Plateformes Collaboratives : Espaces de Travail Virtuels

Une plateforme collaborative est un nouveau type de logiciel qui réunit outils de communication et outils de collaboration au sein d'un espace de travail virtuel. Les fonctionnalités des plateformes collaboratives incluent notamment : RSE, gestion de projet, co-création et GED.

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Plateforme collaborative : définition

La plateforme collaborative est un outil hybride qui réunit les outils de communication et de collaboration utilisés en interne au sein d’un espace de travail virtuel afin de faciliter la collaboration. 

Accessible en ligne, ce logiciel inclut :

  • la gestion de projet,
  • la gestion électronique de documents (GED),
  • le réseau social d’entreprise (RSE),
  • la messagerie instantanée (chat),
  • la visioconférence,
  • la gestion des connaissances (knowledge management), blog, communautés,
  • la plateforme de co-création, innovation participative,
  • l'agenda partagé, etc.

Comment ça marche ?

Les éditeurs de logiciels proposent une plateforme collaborative personnalisée aux couleurs de l'entreprise (logo, couleurs, interface web sur-mesure, url, etc.) qui centralise les informations sur des serveurs sécurisés (internes ou inclus dans l'offre).

Chaque utilisateur accède en ligne au cloud de son entreprise et à son espace de travail personnel pour consulter, publier ou partager des documents et informations en direct sur l'espace de travail collaboratif :

  • Observer son fil d’actualité agrémenté des messages, des demandes reçues, de l’actualité de l’entreprise et des projets
  • Accéder à un projet ou une activité : créer, valider, annoter une tâche, consulter un document, etc.
  • Mettre en ligne des documents et les partager 
  • Envoyer un message privé à un collège ou participer à un groupe de discussion
  • Contribuer à des appels à idées
  • Compléter des formulaires (congés, absence, remboursement) et les envoyer au responsable RH
  • Travailler en collaboration vers des objectifs communs

La transformation digitale des entreprises permet de simplifier la collaboration entre services/ collègues et d'utiliser les outils qui facilitent le partage de fichiers et le travail d'équipe. 

La plateforme est modulaire, sous forme de pack de fonctionnalités.

Ces logiciels sont interopérables avec les outils collaboratifs populaires : Slack, Asana, Trello, JotForm, Salesforce,Wimi, Dropbox, Google drive, Onedrive, Github, etc.

Pourquoi utiliser une plateforme collaborative en entreprise ? 

La première utilité des plateformes collaboratives est de faire gagner du temps aux entreprises. Les collaborateurs travaillant sur des plateformes collaboratives peuvent travailler plus efficacement et rapidement sur différentes tâches et projets. Ils peuvent, suivant les droits de chacun, alimenter les données concernant un projet en ayant accès à la dernière version de chaque tâche mais aussi à tout l’historique des modifications. L’utilisation de ces outils est simple et facile ce qui favorise les échanges pour le travail collaboratif. Ainsi, les plateformes collaboratives permettent une gestion optimale des projets en entreprises.

Elles sont des outils essentiels aux entreprises qui souhaitent se développer et évoluer dans le contexte actuel. Le travail collaboratif est un mode de travail qui se développe de plus en plus dans les entreprises modernes. Ainsi, l’utilisation de ces outils permet aux entreprises de compléter et d’accompagner leur démarche collaborative. Une nouvelle image émerge, l’image d’une entreprise jeune, dynamique et moderne. Faire appel à ces plateformes collaboratives reste un choix stratégique.

Elles permettent de centraliser en un seul lieu tous les outils et documents utiles et rassemblent les compétences de chacun. Les documents sont facilement accessibles, ainsi les utilisateurs peuvent travailler dans des conditions favorisant la productivité et la créativité. Il ne faut pas oublier que les données sont stockées de manière 100% sécurisée.

Avantages : 

  • facilite et fluidifie les échanges des données : meilleure communication et gain de temps
  • centralise les documents et compétences 
  • permet un partage de dossiers lourds
  • simplifie la consultation des documents : possibilité de consulter un dossier depuis n'mporte quel endroit 
  • sécurise les données enregistrées 

Plateformes collaboratives : liste

Certaines plateformes collaboratives évoluent pour rassembler un maximum d’outils numériques afin de répondre à tous les usages.

