[Comparatif] Quelles solutions de coffre-fort numérique pour la gestion de vos documents électroniques ?

[Comparatif] Quelles solutions de coffre-fort numérique pour la gestion de vos documents électroniques ?

À l’ère de la digitalisation, la dématérialisation des documents a démocratisé l’usage du cloud dans le monde du travail. Fiches de paie, relevés bancaires, factures numériques, ce qui était une exception il y a quelques années est devenu la norme.
Dans une dynamique de collaboration et de mobilité accrue, les entreprises ont naturellement recours aux espaces de stockage et d’échanges virtuels, que ce soit pour la recherche, la consultation, le téléchargement ou le partage de documents 24 h/24, avec leurs salariés, collaborateurs, clients et fournisseurs.
Praticité en termes d’archivage et de transfert, économies de papier, rapidité, toutes les excuses sont bonnes !

Les offres en coffres-forts numériques (e-coffres-forts) se sont naturellement développées pour répondre à des problématiques de protection et de sécurisation des données.
Elles répondent aussi à une obligation de mise en conformité, que ce soit de la façon dont vous archivez vos fichiers numériques ou de la valeur juridique de ces derniers en cas de litige. Consultez notre comparatif de coffres-forts numériques pour en savoir plus !

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Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique professionnel (CFN) ?

Vous trouverez également cette notion sous les termes d’e-coffre-fort, coffre-fort virtuel, coffre-fort électronique (CFE) ou encore e-vault.
Un coffre-fort numérique est un composant du système d’archivage électronique (SAE).
À ne pas confondre avec la gestion documentaire et l’outil de gestion électronique de documents (GED) type Google Drive, c’est un service qui permet de centraliser, d’archiver, d’indexer et de retrouver des fichiers numériques sensibles, dans un environnement hautement sécurisé.
Contrairement au GED, qui organise des contenus numériques vivants et modifiables, il ne permet pas la gestion courante des documents mais leur protection.
Les deux outils sont donc complémentaires mais n’interviennent pas au même moment du cycle de vie des documents.

La FedISA* (Fédération ILM, Storage and Archiving qui informe et assiste les utilisateurs sur les nouvelles technologies, les nouveaux processus et les nouvelles réglementations, dans les domaines de l’archivage et de la dématérialisation) précise que l’e-coffre-fort est censé être inviolable et restituer ce qui y a été déposé sans altération.
Il garantit donc pour vos documents :

  • leur intégrité (une empreinte numérique est créée lors du dépôt),
  • leur pérennité (contrôles périodiques et duplication du stockage pour prévenir toute perte),
  • leur confidentialité grâce au cryptage et au contrôle d’accès,
  • leur traçabilité grâce à un historique des utilisateurs

Le concept date pourtant de la fin des années 90 pour les entreprises, mais seules 15 % d’entre elles l’ont adopté (sondage SerdaLAB, cf infographie).

E coffre fort numérique     
 

Objectifs d’un e-coffre-fort

L’e-coffre-fort permet de :
→ se protéger contre les failles de sécurité
→ archiver des documents sans perdre leur valeur juridique (on parle de vocation probatoire)
→ gagner en temps et en productivité (automatisation de certaines tâches, facilité de recherche et d’accès aux documents, mémorisation des mots de passe)

Quels sont les documents concernés ?

Toutes sortes de documents importants et de données confidentielles peuvent être conservés à l’abri d’un e-coffre-fort :

  • des documents administratifs (statuts, contrats d’assurance),
  • des documents RH (contrats, fiches de paie),
  • des documents R&D (projets, brevets),
  • des pièces comptables (factures, bilans, relevés bancaires),
  • des mots de passe…

Les documents RH sont cités en premier par 92,3 % des sondés suivis par les documents fiscaux (71,6 %) puis les factures (70,4 %).

Source : Etude SerdaLAB/Cecurity.com 2017

Comment mettre en place un coffre-fort numérique ?

Connaître la réglementation

Pour s’assurer de la conformité d’un coffre-fort numérique, les entreprises peuvent se référer à trois repères :

  • la norme NF Logiciel « ’composant coffre-fort numérique »’ de l’AFNOR,
  • le label « ’Coffre-Fort Électronique »’ de la Fédération des Tiers de Confiance,
  • la certification de la CNIL.

