Comment calculer un solde de tout compte, en toute conformité !

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 13 novembre 2020, publié initialement en novembre 2019
how-to backgroundComment calculer un solde de tout compte, en toute conformité !

Calculer un solde de tout compte n’est pas une mince affaire. Sa dimension juridique et obligatoire engage l’entreprise, et rassure le salariĂ© sortant.

Le document scelle en quelque sorte la rupture du contrat. Son credo pourrait ĂȘtre « les bons comptes font les bonnes (fins de) relations professionnelles Â».

Dans un contexte oĂč l’offboarding (l’accompagnement dans la sortie de l’entreprise) devient tout aussi important que l’onboarding (l’accueil dans l’entreprise), le solde de tout compte est clairement une Ă©tape Ă  ne pas rater.

Votre « futur ancien salariĂ© Â» reste l’un de vos ambassadeurs potentiels Ă  l’extĂ©rieur, tous comptes faits !

Nous vous rappelons dans cet article tous les contours du solde de tout compte et les Ă©lĂ©ments rentrant dans son calcul. Nous vous proposons aussi des outils RH pour gĂ©rer efficacement le dĂ©part de vos collaborateurs et Ă©viter le bad buzz. Votre marque employeur en dĂ©pend !

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est l’ensemble de toutes les rĂ©munĂ©rations et indemnitĂ©s auxquelles un salariĂ© a droit en cas de rupture de son contrat de travail (selon l’article L1234-20 Code du travail). Il appartient Ă  l’employeur d’en dresser l’inventaire et de le remettre Ă  l’employĂ© contre un « reçu pour solde de tout compte Â».

Inspection du travail

Le reçu pour solde de tout compte est fourni en mĂȘme temps que :

  • le certificat de travail, rĂ©capitulant les dates d’entrĂ©e et de sortie de l’entreprise ainsi que les fonctions exercĂ©es ;
  • l’attestation employeur dĂ©matĂ©rialisĂ©e (AED), anciennement l’attestation PĂŽle Emploi, servant Ă  faire valoir ses droits aux allocations chĂŽmage ;
  • le rĂ©capitulatif des sommes Ă©pargnĂ©es dans le cadre de l’épargne salariale, le cas Ă©chĂ©ant,
  • la portabilitĂ© des garanties prĂ©voyance et frais de santĂ©.

Reçu du solde de tout compte : contenu

Le reçu du solde de tout compte rĂ©capitule, de façon dĂ©taillĂ©e, les sommes versĂ©es au titre de la rĂ©munĂ©ration et des indemnitĂ©s de fin de contrat :

  • le salaire dĂ» jusqu’au dernier jour du contrat de travail (heures rĂ©ellement travaillĂ©es dans le mois) ;
  • les heures supplĂ©mentaires restant dues et non rĂ©cupĂ©rĂ©es ;
  • la prime d’anciennetĂ©, si prĂ©vue dans la convention collective, l’accord d’entreprise ou sur dĂ©cision unilatĂ©rale de l’employeur ;
  • le prorata des primes et avantages contractuels tel que le 13e mois ;
  • les indemnitĂ©s compensatrices pour les congĂ©s payĂ©s et RTT non pris,
  • l’indemnitĂ© de licenciement (sauf licenciement pour faute grave ou faute lourde) ou de rupture conventionnelle les cas Ă©chĂ©ants, dĂšs 8 mois d’anciennetĂ©,
  • l’indemnitĂ© compensatrice de prĂ©avis (sauf en cas de faute grave ou lourde),
  • la prime de prĂ©caritĂ© (en fin de CDD),
  • l’épargne salariale (aprĂšs demande de dĂ©blocage),
  • le solde du compte Ă©pargne temps.

La fiche de paie ne peut en aucun cas se substituer au solde de tout compte et servir d’annexe rĂ©capitulative.

Dans quel cas verser un solde de tout compte ?

Dans tous les cas ! Ainsi, le solde de tout compte est obligatoire pour les ruptures de contrat :

  • des salariĂ©s en CDD,
  • des salariĂ©s en CDI.

Et ceci qu’il s’agisse :

  • d’une dĂ©mission,
  • d’un licenciement, quel qu’en soit la nature ou le motif,
  • d’une rupture conventionnelle,
  • d’un dĂ©part Ă  la retraite.

☝Le solde de tout compte doit ĂȘtre rĂ©alisĂ© :

  • mĂȘme si la dĂ©mission ou le licenciement survient pendant la pĂ©riode d’essai ;
  • mĂȘme s’il s’agit d’un contrat de professionnalisation ou d’un contrat d’alternance ;
  • mĂȘme si l’employeur est un particulier, dans le cas de l’emploi d’une assistante maternelle par exemple. L’URSSAF fournit d’ailleurs un modĂšle de solde de tout compte CESU Ă  cet effet.

