Plateformes collaboratives : entre communication et collaboration

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Définition

La plateforme collaborative est un outil hybride qui réunit les outils de communication et de collaboration utilisés en interne au sein d’un espace de travail virtuel. 

Accessible en ligne, ce logiciel inclut :

• Gestion de projet
• Gestion électronique de documents (GED)
• Réseau social d’entreprise (RSE)
• Messagerie instantanée (chat)
• Visioconférence
• Gestion des connaissances (knowledge management), blog, communautés
• Plateforme de co-création, innovation participative
• Agenda partagé
• Etc.

Comment ça marche ?

Les éditeurs de logiciels proposent une plateforme collaborative personnalisée aux couleurs de l'entreprise (logo, couleurs, interface web sur-mesure, url, etc.) qui centralise les informations sur des serveurs sécurisés (internes ou inclus dans l'offre).

Chaque utilisateur accède en ligne au cloud de son entreprise et à son espace de travail personnel pour consulter ou publier des informations :

• Observer son fil d’actualité agrémenté des messages, des demandes reçues, de l’actualité de l’entreprise et des projets
• Accéder à un projet ou une activité : créer, valider, annoter une tâche, consulter un document, etc.
• Mettre en ligne des documents et les partager 
• Envoyer un message privé à un collège ou participer à un groupe de discussion
• Contribuer à des appels à idées
• Compléter des formulaires (congés, absence, remboursement) et les envoyer au responsable RH

La plateforme est modulaire, sous forme de pack de fonctionnalités.

Ces logiciels sont interopérables avec les outils collaboratifs populaires : Slack, Asana, Trello, JotForm, Salesforce,Wimi, Dropbox, Google drive, Onedrive, Github, etc.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une plateforme collaborative ?

3 éléments se distinguent :

• Le réseau social de son entreprise (RSE)
• L’espace de travail collaboratif par projet ou activité
• L’espace personnel propre à chaque employé

Le réseau social d'entreprise

Ces plateformes web s’approprient les fondamentaux du réseau social (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.) pour les appliquer à l’entreprise :

• Partage d’informations, documents, événements, etc., sur un mur virtuel 
• Messagerie instantanée (écrite, audio, vidéo) avec les membres de l’intranet
• Appels audios et vidéos (visioconférence, web conférence avec partage d’écran possible)
• Profil des membres du réseau
• Pages de discussions, forums, blogs
• Etc.

L’espace de travail collaboratif

Toutes les fonctionnalités liés à la gestion d’un projet sont incluses dans l’outil pour éviter d’avoir à jongler avec plusieurs logiciels : 

• Gestion des tâches et des sous-tâches : nom, description, responsable, échéance, commentaires, notification automatique (responsable et abonnés), tâche récurrentes, etc. 
• Gestion des membres des droits d’accès aux différents éléments du projet (employés ou invités : clients, fournisseurs, partenaires) : lecture seule, modification, pas d’accès
• Messagerie instantanée : privée ou publique, individuelle ou collective
• Gestion des documents par projet
• Barre de recherche
• Planning prévisionnel, indicateurs de progression, agenda d’équipe, etc.
• Organisation de réunion et invitation de participants
• Rapport de projet

Un portail collaboratif est dédié à chaque projet.

Plus que des outils de gestion de projet et de communication interne, ces outils s’utilisent dans des approches de gestion des connaissances (knowledge management), innovation participative et co-création. Des appels à idées (idéations liées à une thématique ou une problématique) peuvent être créés et diffusés au sein de l’entreprise :

• Tous les employés peuvent proposer des idées et brainstormer : donner leur avis sur des propositions, en inspirer des nouvelles
• Les administrateurs visualisent les idées sur le fil d’actualité du projet, réalisent un premier tri et mettent à l’étude les idées pertinentes
• À la fin de la campagne un rapport de performance est généré et envoyé aux participants de l’appel pour qu’ils connaissent les nouveaux projets innovants.

Le portail employé 

Chaque collaborateur dispose d’un compte utilisateur pour accéder à son espace personnel et aux différentes fonctionnalités de l’outil : 

• Un fil d’actualité avec la possibilité de filtrer les informations et commenter les éléments qui apparaissent
• Une messagerie instantanée
• Un agrégateur de flux RSS automatise la veille organisationnelle
• Un accès aux espaces collaboratifs : projet, activité, boîte à idées, etc.
• Un agenda personnel et d’équipe
• Etc.

L’outil se synchronise également avec les différents logiciels utilisés en interne :

• Sa messagerie électronique pour traiter ses mails depuis la plateforme
• La base de connaissance de l’entreprise : un drive ou l’outil de GED (peut-être inclus dans la solution) 

Certains outils proposent des fonctionnalités organisationnelles supplémentaires : 

• Gestion des demandes des employés (départs, factures, vacances, etc.) et transmission au responsable (affichage dans le fil d’actualité de la personne concernée)
• Gestion des feuilles de temps
• Hub de logiciels

Qui utilise une plateforme collaborative ?

Ces plateformes sont des outils collaboratifs complets et polyvalents intéressant à mobiliser dans les entreprises de taille moyenne (PME), intermédiaire (ETI) et grands groupes.

Elles centralisent les outils de communication et de collaboration : par projet et transversaux (innovation participative, newsletter, etc.). Ils sont utilisés par tous les services.

L’importance du module gestion de projet rend propice l’utilisation de ces outils aux organisations agiles ou qui fonctionnent régulièrement en mode projet : entreprises, start-ups, cabinets, bureaux d’études, agences web, etc.

Les universités sont également intéressées par ces outils qui permettent de fournir des espaces virtuels aux étudiants.

Pourquoi utiliser une plateforme collaborative ?

Les plateformes collaboratives unifient les outils de communication et de collaboration. Cependant, elles présentent quelques inconvénients.

Avantages

• Ne plus avoir à jongler entre une messagerie électronique, un live chat, un gestionnaire de tâche, un outil de GED et un RSE.
• Management collaboratif de projets innovants source d’innovations radicales 
• Moins d’emails envoyés en interne
• Centralisation des informations par projet se traduit par un management de projet simplifié, une efficacité et une productivité accrue
• Présence d’un espace de travail collaboratif dédié à chaque projet
• Proximité des employés qui disposent d’une messagerie et d’un réseau social pour partager des informations et collaborer

Inconvénients

• Proposée en SaaS, une dépendance à la plateforme peut être préjudiciable en cas d’indisponibilité du service
• La dimension sociale de l’outil peut déconcentrer les individus qui souhaitent être à l’affût des dernières nouvelles
• La messagerie instantanée peut être source de stress entre ceux qui attendent une réponse immédiate et les employés qui scrutent leur messagerie pour répondre instantanément

Solutions complémentaires de plateforme collaborative