Les réglementations ont dû s’adapter aux fichiers dématérialisés et trouvé un moyen de leur conférer la même valeur juridique qu’ont les documents papier.
Un coffre-fort numérique conforme répond à ces exigences légales (conservation des documents et vocation probatoire). 

La législation change suivant les pays, mais voici ce que les coffres-forts numériques doivent pouvoir garantir :

  • l’authenticité du document électronique (qui en est à l’origine, avec une signature électronique),
  • son accessibilité (le contenu doit être exploitable par un juge, être encodé et convertible en format universel, avant signature électronique),
  • son intégrité (l’horodatage permet de dater précisément la signature électronique).

Bien choisir son prestataire

  • Dispose-t-il d’une norme : AFNOR NF Z 42-013 (France) ou ISO 14641-1 (international) ?
  • Quelle est sa nationalité ? Où se trouvent ses serveurs ? Ils doivent être en France ou au sein de l’Union européenne pour que vos fichiers soient protégés selon les lois françaises ou européennes (RGPD, etc.).
  • Quels sont ses engagements (maintenance corrective et évolutive, non-perte et intégrité des documents confiés, moyens de sécurité mis en œuvre en cas de coupure ou de défaillance matérielle) ?
  • La prestation est-elle réversible ? En cas de rupture de contrat, vous devez pouvoir récupérer vos documents, mais aussi tous les éléments de traçabilité.

Gérer efficacement ses documents électroniques

Adopter un coffre-fort numérique ne suffit pas, l’entreprise doit faire un effort d’archivage pour optimiser son efficacité et répondre aux exigences légales, comme :

  • tenir un calendrier de conservation (journal du cycle de vie de l’archive) et un recueil de métadonnées (horodatage d’archivage, empreintes, journal des événements, journal des accès),
  • respecter le format adapté à l’archivage électronique (une liste est disponible aux Archives d’État),
  • bien nommer les fichiers (pour une compréhension immédiate du contenu et assurer de meilleurs transfert, partage et conservation).

Pourquoi opter pour un logiciel en mode SaaS pour votre e-coffre-fort ?

  • La facilité de mise en place : il n’y a rien à installer, la configuration est minimale ;
  • L’accessibilité, en tout lieu et à tout moment ;
  • La récupération automatique des documents ;
    Après configuration de votre coffre-fort numérique, il ira récupérer tous les documents censés y figurer (factures, documents administratifs) puis les stockera dans le cloud.
  • La traçabilité des actions grâce à une signature électronique des collaborateurs ajoutant, modifiant ou supprimant des données, à chaque opération ;
  • La protection des documents ;
    L’utilisateur dispose d’un mot de passe pour accéder à des documents ou des dossiers, en fonction de ses besoins. Ce mot de passe sert de clé pour autoriser ou interdire la lecture des fichiers.  
  • Le caractère évolutif de l’outil, qui s’adapte aux nouvelles technologies et réglementations au fur et à mesure.

Plusieurs types de solutions de coffres-forts numériques en mode SaaS

Exemple d’e-coffre fort pour la gestion de vos mots de passe

LockPass

C’est un gestionnaire de mots de passe puissant avec chiffrement intégral qui sécurise les accès aux sites et aux logiciels sensibles. Il permet :

  • aux collaborateurs de se connecter et partager facilement leurs mots de passe
  • de gérer simplement les utilisateurs et contrôler les flux de données
  • le pré-remplissage des fenêtres de connexion

Les utilisateurs disposent d’un mot de passe unique pour se connecter à leur compte et d’une clé de chiffrement pour accéder à tous les mots de passe pour lesquels l’entreprise leur a ouvert des droits.
Sans le travail de mémorisation de tous les mots de passe habituels, qui peuvent ainsi être complexifiés pour une meilleure sécurité, la productivité des salariés est augmentée.