Gladys

Gladys intègre ainsi à la fois un RSE, un outil PPM et la gestion des idées et innovations.

3 points forts :

  • les collaborateurs peuvent partager leurs idées et leur veille au sein même des projets ;
  • le gestionnaire de tâches permet d’organiser un projet en tâches et sous-tâches et de visualiser l’avancement ;
  • l’hébergement des données est en France.

interStis

interStis est un logiciel français de gestion documentaire couplée à la gestion de projet.

3 points forts :

  • les utilisateurs s’adaptent facilement à cet outil ergonomique, tant dans les espaces collaboratifs publics que privés ;
  • la gestion des tâches et la coédition des documents permettent aux collaborateurs de savoir où ils en sont ;
  • l’outil collaboratif est intéressant pour les équipes agiles travaillant en mode projet, même en mobilité.

Netframe

Netframe, solution 100 % française, propose l’association de trois outils de travail collaboratif : le chat, le RSE et la GED.

3 points forts :

  • l’interface de l’outil de gestion est pensée pour être simple d’utilisation et adoptée rapidement ;
  • de nombreuses fonctionnalités sont disponibles à la demande, pour répondre à des besoins personnalisés ;
  • Netframe a une autre corde à son arc, la gestion de projets : géolocalisation, planification, visualisation et suivi sont possibles !

Les réseaux sociaux d’entreprise

Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) représentent l’évolution 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisé en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil de travail incontournable pour les entreprises. On parle de digital workplace (espace de travail digital), favorisant aussi le partage transversal des connaissances entre collaborateurs. À mi-chemin entre collaboration et communication, c’est un outil de socialisation. Celui-ci encourage la collaboration et les échanges entre les collaborateurs.


Au palmarès des RSE, on positionne :

Jamespot

Jamespot présente un haut degré de personnalisation de sa solution, favorisant le développement des projets de manière agile et l’innovation.

3 points forts :

  • l’outil permet le partage d’idées et la veille collaborative ;
  • l’éditeur conçoit, ou accompagne dans la conception d’applications métiers pour une réponse personnalisée ;
  • la solution (française) permet le développement de projets en mode agile.

Talkspirit

Gros point fort de la solution française talkspirit : les personnels d’entreprise se l’approprient sans difficulté.

3 points forts :

  • les conversations structurées et contextualisées facilitent la diffusion de l’information ;
  • les équipes reçoivent les notifications en temps réel des informations issues des applications métiers intégrées ;
  • l’annuaire permet l’identification du métier, des expertises et de la localisation de tous les collaborateurs.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook est la version professionnelle du célèbre réseau social.

3 points forts :

  • l’expérience utilisateur familière, l’interface ressemblant au Facebook grand public ;
  • la possibilité d’intégrer des chatbots dans les discussions pour automatiser les tâches ;
  • la disponibilité dans une centaine de langues.

Plateformes collaboratives gratuites

  • Slack
  • Open office
  • Trello

Listes de logiciels répondant aux objectifs suivants

Logiciels pour la gestion des projets et des tâches 

  • Trello 

  • Asana 

  • Collect 

Logiciels pour la collaboration en équipe 

  • Mailjet 

  • G Suite 
  • Wimi 

Logiciels pour la communication à plusieurs 

  • Slack 

  • Happeo

Solutions complémentaires de plateforme collaborative

Suite bureautique

Réseau social interne

Gestion documentaire (GED)

Partage de fichiers

Rendez-vous et organisation

Présentations

Prise de notes

Signature électronique

Gestion de tâches

Transfert de fichiers

Gestion des idées & innovations

Gestion des connaissances (KM)

Gestion du conseil d'administration

Virtual Data Room (VDR)

Agendas

Réunion

Création de formulaires

Registre et journal de bord

Gestion de lieux de rencontres

Wiki

PDF professionnel

Intranet

Gestionnaire de Signature Mail

Plus que jamais, héberger le travail des équipes sur une plateforme collaborative est désormais une nécessité pour assurer une collaboration agile et flexible, au gré des nombreux imprévus pouvant affecter la vie d’une équipe (salarié retenu à son domicile, grève des transports…). Dans le cadre de ce tutoriel, nous allons voir comment mieux structurer votre travail d’équipe en vous appuyant sur une plateforme collaborative.