Logiciels de partage de fichiers : envoyer, organiser et éditer les documents

Le logiciel de partage de fichiers est la solution collaborative idéale pour distribuer ou donner accès à distance à des fichiers numériques (documents, présentation, tableur, PDF, vidéo, etc.). Chaque collaborateur peut glisser des documents dans un dossier pour les partager et les protéger. Les logiciels de partage de fichiers proposent souvent des sauvegardes régulières et un chiffrage des données pour une sécurité et une confidentialité totale.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de partage de fichiers en ligne ? 

Définition 

Les logiciels de partage de fichiers en ligne comprennent des outils essentiels pour donner accès ou partager à distance les divers documents d’une organisation. Cela permettra à chaque collaborateur d’insérer ou de prendre un ou des fichiers multimédias sans devoir faire des déplacements ni trimballer des paperasses. 

Comment ça marche ?

Les logiciels de partage de fichiers en ligne proposent généralement un espace de stockage assez important. Chaque membre disposant des droits d’administration peut accéder aux fichiers autant qu’il le souhaite. Il peut transférer les dossiers tout comme les modifier. 

Pour ce faire, il faut avant tout s’abonner à un fournisseur. Une fois la souscription réalisée, les utilisateurs peuvent héberger leurs documents sur le Cloud. Avec cette technologie, ils ont la possibilité d’accéder à leurs fichiers sur plusieurs ordinateurs en même temps.  Il suffit que juste que ces appareils soient connectés à Internet.  Il peut s’agir de gros fichiers tels que des textes PDF, des images ou encore des vidéos. Le stockage gratuit en ligne est quasi-illimité. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de partage de fichiers Saas ? 

Un logiciel partage de fichiers SaaS présente de nombreuses fonctionnalités, dont voici les plus courantes :  

Un tableau blanc virtuel

Certains outils présentent un tableau virtuel. Il s’agit d’une fonctionnalité primordiale pour échanger des idées lors d’une vidéo-conférence. Chaque collaborateur pourra utiliser son tableau et exprimer ses points de vue. Ainsi, il n’est pas nécessaire de se déplacer pour aboutir à des plans d’action concrets.  

Un espace de travail lié à un projet précis

Un logiciel de partage de fichiers en ligne comprend une messagerie proposant un espace de discussion commun. Chaque chaîne est reliée à un projet donné. Seules les personnes responsables du projet en cours ont la possibilité d’accéder aux fichiers qui y sont stockés. Si un des membres ajoute ou récupère un document dans la boite, tous les membres concernés reçoivent une notification pour suivre le déroulement du travail en temps réel. 

Synchronisation des fichiers 

Tous les dossiers conservés dans le logiciel sont synchronisés sur le compte de l’utilisateur. Cela lui permettra d’accéder à ses fichiers n’importe où, de les partager et de les modifier. Avec ces outils, le transfert se fait rapidement, permettant à l’administrateur de travailler instantanément d’un terminal connecté à un autre. 

Qui utilise un logiciel de partage de fichiers ? 

Un logiciel de partage de fichiers est conçu pour toutes les entreprises et associations à la recherche d’outils web collaboratifs afin d’améliorer la communication dans leur équipe et d’éviter les pertes de temps. Il s’adresse également à toutes les structures et tous les individus en quête d’une application permettant de synchroniser des fichiers, qu’importe le format, et de les partager à tout moment. 

Pourquoi utiliser un logiciel de partage de fichiers en ligne une entreprise ? 

Avantages 

  • Utiliser ce genre d’outil permet de disposer d’un espace de stockage en ligne, sans craindre que les boites mail soient saturées. 
  • Grâce à un tel logiciel, l’envoi de gros fichiers se fait rapidement. Il en est de même pour le téléchargement de fichiers, le transfert de ces derniers ainsi que les partages et les échanges entre collaborateurs. Il s’agit tout simplement d’un outil performant sur la gestion de tâches
  • Ces applications permettent de gagner du temps dans la réalisation d’un projet. Étant donné que tous les documents sont accessibles en ligne, il n’est plus nécessaire d’assister tout le temps à des réunions. Tout peut se faire avec une connexion internet, entre autres via une web-conférence. 
  • Chaque collaborateur aura accès aux documents, ce qui évitera la mauvaise communication et les erreurs. 
  • L’outil comprend une interface de gestion des droits. Chaque utilisateur possède une clé de chiffrement personnelle. Les documents confidentiels ne sont accessibles aux autres membres que si le responsable permet un partage de ces fichiers. 

Inconvénients

  • Certains logiciels partage de fichier proposés en version gratuite ne comprennent que des modules basiques, ce qui pourrait ralentir le temps de travail au lieu de l’accélérer.   

Comment choisir un logiciel partage de fichier ? 

  • La sécurité des données : il est important que les fichiers enregistrés en ligne soient protégés par un protocole de sécurité de haut niveau. Il est donc conseillé de demander auprès de l’éditeur le degré de sécurisation des données. 
  • Le volume de stockage : la plupart de ces logiciels en ligne proposent des stockages illimités, moyennant un certain coût. Il est ainsi possible de conserver de gros fichiers tout en évitant les contraintes matérielles. 
  • Le temps d’exécution : si la synchronisation des documents prend du temps, l’utilisateur va devoir attendre avant de pouvoir parcourir ses divers fichiers. Pour que le processus soit totalement interactif, il faut veiller à ce que le logiciel soit le plus performant possible. 
  • Le coût : le prix du logiciel doit correspondre aux exigences de l’entreprise. Certains outils sont proposés gratuitement, permettant de disposer de quelques fonctionnalités basiques. Une version payante et plus complète est cependant recommandée si les utilisateurs sont nombreux. 

Les meilleurs logiciels partage de fichier gratuits et open source 

  • Deluge
  • Xender
  • Onedrive
  • Lanshark
  • LinShare

Meilleur logiciel de partage de fichiers

Le logiciel de partage de fichiers comme AirBuild, BoardNoxDilRoomMediaWazOodrive SyncPostFilesWeDrop permet aux entreprises d'enregistrer des documents, des images, des vidéos et de les partager avec d'autres personnes. Les logiciels de partage de fichiers permettent de partager et de modifier des fichiers avec des collaborateurs internes ou des clients externes. Les produits de stockage et de partage de fichiers offrent également généralement un accès sur tous les périphériques et systèmes d'exploitation mobiles.

Solutions complémentaires de partage de fichiers

Suite bureautique

Réseau social interne

Gestion documentaire (GED)

Rendez-vous et organisation

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Saviez-vous que le partage de documents en ligne sur Google Drive vous soumet au Cloud Act américain ? Quelles conséquences sur la confidentialité de vos données ? Lisez notre comparatif de solutions de partage de fichiers pour entreprise !