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Logiciels de Coffre-fort numérique

Les coffres-forts numériques sont des solutions informatiques qui permettent de sauvegarder, de consulter et archiver les documents, données et autres fichiers sur des Cloud hautement sécurisés.

Tous les documents archivés conservent une valeur probante.

Besoin de conseils ? Découvrez tous nos articles de Coffre-fort numérique
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Comparer les logiciels de Coffre-fort numérique

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Coffre-fort numérique : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel de coffre-fort numérique en ligne ?

Définition

Un logiciel de coffre-fort numérique en ligne est un outil automatisé qui intègre différentes fonctionnalités, dont le stockage des données importantes telles que les justificatifs de domicile ou autres documents. La sécurité des dossiers est assurée par des mots de passe, tel un vrai coffre-fort. Certains de ces documents peuvent être mis à la disposition d’un tiers de confiance, selon le vouloir du détenteur du coffre. 

Comment ça marche ?

Concrètement, le logiciel sert de coffre-fort pour la conservation des documents de toute sorte : factures, diplômes, pièces d’identité, etc. Ces dossiers vont être sauvegardés dans un espace de stockage quasi illimité, ce qui permettra à l’utilisateur de classer tous les dossiers confidentiels qu’il souhaite mettre à l’abri, sans avoir à les trier manuellement. 

Ce service en ligne permet un accès libre de tous les documents qui sont enregistrés sur le Cloud. Le logiciel assure la centralisation des courriers dans un seul stockage sécurisé pour que l’utilisateur puisse accéder à tous ses fichiers depuis n’importe quel terminal. Dans la plupart des cas, une connexion internet est nécessaire.  

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de coffre-fort numérique SaaS ?

Les fonctionnalités d’un logiciel de coffre-fort numérique diffèrent d’un éditeur à un autre. Néanmoins, quelques-unes sont indispensables: 

La récupération des documents

Une fois le logiciel de coffre-fort numérique configuré, celui-ci aura pour rôle la récupération automatique de tous les documents censés y être intégrés. Il peut s’agir des factures comme des documents administratifs envoyés par courrier. Toutes ces données sont par la suite stockées dans un espace en ligne.  

La traçabilité des actions 

L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet d’identifier quand et par qui un document a été déposé. Il s’agit d’une fonctionnalité essentielle pour éviter les litiges entre membres. Ce genre de logiciel fournit une traçabilité de toutes les actions effectuées sur les archives : les ajouts, les retraits, les modifications, etc. Pour cela, une signature électronique est utilisée pour chaque opération. 

La protection des documents 

Un coffre-fort numérique est un objet conçu pour mettre à l’abri tout type de fichier. Il permet à l’utilisateur de disposer d’un mot de passe sur chaque document ou sur un dossier précis, en fonction de ses besoins. Ce mot de passe sert de clé pour interdire la lecture des fichiers ou au contraire, l’autoriser. 

Qui utilise un logiciel de coffre-fort numérique ?

La dématérialisation et la transformation digitale concernent avant tout les entreprises. Un logiciel de coffre numérique est donc particulièrement adressé aux entrepreneurs et responsables d’une grande firme telle qu'une banque.

Ce type d’outil est également destiné aux particuliers et à toutes les sociétés à la recherche d’une solution pour ranger leurs dossiers numériques en toute sécurité. Il s’agit d’un outil conçu pour rendre la gestion électronique de documents pratique.  

Pourquoi utiliser un logiciel de coffre-fort numérique en entreprise ? 

Avantages

  • Il permet d’éviter les pertes de documents en cas d’incident : vol, incendie, piratage d’ordinateur…
  • Il dispense l’utilisateur des problèmes de paperasse et de classement de dossiers dans des boîtes et autres rangements physiques 
  • Il permet de trouver les dossiers facilement grâce à l’insertion d’un mot clé sur le moteur de recherche interne
  • Le logiciel assure la sécurité des données  

Inconvénients

  • Bien que certains logiciels soient proposés gratuitement, il est rare que ces derniers répondent aux attentes de l’entreprise. Dans ce cas-ci, il leur faudra payer en plus pour bénéficier des services exigés. 

Comment choisir un logiciel de coffre-fort numérique en ligne ? 

  • La fiabilité du logiciel : stocker les données requiert un niveau de sécurisation élevé, en fonction de l’importance des fichiers. Il serait plus avisé de choisir un logiciel proposant des services conformes aux exigences de l’entreprise ou de la personne souhaitant sécuriser ses dossiers.  
  • L’archivage des documents : si l’on a recours à ce genre de logiciel, c’est pour bénéficier d’un espace de stockage quasi illimité et d’un outil qui facilitera la recherche des données archivées. La capacité de stockage est donc un critère à prendre en compte. Il en est de même pour le classement des documents qui se doit d’être méthodique et compréhensible. 
  • La fiabilité du prestataire : comme il s’agit d’un coffre-fort, il est important de savoir à quoi l’entreprise s’expose, en l’occurrence à qui confie-t-elle ses documents. Où sont hébergées les données ? Existe-t-il une garantie de la réversibilité de ces données ? Il faudra également s’assurer que le prestataire archiveur dispose d’une licence en bonne et due forme. 
  • Le coût : les besoins d’un particulier ne sont pas semblables à ceux d’une grande entreprise. Le choix du logiciel va donc dépendre des besoins et exigences de l’utilisateur. Plus le logiciel est performant, plus il sera coûteux. Certains modèles peuvent même être développés sur mesure, ce qui impacte énormément sur le prix. 

La dernière tendance : le coffre-fort numérique bulletin de paie

L'apparition du bulletin de paie électronique à vu arrivé des nouvelles solutions informatiques destinées à simplifier leur distribution et leur archivage : les coffres-forts numériques bulletins de paie

Interopérables avec le logiciel de paie et le SIRH, le coffre-fort numérique bulletin de paie récupère mensuellement les bulletins de paie de tous les salariés :

  • Il les archive dans un espace sécurisé
  • Il les distribue automatiquement à tous les salariés par email

En cohérence avec la législation française, ces outils informatiques sont dotés d'un portail RH personnel sur lequel chaque salarié peut récupérer TOUS ses bulletins de paie pendant 50 ans (ou jusqu'à l'année de sa retraite plus 6 ans). 

Les meilleurs logiciels de coffre-fort numérique gratuits et open source

Différents logiciels de sauvegarde des données sont proposés en version gratuite et open source, notamment : 

  • Renee File Protector  
  • Enpass
  • Linshare
  • archivEngines 
  • Seedbox

Les logiciels de coffre-fort numérique professionnels les plus connus 

Pour autoentrepreneur, freelance et indépendant

  • Digiposte
  • HomeBubble
  • Wooxo

Pour TPE

  • MyNox
  • KeeWeb
  • MySafe

Pour PME

  • Eurécia
  • Securibox
  • Arcsys

Un logiciel de coffre-fort numérique devrait être un incontournable pour l’archivage électronique des documents importants. Entre la numérisation des dossiers et les insécurités diverses telles que la panne de disques dur, un outil performant capable de gérer tous ces problèmes devient indispensable.