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Suivi d’activité : quand la gestion du temps de travail des équipes devient un jeu d’enfant

Par Maëlys De SantisMis à jour le 21 novembre 2022, publié initialement en novembre 2020

Si le suivi d’activité conserve encore des parts d’ombre pour vous, il n’en sera rien quand vous aurez terminé la lecture de cet article.

Ce processus RH des ressources humaines qu’est la gestion des temps vous permet tout simplement d’assurer le suivi de vos projets et de l’activité de vos collaborateurs.

Alors qu’est-ce qu’un suivi d’activité et comment procéder pour le mettre en place dans votre organisation ? On vous explique tout, avec en bonus un modèle de feuille de temps Excel à télécharger.

Qu’est-ce qu’un suivi d’activité ?

Le suivi d’activité consiste à suivre au quotidien les présences et absences de vos collaborateurs, en prenant en compte tous les cas de figure :

Vous définissez différents axes personnalisables :

  • par projet,
  • par service,
  • par tâche,
  • par client, etc.

Vous obtenez de cette manière différents filtres pour analyser l’activité de votre entreprise.

Les unités de temps sont également à définir selon votre convenance : quantième de jour, heure, minute, etc. À vous de choisir la périodicité de votre suivi, à savoir hebdomadaire ou mensuel.

Pourquoi faire un suivi d’activité ?

Pourquoi mettre en place un outil de gestion des temps dans votre entreprise ?

  • Vous maîtrisez vos coûts grâce à un suivi analytique des temps passés.
  • Vous gagnez en visibilité sur votre activité.
  • Vous pouvez adapter la répartition des missions en fonction des temps passés.
  • Vous pilotez au mieux les ressources de vos projets.
  • Vous disposez d’un outil support pour vos gestions RH et financière, grâce à la traçabilité et l’historisation des heures, afin de mettre à jour les bulletins de salaire ou les soldes de congés, par exemple.

☝️ En somme, le suivi d’activité engendre des bénéfices à la fois :

  • pour les salariés, qui peuvent mieux visualiser leurs heures supplémentaires, leurs heures à récupérer… et les communiquer en toute transparence à leurs managers et aux RH ;
  • pour les RH, qui suivent à la loupe les temps de travail des collaborateurs et s’assurent de respecter la réglementation sur la durée du temps de travail ;
  • pour l’entreprise, qui gère plus efficacement les budgets et le pilotage des ressources.

Comment faire un suivi d’activité ? Règles et étapes

Étape 1 : définir les besoins

Chaque structure compose avec ses propres spécificités. Par exemple, pour certaines, les collaborateurs réalisent une partie de leurs missions en télétravail.

Le processus de suivi d’activité doit donc prendre en compte :

  • le mode d’organisation de l’entreprise,
  • la réglementation liée aux temps de travail,
  • les besoins des salariés.

Étape 2 : choisir le bon outil

Beaucoup d’entreprises réalisent le suivi d’activité via des tableurs de type Excel. Mais comme nous le verrons plus tard, il ne s’agit pas forcément de l’outil le plus pratique.

Quoi qu’il en soit, optez pour une solution adaptée à votre budget et respectant les règles suivantes : simplicité et conformité.

Étape 3 : accompagner les collaborateurs

Qu’importe le mode opératoire choisi, il convient d’accompagner au mieux les collaborateurs dans la mise en place et le déploiement de cette démarche de suivi des temps de travail.

En effet, une parfaite compréhension des nouvelles règles instaurées est nécessaire pour leur adoption par les équipes. Par ailleurs, des formations sur l’utilisation des outils s’avèrent parfois utiles.

Étape 4 : valider puis analyser les données

Ça y est, vos collaborateurs ont saisi leurs temps de travail.

L’étape suivante consiste à les faire valider par leurs managers, puis à exporter les données qui serviront, entre autres, à :

  • élaborer les bulletins de paie,
  • facturer les clients,
  • établir des rapports destinés à mieux piloter les activités et le budget de l’entreprise.

Tableau de suivi d’activité Excel à télécharger

Vous souhaitez suivre l’activité et gérer les temps et activités de vos équipes dans un tableau Excel ? Appvizer vous propose de télécharger ce modèle gratuitement !

Tableau de suivi d'activité au format Excel

Télécharger le modèle gratuit

Quels outils pour le suivi des activités ?

Pourquoi choisir une vraie solution de suivi des activités ?

Les enjeux quant au suivi des activités sont multiples :

  • réduction du temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée,
  • simplicité du processus,
  • gain de visibilité sur l’avancée des projets,
  • fiabilité et sécurité des données,
  • diminution du risque d’erreurs.

Malheureusement, sur ces points, Excel présente vite des limites.

En comparaison, un logiciel spécialisé dans la gestion des temps vous apportera son lot d’avantages :

  • Vous automatisez vos processus et réduisez la charge administrative de vos collaborateurs.
  • Vous gagnez du temps.
  • Vous dites au revoir aux échanges de fichiers à répétition.
  • Vous sécurisez vos données.
  • Vous gagnez en visibilité sur votre activité grâce aux rapports.
  • Vous pilotez votre activité en temps réel.