Exemple d’e-coffre fort pour le stockage et le partage de documents

Ressources Humaines

Pagga

Votre comptable vous envoie toutes les fiches de paie dans un fichier PDF ?
Vous n’avez plus besoin de l’imprimer puis de le distribuer, seulement de l’importer sur Pagga qui se charge de :

  • rattacher chaque bulletin de paie au salarié grâce à son n° de sécurité sociale,
  • notifier le salarié de l’arrivée de sa fiche dans son espace, qui dispose d’un accès sécurisé à tous ses bulletins 24 h/24 et 7J/7
  • héberger ces fiches dans un espace sécurisé pendant 50 ans,
  • les connecter avec leur Compte Personnel d’Activité (calculant notamment les droits en formation continue).

Comptabilité

E-Invoice

Logiciel de dématérialisation de factures en ligne parfaitement adapté aux structures qui ont un besoin en dématérialisation d’un minimum de 1 500 factures par an. 
Il permet de :

  • créer des originaux fiscaux numériques signés électroniquement
  • utiliser la reconnaissance optique de caractères pour convertir une facture papier en facture électronique
  • accéder à l’ensemble de vos factures au sein d’une même interface

Vos factures (achat et vente) sont centralisées et disposent d’une valeur probante décennale. E-invoice a 10 certifications assurant une sécurité, une conformité et une confidentialité de vos données dans 25 pays.

Exemple d’e-coffre fort pour le transfert de documents

LockTransfer

Il permet aux entreprises de sécuriser les partages de données en interne et en externe vers l’ensemble de leurs collaborateurs, partenaires et clients, sans limite de taille de fichiers.
Le plugin s’interface directement avec votre messagerie.
Il permet de :

  • consulter l’historique de téléchargement
  • définir des niveaux d’accès aux documents suivant les collaborateurs
  • contrôler ainsi les flux de données vers les nouvelles recrues et bloquer les accès en cas de départ d’un salarié
  • avoir une vision en temps réel des actions menées sur l’ensemble de vos transferts, de leur création à leur suppression

La signature électronique

Indissociable du coffre-fort numérique, la signature électronique, e-signature, ou signature numérique, garantit la valeur juridique de vos documents.
Elle doit réunir ces conditions :

  • authentique : l’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée,
  • infalsifiable,
  • unique : elle fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document,
  • inaltérable : le document signé ne peut plus être modifié,
  • irrévocable : la personne ayant signé ne peut revenir dessus.

Yousign

Yousign est la référence française des logiciels de signature électronique. 
Cette solution s’adresse à tous les secteurs d’activité et apporte une réponse sécurisée et légale aux problématiques de signature électronique des entreprises. 
Elle est conforme aux législations française et européenne et permet de signer :

  • documents commerciaux,
  • documents RH,
  • documents financiers...

Plus besoin d’imprimer les documents contractuels pour les signer, puis de les numériser pour les renvoyer.
L’hébergement des données se fait dans deux datacenters en France, dans une infrastructure sécurisée et fiable.

Tableau comparatif des solutions de coffres-forts numériques

Logiciels Pour qui ? Hébergement
des données
Tarifs  Applications
connectées
Certifications
LockPass auto-entrepreneur 
TPE
PME
ETI
Grand groupe

France
Irlande

30 €/an
/utilisateur
N/C N/C
Pagga auto-entrepreneur 
TPE
PME
ETI
France 0, 60 €
/fiche de paie
Sage 100 c Comptabilité
Yourcegid Finance Y2
Yourcegid Solos Comptabilté
N/C
E-Invoice PME
ETI
Grand groupe
France sur demande N/C 5 certifications iSO
LockTransfer auto-entrepreneur 
TPE
PME
ETI
Grand groupe
France
Irlande
de 3 à 7 €/mois
/utilisateur
Outlook N/C
Yousign TPE
PME
ETI
Grand groupe
France à partir de 25 €/mois
/utilisateur
inWebo
Salesforce
Salesforce Sales Cloud
eIDAS
ETSI
LSTI
ANSSI

 

La productivité, mais pas au détriment de la sécurité

Toutes ces solutions vous garantissent le stockage, le partage et la valeur probante de vos données sensibles en toute simplicité, sécurité et conformité.
Certains éditeurs proposent des logiciels avec des modules d’e-coffres-forts complémentaires, comme Lockself avec LockPass et LockTransfer.
Et si vous estimiez le gain en temps, en sérénité et en papier, rapporté au coût de ces solutions ?
Ne craignez plus pour vos documents électroniques, passez à l’ère de la cybersécurité !

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