Guide et Conseils en Outils Collaboratifs
Ce ne sont pas les termes qui manquent : logiciel de groupe de travail, groupware, collecticiel, logiciels de collaboration… Mais l'objectif est identique : permettre à un groupe d'utilisateurs de travailler en collaboration dans un espace de travail unique sans être nécessairement réunis. Vous aurez accès aux applications web les plus courantes : messagerie, suite bureautique, partage de documents, discussions instantanées, calendrier ou encore réseau social. Toutes les données sont stockées dans le Cloud, sécurisées et accessibles où que vous soyez. Vous donnerez tous les outils à votre équipe pour aller vers le même objectif. Pour tout savoir sur ces méthodes de travail digitales, découvrez nos guides sur la collaboration
Définition d'un Outil Collaboratif
Un outil collaboratif vise à faciliter le travail collaboratif entre collaborateurs, il permet de mutualiser l'information, les compétences et les connaissances dans le but de réaliser des objectifs.
En règle générale, un outil collaboratif va permettre une communication régulière entre les parties prenantes, permettant d'assurer le suivi et la progression de la tâche en cours pour une meilleure visibilité de l'avancement vers l'accomplissement de l'objectif.
Les fonctionnalités type d'un outil collaboratif sont les suivantes :
- Réalisation et suivi d'un planning des personnes assignées aux tâches du projet
- Mise à disposition des fichiers ou ressources au collaborateurs pour travailler
- Mise à jour et édition des tâches en cours par de multiples utilisateurs
- Syncronisation en temps réel des documents et des ajouts d'informations sur les tâches
Pourquoi utiliser un Outil Collaboratif ?
L'emploi d'un Outil Collaboratif permet avant tout d'aider l'entreprise dans les étapes de définition et complétion des objectifs. Grâce à une communication renforcée et une visibilité de l'avancement des tâches claire et définie, les équipes peuvent avancer de façon fluide.
Ce type d'outil peut souvent proposer des sous outils efficaces comme la messagerie instantanée, la gestion d'agendas syncronisés, ou encore le stockage de documents directement dans les fiches et projets existants, garantissant l'accès à l'information à toute étape de l'avancement du projet.
L'Outil Collaboratif permet également de prioriser les tâches selon les paramètres définis par l'entreprise, suivant ses besoins, elle peut attribuer différentes valeurs de priorité aux tâches pour aborder celles-ci dans un ordre de priorité garantissant l'avancement des projets les plus critiques et essentiels.
En général, parmi les outils collaboratifs, on va retrouver différents sous-types de logiciels comme :
- Les logiciels d'agenda partagé
- Les logiciels de syncronisation de documents
- Les logiciels de messagerie instantannée
- Les logiciels de vidéoconférence
- Les logiciels de partage de fichier
Avantages d'un Outil Collaboratif
L'emploi d'un outil collaboratif comprend de nombreux avantages pour les entreprises, au dela d'une efficacité de travail démultipliée pour les entreprises manquant d'organisation, ils permettent une cohésion d'équipe renforcée, ainsi qu'une meilleure visibilité de la contribution de chaque collaborateur aux tâches en cours, accordant une vision globale aux chargés de projet. On constate donc en général :
- Une productivité améliorée
- Une flexibilité des équipes accrue
- Une meilleure priorisation des tâches
- Le partage et découpage des tâches et responsabilités
- Un accès à l'information et ressources fluidifiée
- Une pratique du télétravail simplifiée
Liste d'Outils Collaboratifs gratuits
Google Drive
- Doodle
- Google Agenda
- Slack / Mattermost
- Dropbox
- Trello
- Evernote
- Asana (Version Gratuite)
- Microsoft Teams
- Wunderlist
- Zoho Projects
Les solutions de collaboration
Gestion du conseil d'administration
Dans la catégorie des outils de Collaboration, les logiciels de Gestion du conseil d'administration (Board Management en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Collaboration de votre TPE-PME.
