Logiciels de gestion de tâches, gestionnaires de tâches et to-do lists

Que vous souhaitiez coordonner votre travail d'équipe ou organiser vos tâches personnelles, les outils collaboratifs de gestion de tâches sont la première étape vers l'amélioration de la productivité. Ils permettent de créer des tâches, les attribuer à responsable et des observateurs et programmer une échéance.

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Qu'est-ce qu'un gestionnaire de tâches ?

Définition

Le logiciel de gestion des tâches aide les collaborateurs et leurs équipes à gérer les tâches individuelles et collectives en organisant le flux de travail quotidien. Les outils de gestion des tâches adressent des problématiques de productivité et de collaboration en créant des listes de tâches partagées (to-do lists) qui indiquent les dates de début et de fin, décrivent les éléments importants à réaliser pour chaque tâche, décomposent les tâches importantes en sous-tâches, classent et regroupent les tâches par couleurs et par catégories, etc.

Comment ça marche ?

Cette solutions met à disposition de l’utilisateur une plateforme collaborative pour piloter chaque projet. En tant que service (SaaS), l’outil est hébergé sur un serveur externe et ne nécessite aucune maintenance technique. Tous les documents sont stockés sur le Cloud, le chef de projet peut les consulter et les classer selon les besoins. Des comptes d’employé assurent un suivi en temps réel. Les actions de toute l'équipe sont synchronisées

Pour profiter de ces solutions, il suffit de créer un compte d’entreprise et choisir l’abonnement qui convient au projet. Puis chaque salarié se connecte pour travailler. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des tâches ? 

La création des comptes salariés

La gestion d’une équipe nécessite la création d’une base de données par profil. Ces logiciels sont en mesure de centraliser les informations reliées à chaque agent pour assurer un meilleur suivi. Il en découle également une meilleure gestion du temps de travail ainsi qu’une bonne répartition des tâches. 

La gestion des missions

Une fois que les profils ont été ajoutés à une base de données synchronisée, il est important de bien gérer les tâches. La majorité de ces programmes intègrent des modules permettant d’affecter un salarié à un projet, de fixer les heures de traitement et de voir l’avancement en rapport à tous ces critères. La gestion de la mission est quasi automatisée car une statistique est visible via le tableau de bord. Il est facile d’anticiper les éventuels retards ou avancements par rapport à la planification.  

Les fonctionnalités classiques

  • Créer et affecter des tâches à des collaborateurs
  • Découper les tâches en sous-tâches plus petites
  • Définir une échéance
  • Afficher les tâches dans son agenda grâce à la date d'échéance
  • Permettre aux individus de gérer leurs tâches personnelles
  • Modifier les statuts d'une tâche (à faire, en cours, terminé)
  • Focaliser le travail sur une mission précise et non sur un projet

Les fonctionnalités des meilleurs gestionnaires

  • Messages privés et chat à plusieurs
  • Gestion et partage de documents
  • Tableau Kanban
  • Fusion de tâches
  • Application mobile
  • Gestion de plusieurs équipes

L'importation ou l’exportation des fichiers

La plupart des outils de planification permettent d’importer ou d’exporter les documents. Le programme stocke ces derniers dans le Cloud pour centraliser les données.

Qui utilise un logiciel de gestion des tâches ?

Les individus utilisent généralement un logiciel de gestion de tâches pour suivre l'avancement de leur travail de manière opérationnelle en opposition aux grands objectifs de l'équipe projet. Ces outils peuvent être utilisés dans pratiquement n'importe quelle industrie, dès lors que les individus ont besoin de centraliser et clarifier leur organisation et d'accomplir leur travail quotidien avec efficacité.

Pourquoi faire des listes et planifier ses actions ?

Avantages

Les logiciels de gestion des tâches assistent les membres d'un projet dans le découpage en missions et en tâches réalisables dans des délais courts. Le découpage permet également de prioriser les tâches afin de les réaliser dans un ordre logique d'importance. Les utilisateurs ont généralement la possibilité de créer, de mettre à jour et d'éditer des tâches à la volée et de les partager ou non avec leurs collaborateurs. Dans ce cas les tâches privées restent personnelles alors que les tâches partagées sont dites publiques.

D'un point de vue purement personnel, le gestionnaire de tâche permet :

  • de moins procrastiner (remettre à plus tard les choses à faire aujourd'hui)
  • de prioriser son travail personnel
  • d'être plus efficace dans sa vie professionnelle
  • de clarifier l'étendue d'un projet
  • de faire plus de choses en stressant moins (productivité)

Inconvénients

Il y a peu d'inconvénients à un gestionnaire de tâches : ils sont presque indispensables dans tous les domaines et autant dans la vie personnelle que la vie profesionnelle.

Pour autant on peut noter quelques points qui peuvent être décevants :

  • ils ne gèrent pas les workflows ou les étapes de travail : c'est la grande différence avec un logiciel de gestion de projet
  • les vues de type diagramme de Gantt sont quasiment jamais présentes et pourtant utiles dans une vision "projet"
  • la suppression des tâches est parfois trop facile : une mauvaise manipulation peut entrainer une suppression sans s'en rendre compte
  • les notifications sont parfois trop envahissantes

Retrouvez tous nos guides sur la gestion de taches

Du logiciel de gestion de tâches collaboratif à la to-do list

Les gestionnaires de tâches sont plus élaborés que les to-do lists. Ces dernières se résument à des listes de choses à faire que l'on peut classer par ordre d'importance par exemple. Elles permettent souvent d'ajouter des notes au format texte enrichi (mise en gras, couleurs, images). Les to-do lists sont là pour noter les bonnes idées quand elles nous viennent à l'esprit : elles doivent donc être facilement accessibles.

Cependant les "todo" ne sont pas suffisantes pour s'organiser et se mettre dans une dynamique de recherche de productivité. Pourvoir faire plus avec moins, c'est justement le crédeau des outils de gestion de tâches.

Différence entre gestionnaire de tâches et gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet permet aux managers de gérer une équipe de collaborateurs (planification et attribution des tâches), d'équilibrer les projets et d'analyser la productivité générale de l'équipe. Le logiciel de gestion des tâches décrit simplement les efforts individuels, décompose les composants dans un projet, détermine les dates d'échéance et permet l'autogestion.

Le logiciel de gestion des tâches est cependant étroitement lié à la catégorie de logiciels de gestion de projet, mais diffère dans également sur l'étendue de la couverture fonctionnelle. Pour expliquer les choses simplement, disons que les gestionnaires de tâches ont vocation à améliorer la collaboration et la productivité alors que les logiciels de gestion de projet ont vocation à planifier et mesurer.

De fait, les logiciels de gestion de projets sont bien moins universels : ils s'adressent aux entreprises de services par exemples qui  auront besoin de maitriser la livraison d'un projet pour éviter les dérives d'agenda et financières. Ils s'adressent aussi aux entreprises pilotant des projets en interne (développement d'un logiciel par exemple).

Solutions complémentaires de gestion de tâches

Suite bureautique

Réseau Social d'Entreprise (RSE)

Gestion documentaire (GED)

Partage de fichiers

Rendez-vous et organisation

Présentations

Prise de notes

Signature électronique

Transfert de fichiers

Gestion des idées & innovations

Gestion des connaissances (KM)

Gestion du conseil d'administration

Virtual Data Room (VDR)

Agendas

Réunion

Création de formulaires

Gestion de lieux de rencontres

Plateforme collaborative