Suivi d’activité : comment gérer les temps en entreprise ?

Si le suivi d’activité conserve encore des parts d’ombre pour vous, il n’en sera rien quand vous aurez terminé la lecture de cet article. Ce processus RH des ressources humaines qu’est la gestion des temps vous permet tout simplement d’assurer le suivi de vos projets et de l’activité de vos collaborateurs.

Pour optimiser votre suivi d’activité, appvizer met à votre disposition gratuitement un modèle de feuille des temps sous Excel. Pour aller plus loin et vous épargner les inconvénients de ce support, nous avons sélectionné pour vous des logiciels de suivi d’activité et détaillé leurs utilisations.

Qu’est-ce que le suivi d’activité ?

Définition

Le suivi d’activité consiste à suivre au quotidien les présences et absences de vos collaborateurs, en prenant en compte tous les cas de figure : heures supplémentaires, travail de nuit, horaires décalés, déplacement, etc.

Vous définissez différents axes personnalisables : par projet, par service, par tâche, par client, etc. Vous obtenez de cette manière différents filtres pour analyser l’activité de votre entreprise. Les unités de temps sont également à définir selon votre convenance : quantième de jour, heure, minute, etc. À vous de choisir la périodicité de votre suivi, à savoir hebdomadaire ou mensuel.

Les intérêts pour votre entreprise

Pourquoi mettre en place un outil de gestion des temps dans votre entreprise ?

• Vous maîtrisez vos coûts grâce à un suivi analytique des temps passés.
• Vous gagnez en visibilité sur votre activité.
• Vous pouvez adapter la répartition des missions en fonction des temps passés
• Vous disposez d’un outil support pour vos gestions RH et financière, grâce à la traçabilité et l’historisation des heures, pour mettre à jour les bulletins de salaire ou les soldes de congés, par exemple.

Tableau de suivi d’activité Excel à télécharger

Vous souhaitez suivre l’activité et gérez les temps et activités de vos équipes dans un tableau Excel ? Appvizer vous propose de télécharger ce modèle gratuitement !

Les logiciels de gestion du temps de travail professionnels

Pourquoi oublier Excel et adopter un logiciel ?

Vous vous demandez pourquoi utiliser un logiciel alors que vous avez un modèle Excel gratuit sous la main ?

Voici 6 arguments imparables :

• Vous automatisez vos processus et réduisez la charge administrative de vos collaborateurs.
• Vous gagnez du temps.
• Vous dites au revoir aux échanges de fichiers à répétition.
• Vous sécurisez vos données.
• Vous gagnez en visibilité sur votre activité grâce aux rapports.
• Vous pilotez votre activité en temps réel.

Retrouvez notre sélection de logiciels de gestion des temps :

Nous comparons pour vous 4 logiciels de gestion des temps. Focus sur leurs fonctionnalités.

Apidae, le SIRH pour tracer les temps d’activité simplement

Apidae est un SIRH intuitif et évolutif, qui permet aux TPE et PME d’avoir une vue globale de l’activité et des temps de travail des équipes pour mieux les gérer.

Vos équipes saisissent facilement et au jour le jour leurs heures travaillées, créant ainsi une vision à 360° des tâches quotidiennes. Cela permet d’optimiser les plannings et l’organisation des équipes au sein de votre structure.

Quelques fonctionnalités d’Apidae :

• la fonctionnalité Time Tracking intègre un chronomètre qui enregistre le temps passé sur une tâche ou un projet en particulier,
• le module rapport d’activité donne une vue globale sur les temps de travail des collaborateurs·trices d’une équipe,
• le calendrier des absences à venir permettant de mieux anticiper et optimiser la planification des tâches et des projets,
• le tableau de bord permet de visualiser facilement le nombre de jours pris et les congés en attente de validation.

Facile et agréable à utiliser, que ce soit sur mobile, tablette ou ordinateur, ce logiciel est disponible à l’essai pendant 2 mois gratuitement. Testez-le !

BeeBole, le suivi des temps sur mesure

Vous cherchez un outil pour assurer le suivi des temps de vos équipes, avec la simplicité d’une feuille de temps Excel, mais l’automatisation et le reporting en plus ? Alors vous aimerez BeeBole.

