[R&D] Suivez votre gestion des temps pour booster votre productivité

Par Maëlys De Santis le 28.02.2018

La gestion des temps est bien souvent considérée comme l’apanage des services des ressources humaines alors qu’elle concerne toute l’entreprise. Les collaborateurs sont invités à remplir leurs feuilles de temps, les managers interviennent lors de la gestion des congés et absences, par exemple.

Dans le cas précis des équipes recherche & développement (R&D), le suivi des temps a toute son importance dans le cadre du crédit impôt recherche (CIR) ou crédit impôt innovation (CII). appvizer fait la lumière sur l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps en entreprise et vous guide pour vous accompagner.

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Gestion des temps : définition

La gestion des temps est une notion RH encore aujourd’hui perçue comme un moyen de « surveiller » le travail des salariés. À l’inverse, elle permet de garantir le respect des obligations légales (temps de travail, temps de repos, heures supplémentaires, etc.) et de savoir réagir face aux impératifs de productivité.

Concrètement, il s’agit du suivi et du reporting des temps de travail : heures d’arrivée et de départ, nombre d’heures travaillées sur une période donnée, jours de congés ou RTT pris, etc.

Le suivi des temps sert, entre autres, à la facturation des projets et à l’établissement des plannings. En clair, il permet un pilotage proactif de votre activité.

Pourquoi gérer les temps en R&D ?

Intérêt n° 1 : optimisation de la gestion de projet

Vous faites progresser la qualité de votre gestion de projet grâce à un seul et même environnement. Vous gérez le projet avec le suivi des ressources et du budget, l’avancement des tâches, etc. Cela vous permet de contrôler que l’allocation des ressources est judicieuse.

Intérêt n° 2 : gain de temps

Vous gagnez du temps lors de la création et de la mise à jour des plannings. Vous êtes en mesure de savoir quelles ressources sont plus efficaces sur quel type de tâches. Résultat : vous assurez un suivi des tâches plus complet.

Intérêt n° 3 : reporting précis

Suivez l’avancement de vos projets en temps réel grâce aux tableaux de bord et indicateurs-clés. Ces derniers permettent de savoir comment sont gérés les temps, comment les tâches sont distribuées et les ressources utilisées.

Intérêt n° 4 : optimisation des process

Grâce au reporting décrit dans le point précédent, vous êtes en mesure d’adapter vos processus pour ne conserver que les équations qui fonctionnent le mieux et booster encore davantage vos performances. Vous formalisez vos process au sein des équipes et gagnez en traçabilité grâce aux outils.

Suivi des temps et CIR

Le crédit d’impôt recherche s’adresse aux entreprises qui ont des dépenses de recherche et développement. Ces entreprises peuvent bénéficier de ce soutien financier, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité.

Pour en bénéficier, la feuille de temps est-elle obligatoire ?

En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir apporter les preuves des dépenses retenues dans le cadre du crédit impôt recherche. Autrement dit, elle doit pouvoir prouver que les ressources ont effectivement été allouées à la recherche pour un projet donné. C’est là que les feuilles de temps deviennent indispensables.

Par ailleurs, les temps consacrés à ces projets spécifiques doivent être connus pour calculer précisément les salaires des ingénieurs, chercheurs et techniciens.

Ainsi, il est nécessaire de gérer les temps de vos équipes projets dès le début du projet afin d’assurer un suivi rigoureux. Pour vous aider dans cette tâche, appvizer vous recommande d’utiliser un logiciel dédié.

Quel logiciel pour suivre la gestion des temps ?

JourOff est une solution de gestion organisationnelle et des ressources humaines qui vous permet d’organiser l’activité de votre entreprise. Elle comprend :

la gestion de projet,
la gestion des tâches en mode Kanban,
le planning,
les congés,
et la gestion des temps.

JourOff gestion des temps CIR

Cet outil est collaboratif et fait circuler l’information facilement entre les collaborateurs. L’information est trouvée rapidement, et les managers disposent d’un point de vue global du planning. Par ailleurs, JourOff intègre parfaitement la méthode Agile.

L’ergonomie est également un point fort pour cette solution. La prise en main est facile et ne nécessite pas de formation.

De nombreux indicateurs métiers sont mis à votre disposition, tels que le diagramme de Gantt, le suivi d’avancement projet, la progression des tâches. Les tableaux de bord et graphiques vous permettent de bénéficier d’un reporting complet grâce à vos données.

La gestion des temps est facilitée par le partage d’informations entre collaborateurs. JourOff propose deux approches pour gérer les temps :

l’approche standard, où le salarié saisit ses temps dans une feuille de temps et d’activités. Le manager reçoit ensuite une notification par email pour valider. Cette approche convient en cas de facturation ou d’heures supplémentaires, par exemple.
l’approche intuitive, où les temps sont calculés à partir des outils déjà en place au sein des équipes, à savoir agendas, planning, logiciel de gestion de projet, etc. Cette approche permet d’économiser le temps de saisie, notamment sur des projets de grande envergure.

À noter : JourOff est gratuit pour les entreprises de moins de 15 salariés.

Gagnez en performance avec une gestion des temps efficace

Nous avons vu plus haut qu’un suivi des temps efficace est utile à la fois pour structurer vos projets, mais également pour mieux piloter votre entreprise de manière plus générale. Les bénéfices se font sentir en matière de productivité, de budget, mais aussi de satisfaction des collaborateurs.

Vous constatez rapidement le retour sur investissement de votre logiciel dédié à la gestion des temps. Vous gagnez en qualité dans la gestion de vos projets, et vos équipes, R&D notamment, augmentent considérablement leurs performances.

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