Wiki
Les logiciels de création de wiki sont des outils permettant aux entreprises de diffuser les connaissances internes, notamment auprès des employés, grâce à l'élaboration de pages web spécifiques.
Intranet
Les Solutions Intranet pour les entreprises permettent une meilleure productivité des différents services de l'entreprise. En effet, la mise en place de partage des données de l'entreprise et d'espaces de chat facilite la communication au sein de l'entreprise.
Virtual Data Room (VDR)
Dans la catégorie des outils de Collaboration, les logiciels de Virtual Data Room (VDR) (Virtual Data Room (VDR) en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Collaboration de votre TPE-PME.
Suite bureautique
Avec les suites de logiciels bureautique, vous bénéficiez de l’ensemble des outils en ligne nécessaires à votre quotidien : traitement de texte, tableur, présentations, base de données… Vous avez alors à disposition un panel complet et fonctionnel d’applications pour travailler vite et simplement.
Plateforme collaborative
Les plateformes collaboratives sont des outils hybrides qui centralisent tous les outils de communication et de collaboration généralement utilisés en interne : gestionnaire de projet, RSE, plateforme de co-création, gestion électronique des documents (GED).
Transfert de fichiers
Les logiciels de transfert de fichiers permettent d'envoyer des fichiers lourds par email sans surcharger la messagerie du destinataire : il télécharge le document avec un lien de téléchargement.
Création de formulaires
Les logiciels de création de formulaires (Form Builder en anglais) sont des outils qui permettent aux entreprises de créer, diffuser et analyser tous les formulaires dont elles ont besoin quotidiennement.
Gestion de lieux de rencontres
Dans la catégorie des outils de Collaboration, les logiciels de Gestion de lieux (Venue Management en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Collaboration de votre TPE-PME.
Agendas
Dans la catégorie des outils de Collaboration, les logiciels de Agendas (Calendar en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Collaboration de votre TPE-PME.
Réunion
Dans la catégorie des outils de Communication, les logiciels de Réunion (Meeting en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Communication de votre TPE-PME.
PDF professionnel
Un logiciel PDF professionnel est un outil destiné aux entreprises qui ont besoin de générer, modifier, annoter et éditer un nombre important de PDF.
Réseau social interne
Les réseaux sociaux internes sont des plateformes collaboratives qui permettent aux équipes de travailler ensemble et de partager des informations.
Gestion documentaire (GED)
De sa création à sa suppression, vous ne perdez plus aucune trace de vos documents avec les logiciels GED (Gestion Electronique de Documents)
Gestion des idées & innovations
Les logiciels de gestion des idées, ou d'idéation, structurent le processus de collecte d'informations, puis organise et gère ces idées dans un but d'amélioration continue.
Rendez-vous et organisation
Les logiciels de prise de rendez-vous vous permettent de donner la possibilité à vos clients de faire des demandes en fonction de vos disponibilités.
Présentations
Les logiciels de présentation en ligne permettent la création de présentations interactives et des supports visuels pour présenter un sujet selon un scénario.
Prise de notes
Les logiciels de prise de notes en ligne vous permettent de créer, partager et co-éditer des notes pour ne rien oublier de vos réunions et de vos idées.
Signature électronique
Les logiciels de signature électronique permettent de signer un document numérique, sans l'imprimer, tout en conservant sa valeur légale.
Partage de fichiers
Les logiciels de partage de fichiers permettent d'envoyer des documents, de les organiser dans des dossiers et de les co-éditer en ligne avec ses collaborateurs.
Gestion de tâches
Les logiciels de gestion de tâches permettent d'organiser vos tâches personnelles et celles de votre équipe. Ils améliorent la productivité et la collaboration.
Gestion des connaissances (KM)
Dans la catégorie des outils de Collaboration, les logiciels de Gestion des connaissances (KM) (Knowledge Management en anglais) sont des solutions professionnelles pour gérer les activités de Collaboration de votre TPE-PME.