L’outil est idéal pour les entreprises de 50 à 500 collaborateurs, mais il convient également aux autres tailles d’entreprises, de la TPE au grand groupe, grâce à son adaptabilité et à sa flexibilité. Que vous soyez DRH ou DAF, ou CEO d’une plus petite entreprise, Beebole saura vous convenir.

© BeeBole

Bien que très simple d’utilisation, BeeBole ne se limite pas à la déclaration des heures par jour, par semaine ou par mois :

• suivez les temps passés par vos équipes sur chaque tâche ou chaque projet, et simplifiez le processus de validation pour les managers ;
• facturez le temps passé à vos clients avec plus de précision ;
• suivez la rentabilité de vos projets dans des tableaux de bord personnalisables (temps passés, budget, bénéfices, marges) ;
• intégrez votre feuille de temps avec votre logiciel comptable, de facturation ou votre ERP grâce à une API, et oubliez les ressaisies de données ;
• exportez les données au format de votre choix (CSV, PDF, etc.) pour créer des rapports personnalisés en quelques clics et les partager facilement.

Sa prise en main est rapide et adaptée à votre utilisation grâce à la personnalisation avancée de l’interface pour vos besoins, et une équipe support se tient toujours à votre disposition. Le tout, dans un outil sécurisé, disponible sur application mobile (y compris accessible hors connexion) et conforme au RGPD.

Elite Paie-RH ou le service client irréprochable

Elite Paie-RH est un SIRH complet : l’outil intègre la gestion des temps, mais aussi la gestion de la paie, des notes de frais, par exemple.

Cette solution se démarque de ses concurrents par la qualité de service offerte par l’éditeur. Elle prend systématiquement en compte les demandes de ses clients pour améliorer le produit. Ses clients fidèles sont un gage de qualité et de sérieux de l’éditeur.

Le logiciel est 100 % personnalisable pour s’adapter à votre activité ; il convient à tous les secteurs d’activité ou conventions collectives. Il est multisociétés, multiétablissements, multicontrats et multiconventions collectives.

• la gestion des demandes d’absence (congés payés, RTT, etc.),
• le processus de validation des données par le manager,
• la gestion de toutes les organisations horaires,
• l’affectation des temps par projet,
• le partage de documents et formulaires accessibles selon des droits définis en amont.

Enfin, de nombreuses éditions de rapports sont disponibles pour assurer le suivi des temps.

Eurécia Temps & Activités, à chacun son SIRH

Temps & Activités est l’un des modules de la suite logicielle éditée par Eurécia, un logiciel SIRH en mode SaaS. Il s’agit d’un module de gestion déclarative des temps ; il répond à deux préoccupations : le volet RH et la gestion analytique.

Pour chaque tâche, vous pouvez définir jusqu’à 5 axes analytiques (nom du client, du projet, type de tâche, etc.), ce qui fait de Temps & Activités un outil hautement personnalisable.

Côté RH, vous bénéficiez du suivi des temps avec le recensement des horaires travaillés, les heures d’arrivée et de départ, par exemple. La solution présente un autre avantage qui va dans ce sens : l’interopérabilité avec les systèmes de pointage du marché.

Un compteur de récupération des heures supplémentaires est disponible à chaque fin de semaine : le service RH a alors le choix entre payer des heures supplémentaires ou les basculer vers le module Congés et absences de la solution, selon la politique de votre entreprise.

Pour les managers, un processus de validation de la feuille des temps est intégré à la solution. Les rapports et le suivi analytique vous permettent de constater le temps passé par période, par projet, par client, etc.

Factorial, augmenter la productivité et réduire l’absentéisme

Factorial est un outil SIRH complet, proposant un module dédié à la gestion du temps de travail.

Il donne à la fois plus d’autonomie aux collaborateurs·trices, un meilleur contrôle au management, mais également plus de transparence et de flexibilité dans les échanges. Le suivi des temps de travail s’en trouve simplifié, et la productivité s’améliore.

Quelques fonctionnalités de Factorial :

• un outil de saisie des temps digital offre aux collaborateurs·trices la saisie en autonomie de leurs temps de travail, soit en scannant un QR code avec l’application mobile, soit en le renseignant via le dashboard sur ordinateur,
• la signature électronique permet aux collaborateurs·trices d’émarger, puis les feuilles de temps sont envoyées automatiquement au manager pour approbation,
• un tableau de bord intelligent permet de contrôler les heures travaillées visuellement, et d’observer en un coup d’œil les heures manquantes et les heures supplémentaires à rémunérer,
• la génération de rapports sur les volumes horaires travaillés, avec la possibilité d’analyser et de filtrer par département, employé ou service,
• la gestion des plannings de vos équipes avec l’attribution des heures, et la détection automatique de conflits entre les absences prévues et les shifts de travail.