Les devoirs de l’employeur

Pour ĂȘtre valide juridiquement, le document est :

  • dĂ©livrĂ© par l’employeur en deux exemplaires, en mains propres ou en lettre recommandĂ©e avec accusĂ© de rĂ©ception, au choix de ce dernier (on parle de droit portable et non quĂ©rable) ;
  • remis au salariĂ© contre signature, avec la mention manuscrite « pour solde de tout compte Â» prĂ©cĂ©dant sa signature ;
  • datĂ©.

Dans le cas oĂč le salariĂ© est dispensĂ© d’effectuer son prĂ©avis, le reçu du solde de tout compte ne sera remis au salariĂ© que le dernier jour du contrat de travail, quand bien mĂȘme il aurait quittĂ© l’entreprise avant du fait de la dispense.

saisirprudhommes.com

Les droits du salarié

L’employĂ© peut :

  • Ă©mettre une rĂ©serve en apposant la mention « avec rĂ©serves Â» sur le reçu ;
  • refuser de signer le solde de tout compte, la somme Ă  verser n’étant pas conditionnĂ©e Ă  la signature du reçu ;
  • contester le solde de tout compte en envoyant une lettre recommandĂ©e Ă  son employeur avec dĂ©tail des Ă©lĂ©ments contestĂ©s, ou une convocation en conciliation auprĂšs du conseil de prud’hommes, jusqu’à 6 mois Ă  3 ans aprĂšs ;
  • saisir les Prud’hommes en dernier recours, si l’employeur ne donne pas suite Ă  la contestation et refuse de rĂ©gulariser.

☝La signature du solde de tout compte n’empĂȘche pas le salariĂ© de poursuivre son employeur pour licenciement abusif.

DĂ©lais de versement et de contestation

L’employeur doit fournir le document accompagnĂ© du paiement, par chĂšque ou par virement le plus souvent, le jour de la rupture effective du contrat.

En cas de retard, des dommages et intĂ©rĂȘts peuvent ĂȘtre demandĂ©s, par exemple une amende par journĂ©e de retard.

Si les deux parties sont d’accord sur les termes, le document a un effet libĂ©ratoire pour l’employeur. Il reste cependant contestable pendant 6 mois.

🧐 Avant juin 2008 et la loi de modernisation du marchĂ© du travail, le dĂ©lai Ă©tait de 2 mois.

Le solde de tout compte est aussi contestable :

  • si le salariĂ© a Ă©mis une rĂ©serve manuscrite sur le reçu ou s’il ne l’a pas signĂ© → dans les 2 ans suivant la date de sa remise,
  • si le salariĂ© dĂ©pose un recours portant sur des sommes qui ne sont pas mentionnĂ©es dans le reçu, intentionnellement ou non → dans un dĂ©lai de 3 ans.

🧐 Si l’employeur a omis une somme, l’effet libĂ©ratoire du solde de tout compte ne concerne que les sommes versĂ©es et mentionnĂ©es et ce, mĂȘme si le salariĂ© a signĂ© son reçu sans rĂ©serve. Cette Ă©volution est due Ă  la loi de modernisation sociale de janvier 2002.

☝L’employeur peut quant Ă  lui rĂ©clamer un trop-perçu jusqu’à 3 ans aprĂšs.

Calcul du solde de tout compte : exemples et modĂšle

Plusieurs documents administratifs et comptables peuvent ĂȘtre nĂ©cessaires au calcul du solde de tout compte ou Ă  sa vĂ©rification. A minima, il faudra les 12 derniers bulletins de salaire pour calculer les indemnitĂ©s de licenciement, de rupture conventionnelle ou de dĂ©part Ă  la retraite.

Calculer un solde de tout comptepopcorns-arts

Indemnités de rupture ou de licenciement

Pour toute rupture conventionnelle ou licenciement ayant lieu depuis le 24 septembre 2017 (pour faute simple, ou pour motif Ă©conomique), l’indemnitĂ© de rupture conventionnelle correspond Ă  25 % du mois de salaire par annĂ©e d’anciennetĂ© du salariĂ©, puis 33 % Ă  partir de la 11e annĂ©e.

Avant cette date, elle Ă©tait Ă©quivalente Ă  1/5 du mois de salaire par annĂ©e d’anciennetĂ©.

☝Votre convention collective ou accord d’entreprise peut prĂ©voir des conditions plus avantageuses. Et si vous avez moins d’un an d’anciennetĂ©, le calcul se fera au prorata.

Calcul des indemnités de congés payés

Il y a deux mĂ©thodes de calcul, la plus avantageuse Ă©tant toujours retenue :

  • la mĂ©thode du maintien de salaire,
  • la mĂ©thode du dixiĂšme (10 %).

☝Il peut aussi ĂȘtre convenu entre les parties que le reliquat de congĂ©s payĂ©s soit pris pour Ă©courter le prĂ©avis.

Exemples de calcul de solde de tout compte

Calculer un solde de tout compte : exempleFreepik
  • Pour une personne avec un salaire brut de 2000 € depuis 2 ans,
  • Dont l’anciennetĂ© est de 3 ans,
  • Qui bĂ©nĂ©ficie de 25 jours de congĂ©s par an,
  • À qui il reste 12 jours Ă  prendre,
  • Dont la durĂ©e de travail contractuelle mensuelle est 151,57 heures, soit 7 h/jour,
  • Qui a travaillĂ© effectivement le dernier mois : 15 jours sur 22 jours ouvrĂ©s, soit 103,34 heures.

