DocuWare : en résumé

DocuWare est une suite logicielle de GED/ECM (gestion électronique des documents et gestion de contenu) collaborative et évolutive qui accompagne les PME et ETI dans leur digitalisation via des workflows automatisés et personnalisables

Disponible dans 25 langues, présent dans plus de 100 pays et doté d’une expertise de plus de 30 ans, DocuWare propose des solutions Cloud clés en main prêtes à l’emploi, spécialement conçues pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser leurs processus courants : Achats et comptabilité /  Ressources humaines / Ventes / Gestion documentaire et de contenu. 

DocuWare dispose des plus hauts niveaux de sécurité : ISO 9001, ISO27001 (sécurité) et NF203 CCFN sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD et bénéficie également de la certification Qualiopi pour ses actions de formation.

DocuWare a annoncé en avril 2024, l'acquisition de la start-up Natif.AI et renforce ainsi son offre en intégrant les technologies d'intelligence artificielle à son outil de GED/ECM.

Ses avantages

Centralisation complète via l’intégration de 1000 outils

Approche modulaire et transversale pour tous types de processus

Technologies utilisant l'IA (intelligence artificielle)

Présence dans plus de 100 pays et traduction en 25 langues

Certifications NF203 CCFN coffre-fort numérique et NF552 RGPD

Certifications :ISO 27001, ISO 9001, eIDAS, GDPR, NF 203

Ses inconvénients

Peut s'avérer un peu coûteux pour les TPE à petits budgets

appvizer logo

L'avis d'Appvizer

DocuWare est incontestablement un logiciel de référence pour la dématérialisation des factures et des documents professionnels. Et pour cause : il est utilisé par 18 000 clients et 600 000 utilisateurs dans près de 100 pays ! Grâce à une intégration native avec les principaux ERP, il nous offre une solution de digitalisation clé en main. 

Un autre avantage considérable : son support d’assistance. Les experts DocuWare nous accompagnent de A à Z dans la dématérialisation de l’ensemble des processus métiers. Et ce, avec une promesse : 90 jours pour digitaliser son entreprise et abandonner le papier ! 

DocuWare - Vidéo
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DocuWare - Interface de DocuWare
DocuWare - DocuWare : les workflows de validation
DocuWare - DocuWare : traitement dématérialisé des factures sur Ipad.
DocuWare - DocuWare : les workflows
DocuWare - DocuWare interface mobile

DocuWare : ses meilleures ressources

Témoignage client Digitalisation des dossiers RH - Chronopost

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Témoignage client Gestion des contrats construction - Bati-Confort

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Témoignage client Digitalisation RH - Audencia Business School

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Témoignage client démat de factures industrie- Saarstahl Ascoval

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Témoignage client Démat factures et docs achats - Déca Propreté

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Témoignage client - passage au zéro papier, société Liftasud

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Témoignage client Alsachim - Gestion des processus qualité

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Archivage, dématérialisation, signature électronique - Habitat social

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Voir plus de ressources

Témoignage client Digitalisation des dossiers RH - Chronopost

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Témoignage client Gestion des contrats construction - Bati-Confort

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Témoignage client Digitalisation RH - Audencia Business School

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Témoignage client démat de factures industrie- Saarstahl Ascoval

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Témoignage client Démat factures et docs achats - Déca Propreté

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Témoignage client - passage au zéro papier, société Liftasud

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Témoignage client Alsachim - Gestion des processus qualité

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Archivage, dématérialisation, signature électronique - Habitat social

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DocuWare : Ses tarifs

DocuWare propose un tarif sur demande avec une démonstration gratuite adaptée à vos besoins. 

Il n’existe pas de version gratuite mais il est possible de bénéficier d’un essai gratuit de la plateforme.

standard
Tarif
sur demande

Alternatives clients sur DocuWare

DocuWare : le test complet

Au-delà de la gestion documentaire, DocuWare permet aussi la dématérialisation de l'ensemble des processus métiers des ressources humaines, à la comptabilité en passant par les achats ou encore les ventes. Nous avons décidé de les passer en revue en présentant 3 fonctionnalités phares. 

Dématérialisation des processus via des workflow 

La transformation digitale de nos entreprises est aujourd’hui inévitable. La mise en place de workflows adaptés est essentielle pour suivre cette évolution numérique. DocuWare le permet de manière simple et sécurisée, et ce, sur l’ensemble des métiers d’une entreprise. 

Ressources humaines. Archivage et digitalisation des CV, candidatures, certifications, plans de recrutement et demandes de congés, etc. 

Achats et comptabilité. Automatisation des traitements des commandes en cours, des contrats et des factures clients et  fournisseurs, etc. 

Ventes. Traitement automatisé des offres commerciales, des commandes à traiter, des factures clients et des devis en cours, y compris en situation de mobilité.  

Gestion documentaire. Stockage, partage et annotation des documents clés de l’entreprise de manière sécurisée. 

Automatisation des tâches répétitives 

Grâce à ce module, DocuWare automatise pour nous la collecte, l’indexation, l’acheminement et l’archivage des informations. 