Au-delà de son large panel de fonctionnalités astucieuses, Factorial offre une interface moderne agréable à utiliser, tant pour les collaborateurs que pour les managers ou les ressources humaines.

idylis.com, la gestion des temps et de la rentabilité des projets

idylis.com est un logiciel dédié à la gestion des activités des petites et moyennes entreprises de négoce et de service.

En plus de la gestion de la comptabilité, de l’activité commerciale ou encore de la paie, il propose des fonctionnalités de gestion des temps orientées projet, afin de mieux maîtriser l’affectation des ressources et donc leur rentabilité.

Avec idylis.com, vous gérez en toute simplicité :

• la saisie des heures travaillées sur les feuilles de temps,
• le suivi des temps projet qui facilite notamment la planification des tâches,
• la facturation automatique à partir d’une feuille de temps pour les projets facturés au temps passé,
• l’analyse des heures travaillées par les collaborateurs sur un projet en interne ou pour un client, permettant notamment le suivi de la rentabilité,
• la saisie et le suivi des absences pour une meilleure maîtrise et anticipation.

Quid de la sécurité de vos données sensibles ? Pas de panique, elles sont hébergées sur des serveurs en France, qui vous permettent d’y accéder à tout moment et depuis n’importe quel emplacement.

JourOff, le collaboratif au service de la gestion

JourOff se définit comme un espace de travail collaboratif permettant aux équipes de se coordonner et de s’organiser, de 2 à plusieurs centaines de collaborateurs.
L’outil est au croisement d’un logiciel RH et d’une plateforme collaborative, avec par exemple des notifications en temps réel, des messages instantanés, un « mur de Post-it® ».

Comment ? Grâce à :

• la gestion des plannings,
• la gestion des congés,
• la gestion des temps et des activités,
• le gestionnaire des tâches.

JourOff convient particulièrement aux équipes qui travaillent en mode projet et suivent la méthode Kanban. Pour quels bénéfices ? Vous maîtrisez les temps, et donc les coûts, ce qui vous permet de mesurer et d’anticiper les performances de votre entreprise.

Concernant la gestion des temps, JourOff propose deux approches : l’approche standard (chaque salarié saisit ses temps), et l’approche intuitive, où les données sont générées automatiquement par l’outil depuis le système d’agenda partagé, l’outil de gestion de projet, de planning, etc.

Il existe une version gratuite disponible pour les entreprises de moins de 15 salariés.

Kizeo Forms, la digitalisation de la saisie des heures sur le terrain

Avec Kizeo Forms, créez vos formulaires de relevé des temps sur-mesure, pour répondre parfaitement aux besoins métier et spécifiques de votre entreprise, et ce sans connaissance en informatique.

Personnalisable, l’outil peut s’adapter à tous les types d’entreprises et secteurs d’activité, et est particulièrement approprié pour le suivi des chantiers et des interventions terrain.

Côté utilisation, les données sont saisies où que vous soyez et sont directement exportées et analysées dans le système, afin d’être suivies en temps réel :

• un large choix d’options de personnalisation pour créer des formulaires adaptés aux besoins et standardisés,
• le champ signature permet de faire valider les suivis d’heures directement par les clients,
• la saisie des heures directement sur le terrain via tablette ou mobile, et ce même sans connexion internet,
• l’enregistrement de la saisie déclenche des rapports automatiques pour une diffusion rapide,
• un accès facile aux heures enregistrées, qui sont stockées de manière sécurisée dans l’application.

Kizeo Forms est un outil efficace pour vous assurer une remontée d’informations plus directe et précise, générant un gain de temps certain.

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Suivez votre activité à la trace

La gestion des temps en entreprise est un enjeu primordial puisqu’il touche à la gestion de projet, la gestion des ressources humaines et la gestion commerciale de votre entreprise. Un logiciel dédié devient un véritable outil d’aide à la décision : il vous confère à la fois souplesse et capacité de réaction à court et moyen termes. Avez-vous choisi le vôtre ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2018.