Exemple de solde de tout compte pour une fin de CDI

 

Calcul

Somme

Salaire du dernier mois

Rémunération brute mensuelle / temps de travail contractuel
x temps de travail effectuĂ© : 2 000 â‚Ź / 151,57 h x 103,34 h

1 363,59 â‚Ź

Indemnités compensatrices congés payés (ICCP)

(2 000 â‚Ź x 12 mois) x 10 % = 2 400 â‚Ź
2 400 / 25 jours annuels x 12 jours Ă  prendre

1 152 â‚Ź

Avec rupture conventionnelle (depuis la réforme)

(2 000 â‚Ź x 25 %) x 3 ans

1 500 â‚Ź

Solde de tout compte pour une fin de CDD

Le mĂȘme calcul s’applique + 10 % d’indemnitĂ© de prĂ©caritĂ© sur le montant global (hors fins de contrats de professionnalisation, et autres cas).

ModĂšle de document pour solde de tout compte

Voici un modĂšle de reçu pour solde de tout compte, sur la base des calculs prĂ©cĂ©dents, Ă  titre d’exemple.

ModÚle de reçu pour solde de tout compte

Des outils pour vous aider

Le solde de tout compte doit ĂȘtre exhaustif et prĂ©cis. Il y a tellement d’élĂ©ments qui entrent dans le calcul, sans compter les Ă©volutions lĂ©gislatives, qu’un outil s’avĂšre nĂ©cessaire.

Ne prenez pas le risque de faire une erreur ou une omission, utilisez un logiciel de paie adapté à votre structure !

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Avec Fiche-Paie.net, les mises Ă  jour nĂ©cessaires se font automatiquement, sans que cela ne vous ralentisse dans l’exĂ©cution de vos tĂąches ou ne demande une manipulation. La solution mise sur une grande simplicitĂ© d’utilisation, sans paramĂ©trages lourds.

La crĂ©ation de la fiche de paie est trĂšs rapide et vous sĂ©lectionnez uniquement les champs dont vous avez besoin (indemnitĂ©s de fin de contrat s’il y en a, par exemple). AprĂšs la saisie du dernier bulletin de salaire, vous pouvez gĂ©nĂ©rer une attestation de travail, la DSN Ă©vĂ©nementielle, l’attestation « PĂŽle Emploi Â» et bien sĂ»r, le reçu pour solde de tout compte.

Calculer un solde de tout compte avec Fiche-Paie.netCalculer un solde de tout compte avec Fiche-Paie.net suiteexemple de l’interface de Fiche-Paie.net pour la gĂ©nĂ©ration du solde de tout compte

Inexpaie, le spécialiste de la paie pour les PME et ETI

Inexpaie propose un accompagnement sur mesure, avec deux formules au choix. La paie assistĂ©e guide votre gestionnaire tandis que des experts de la paie prennent le relais, sur demande, en cas d’absence imprĂ©vue. Avec la paie collaborative en revanche, la responsabilitĂ© et la production de la paie sont dĂ©lĂ©guĂ©es Ă  ses spĂ©cialistes.

ParamĂ©trable avec vos accords d’entreprise, l’outil permet de saisir les Ă©lĂ©ments variables indispensables au calcul du solde de tout compte, puis d’éditer le bulletin de paie, le certificat de travail ainsi que l’attestation employeur dĂ©matĂ©rialisĂ©e (AED).

Calculer un solde de tout compte avec Inexpaieexemple de l’interface d’Inexpaie avec gestion de la DSN fin de contrat

Payfit, la solution intuitive des PME

Payfit est une solution trĂšs intuitive, prenant en compte vos accords d’entreprise et votre convention collective pour vous alerter sur la durĂ©e des prĂ©avis, les procĂ©dures lĂ©gales en vigueur, ainsi que le motif de fin de contrat, afin de calculer prĂ©cisĂ©ment les indemnitĂ©s.

AprĂšs la saisie de tous les champs indiquĂ©s et le solde de tout compte validĂ©, ce dernier est disponible dans Documents et Bulletins, avec les autres documents de fin de contrat. Vous pouvez alors gĂ©nĂ©rer l’AED : le fichier est automatiquement dĂ©posĂ© sur net-entreprises qui le transmet ensuite Ă  PĂŽle Emploi.

Calculer un solde de tout compte avec Payfitexemple de l’interface de Payfit pour la gestion des indemnitĂ©s

Faites vos comptes !

Calculer un solde de tout compte et ainsi optimiser l’offboarding de votre salariĂ© peut sembler ĂȘtre une tĂąche coĂ»teuse, Ă  faible valeur ajoutĂ©e.
Mais cela vous coĂ»tera d’autant plus cher si vous manquez Ă  certains de vos devoirs : perte de temps supplĂ©mentaire, ancien collaborateur mĂ©content, procĂ©dures et pĂ©nalitĂ©s


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