Mais t’es pas là, mais t’es où ? Surveillez qui est assidu grâce à la fiche de présence [Modèles gratuits]

Mais t’es pas là, mais t’es où ? Surveillez qui est assidu grâce à la fiche de présence [Modèles gratuits]

Par Eloïse Salson
Mis à jour le 3 avril 2023, publié initialement en juillet 2022

La feuille de présence est un indispensable dans bon nombre de situations, que ce soit dans le milieu scolaire, lors d’une assemblée générale ou encore dans le milieu du travail.

En entreprise, l’objectif n’est pas de « fliquer » les individus, mais plutôt de prouver et justifier leur présence.

Découvrez nos différents modèles de fiches de présence à télécharger ainsi que nos conseils pour les remplir.

Les différents formats de fiches : vous êtes plutôt Word, Excel ou outil en ligne ?

La fiche de présence sur Word

Les fiches de présence, parfois appelées « feuilles d’émargement » sont indispensables pour justifier dûment l’assiduité d’un individu. Que ce soit pour vérifier la présence d’un employé :

  • sur son lieu de travail (dans certains secteurs d’activités),
  • à une formation,
  • à une assemblée générale,
  • ou encore à un événement.

Cette justification peut être faite par différents moyens. Cependant, l’utilisation d’une feuille de papier n’est pas forcément la meilleure idée. Cette feuille peut se perdre, les informations ne sont pas sécurisées et cela prend du temps.

Utiliser un fichier Word stocké sur votre ordinateur ou sur le cloud peut être un bon moyen pour pallier ces limites. Ce fichier pourra ainsi être :

  • facilement modifiable,
  • retrouvé en quelques clics,
  • stocké en sécurité.

Téléchargez gratuitement notre fiche de présence au format Word et appliquez-la directement au sein de votre équipe !

La fiche de présence sur Excel

La fiche de présence en format Word permet de modifier facilement un document. Néanmoins, ce format n’est pas toujours pratique. En effet, il nécessite une modification du document pour chaque utilisation, ce qui n’est pas idéal.

⚠️ Attention, ces formats ne sont pas tout le temps acceptés par les organismes de contrôles tels que Pôle Emploi, les OPCO ou encore la Direccte.

Téléchargez gratuitement notre modèle de feuille de présence au format Excel !

La fiche de présence sur un outil en ligne

Des outils en ligne vous simplifient la gestion de vos feuilles de présence. Ils proposent des feuilles de présence dématérialisées ainsi qu’un émargement numérique avec signature électronique. Vous aurez ainsi la possibilité :

  • d’exporter automatiquement la feuille de présence pré-remplie et déjà signée,
  • de regrouper vos formulaires dans un dossier afin de générer un registre de présence,
  • de conserver vos feuilles de présence en ligne de manière durable dans un coffre-fort numérique hautement sécurisé,
  • de créer des rapports détaillés.

Factorial gestion du temps par exemple, vous permet de digitaliser et d'automatiser les fiches de présence de vos salariés. Vous avez accès à un modèle PDF prêt à l’emploi et personnalisable pour enregistrer vos heures de travail et les pauses de chacun de vos employés. Couplé à une application mobile intuitive, vous profitez également d’un système de pointage facile pour les entrées et sorties, d’un affichage clair des heures supplémentaires et du solde des heures et d’un planning de travail actualisé en temps réel en fonction des informations collectées, et bien plus encore !

Factorial Gestion du temps

Outil de gestion pour PME et entreprises en croissance
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Un logiciel de pointage peut également vous aider dans le contrôle et le suivi de l’assiduité de vos employés. Quel outil choisir ? Voici notre comparatif de logiciels de pointage !

Nos 3 conseils pour remplir la feuille de présence

Renseignez-vous sur les éléments qui concernent votre situation

La fiche de présence peut concerner différentes situations :

  • vérifier l’absence ou la présence des individus sur leur lieu de travail,
  • s’assurer de l’assiduité des individus lors d’une réunion,
  • attester de la présence d’une personne à une formation pour obtenir un remboursement, etc.

☝️ Elles n’ont pas toutes la même finalité. Certaines feuilles de présence sont utilisées pour obtenir un remboursement, d’autres pour être rémunérées des heures réalisées ou encore, car cela relève d’une obligation.

N’oubliez aucune information essentielle

En fonction de la situation rencontrée, certaines informations doivent être mentionnées obligatoirement.

👉 Par exemple, pour que la feuille de présence des assemblées générales soit valide, elle doit préciser :

  • le nom des associés/actionnaires présents ou représentés — le nom du mandataire ;
  • le nombre de parts sociales/d’actions que détient l’associé/actionnaire ;
  • le nombre de voix associé à la part sociale/action.

👉 Par exemple, dans le cas d’une formation, cela peut varier en fonction des organismes, mais généralement nous retrouvons :

  • les noms et prénoms,
  • les coordonnées du dispensateur de la formation,
  • l’intitulé du stage et du module,
  • le lieu,
  • la date et heure,
  • le nom du formateur.

Automatisez un maximum de processus

Pour un gain de temps optimal, il est conseillé d’optimiser l’automatisation d’un maximum de processus.

Si vous avez décidé de créer votre fiche de présence en format Excel, de nombreuses formules peuvent être automatisées. Comme c’est le cas dans notre document à télécharger.

👉 Par exemple, pour calculer le nombre total d’heures de travail de la semaine, inscrivez la formule de calcul « =SOMME » dans la cellule qui suit la dernière journée de la semaine.

L’utilisation d’un logiciel peut également automatiser de nombreuses tâches chronophages.

👉 Par exemple, certains outils automatisent la récupération des données et la création de la fiche de présence.

Comme quoi, l’élaboration d’une fiche de présence n’est pas si sorcier !

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