

Vous comptez installer un nouveau système de pointage dans votre entreprise ? Pour bon nombre de collaborateurs, la pointeuse serait vue comme un outil de contrôle. Voici des astuces pour mieux préparer ce changement.
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La gestion du temps de travail est une obligation légale aussi bien pour l’employeur que pour son employé. Le temps passé à travailler en dehors de l’enceinte de l’entreprise est également concerné, de même que le télétravail. Cela dit, le moyen à employer pour récupérer ces données reste à votre entière discrétion. 🧐
Vous pouvez librement opter pour un système d’enregistrement, de pointage automatique ou encore pour un cahier d’entrées et sorties pour un bureau. Toujours est-il que pour le suivi d’activité ou le pilotage d’un projet, utiliser une feuille d’heures est LA méthode de base.
Pour établir votre feuille de calcul d'heures, voici une sélection de modèles à imprimer ou à diffuser.
Quelle que soit la périodicité qu’elle couvre, la finalité de la feuille d’heures reste la même : récupérer le total des heures travaillées. Dans le cas spécifique d’un projet, elle sert à :
En France, le temps de travail légal est normalement fixé à 35 heures par semaine. Pour avoir l’équivalence par mois il suffit de faire ce calcul :
35 heures par semaine x 52 semaines / 12 mois = 151.66 heures par mois
Pour obtenir un nombre d’heures de travail effectuées, il vous suffit de faire la soustraction suivante :
Heure de départ - heure d’arrivée = nombre d’heures effectuées (par journée)
Si votre employé effectue des heures en plus que celles fixées dans son contrat, elles seront comptabilisées en tant qu'heures supplémentaires.
Un tableau de calcul d’heures de travail, lorsqu’il est correctement configuré, doit vous faire gagner du temps. Il doit nécessairement contenir :
Créez 5 colonnes :
Le format de votre feuille de temps dépendra principalement de la complexité des projets qui y seront liés. S’il s’agit simplement d’enregistrer entrées et sorties du bureau de vos collaborateurs, vous n’aurez pas besoin de beaucoup de détails.
Si, à l’inverse, il s’agit par exemple de suivre toutes les étapes et les participations de plusieurs personnes sur un même projet pendant plusieurs mois, de prendre en compte des heures supplémentaires ou tout simplement des horaires plus irréguliers, votre feuille de temps demandera plus de spécifications.
Voici deux modèles de fiches horaires qui vous permettront de tracer les horaires de travail de vos salariés.
👇 Fiche d'heures mensuelle 👇
Télécharger le modèle👇 Version hebdomadaire 👇
Télécharger le modèleLes outils de mesure tels que les cahiers ou fichiers Excel sont des solutions rudimentaires. À tout moment une erreur se glisse et fausse tous vos calculs. En tant que gestionnaire RH ou responsable administratif·ve, vous devez penser à la fiabilité de vos méthodes et résultats.
En digitalisant vos fiches d’heures, vous réduisez considérablement votre temps de traitement de même que votre marge d’erreur. Un logiciel spécialisé en suivi des temps présente aussi l'avantage de fournir des indicateurs RH et des rapports d’activité utilisables en cas d’audit. Pratique !
2 exemples de logiciels 🔍 :
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Kizeo Forms est à la fois une solution web et une application mobile capables de digitaliser tout type de documents lors d’interventions terrains… y compris la feuille d’heures !
👍 D’autres avantages :
Peu importe sa complexité et sa composition, la finalité de la feuille d’heures est toujours de récupérer le nombre d’heures travaillées.
Les solutions les plus simples peuvent parfois suffire un certain temps, mais vous limiteront bien vite. La meilleure solution pour tirer le plus profit du système de feuilles d’heures, c’est la digitalisation.