Comment saisir les éléments variables de paie pour simplifier la gestion de la paie ?

Lorsqu’on est chargé de gérer la paie, vient toujours ce moment un peu challengeant de la prise en compte des éléments variables de paie.

Si vous réalisez la paie de vos salariés pour la première fois, vous devez probablement vous poser tout un tas de questions.

Comment reconnaît-on un élément variable de paie ? Quels sont-ils et comment les traiter ?

On fait le point dans cet article, modèle de tableau Excel à l’appui !

Les éléments variables désignent les différents éléments de la fiche de paie qui fluctuent à chaque période de paie : primes, absences, heures supplémentaires, etc. Ils peuvent donc venir modifier le salaire du collaborateur, et par là même complexifier sa gestion.

Ils divergent des éléments fixes, comme le salaire de base, qui restent inchangés d’un mois sur l’autre.

Par exemple, dans le tableau ci-dessous, nous constatons que le salaire brut sans éléments variables s’élève à 2710,44 €. En prenant en compte les éléments variables, il passe à 2710,44 €.

☝️ Certains métiers observent une grande variabilité de leur salaire, comme :

• les professions commerciales, souvent soumises à de fortes variations chaque mois, liées aux primes d’atteinte des objectifs ;
• les fonctionnaires, dont les indemnités et les primes peuvent représenter jusqu’à 50 % du salaire.

🇬🇧 En anglais, les éléments variables de paie se traduisent par variable pay items.

💡 Pour simplifier encore davantage le traitement des salaires, avez-vous songé à l’externalisation de la paie ? Étapes de mise en place, erreurs à éviter… découvrez notre guide complet :

Il existe différents types d’éléments variables de paie, que nous pouvons classer en 4 grandes catégories :

• les heures supplémentaires,
• les absences non rémunérées,
• les absences pour maladie,
• les primes.

Les heures supplémentaires de travail réalisées sont majorées par rapport au taux horaire de base. Ces majorations sont fixées par accord collectif, convention collective ou accord de branche.

Elles doivent au minimum être fixées à 10 %. S’il n’existe aucun accord ou convention, voici les règles qui s’appliquent :

• de la 36e à la 43e heure : 25 %
• au-delà : 50 %

💡 Lorsque le salarié est à temps partiel, les heures supplémentaires travaillées sont appelées heures complémentaires.

Elles concernent les périodes d’absence de type :

• congé sans solde,
• prolongation injustifiée d’une absence après un congé,
• absence sans motif légitime.

Bon à savoir : la déduction se fait en heures ou en jours selon le forfait de travail du salarié. Par exemple, s’il exerce 7 heures par jour pour un taux horaire brut de 16,91 €, deux jours de congés sans solde conduiront à une amputation de 236,74 € sur son salaire brut mensuel (14 x 16,91).

💡 À noter que les absences rémunérées n’impliquent pas de variation de salaire, mais doivent tout de même figurer sur le bulletin de paie. Elles concernent les périodes d’absence de type :

• congés payés,
• congés pour événement familial,
• RTT.

C’est la sécurité sociale qui assure la rémunération du collaborateur ou de la collaboratrice à hauteur de 50 %, après 3 jours de carence.

L’entreprise doit assurer le complément de salaire pour que la totalité atteigne :

• 90 % du salaire les 30 premiers jours,
• 66 % du salaire les 30 jours suivants.

On distingue les primes individuelles de type :

• prime exceptionnelle,
• prime sur objectifs,
• prime d’ancienneté, etc.

Au moment de préparer les éléments constitutifs de la paie, n’hésitez pas à préparer et recenser les éléments variables de paie à part avant de les intégrer.

💡 Notez bien que certains éléments variables de paie sont exonérés de cotisations sociales, parmi lesquels les :

• indemnités versées par la sécurité sociale,
• primes d’intéressement sur le résultat,
• participation aux résultats de l’entreprise,
• indemnités de licenciement et de clientèle.

Chaque semaine, vous devez récupérer les différentes données relatives au temps de travail, que ce soit le temps de travail effectif ou les différentes absences.

Le contrôle de cohérence est soit effectué par le service de paie, soit directement par les managers qui valident les temps de travail au préalable.

Comment recueillir les variables de paie ?

Les informations relatives aux variables de paie peuvent être recueillies de différentes manières par les gestionnaires de paie :

• par téléphone,
• par mail,
• sur un document Excel,
• via une solution de gestion des temps, etc.

Toutefois, l’utilisation d’un logiciel adapté (sur lequel nous reviendrons plus tard) est fortement recommandée, car les managers ou personnes compétentes ont la possibilité de saisir directement les données relatives aux variables dans l’outil. Elles se retrouvent centralisées dans un seul et même endroit, et le gain de temps ainsi que la diminution du risque d’erreurs sont garantis !

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Une fois que vous avez récolté tous les éléments variables de paie, vous allez pouvoir procéder aux différents calculs liés aux :

• heures supplémentaires,
• primes,
• indemnités de fin de contrat,
• indemnités de congés payés, etc.

Afin de faciliter le travail d’édition des bulletins de paie, il est recommandé de recenser les différents éléments variables de paie dans un tableau préparatoire de paie, prévu à cet effet.

Découvrez notre tableau des éléments variables de la paie sous format Excel, à télécharger gratuitement.

Il vous aidera à recenser vos variables pour ne rien oublier :

Nous vous mettons cependant en garde. Gérer la paie avec un fichier Excel présente des limites, dont :

• ❌  une nature très chronophage,
• ❌  bien souvent une double, triple, voire quadruple saisie des données,
• ❌  un risque d’erreur ou de perte élevé,
• ❌  une décentralisation des données et des documents, etc.

Véritable alternative aux fichiers Excel, un logiciel de paie permet de récupérer automatiquement les éléments variables de paie, permettant ainsi :

• ✅  l’automatisation des processus pour gagner du temps,
• ✅  l’harmonisation du format des données,
• ✅  la sécurisation des données,
• ✅  l’assurance d’être conforme aux taux de cotisation en vigueur,
• ✅  la facilitation des circuits de validation et de vérification,
• ✅  l’adaptation de la solution aux évolutions de l’entreprise,
• ✅  la limitation du risque d’erreur et de ressaisie des données.

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🛠 Sage Business Cloud Paie est un logiciel de paie complet et simple d’utilisation, à destination des TPE et des PME. Disponible en mode SaaS et bénéficiant de mises à jour régulières pour s’accorder avec les dernières évolutions réglementaires, il automatise l’ensemble des processus de paie (calcul des états de paie, télédéclarations, etc.). Par exemple, vous pouvez éditer un bulletin en 1 clic si les éléments variables sont identiques d’un mois à l’autre.

La paie revêt une importance capitale pour les collaborateurs et collaboratrices.

Sa gestion en temps et en heure ainsi que sa justesse est un gage de sérieux. Aussi, une erreur peut briser toute la confiance et la motivation de vos effectifs.

Nous l’avons vu, utiliser un logiciel de paie spécialisé, en plus de vous faire gagner un temps précieux, limite grandement le risque d’erreur et fiabilise les données.

Et vous ? Avez-vous des conseils à prodiguer pour le bon traitement des éléments variables de paie ?