Calcul du temps de travail : quelles données prendre en compte et comment procéder ?

La rémunération des salariés repose bien souvent sur le nombre d’heures de travail effectuées. Mais, entre les RTT, les congés payés, les temps de pause et les arrêts maladie, ce calcul du temps de travail effectif peut vite devenir un vrai casse-tête pour les managers et le pôle des ressources humaines.

Alors quels sont les éléments à prendre en compte ? Et quels sont les outils spécialisés pour faciliter cette tâche chronophage ? Réponses dans cet article.

La rémunération d’un salarié se base sur le temps de travail effectif. Il s’agit donc d’une notion essentielle qu’il convient de bien appréhender d’une part :

• pour payer les travailleurs correctement,
• et d’autre part pour éviter les erreurs qui peuvent entraîner un rappel de salaire ou une sanction pénale de l’inspection du travail.

Qu’entend-on par “travail effectif” ? Selon l’article L3121-1 du Code du travail, le travail effectif est la période pendant laquelle “le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles”.

Selon les modalités prévues dans le contrat de travail, le salarié peut pour réaliser ses tâches :

• être présent dans les locaux de l’entreprise ;
• être en télétravail ;
• intervenir chez un client ;
• être en déplacement, etc.

💡Bon à savoir : Le temps de travail effectif est différent du temps de présence dans l'entreprise. Les temps d'habillage et de déshabillage relevant du port d'une tenue de travail obligatoire, les heures de formation, les heures de délégation des représentants du personnel ou encore le temps passé en visite médical sont comptabilisés comme du temps de travail effectif. Les temps de déplacement professionnel (trajets domicile-travail) ne font pas partie des temps de travail effectif, comme les temps de pause.

En France, la durée légale de travail effectif à temps complet est établie à 35 heures par semaine, pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Cette durée fait office de référence. Elle ne représente ni un minimum ni un maximum d’heures à réaliser. Elle indique un seuil à partir duquel sont calculées les heures supplémentaires (sauf cas particulier).

Si l’entreprise prévoit des heures supplémentaires, la durée maximale de travail effectif par semaine ne peut pas excéder 48 h (et 44 h en cas d’activité soutenue sur 12 semaines).

☝️Quant à la durée quotidienne, elle est fixée à 10 h maximum en tenant compte de la durée maximale hebdomadaire et des temps de repos minimums de 11 h entre 2 journées consécutives.

💡Bien entendu, ces dispositions peuvent sensiblement varier en fonction des accords de branche ou d’entreprise.

Comme nous l’avons vu précédemment, le temps de travail implique 3 conditions pour le salarié :

• être à la disposition de l’employeur ;
• se conformer à ses directives ;
• et ne pas vaquer à ses occupations personnelles.

Cependant, il existe des situations qui ne remplissent pas ces 3 critères, mais qui sont assimilées à du temps de travail effectif. C’est le cas des :

• congés payés,
• des congés maternité et paternité,
• et des RTT entre autres.

👉Ils sont comptabilisés dans le temps de travail effectif.

La gestion du temps de travail des salariés fait partie des obligations légales d’un employeur (le nombre d’heures de travail doit figurer sur la fiche de paie). Elle est primordiale en entreprise pour de nombreuses raisons. Elle permet :

• de respecter la réglementation ;
• une organisation optimale (les plannings s’ajustent en fonction des présences et des absences) ;
• d’optimiser la productivité.

💡Le calcul du temps de travail est réglementé par le Code du travail. Il peut selon le contrat et le secteur d’activité s’effectuer au jour ou à l’heure.

Pour calculer un temps de travail au taux horaire, il convient d’ajouter les heures de travail effectuées chaque jour sur la totalité du mois.

Mais la plupart du temps, le calcul du temps de travail et de la rémunération se fait sur une base fixe. Peu importe le nombre de jours fériés présents dans le mois de calcul et le nombre de congés payés par exemple pris par le travailleur, le salaire mensuel est établi sur une base de 35h/semaine, et ce pour assurer un salaire identique tous les mois.

👉Pour déterminer le revenu mensuel d’un salarié à temps plein, le calcul est donc le suivant : (nombre d’heures par semaine x 52 semaines) / 12 mois, soit (35 x 52) / 12 = 151,67 heures par mois.

💡Sur cette base de 151,67h se calculent le taux horaire moyen, les charges sociales, mais aussi les éventuelles heures supplémentaires. Mensualiser la durée de travail permet d’établir un salaire stable d’un même montant d’un mois à l’autre.

Le forfait jour tient compte du nombre de journées ou de demi-journées travaillées par un salarié chaque année. Le Code du travail impose 218 jours maximum par an.

Le forfait jour concerne généralement les cadres.

➗ Le calcul s’effectue ainsi pour 2024 :

nombre de jours calendaires sur l’année (366 jours) - nombre de samedis et de dimanches (104 jours) - nombre de jours ouvrés de congés payés (25 jours) - nombre de jours fériés en jours ouvrés (10 jours) = 227 jours

Comme la durée maximale est de 218 jours par an, le salarié rémunéré au forfait jour disposera en 2024 de 9 jours de repos supplémentaires (227 - 218 = 9).

Seuls les salariés rémunérés à l’heure peuvent enregistrer des heures supplémentaires, à partir du moment où leur temps de travail est supérieur à la durée hebdomadaire légale des 35 heures.

💡Bon à savoir : La réglementation des heures supplémentaires ne concerne donc par les salariés au forfait jours ou ayant un statut de cadre, ni les salariés à temps partiel. Pour ces derniers, on parle "d'heures complémentaires" jusqu'à la 35e heure hebdomadaire.

Les heures supplémentaires sont majorées :

• de 25 % par heure pour les 8 premières heures ;
• de 50 % au-delà.

☝️À noter que le seuil maximal d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié.

Bon nombre d’entreprises utilisent encore des feuilles de temps ou des feuilles d’heures pour calculer le temps de travail de leurs salariés.

Mais, entre les documents égarés, les données manquantes ou approximatives, le temps consacré à cette tâche répétitive, beaucoup cherchent à digitaliser le processus en se dotant d’un logiciel de gestion des temps et des activités.

Recourir à un logiciel de gestion des temps et des activités en entreprise (GTA) apporte de nombreux avantages. Cela permet :

• d’effectuer des calculs fiables et précis ;
• de suivre le temps de travail et de se conformer à la réglementation en vigueur ;
• d’automatiser cette tâche administrative ;
• de disposer de preuves concrètes en cas de contrôle de l'inspection du travail ;
• d’archiver les données et documents de façon sécurisée ;
• de créer des alertes en cas de dépassements des durées légales...

Un logiciel GTA sert à comptabiliser notamment :

• les heures de travail et supplémentaires ;
• les temps de pause et de repos (quotidien et hebdomadaire) ;
• les congés et les absences ;
• la durée maximale de travail…

💡La solution est paramétrée et personnalisée en fonction des obligations légales ou des conventions en vigueur dans l’entreprise, ainsi que du type de contrat.

Avant tout, l’outil doit correspondre et s’adapter à vos besoins. Inutile d’opter pour une solution avec une multitude de fonctionnalités si tout compte fait seulement deux vous sont particulièrement utiles !

Préférez aussi un logiciel :

• intuitif : qui offre une prise en main rapide et facile ;
• fiable : qui assure une protection des données.

La digitalisation du calcul du temps de travail est un bon moyen de suivre en temps réel les heures de travail et de gagner du temps dans les démarches. Cela permet aussi de simplifier l’établissement des bulletins de paie grâce à l’export des données vers un logiciel spécialisé.