Sélection de logiciels de gestion des temps de travail

Pour vous aider à faire votre choix, voici une sélection de 11 logiciels de gestion des temps 👉

  • Apidae est un SIRH intuitif et évolutif permettant aux TPE et PME d’obtenir une vue globale de l’activité et des temps de travail des équipes. Ces dernières saisissent facilement, et au jour le jour, leurs heures travaillées, créant ainsi une vision à 360° des tâches quotidiennes. Les plannings et l’organisation des équipes au sein de votre structure sont optimisés.

  • Beebole est un outil destiné à assurer le suivi des temps de vos équipes, avec la simplicité d’une feuille de temps Excel, l’automatisation et le reporting en plus. Flexible, il s’adapte à toutes les tailles d’organisation. Ses atouts ? Une prise en main rapide, la personnalisation avancée de l’interface et une équipe support toujours disponible en cas de problème.

  • Elite Paie-RH est un SIRH complet : il intègre la gestion des temps, mais aussi la gestion de la paie et des notes de frais par exemple. 100 % personnalisable, il s’adapte à l’ensemble des activités. Vous gérez donc toutes les organisations horaires ainsi que l’affectation des temps par projet. Enfin, de nombreuses éditions de rapports sont disponibles pour assurer le suivi des temps.

  • Traxxeo, la solution pour les équipes terrain, numérise la gestion des équipes terrain, pour des secteurs comme la construction, les infrastructures ou l’ingénierie. Son application mobile de pointage est simple et facilement adoptée par les équipes. L’information arrive directement dans une plateforme de suivi, où les responsables RH traitent rapidement les anomalies grâce à un système d’alertes. Le département financier est plus réactif grâce au suivi des heures par tâche. La plateforme permet également la planification des ouvriers et la gestion des absences

  • Temps & Activités est l’un des modules de la suite logicielle éditée par le SIRH Eurécia. Il s’agit d’un module de gestion déclarative des temps qui répond à deux préoccupations : le volet RH et la gestion analytique. Pour chaque tâche, vous pouvez définir jusqu’à 5 axes analytiques (nom du client, du projet, type de tâche, etc.). Côté RH, vous bénéficiez du suivi des temps avec le recensement des horaires travaillés, les heures d’arrivée et de départ, etc. Pour les managers, un processus de validation de la feuille des temps est intégré à la solution. Les rapports et le suivi analytique vous permettent de constater le temps passé par période, par projet, par client, etc.

  • Factorial est un outil SIRH complet. Il propose un module dédié au suivi d’activité, avec dispositif de saisie des temps, tableau de bord intelligent, gestion des plannings, etc. Ce logiciel donne à la fois plus d’autonomie aux collaborateurs, un meilleur contrôle au management, mais également plus de transparence et de flexibilité dans les échanges.

  • idylis.com est un logiciel dédié à la gestion des TPE et PME de négoce et de service. En plus de la gestion de la comptabilité ou encore de l’activité commerciale, il intègre des fonctionnalités de gestion des temps orientées projet, afin de mieux maîtriser l’affectation des ressources et donc leur rentabilité. Le plus ? Vos données sont hébergées et sécurisées sur des serveurs en France.

  • JourOff se définit comme un espace de travail collaboratif permettant aux salariés de se coordonner. Il convient particulièrement aux équipes qui travaillent en mode projet et suivent la méthode Kanban. Concernant la gestion des temps, JourOff propose deux approches : l’approche standard (chaque salarié saisit ses temps), et l’approche intuitive, où les données sont générées automatiquement par la solution depuis le système d’agenda partagé, l’outil de gestion de projet, de planning, etc.

  • Avec Kizeo Forms, créez vos formulaires de relevé des temps sur-mesure, pour répondre parfaitement aux besoins métier et spécifiques de votre entreprise. Personnalisable, le logiciel est particulièrement approprié pour le suivi des chantiers et des interventions terrain. Côté utilisation, les données sont saisies où que vous soyez et sont directement exportées et analysées dans le système, afin d’être suivies en temps réel.

  • monday.com HR est un outil SIRH qui accompagne les responsables RH dans l'amélioration de leurs processus. Plateforme tout-en-un très simple à prendre en main, elle est dotée de fonctionnalités sur mesures et entièrement paramétrables. Niveau suivi des activités, augmentez vos performances grâce aux tableaux de bord visuels et gérez efficacement les présences et absences de vos collaborateurs : heures supplémentaires, déplacements, travail de nuit, etc.

  • Teamleader est un CRM adapté aux TPE et PME. Il rationalise vos processus et aide à augmenter votre productivité. Doté d’un panel de fonctionnalités, le logiciel est très simple à prendre en main et ne nécessite aucune installation. Vous suivez les heures de travail de chaque collaborateur, fixez des délais pour chaque projet et ajoutez des tâches en les regroupant sur la plateforme. L’interface est également personnalisable et moderne pour une meilleure visibilité.

Suivez votre activité à la trace

La gestion des temps en entreprise est un enjeu primordial puisqu’il touche à la gestion de projet, la gestion des ressources humaines et la gestion commerciale de votre entreprise.

Un logiciel dédié devient un véritable outil d’aide à la décision : il vous confère à la fois souplesse et capacité de réaction à court et moyen termes. Avez-vous choisi le vôtre ?

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