de paie, le certificat de travail ainsi que l’attestation employeur dématérialisée (AED).

Payfit est une solution très intuitive, prenant en compte vos accords d’entreprise et votre convention collective pour vous alerter sur la durée des préavis, les procédures légales en vigueur, ainsi que le motif de fin de contrat, afin de calculer précisément les indemnités.

Après la saisie de tous les champs indiqués et le solde de tout compte validé, ce dernier est disponible dans Documents et Bulletins, avec les autres documents de fin de contrat. Vous pouvez alors générer l’AED : le fichier est automatiquement déposé sur net-entreprises qui le transmet ensuite à Pôle Emploi.

Fort de l’expertise Sage, Sage Business Cloud Paie vous offre toutes les fonctionnalités indispensables à une bonne gestion de la paie, et donc au traitement du solde de tout compte. Disponible en mode SaaS, le logiciel récupère toutes les données nécessaires à l’élaboration de vos documents et automatise au maximum vos tâches. Vous avez aussi la possibilité de déléguer partiellement ou en totalité vos opérations auprès des spécialistes métier du réseau de partenaires agréés et certifiés Sage.

En parallèle, des mises à jour légales et conventionnelles sont régulièrement effectuées par l’éditeur afin de vous garantir la conformité de vos bulletins de salaire, et vos données sont cryptées et stockées en France.

En somme, utiliser Sage Business Cloud Paie vous assure un gain de temps considérable, ainsi que la fiabilité et la sécurité du traitement de la paie.

Calculer un solde de tout compte et ainsi optimiser l’offboarding de votre salarié peut sembler être une tâche coûteuse, à faible valeur ajoutée.
Mais cela vous coûtera d’autant plus cher si vous manquez à certains de vos devoirs : perte de temps supplémentaire, ancien collaborateur mécontent, procédures et pénalités…

L’investissement dans un logiciel de paie devient-il une évidence ?

Testez-en plusieurs après consultation de notre annuaire... et ne soldez plus vos relations professionnelles par un échec !