Validation de factures. Les factures papier et/ou électroniques sont enregistrées et indexées sans la moindre saisie manuelle. Il ne nous reste plus qu’à les acheminer via un processus prédéfini, basé sur diverses variables paramétrables tels que les montants, les numéros de commande, etc. DocuWare, via son partenaire PDP, est en capacité de transmettre les factures à l’administration fiscale pour la mise en conformité avec la facture électronique obligatoire dès 2024.

Intégration des employés. L’accompagnement des équipes dans la digitalisation est simplifié pour les managers. À chaque fois qu’un nouvel employé débute, plusieurs tâches sont effectuées automatiquement : on-boarding, génération de notifications, saisie de ses données dans un système dédié, acheminement des documents appropriés, approbations et archivage sécurisé.

Outils d’aide à la vente. Automatisation des tâches chronophages telles que l’émission et le traitement des factures clients, commandes, bons de livraisons, devis, litiges et contrats.

Contrôle intelligent des documents 

DocuWare prend en charge à notre place l’ensemble du processus manuel d'acheminement et de gestion des documents qu’ils soient papiers ou numériques. Il les rationalise par la suite dans un référentiel centralisé, sécurisé et consultable. 

Capture simple à partir de toutes les sources. Cela concerne les contrats, les factures, les lettres, les commandes, les propositions, les notes de réunion ou tout autre document commercial.

Indexation et autorisation. On peut rapidement classer les documents et indexer les informations en quelques clics. Le partage est ensuite fait avec des droits d'accès et des autorisations contrôlés.

Archive sécurisée et organisée. Chaque document est en sécurité dans l'archive avec des droits d'accès contrôlés jusqu'à ce qu'il atteigne sa date de conservation.

Avis clients sur DocuWare

4.5
Basé sur +200 avis

Avis de la communauté Appvizer (8)

Gain de temps et économies à la clé

PR

Gain de temps et économies à la clé

Patricia Rochedereux, publié le 09/11/2022 Avis certifié

DocuWare nous fait gagner du temps : terminé les impressions papier, les recherches sont rapides. Nous avons également réalisé un gain de place conséquent, gagné en confort de travail et en sécurité. Sans parler des économies de papier qui peuvent être estimées à environ 40 000 feuilles A4 pour une année !

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Des procédures qualité optimisées avec DocuWare

MM

Des procédures qualité optimisées avec DocuWare

Maud Mension, publié le 06/09/2022 Avis certifié

DocuWare répond pleinement à nos besoins pour la gestion de nos processus qualité et nous apporte une nouvelle façon de travailler avec les workflows.

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Des gains de temps immédiats

VB

Des gains de temps immédiats

Valérie Blanguérin, publié le 20/04/2022 Avis certifié

Nos équipes comptables ont constaté les bénéfices quasi-immédiats dans la transition du papier vers le digital. Nous dématérialisons environ 300 factures fournisseurs par mois. DocuWare nous a fait économiser 1 jour de travail par semaine dans le traitement de nos factures.

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Une solution GED totalement intégrée à la signature électronique

FA

Une solution GED totalement intégrée à la signature électronique

Fabien Armand, publié le 07/04/2022 Avis certifié

Grâce à la signature électronique intégrée à la GED DocuWare, nous avons obtenu en quinze jours 100% de signatures de nos plans d’apurement auprès de nos locataires. Nous avons constaté une avancée majeure par rapport au papier : gains de temps, de performance et de trésorerie.

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Une solution avec un excellent rapport qualité-prix

VP

Une solution avec un excellent rapport qualité-prix

Vincent PUTTEMANS, publié le 23/03/2022 Avis certifié

Nous avons choisi DocuWare entre plusieurs solutions pour son paramétrage, sa flexibilité et de sa capacité à gérer tous types de documents : factures, contrats, budget. Enfin, son rapport qualité prix a également été un critère de choix déterminant.

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Des processus RH optimisés

SL

Des processus RH optimisés

Stéphane Lastes, publié le 06/12/2021 Avis certifié

Avec DocuWare, nous avons une vision d’ensemble des tâches à traiter et restant à finaliser. Cela nous permet d’éviter tout oubli, de fluidifier et d’améliorer nos processus RH, notamment en télétravail.

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Une solution parfaitement intégrée à notre outil comptable

NB

Une solution parfaitement intégrée à notre outil comptable

Nicolas Berthelot, publié le 19/10/2021 Avis certifié

La solution DocuWare clés en main Achats nous apporte un gain de temps important dans la validation et le classement de nos factures fournisseurs. L'intégration avec notre outil comptable EBP se fait en un clic.

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Digitalisation RH des dossiers employés

YR

Digitalisation RH des dossiers employés

Yannick Rouxel, publié le 07/12/2020 Avis certifié

DocuWare répond à nos besoins de digitalisation RH à un prix attractif. Elle nous a permis de mener à bien la campagne d'intéressement à distance lors de la période du confinement. La solution est évolutive, facile d’utilisation.

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